預(yù)付賬款的管理規(guī)定

1、預(yù)付賬款的管理規(guī)定預(yù)付賬款的管理規(guī)定只有有效的監(jiān)督、考核機(jī)制才能保證一項(xiàng)好的管理制度的實(shí)施。對于預(yù)付賬款的管理也要建立一套預(yù)付賬款責(zé)任處理規(guī)定。發(fā)生預(yù)付款項(xiàng)時必須經(jīng)各有關(guān)部門會簽后,上交財(cái)務(wù)部一式三聯(lián)的訂貨付款申請單后，方可辦理預(yù)付賬款支付手續(xù),嚴(yán)格控制各種預(yù)付款項(xiàng)的額度。一、嚴(yán)格控制預(yù)付賬款的審批控制流程 1、由采購部申請人填寫一式三份<<預(yù)付款申請單>>,表樣如下表:長春市*（*）汽車涂裝有限公司預(yù)付款申請單 廠家名稱： 單號：ZH000001序號產(chǎn)品名稱型號單位數(shù)量單價金額預(yù)付比例付款金額付款形式是否在預(yù)算內(nèi)備注1234合 計(jì)申請人： 部門經(jīng)理審批： 總經(jīng)理審批

2、： 財(cái)務(wù)簽字：填寫注意事項(xiàng)：(1)廠家名稱必須填寫正確的收款單位全稱；(2)產(chǎn)品名稱、型號、數(shù)量、單價均要和日后收到的發(fā)票上的貨物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、金額一致；(3)付款形式可分別填寫現(xiàn)金支付或銀行存款支付；(4)如購買的產(chǎn)品為固定資產(chǎn),需在備注欄中填寫其使用部門,以便于固定資產(chǎn)管理；(5)合計(jì)欄中需匯總付款金額總計(jì)數(shù),缺一不可。2、申請人填完<<預(yù)付款申請單>>,交由總經(jīng)理審批簽字同意后,再轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人確認(rèn)簽字后及時付款。3、預(yù)付款單一式三份,第一聯(lián)付款聯(lián)交由出納付款,第二聯(lián)記賬聯(lián)交由會計(jì)留存,第三聯(lián)采購留存。4、付款后收到供應(yīng)商開具的發(fā)票時，由采購人員將發(fā)票匹

3、配相應(yīng)的入庫單連同<<預(yù)付款申請單>>第三聯(lián)采購留存聯(lián)交給會計(jì)核對，會計(jì)按照發(fā)票金額與相應(yīng)<<預(yù)付款申請單>>第二聯(lián)記賬聯(lián)匹配后交由采購人員填寫報(bào)銷單沖預(yù)付款，并且在第三聯(lián)上面確認(rèn)簽字并返還采購用于月末對賬。二、會計(jì)人員做好做賬、對賬工作 預(yù)付賬款發(fā)生后，財(cái)務(wù)部門要及時做賬、結(jié)賬。每月底由財(cái)務(wù)部按照預(yù)付款申請單第二聯(lián)統(tǒng)計(jì)預(yù)付賬款未回發(fā)票的情況，后與采購部核對，簽預(yù)付賬款對賬情況表留存。表樣如下。*（*）預(yù)付賬款對賬情況表 日期：序號廠家名稱預(yù)付款時間付款金額采購確認(rèn)備注（是否逾期）1234567 財(cái)務(wù)制表人：為避免將既有“預(yù)付賬款”又有“應(yīng)付賬款

4、”的廠家入賬錯誤，財(cái)務(wù)人員每月要進(jìn)行賬戶的重分類調(diào)整，每月在做完賬后，要對“預(yù)付賬款”和“應(yīng)付賬款”進(jìn)行重分類。將“預(yù)付賬款”的貸方重分類至“應(yīng)付賬款”的貸方，將“應(yīng)付賬款”的借方重分類至“預(yù)付賬款”的借方，從而得出正確的“預(yù)付賬款”余額。填寫預(yù)付賬款余額明細(xì)表，表樣如下。預(yù)付賬款余額明細(xì)表 日期：序號預(yù)付廠家名稱預(yù)付賬款應(yīng)付賬款預(yù)付賬款余額備注借方貸方借方貸方123456財(cái)務(wù)制表人： 采購確認(rèn)人：填寫注意事項(xiàng)：(1)每月底按預(yù)付帳款余額表填寫預(yù)付廠家名稱及本月的借方和貸方發(fā)生額。 (2)按照預(yù)付廠家名稱查找相應(yīng)的應(yīng)付賬款明細(xì)賬，填寫該廠家應(yīng)付賬款本月的借方和貸方發(fā)生額。 (3)如預(yù)付賬款和應(yīng)

