行政前臺崗位職責

1、行政前臺崗位職責一、儀容儀表1、 上班時間必須穿著樸素得體，整潔及稱身，不得穿臟亂或非主流。1、 頭發(fā)梳洗整齊，長發(fā)要扎好，不得戴太夸張的發(fā)飾，只宜輕巧大方的發(fā)飾， 額前頭發(fā)不得掩蓋眼部或臉部。2、 臉部化妝不得濃妝艷抹，只宜稍作修飾，淡涂口紅，輕抹胭脂便可。1、 手部不得留太長指甲，不宜涂鮮艷紅或怪異指甲油，指甲油只可用淡色的。 5、腳部鞋襪應保持清潔，鞋子上班前要擦亮。6、 保持身上無異味，不得使用強烈香水。二、 禮節(jié)/禮貌要求1、 在工作的時候，常帶著自然的笑容，表現(xiàn)出和藹可親、平易近人。2、 不得故作小動作或不雅的動作。1、 工作時不得在前臺吃東西、看書、看報或做與工作無關(guān)的事情。3、

2、 客人來到前臺時，應馬上放下正在處理的文件，禮貌的問侯。4、 留心傾聽客人的問題，不能隨意中斷客人的敘述，然后再清楚的解答，以免 答非所問。如遇到問題不懂作答時，應該說:“請稍等,待我查一查以便回答你 的問題。5、 除了工作上交待的事，不得互相攀談私事，不得爭論，不粗言穢語。6、 接待工作規(guī)范三、 來賓接待須知1、 客人進門時，要站立問候，不能坐在位置上，客人坐下或離開后才可坐下。 2、 對非公司同事進入，應主動詢問，了解來訪的姓名、身份和目的；3、 打分機聯(lián)絡被訪者，以確定是否有空接見，如等候時間過久，應主動再聯(lián)絡 被訪人，并委婉告之來訪者原因。4、 對來找高層領(lǐng)導的客人，要問清事先有無預約

3、，并主動通知被找領(lǐng)導；客人 到領(lǐng)導辦公室后，應主動遞送茶水；客人離開后，應及時收拾茶杯。5、 如需來賓到會客室等候時，必須給予引導，不可讓來賓自行進入。6、 來賓如果是高級領(lǐng)導之貴賓，即應與領(lǐng)導的秘書聯(lián)絡，由秘書前往引導，如 領(lǐng)導正在開會或會客，則需告之來訪者再等片刻。7、 事先預定來訪之貴賓，前臺人員應隨時注意儀表。貴賓來時，一般由公司領(lǐng)導親自到門口接見。8、 對于老板和重要客人，應主動上前開門，面帶微笑揮手道別，目送老板或客 人下電梯后方可回到座位。9、 對推銷貨品之人或不速之客，亦應禮貌地請其留下名片并委婉謝絕。10、 客人出門時，應站起來，親切道別，目送客人離開后方可坐下。四、接待語言

4、規(guī)范1、 客人進門禮貌用語：“您好、請進、請坐、請喝茶、您請看、請稍候、先生 （小姐），您好，請問您有什么事、您貴姓？應當怎樣稱呼您？”。2、 當客人需要找的有關(guān)人員外出不在時，應回答“對不起，x x x 不在，我可 以代為轉(zhuǎn)達嗎？”等語言致意。3、 客人走時禮貌用語：“謝謝、您慢走、再見”。4、 客人與他人相互交談時，不要隨便去旁聽或隨意插話。若須打斷，應等對方 談話告一段落時，說聲“對不起，我可以打斷一下嗎？”得到允許后再插話。五、來訪登記管理制度1、 接聽電話規(guī)范1.1 電話鈴聲一響，應迅速接聽。1.2 用親切的口吻說：“您好！玉溪環(huán)球天下教育??；1.3 轉(zhuǎn)接電話時，若分機占線，應對來電

