照片檔案的整理方法PPT文檔資料

1、1,照片檔案的整理方法 許玉梅 2015年4月4日,2,1、分散保存 2、照片檔案的整理方法不一 3、照片檔案保存不完整 4、照片檔案裝具不統(tǒng)一,一、照片檔案的現(xiàn)狀,3,照片檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價(jià)值的歷史記錄。 第一類(lèi)：感光成像照片檔案 以感光材料為載體，以影像為保存方式的有保存價(jià)值的歷史記錄。一般包括底片、照片和說(shuō)明三部分。 第二類(lèi)：數(shù)碼照片檔案 數(shù)碼照片是指用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)等設(shè)備獲得的，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在互聯(lián)網(wǎng)上傳送的靜態(tài)圖像文件。 數(shù)碼照片檔案是指國(guó)家機(jī)

2、構(gòu)社會(huì)組織以及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成有保存價(jià)值的數(shù)碼照片。數(shù)碼照片檔案由數(shù)碼照片和文字說(shuō)明兩部分組成,二、照片檔案的定義,4,感光成像照片檔案的結(jié)構(gòu),照 片,底 片,文字說(shuō)明,5,數(shù)碼照片檔案的結(jié)構(gòu),6,三、照片檔案的作用 1、 歷史記錄的真實(shí)見(jiàn)證。 2、維護(hù)單位利益的旁證。 3、 基建維修的依據(jù),7,四、照片檔案整理的流程,收集挑選照片排列編號(hào)擬寫(xiě)說(shuō)明張貼著錄打印目錄貼側(cè)標(biāo)簽,8,1、收集（歸檔）范圍,a 本單位各種重要工作會(huì)議的照片。 b 黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人、人民代表 、上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)等視察檢查本地區(qū)本單位的工作時(shí)的照片。 c 本單位重要外事活動(dòng)照片。 d 記錄本單位重大事件活動(dòng)的照片(反映主

3、要工作職能、工作成果) e 本單位獲得各種榮譽(yù)的照片。 f 與其它載體檔案有密切聯(lián)系的照片。(文書(shū)檔案、基建檔案的補(bǔ)充) g 其它具有保存價(jià)值的照片,9,2、挑選照片要求,a 底片、照片、說(shuō)明三者齊全 b 底片與照片影像相符 c 主要照片應(yīng)具備主題鮮明、影像清晰、畫(huà)面完整、未加修飾剪裁等特點(diǎn)。 d 有選擇性的歸檔，對(duì)反映同一內(nèi)容的若干張照片，應(yīng)選擇其主要照片歸檔。 e 對(duì)存有真?zhèn)我闪x的照片應(yīng)采取必要措施進(jìn)行鑒定,10,主題不鮮明，可不歸檔,區(qū)政務(wù)網(wǎng)站群改版暨政府門(mén)戶(hù)網(wǎng)站內(nèi)容保障工作會(huì)議,11,區(qū)政務(wù)網(wǎng)站群改版暨政府門(mén)戶(hù)網(wǎng)站內(nèi)容保障工作會(huì)議,構(gòu)圖重復(fù)，可選其一,12,區(qū)政務(wù)網(wǎng)站群改版暨政府門(mén)戶(hù)網(wǎng)

4、站內(nèi)容保障工作會(huì)議,影像不清晰，不要?dú)w檔,13,3、歸檔時(shí)間,a 隨時(shí)歸檔 b 階段性工作結(jié)束歸檔 c 年底歸檔,14,4、排列,按“年度問(wèn)題”進(jìn)行分類(lèi)，在同一年度內(nèi)按照片的問(wèn)題結(jié)合形成時(shí)間排列。 注意：不要求區(qū)分保管期限，僅分為歸檔與不歸檔兩部分，歸檔的照片保管年限為長(zhǎng)期以上。 一組照片不可以排在兩冊(cè)中?？缒甓鹊恼掌话阋膊慌旁谕粌?cè)內(nèi),15,將照片按不同的年度分開(kāi)。如果每個(gè)年度的照片不多，在年度內(nèi)可以不分問(wèn)題，直接按照片形成時(shí)間排列歸檔,照 片,1999年,2000年,2001年,2002年,16,如果每個(gè)年度的照片較多，對(duì)同一年度的照片按問(wèn)題分開(kāi),照片,1999年,2000年,2001年

5、,2002年,本單位領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng),外事宣傳,單位文化,領(lǐng)導(dǎo)視察,17,如果照片數(shù)量較多，可以一個(gè)年度組成數(shù)冊(cè)。比如，1999年的照片，共組成3卷。 2000年的照片，組成2冊(cè)。 2001年的照片，組成2冊(cè),1999年,2000年,2001年,第 1 冊(cè),第 2 冊(cè),第 3 冊(cè),第 4 冊(cè),第 5 冊(cè),第 6 冊(cè),第 7 冊(cè),18,如果照片數(shù)量不多，可以一個(gè)年度組成1冊(cè)，或者幾個(gè)年度的照片組成1冊(cè),1999年,2000年,2001年,第 1 冊(cè),第 2 冊(cè),19,5、編號(hào),第一，照片的編號(hào)。照片號(hào)是固定和反映每張照片在全宗內(nèi)分類(lèi)與排列順序的一組字符代碼，有兩種格式： 格式一：全宗號(hào)保管期限代碼冊(cè)號(hào)張