5、付賬款都有發(fā)生額，則需查找原始憑證，判斷入賬是否正確，如入賬無誤，需與采購溝通，由采購確認(rèn)余額是否正確，無誤后確認(rèn)簽字。 (4)將正確的預(yù)付款余額確認(rèn)后填寫每月留存。三、建立有效的監(jiān)督、考核機(jī)制將預(yù)付賬款對賬情況表中有逾期預(yù)付賬款未回發(fā)票明細(xì)交采購部門核對、催收。對于因?yàn)榭钜迅敦浺训蕉Y(jié)算的憑證未到的預(yù)付賬款責(zé)成采購部門索要發(fā)票，對于款已付貨物以及結(jié)算憑證未到的預(yù)付賬款，若是因?yàn)閭鶆?wù)人破產(chǎn)、死亡實(shí)在無法收回，會計(jì)人員要將預(yù)付賬款轉(zhuǎn)入其他應(yīng)收款計(jì)提壞賬準(zhǔn)備。對超期預(yù)付賬款財(cái)務(wù)部門通知采購部門清理，清理期限為2個月，如超期2個月未清理完成，對相關(guān)責(zé)任人處以50-100元的罰款；財(cái)務(wù)部門未盡到超期預(yù)

6、付賬款的通知清理責(zé)任，形成3個月以上超期預(yù)付賬款，對財(cái)務(wù)責(zé)任人以及預(yù)付賬款財(cái)務(wù)管理人員處以50元-100元的罰款；如形成壞賬損失的，要加倍罰款；采購業(yè)務(wù)員在收到財(cái)務(wù)部門的清理通知后，必須按財(cái)務(wù)規(guī)定要求進(jìn)行書面反饋并按期清理，對反饋不及時者處以50元-200元的罰款等等。談預(yù)付賬款的正確使用與管理2007-1-18.2萬元，“未分配利潤”余額為-367.4萬元。該企業(yè)預(yù)付賬款用來核算支付給承建的建筑工程公司的工程預(yù)付款項(xiàng)?；槿藛T側(cè)重對“預(yù)收賬款”、“預(yù)付賬款”兩賬戶明細(xì)賬進(jìn)行詳查，結(jié)果發(fā)現(xiàn)有三項(xiàng)工程在1997年至1999年度已竣工并交付使用，由于一些事項(xiàng)未了結(jié)，未在當(dāng)期結(jié)轉(zhuǎn)損益，涉及預(yù)收賬款1

7、543.45萬元，預(yù)付賬款776.13萬元，減去相應(yīng)的“開發(fā)成本”等成本費(fèi)用科目數(shù)額，應(yīng)調(diào)整計(jì)入損益179.54萬元，補(bǔ)列應(yīng)列未列的應(yīng)付土地部門土地出讓金110.8萬元，調(diào)增應(yīng)納稅所得額68.74萬元。而該企業(yè)1997-1999年三年賬面虧損分別為54.23萬元、54.79萬元、23.62萬元，經(jīng)主管稅務(wù)分局審核，1997、1998年度虧損額應(yīng)為29.88萬元和36.19萬元。究其原因是主觀故意所致。企業(yè)借口存在一些業(yè)務(wù)技術(shù)上的問題待處理，而不結(jié)轉(zhuǎn)銷售和成本，企業(yè)將正常的主營業(yè)務(wù)收入、其他業(yè)務(wù)收入、營業(yè)外收入等記入預(yù)付賬款，掩蓋已實(shí)現(xiàn)的利潤，影響當(dāng)期損益，推遲納稅或達(dá)到偷逃企業(yè)所得稅的目的。雖

