XX證券股份有限公司托管業(yè)務檔案管理實施細則

1、XX 證券股份有限公司托管業(yè)務檔案管理實施細則第一章總則第一條為規(guī)范 XX 證券股份有限公司（以下簡稱“公司”）托管業(yè)務，切實履行托管人職責，保護基金份額持有人及相關當事人合法權益，促進托管業(yè)務的健康發(fā)展，依據XX 證券股份有限公司托管業(yè)務管理辦法（以下簡稱管理辦法）的有關規(guī)定，制定本細則。第二條本細則適用于公司開展托管業(yè)務所涉檔案管理的相關事宜。第三條 本細則所稱檔案主要包括：辦理托管業(yè)務的合同、賬戶開戶文件、客戶資料、交易記錄、會計憑證、報表等重要文件檔案，其中有關數(shù)據備份的磁盤、電子數(shù)據、會計軟件資料等均屬電子檔案；托管業(yè)務檔案保存 20 年以上。第四條 托管部檔案管理崗負責托管業(yè)務檔案

2、管理的相關事項。第二章歸檔范圍及原則第五條托管業(yè)務的檔案包括但不限于：（一）托管業(yè)務合同、賬戶開戶文件等紙質資料；（二）管理人發(fā)送的交易指令及資金劃付指令等紙質資料；（三）托管業(yè)務過程中形成的會計資料:.會計憑證；.會計報表及附表；.財務管理文檔：外部審計報告、驗資報告、涉及財務收支業(yè)務的合同、協(xié)議（復印件）；.其它重要文檔：銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、會計移交、保管、查閱、銷毀清冊、其他重要資料等。第六條信息披露報告、托管人報告、份額持有人大會會議記錄等紙質資料；第七條托管業(yè)務過程中直接形成的具有保存利用價值的其他重要文件資料。第八條托管業(yè)務檔案的歸檔原則：（一）獨立性原則：托管業(yè)務檔案

3、以單個受托產品為主體，單獨建立檔案，根據具體業(yè)務類別、按時間順序歸檔管理。（二）保密性原則：托管業(yè)務檔案要注意保密，除法律、行政法規(guī)和其他有關規(guī)定、監(jiān)管機構及審計要求外，不得向任何機構或個人泄露相關資料。（三）及時性原則：各崗位人員應及時整理并裝訂托管業(yè)務過程中形成的文件資料并妥善保管。（四）完整性原則：托管業(yè)務檔案要定期歸檔，嚴防毀壞、散失，保證托管業(yè)務檔案的完整。第九條各托管業(yè)務崗位人員應以歸檔范圍為依據，定期按時間順序分類進行整理裝訂，做到資料完整、齊全，并定期將整理好的文件編制清單移交給檔案管理崗。第十條托管業(yè)務檔案當年資料由檔案管理崗統(tǒng)一妥善保管。檔案管理崗按全宗及類目分類分柜有序存

4、放、在柜上應予以標示方便查閱。第十一條 檔案管理崗應將托管業(yè)務檔案存放在安全、可靠的場所，應做到防盜、防潮、防蟲、磁性介質還要注意防磁、防塵、防熱、防凍等相應的安全措施。第十二條托管業(yè)務檔案的保管期限，從托管合同終止之日起， 按照監(jiān)管部門對各種業(yè)務的要求期限保管存放。第十三條托管業(yè)務檔案采用磁盤、磁帶、光盤等介質存儲托管業(yè)務檔案資料的，其保存期限須與打印輸出的書面形式的業(yè)務資料一致。第三章檔案的移交第十四條 檔案管理崗于每年年底將不需要跨年度使用的檔案整理成冊，并按照檔案分類要求進行匯總，在公司規(guī)定時間內移交公司總部檔案室。第十五條 檔案管理崗在移交檔案時，應填寫托管部檔案目錄表（以公司當年下

5、發(fā)的文件規(guī)定格式為準）一式兩份，一份交公司檔案保管人存放，一份在公司檔案負責人接收簽字后留存托管部。第十六條 公司檔案管理人員對接收保管的托管業(yè)務檔案，應保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的應會同托管部相關人員共同拆封整理。第四章檔案的借閱使用第十七條 托管業(yè)務檔案不得借出本公司。第十八條 如有特殊需要，經公司相關部門批準后，按照公司檔案管理要求填寫托管部檔案借閱申請表（以公司當年下發(fā)的文件規(guī)定格式為準）或托管部檔案復印申請表（以公司當年下發(fā)的文件規(guī)定格式為準），將借閱人姓名，有效證件、單位、借閱原因、日期、以及被查閱或者復印檔案的名稱、號碼、內容、張數(shù)等詳細信息進行登記，方可提供查閱或復

6、印。第十九條 托管部內部人員借閱或復印業(yè)務檔案時，應經托管部負責人批準后，辦理借閱或復印手續(xù)。第二十條 公司其他部門人員借閱或復印托管業(yè)務檔案時，應由借閱人所在部門負責人簽字，并經托管部負責人批準后，辦理借閱或復印手續(xù)。第二十一條外單位借閱托管業(yè)務檔案時，應持單位介紹信和個人有效證件，向公司總裁辦公室提出申請，填寫XX 證券股份有限公司檔案借閱申請表（以公司當年下發(fā)的文件規(guī)定格式為準）， 經公司分管領導批準和托管部負責人簽批同意后，方可辦理借閱或 復印手續(xù)。第二十二條借閱托管業(yè)務檔案人員不得將托管業(yè)務檔案拆散。第二十三條 借閱、復印托管業(yè)務檔案人員不得在案卷標畫， 不得破壞原卷冊裝訂順序，不得

7、抽換或污損。第二十四條 公司內部員工復印托管業(yè)務檔案，應經托管部負責人批準后進行復印。外單位人員復印托管業(yè)務檔案的，須經公司分管領導批準方可復印。第二十五條復印托管業(yè)務檔案應在托管部檔案管理崗和公司檔案管理人監(jiān)督下共同完成，并需加“此復印件不可替代正本使用， 僅用于 XXX 使用”字樣。第二十六條借閱、復印托管業(yè)務檔案應于借閱當日歸還。 第二十七條借閱、復印托管業(yè)務檔案應當保密，不得泄露檔案信息。第二十八條托管部檔案管理崗應對被歸還借閱、復印的檔案進行檢查、清點、保證檔案的完整與安全。第五章檔案的銷毀第二十九條 托管業(yè)務檔案的保管期滿，需銷毀的，由檔案管理崗嚴格審核，編制托管業(yè)務檔案銷毀清冊。

8、第三十條 對其中未了結的托管業(yè)務檔案原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由檔案管理崗保管至業(yè)務終了時為止。第三十一條 銷毀托管業(yè)務檔案應填寫托管業(yè)務檔案銷毀申請表（以公司當年下發(fā)的文件規(guī)定格式為準），由托管部和相關部門會簽后，報經公司有關領導批準后銷毀。第三十二條 單獨抽出立卷的托管業(yè)務檔案，應在托管業(yè)務檔案銷毀清冊和托管業(yè)務檔案保管清冊中列明。第三十三條 按規(guī)定銷毀托管業(yè)務檔案時，由托管部和有關部門共同派員監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀托管業(yè)務檔案之前，應認真進行清點核對，銷毀后在銷毀清冊上簽字，并將監(jiān)銷情況報告有關領導。第六章罰則第三十四條在托管業(yè)務檔案管理工作中出現(xiàn)下列行為，視情節(jié)輕重予以處罰：第三十五條因未及時對檔案進行整理、立卷，導致托管業(yè)務檔案缺失不完整。第三