公司文檔管理制度

1、XG管理文件編號： ZJB20120602-4版號： 1.0銅陵新港塑膠制品有限公司替代：文檔管理制度生效日期 2012年月日1目的為規(guī)范公司各種文檔的管理，保 證公司文件的完整，便于 查找利用，促進公司各種文檔的標準化，特制定本規(guī)則。2適用范圍適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。3內(nèi)容3.1 文件資料的收集3.1.1 收集范圍凡是公司在工作中形成或使用的、辦 理完畢、具有查 考利用價值的文件、電報、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊 全完整地收集，具體包括以下各 項： 3.1.1.1 上級來文（1） 上級機關(guān)召開的需要 貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料及上 級機關(guān)頒發(fā)的要求公司

2、 執(zhí)行的文件；（2）上級領(lǐng)導視察、檢查 公司工作 時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料。3.1.1.2 公司文件材料（1）會議文件，包括本公司重要會 議形成的文件和 領(lǐng)導的講話稿等；（2）公司發(fā)布（包括轉(zhuǎn)發(fā)）的各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿、重要文件的修改稿；（3）公司的請示與上級批復文件，下級單位的請示與公司的批復文件；（4）公司各職能部門在工作中形成的工作 計劃、總結(jié)、報 告；（5）反映公司業(yè)務活動和科學技 術(shù)管理的專業(yè)文件材料；（6）公司檢查下級單位工作，調(diào)查研究形成的重要文件材料；（7）公司的統(tǒng)計報表、統(tǒng)計 分析材料（包括計算機盤片等）、財務報表、憑證、帳簿、

3、審計等文件材料；（8）公司領(lǐng)導人在公務活動中形成的重要信件、電報、電話記錄；從外單位帶回公司有關(guān)的未經(jīng)文書處理登記的文件材料；（9）公司基本建設(shè)工程施工竣工、購 置大中型設(shè)備的文件材料，公司直接管理的科研、建設(shè)批準：審核：編制：1 頁管理文件XG銅陵新港塑膠制品有限公司文檔管理制度項目的科技文件材料；編號： ZJB20120602-4版號： 1.0替代：生效日期 2012 年月日（10）公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織簡則、人員編制等文件材料；（11）公司的歷史沿革、大事記、年鑒、反映公司重要活動的剪報、聲像材料、榮譽獎 勵證書、有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄 像

4、等文件材料；（12）公司制定的工作條例、章程、規(guī)則等文件材料；（13）公司干部任免（包括備案）、調(diào)配、培訓、專業(yè) 技術(shù)職務評定、聘任、員工名冊、報表以及職工的錄用轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、退職、退休等工作及干部獎懲 等文件材料；（14）公司員工轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團組織 介紹信及存根；（15）公司財產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊；（16）公司編印刊物的定稿和印本、編輯出版物的定稿 樣本；（17）公司簽訂的各種合同、協(xié)議 等材料；（18）公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結(jié)、重要簡報、會議紀要、記錄聲像材料、有參考價值 的資料、互贈 禮品清單、工作來往文件等；（19）各種普查工作中形成的文件

5、材料。3.1.2 收集中應注意的問題3.1.2.1 公務電報要同其他文件材料一起收集立卷。3.1.2.2 正文和附件要同 時收集。3.1.2.3 一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存檔，但特別重要的文件例外。3.1.2.4作者、時間、數(shù)字模糊不清和簽發(fā)手續(xù)不全、張頁 殘缺的文件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)要補充完整后再立卷 歸檔。3.1.2.5 有領(lǐng)導重要批示意 見的文件處理單，應隨文件一起存檔。3.1.2.6有請示無批復的文件，應當查明原因，采取補救措施補齊，沒有書面文件的，應注明情況，并加蓋公章。3.1.2.7 用鉛筆、圓珠筆或復寫的文件底稿， 應退回文件撰稿 單位復制。3.1.2.8 經(jīng)多方查找，證明確

6、實已丟失的文件，應用公用信 箋寫上文件名稱，注明丟失原因，加蓋公章，替代所丟文件歸檔。3.2 立卷歸檔批準：審核：編制：2 頁XG管理文件編號： ZJB20120602-4版號： 1.0銅陵新港塑膠制品有限公司替代：文檔管理制度生效日期 2012年月日3.2.1公文立卷應根據(jù)其相互 聯(lián)系、保存價值 分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。3.2.2 文件材料的分 類應先按文件材料的重要性，在收藏 時間上分為永久、長期、短期三種，然后依據(jù)事先編 好 的立卷類目，從文件材料的 聯(lián)系中采取相 應的措施進行分門別類。3.2.3 立卷分工3.2.3.1 各單位形成的文

7、件，自行立卷；3.2.3.2 下級單位報來的重要的、批辦 了的文件，由承辦單位立卷；3.2.3.3 上級單位頒發(fā)的專業(yè)性文件，由承辦單位立卷；非專業(yè)性文件，由總經(jīng)辦立卷。3.2.4 歸檔3.2.4.1 各單位于月底前將上年度文件材料立卷完畢，交總經(jīng)辦檔案室統(tǒng)一存檔（人事檔案、財務檔案、科技檔案等有特殊要求的，由其職能部門負責管理）。3.2.4.2各種文件、資 料，按一定的特征進行排列和系 統(tǒng)化，必須層次分明、編 寫頁碼、填寫卷內(nèi)文件目 錄。3.2.4.3 不同價值、不同性質(zhì) 的文件資料應當區(qū)別管理，單獨立卷。3.2.4.4 卷必須整齊，底圖一律按要求存放，以便保管、查閱。3.3 檔案保管3.3

8、.1 檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。3.3.2 膠片、照片、磁帶 要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。3.3.3 底圖入庫要認真檢查，平放或卷放。3.3.4 庫藏檔案要定期核 對，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn) 破損變質(zhì)及時修補或復制。3.4 檔案借閱3.4.1借閱檔案必須當面查點清楚，并辦理借閱手續(xù)。借閱 的案卷要注意 愛護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。3.4.2 借出的檔案要注意保密，不得將檔案 帶入宿舍或公共 場所，不得讓無關(guān)人員翻閱。3.4.3 借閱時間最長不得超過一個月，卻因工作需要到期不能 歸還者，要說明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。批準：審核：編制：3

9、頁XG管理文件編號： ZJB20120602-4版號： 1.0銅陵新港塑膠制品有限公司替代：文檔管理制度生效日期 2012年月日3.4.4 歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記簿上及時注銷。3.4.5凡需借閱、抄錄絕 密級重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導批準，否則一律不準借 閱、抄錄、復印。3.4.6 底圖一般不予外借。3.5 檔案銷毀對于過期并失去保存價 值的文件材料，經(jīng)公司領(lǐng)導批準，可以定期銷毀。3.6 檔案統(tǒng)計3.6.1 銷毀秘密公文，應進行登記，有2 人監(jiān)督，保證不丟失、不漏銷。3.6.2 要及時對檔案數(shù)量、鑒定情況、利用情況進行統(tǒng)計。3.6.3 除按上級主管部門的要求及 時填報統(tǒng)計資料外，還應做好檔案 統(tǒng)計的基礎(chǔ)工作。3.6.4 統(tǒng)計數(shù)字要準確真 實。3.6.