8、然這是個案，但具有一定的代表性。二、加強(qiáng)企業(yè)預(yù)付賬款管理的舉措以上列舉了預(yù)付賬款在企業(yè)實(shí)際核算中可能發(fā)生錯誤的5種情形。為了規(guī)范預(yù)付賬款的使用，使企業(yè)提供的財(cái)務(wù)信息真實(shí)可靠，必須對企業(yè)的預(yù)付賬款加強(qiáng)管理。（一）建立健全預(yù)付賬款管理的相關(guān)制度1.建立健全預(yù)付賬款管理責(zé)任制度。財(cái)務(wù)部門工程管理人員負(fù)責(zé)預(yù)付賬款中的設(shè)備管理工作，材料核算人員負(fù)責(zé)預(yù)付賬款中的材料借款管理工作。供應(yīng)部門負(fù)責(zé)預(yù)付賬款的清查催收工作。2.建立預(yù)付賬款的控制制度。為了從嚴(yán)控制預(yù)付賬款的發(fā)生，節(jié)約貨幣資金的支出，供應(yīng)部門要按照經(jīng)過部門主任、總會計(jì)師審批后的購貨合同的條款，辦理預(yù)付賬款支付手續(xù)，未簽購貨合同的，不得付款。外委工程不

9、準(zhǔn)發(fā)生預(yù)付賬款。3.建立預(yù)付賬款臺賬管理制度。財(cái)務(wù)部門與客戶協(xié)商，要求客戶建立預(yù)付賬款臺賬，詳細(xì)反映各客戶預(yù)付賬款的增減變動、余額、發(fā)生時間、對方負(fù)責(zé)人、經(jīng)辦人、目前對方的經(jīng)營狀況、預(yù)付賬款的清理情況、清收負(fù)責(zé)人和經(jīng)辦人等情況。同時，將購貨合同、簽證單和臺賬一同保管，形成完整檔案。4.建立健全預(yù)付賬款清理責(zé)任制度。供應(yīng)部門經(jīng)辦人要按購貨合同規(guī)定的時間，組織交貨，驗(yàn)收入庫，并在7日內(nèi)報(bào)銷。如超過報(bào)銷期限，超期的款額按每天預(yù)付金額的千分之三收取資金占用費(fèi)。財(cái)務(wù)部門對所發(fā)生的預(yù)付賬款，如有確鑿證據(jù)表明其不符合預(yù)付賬款的性質(zhì)，或因供貨單位破產(chǎn)、撤消等已無望再收回所購貨物的，應(yīng)將其轉(zhuǎn)入其他應(yīng)收款。每年年

10、終，要組織專人全面清查預(yù)付賬款，與對方核對清楚，并取得對方簽章，做到債權(quán)明確，賬實(shí)、賬賬相符。5.建立會計(jì)人員培訓(xùn)制度。會計(jì)人員要不斷接受繼續(xù)教育，熟練系統(tǒng)地掌握會計(jì)理論知識和預(yù)付賬款的運(yùn)用，不做錯賬。（二）建議財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和內(nèi)部審計(jì)部門定期檢查預(yù)付賬款的使用情況1.對預(yù)付賬款進(jìn)行分析性復(fù)核；對大額異常項(xiàng)目進(jìn)行調(diào)查。2.對期末預(yù)付賬款余額與上期期末余額進(jìn)行比較，解釋其波動原因。3.檢查預(yù)付賬款是否存在貸方余額；如有應(yīng)查明原因，必要時重作分類調(diào)整。4.檢查預(yù)付賬款長期掛賬的原因。注意結(jié)合應(yīng)付賬款明細(xì)賬查核是否有重復(fù)付款或?qū)⑼还P已付清的賬款在應(yīng)付賬款和預(yù)付賬款中同時掛賬的情況。5.企業(yè)是否將正常的主營業(yè)務(wù)收入、其他業(yè)務(wù)收入、營業(yè)外收入記入預(yù)付賬款，截留各種收入，推遲納稅或達(dá)到偷稅的目的；審閱預(yù)付賬款明細(xì)賬，從摘要、對應(yīng)賬戶的記錄中發(fā)現(xiàn)線索，再進(jìn)一步查閱記賬憑證和原始憑證等相關(guān)資料。6.企業(yè)是否利用預(yù)付賬款業(yè)務(wù)往來搭橋，為他人進(jìn)行非法結(jié)算活動，以此獲取回扣或轉(zhuǎn)移資金，予以貪污、挪用及私設(shè)“小金庫”；審查預(yù)付賬款業(yè)務(wù)合同是否真實(shí)合法，有無以虛假或不合理合同串通作弊，虛列預(yù)付賬款。7.是否利用預(yù)