陽光不銹鋼鋁業(yè)公司合同管理規(guī)范

1、湖南陽光鋁業(yè)有限公司合同操作規(guī)范第一章總則第一條目的為規(guī)范公司經(jīng)濟(jì)合同的管理，防范與控制合同風(fēng)險(xiǎn)，有效維護(hù)公司的合法權(quán) 益，制定本規(guī)范。第二條適用范圍本規(guī)范適用于公司對(duì)外簽訂、履行的建立民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的各類合同、協(xié) 議等，主要是銷售合同、代理合同及經(jīng)銷合同。公司各部門對(duì)外簽訂的各類經(jīng)濟(jì)合同一律適用本規(guī)范。第三條合同審批公司負(fù)責(zé)公司銷售、代理合及經(jīng)銷合同的審批。第四條合同管理公司對(duì)經(jīng)濟(jì)合同實(shí)行二級(jí)管理，即由總經(jīng)理負(fù)總貴，分管經(jīng)理具體負(fù)貴，歸 口管理管理部門為銷售部，各業(yè)務(wù)員具體負(fù)責(zé)冬自授權(quán)范圍的合同簽訂、履行工 作。（一）公司負(fù)責(zé)公司各類合同的管理工作，具體職責(zé)是：1、負(fù)貴制定銷售、代理及經(jīng)銷

2、合同統(tǒng)一文本：2、負(fù)貴對(duì)合同專用章、合同統(tǒng)一文本、法人授權(quán)委托書的發(fā)放和管理：3、負(fù)責(zé)合同的檔案管理： 建立合同檔案：每一份合同都嚴(yán)格按照公司合同管理制度編號(hào)，不得重復(fù) 或遺漏。每一份合同包括合同正本、副本及附件，合同文本的簽收記錄，合同分 批履行的情況記錄，變更、解除合同的協(xié)議（包括文書、電傳等），均應(yīng)妥善保 管。 建立合同管理臺(tái)帳：公司應(yīng)根據(jù)合同的不同種類，建立經(jīng)濟(jì)合同的分類 臺(tái)帳和總臺(tái)帳。每個(gè)部門必須設(shè)一個(gè)總臺(tái)帳。其主要內(nèi)容包括：仔號(hào)、合同號(hào)、 經(jīng)辦人員、簽約口期、合同標(biāo)的、價(jià)款、對(duì)方單位、履行情況及備注等。臺(tái)帳應(yīng) 逐口填寫，做到準(zhǔn)確、及時(shí)、完整。 合同執(zhí)行過程中雙方往來的傳真、信函、對(duì)

3、帳單等管理是合同的一部分, 必須與合同正本一同存檔。4、負(fù)貴合同的監(jiān)督執(zhí)行。（二）各業(yè)務(wù)員具體負(fù)責(zé)各自授權(quán)范圍的合同簽訂、履行工作，具體職責(zé)是:1、在授權(quán)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)談判、簽訂合同，既不能違章越權(quán)，也不能消極推諉:2、對(duì)所簽訂合同的合法性、完整性和可行性負(fù)責(zé)；3、對(duì)須報(bào)請(qǐng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批的合同，辦理申報(bào)手續(xù)，提出本人意見并對(duì)本人 意見負(fù)貴：4、對(duì)所簽合同的全面履行具體負(fù)責(zé)，履行中發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)立即上報(bào)，并負(fù)責(zé) 積極處理，對(duì)發(fā)生的合同糾紛負(fù)責(zé)具體解決或積極協(xié)助有關(guān)部門進(jìn)行處理：5、負(fù)責(zé)將本人所簽合同的一切資料及時(shí)交付銷售部門歸檔備案。（三）法律顧問負(fù)責(zé)提交的各類合同的合法性、可行性審査。第二章合同的洽談、

4、簽訂第五條合同的主體（一）訂立合冋的主體必須是公司，其他部門不得以部門名義擅自簽訂合冋。（二）訂立合同前，應(yīng)當(dāng)針對(duì)對(duì)方當(dāng)事人的主體資格、資信能力、履約能力 以及擬用板工程項(xiàng)目的真實(shí)狀況包括但不限于項(xiàng)目工程的名稱、地址及匸程的建 設(shè)方、發(fā)包方、承包方等基本情況進(jìn)行調(diào)查，不得與不能獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的組 織簽訂合同，也不得與法人單位簽訂與該單位履約能力明顯不相符的經(jīng)濟(jì)合同。（三）公司一般不與自然人簽訂經(jīng)濟(jì)合同，確有必要簽訂經(jīng)濟(jì)合同，應(yīng)經(jīng) 公司總經(jīng)理同意。第六條合同公章與簽約人（一）簽訂合同時(shí)所加蓋的印章必須是雙方當(dāng)事人的合同專用章或者企業(yè)行 政公章。如對(duì)方當(dāng)事人的印章為法人的分支機(jī)構(gòu)公章或內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，