5、者說：“對不起，分機占線，請稍后再 撥”。1.4 若對方電話不清晰，應說：“對不起，麻煩您再講一遍”。若來電者口氣不 佳或粗言粗語，都應和氣應答。1.5 在受理電話時，要認真聽取對方談話，必要時應做好詳細記錄。1.6 接聽來電時，應使用禮貌用語，如所找的有關(guān)人員在場，應及時通知；如有 關(guān)人員不在，可在“接待記錄表”內(nèi)登記主要內(nèi)容，并負責跟進。1. 7 在結(jié)束通話前道“謝謝或再見！”并等待對方先掛電話后，方可掛電話； 2 拔打電話規(guī)范2. 1 在發(fā)送電話時，首先自己打好腹稿，重要電話，應起草電話稿。2.2 電話接通后，應通報自己單位、姓名，如“您好，我是*前臺*。請求 對方找受話人。2.3 需要

6、對方記錄時，在敘述事由前提醒對方做好記錄準備。2.4 對于重要電話，通話結(jié)束后，應在電話稿上表明對方接電話人的姓名及通話 時間。2.5 不得擅自用前臺電話撥打私人電話（保持總機暢通），如遇急事可用其他電 話。3 通話的基本要求3.1 語氣要和藹，語言要文明。通電話時，要提醒自己“我在代表公司講話，這 是公司形象的一部分?！彼杂秒娫挄r，一定要注意使用文明禮貌語言，例如：您好、請、麻煩您了、謝謝、對不起、請原諒、再見等。在講話時，聲調(diào)要熱情、愉快、友好、和藹。如詢問對方姓名、職務時，口氣盡量婉轉(zhuǎn)： “您貴姓？應當怎樣稱呼您”。3.2 發(fā)音要清楚，語言要準確。通話應使用標準普通話，切忌夾雜方言土語

7、。 3.3 內(nèi)容要扼要，重點要突出。打電話要注意節(jié)約時間和費用。對重要的或復雜的內(nèi)容，通話前要擬定一個提綱，突出重點，使對方能抓住中心。 3.4 按權(quán)限處理問題。通話中涉及的問題如超出自己的權(quán)限，不可怕麻煩就隨意拒絕或隨口答應，應向?qū)Ψ秸f明情況，特向領(lǐng)導請示后再答復對方。 六. 郵件及快遞處理工作規(guī)范1、 報刊、郵件、信函、快遞由前臺工作人員負責簽收、發(fā)放。2、 公司前臺設有郵件箱(籃)，各部門郵件、信函放在郵件箱(籃)中，由前臺文 員通知各部門派人簽字領(lǐng)取。2、 行政部負責提供訂閱報刊的部門及報刊種類清單。2、 前臺每天對郵局送來的報刊應對分送清單分類清點，發(fā)現(xiàn)差錯及時要求補缺。 4、 前臺

8、收到郵局送來的報刊后，應在半小時內(nèi)將報刊發(fā)送到訂閱人手中，不得 拖延。5、 公司高級領(lǐng)導訂閱的報刊及私人信件由前臺送交行政部或領(lǐng)導秘書，由行政 部專人或領(lǐng)導秘書負責整理呈交相關(guān)領(lǐng)導。6、 公司各部門需外發(fā)的郵件、快遞應提前送交前臺，由前臺通知快遞公司到公 司辦理郵寄手續(xù)。7、 前臺在簽收掛號信、包裹單、快遞等郵件后，應立即通知收件人。8、 公司外來郵件、信函一律經(jīng)前臺簽收分發(fā)。不論公私郵件應隨到隨清，及時 分發(fā)，不得丟失、損壞。9、 對郵局送來非公司郵件，經(jīng)核實確認后，應及時退回，不能私自扣留。七、行政前臺工作流程：（一）環(huán)境衛(wèi)生的保持和檢查工作流程：1、每天早上 9：00、中午 14：00 和下午 17：00 檢查公司所有辦公 場所（包括各前臺區(qū)域、辦公室、會議室、衛(wèi)生間等桌面、地面等）的衛(wèi)生和辦 公家具的擺放情況，及時收納整理，保持各桌椅整齊，桌面、地面清潔無雜物