6、號(hào),全宗號(hào)保管期限代碼冊(cè)號(hào)張?zhí)柕哪Ｊ?D024 . Y . 3 . 1 張?zhí)枺ǖ谌齼?cè)的第一張） 冊(cè)號(hào)（第三冊(cè)照片檔案） 保管期限代碼 全宗號(hào),20,格式二：全宗號(hào)保管期限代碼張?zhí)?冊(cè)號(hào)：按排列順序?qū)φ掌瑑?cè)從“1”開(kāi)始編制的流水號(hào)。 張?zhí)枺焊袷揭恢械摹皬執(zhí)枴笔侵冈谝槐菊掌瑑?cè)內(nèi)對(duì)照片按排列順序從“1”開(kāi)始編制的流水號(hào)； 格式二中的“張?zhí)枴笔侵冈谝粋€(gè)立檔單位內(nèi)對(duì)照片按排列順序“1”開(kāi)始編制的流水號(hào)。 全宗號(hào)：檔案館給每個(gè)單位的代號(hào)。 保管期限：照片一般分為永久和長(zhǎng)期,21,第二，照片的入冊(cè)。 一般沖洗成五寸或七寸照片，入冊(cè)。 大張照片、底片與其他照片、底片一同整理，單獨(dú)存放。(一般卷放或平放) 大張

7、照片的文字說(shuō)明，寫(xiě)在相應(yīng)的案卷內(nèi)，并在卷內(nèi)目錄中注明“大張,22,23,6、擬寫(xiě)說(shuō)明,A 擬寫(xiě)總說(shuō)明 以一組照片為單位擬寫(xiě)總說(shuō)明。 總說(shuō)明的內(nèi)容： 1、標(biāo)題根據(jù)本組照片的內(nèi)容，由整理者擬出標(biāo)題。標(biāo)題要概括出這組照片的基本內(nèi)容，并作為照片檔案卷內(nèi)錄的著錄條目。 2、時(shí)間 3、地點(diǎn) 4、主要人物 5、基本內(nèi)容 6、注明本組照片共多少?gòu)堈掌?整理時(shí)，用白紙（尺寸可與照片大小相當(dāng)）將上述內(nèi)容打印，貼在這組照片的上方。也可以直接在張貼照片處填寫(xiě),24,標(biāo)題：佛山市XX局于2003年6月16日在本局五樓會(huì)議室召開(kāi)第五屆職代會(huì)。 時(shí)間： 2003年6月16日 地點(diǎn)：本局五樓會(huì)議室 主要人物：職工代表 基本

8、內(nèi)容：選舉和審議提案 注明本組照片共多少?gòu)堈掌?3張,25,以每張照片為單位擬寫(xiě)小說(shuō)明 編寫(xiě)要求 文字說(shuō)明六要素齊全。背景、事件、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、攝影者。 文字簡(jiǎn)潔，語(yǔ)言通順，一般不超過(guò)200字，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示時(shí)間，即1999.10.25或者19991025。 位置：在照片的右側(cè)、左側(cè)或正下方 一張照片編一個(gè)說(shuō)明,B 擬寫(xiě)小說(shuō)明,26,職業(yè)技術(shù)學(xué)院文秘04級(jí)團(tuán)干部，為了響應(yīng)共青團(tuán)委的號(hào)召，開(kāi)展青年志愿者活動(dòng)。于2004年10月16日到市松堂敬老院慰問(wèn)孤寡老人。在此活動(dòng)中同學(xué)們深受教育,背景：響應(yīng)共青團(tuán)開(kāi)展青年志愿者活動(dòng)的號(hào)召。 事件：慰問(wèn)孤寡人。 時(shí)間：2004年10月1日。 地點(diǎn)：溫州

9、市松堂敬老院 人物：職院文秘04級(jí)團(tuán)干部. 攝影者：趙某,27,注：并不是所有的照片都必須在文字說(shuō)明中體現(xiàn)六要素。如擬寫(xiě)了一組照片的說(shuō)明后，本組照片可以簡(jiǎn)化說(shuō)明,28,7、編制目錄,案卷目錄：照片的保管單位為卷，案卷題名要概括整卷的內(nèi)容。 卷內(nèi)目錄：每一組或每張照片的文字說(shuō)明即可。 可以參考文書(shū)案卷和卷內(nèi)目錄的編寫(xiě),29,30,五、感光照片檔案與數(shù)碼照片檔案整理的不同,1、感光照片檔案有底片，而數(shù)碼照片有電子版。 A 底片檔案的整理 第一，底片的編號(hào)。格式：全宗號(hào)保管期限代碼張?zhí)枴?第二，底片號(hào)的登錄。宜使用鐵筆將底片號(hào)橫排刻寫(xiě)在膠片乳劑面片邊處,不得影響畫(huà)面；一張一袋，并在底片袋的右上方標(biāo)明底片號(hào)。翻拍為“F”,拷貝為“K”。 第三：底片的入冊(cè)。底片冊(cè)一般由297mmx210mm(A4)大小的若干芯頁(yè)和封面、封底。 第四,對(duì)幅面超過(guò)底片冊(cè)芯頁(yè)尺寸的大幅底片，應(yīng)在乳劑面墊襯柔軟的中性偏堿性紙張后，放入專(zhuān)用的檔案袋