5、應(yīng)要求其提供 所屈法人機(jī)構(gòu)的特別授權(quán)書。（二）合同當(dāng)事人在合同上簽字時(shí)必須保證合同的簽字人是各方的法定代表 人或經(jīng)法人授權(quán)的經(jīng)辦人。如簽字人是企業(yè)的法人代表，那么在簽訂合同之前， 應(yīng)要求互相提供法人代表身份證明，企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件并加蓋公章或工商 行政管理機(jī)關(guān)出具的法人資格證書：如簽字人系企業(yè)的業(yè)務(wù)人員，則應(yīng)提供企業(yè) 及其法人代表的授權(quán)委托書、業(yè)務(wù)人員自身的身份證明等相關(guān)證明文件。第七條合同的形式訂立合同，除即時(shí)交割（銀貨兩訖）的簡(jiǎn)單小額經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)外，應(yīng)當(dāng)采用書 面形式?！皶嫘问健笔侵负贤瑫?、補(bǔ)充協(xié)議、公文信件、數(shù)據(jù)電文（包括電報(bào)、傳真、 電子郵件等），除情況緊急或條件限制外，公司一般要求

6、采用正式的合同書形式。第三章合同的內(nèi)容規(guī)定第八條主要合同條款在簽訂合同時(shí)必須明確產(chǎn)品名稱、規(guī)格、單價(jià)及交貨地點(diǎn)、交貨方式、質(zhì)最 標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量異議、結(jié)算方式以及合同的有效期。第九條合同的擔(dān)保條款合同中對(duì)方事人要求提供擔(dān)?；虮痉揭髮?duì)方當(dāng)事人提供擔(dān)保的，應(yīng)經(jīng)總 經(jīng)理批準(zhǔn)、法律顧問審核后結(jié)合具體悄況根據(jù)擔(dān)保法的要求彷理相關(guān)手續(xù)。第十條解決爭(zhēng)議的方式解決爭(zhēng)議的方式可選擇協(xié)商、調(diào)解、仲裁或起訴，選擇仲裁的應(yīng)明確約定仲 裁機(jī)構(gòu)的名稱，雙方對(duì)仲裁機(jī)構(gòu)不能達(dá)成一致意見的，可選擇第三地仲裁機(jī)構(gòu)： 選擇訴訟方式的，在簽訂經(jīng)濟(jì)合同時(shí)應(yīng)力爭(zhēng)由口己公司所在地的人民法院管轄， 雙方實(shí)在無法達(dá)成一致意見時(shí)，應(yīng)當(dāng)約定雙方所在地

7、的人民法院都有管轄權(quán)。第四章簽訂合同的工作程序第十一條簽訂合同前，業(yè)務(wù)人員或公司指定的其他談判人員應(yīng)按照本制度 第五條對(duì)對(duì)方當(dāng)事人的有關(guān)情況進(jìn)行審查，并復(fù)印對(duì)方當(dāng)事人的法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照及 其他行政許可證明留存。第十二條銷售、代理及經(jīng)銷合同，由主辦業(yè)務(wù)人員與對(duì)方當(dāng)事人商談后擬 好合同條款，附合同會(huì)審表報(bào)總經(jīng)理中批，由部門編寫合同編號(hào)并加蓋公司合同 專用章或行政公章，必要時(shí)，由總經(jīng)理指定責(zé)任人員對(duì)合同進(jìn)行合法性審查。第十三條 法律、行政法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)宜記手續(xù)的合同，合同成立后 由部門依法及時(shí)辦理。第十四條合同正式簽訂后，合同文本必須隨合同會(huì)審表交存公司銷售部門 份備案。第五章合同的履行第十五條公

8、司應(yīng)當(dāng)按照合同約定全而履行白己的義務(wù)，并隨時(shí)替促對(duì)方當(dāng) 事人及時(shí)履行其義務(wù)。第十六條 在合同履行過程中，對(duì)本公司的履行情況應(yīng)及時(shí)做好記錄并經(jīng)對(duì) 方確認(rèn)。履行銷售合同交付貨物時(shí)應(yīng)由對(duì)方當(dāng)事人簽署一式二份的收貨單，一份 留存對(duì)方，另外一份隨同岀庫(kù)單、運(yùn)輸單及合同文本一并交由公司銷售部門備查。 向?qū)Ψ疆?dāng)事人交付增值稅發(fā)票時(shí)應(yīng)由對(duì)方當(dāng)事人出具收條。第十七條在履行合同過程中，經(jīng)辦人員若發(fā)現(xiàn)并有確切證據(jù)證明對(duì)方當(dāng)事 人有違約行為，應(yīng)當(dāng)立即査明情況，認(rèn)真、穩(wěn)妥地收集證據(jù)，并協(xié)助公司及時(shí)、 合理、準(zhǔn)確地向?qū)Ψ教岢鏊髻r報(bào)告。當(dāng)我方接到對(duì)方當(dāng)事人的索賠報(bào)告后，經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)立即通知公司銷售部 門和市場(chǎng)管理部，并會(huì)同

9、公司法律顧問，共同商定應(yīng)對(duì)措施。履行過程中一旦發(fā)生不可抗力和第三人干擾及意外事件，經(jīng)辦人員應(yīng)立即 通知對(duì)方當(dāng)事人，査明原因，及時(shí)化解。并注意收集好相關(guān)證據(jù)。第十八條（一）經(jīng)辦人員應(yīng)對(duì)合同履行中發(fā)生的情況，建立臺(tái)賬，并及時(shí) 將相關(guān)書面簽證、來往信函等資料交付銷售部門。（二）合同履行過程中，確需簽訂補(bǔ)充協(xié)議或考變更、解除合同的，經(jīng)辦 人員應(yīng)當(dāng)按照本操作規(guī)范第二章關(guān)于合同簽訂的程仔辦理。（三）合同履行完畢后，對(duì)所遺留的問題，經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)解決，并提出解 決期限。在期限內(nèi)確定無法解決的，應(yīng)當(dāng)立即報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，由公司領(lǐng)導(dǎo)指定有 關(guān)部門配合解決，并提出具體方案。第六章合同糾紛的調(diào)解、仲裁和訴訟第十九條合同雙

10、方在履行過程中發(fā)生糾紛時(shí)，經(jīng)辦人員應(yīng)首先按照實(shí)事求 是的原則，平等協(xié)商解決。第二十條 經(jīng)辦人員在一定期限（一般為一個(gè)月）內(nèi)無法就糾紛的處理達(dá)成 一致意思或?qū)Ψ疆?dāng)事人無意協(xié)商解決的，經(jīng)辦人員應(yīng)及時(shí)書面報(bào)告部門經(jīng)理和總 經(jīng)理，并擬定處理意見，報(bào)總經(jīng)理決定。對(duì)方當(dāng)事人涉嫌合同詐騙的，應(yīng)立即報(bào) 告公司總經(jīng)理和市場(chǎng)管理部。第二十一條公司決定釆用訴訟或仲裁處理的合同糾紛，以儀對(duì)方當(dāng)事人起 訴的，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)將合同的簽訂、履行、糾紛的產(chǎn)生及協(xié)商情況整理成書面 材料連同有關(guān)證據(jù)報(bào)市場(chǎng)管理部，經(jīng)辦人員必須全力配合處理。第七章考核與獎(jiǎng)懲第二十二條 公司全體職員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守本規(guī)范，有效訂立、履行合同，切 實(shí)維護(hù)公

11、司的整體利益。公司市場(chǎng)管理部和財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)本規(guī)范執(zhí)行情況的監(jiān)督考 核。第二十三條對(duì)在合同簽訂、履行過程中發(fā)現(xiàn)重大問題，積極采取補(bǔ)救措施, 使本公司避免重大經(jīng)濟(jì)損失以及在經(jīng)濟(jì)糾紛處理過程中，避免或挽回重大經(jīng)濟(jì)損 失的，予以獎(jiǎng)勵(lì)。第二十四條 合同經(jīng)辦人員出現(xiàn)下列情況之一，給公司造成損失的，公司將 依法向貴任人員追償損失：（一）未經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)或超越職權(quán)簽訂合同；（二）為他人提供合同專用章或蓋章的空白合同，授權(quán)委托書；（三）應(yīng)當(dāng)簽訂書面合同而未簽訂書面合同。（四）挪用、侵占公司貨款尚未構(gòu)成犯罪的。第二十五條 合同經(jīng)辦人員出現(xiàn)下列情況之一，給公司造成損失的，公司酌 情向有關(guān)人員追償損失：（-）因工作過失致使公司被詐騙；（二）公司履行合同未經(jīng)對(duì)方當(dāng)事人確認(rèn)；（三）未將合同、協(xié)議文本以及相關(guān)的發(fā)貨、收貨、對(duì)帳等資料及時(shí)交付 公司銷售部門或者遺失重要證據(jù)；（四）發(fā)生糾紛后隱瞞不報(bào)或私白了結(jié)或報(bào)告避重就輕，從而貽誤時(shí)機(jī)的:（五）合同專用章、蓋章的空白合同、授權(quán)委