物資采購審計(jì)實(shí)施細(xì)則(煙草)

1、物資采購審計(jì)實(shí)施細(xì)則一、規(guī)范性引用文件下列文件中的條款通過本文件的引用而成為本文件的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本文件，然而，鼓勵(lì)根據(jù)本文件達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本文件。中國煙草總公司關(guān)于印發(fā)煙草行業(yè)工程投資物資采購和宣傳促銷項(xiàng)目管理程序規(guī)定的通知（國煙辦2011435號(hào)）。xxx煙草商業(yè)系統(tǒng)物資采購內(nèi)部審計(jì)管理辦法（暫行）二、術(shù)語與定義gb/t19000-2008質(zhì)量管理體系 基礎(chǔ)和術(shù)語gb/t24001-2004環(huán)境環(huán)境管理體系 要求及使用指南gb/t28001-201

2、1職業(yè)健康安全管理體系-要求三、工作程序3.1派駐審計(jì)辦根據(jù)年度、月度計(jì)劃安排，由州局（公司）批準(zhǔn)開展物資采購審計(jì)。3.2制定計(jì)劃、準(zhǔn)備階段、實(shí)施階段、終結(jié)階段和檔案管理與項(xiàng)目審計(jì)管理程序一致。3.3根據(jù)煙草行業(yè)內(nèi)部審計(jì)工作暫行規(guī)定的要求，按照“起點(diǎn)介入、過程監(jiān)督、重點(diǎn)突出”的原則，審計(jì)組對(duì)物資采購開展審計(jì)包括：程序性審計(jì)，根據(jù)審計(jì)重點(diǎn)選擇開展全過程跟蹤審計(jì)或?qū)嵸|(zhì)性抽查審計(jì)。3.4審計(jì)組開展程序性審計(jì)，包含以下內(nèi)容：3.4.1業(yè)務(wù)流程和內(nèi)控制度的健全性評(píng)價(jià)。取得或編制采購業(yè)務(wù)流程圖并通過觀察和詢問，了解梳理物資采購的業(yè)務(wù)流程，對(duì)企業(yè)建立的資質(zhì)認(rèn)證、供應(yīng)商管理、預(yù)算及計(jì)劃管理、采購方式、招標(biāo)管理

3、、合同管理、質(zhì)量管理等方面的制度流程健全性進(jìn)行評(píng)價(jià)。3.4.2各環(huán)節(jié)制度執(zhí)行的有效性評(píng)價(jià)。抽取一定數(shù)量的采購業(yè)務(wù)按照各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)對(duì)其內(nèi)控有效性進(jìn)行符合性測(cè)試，重點(diǎn)關(guān)注采購業(yè)務(wù)中的主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（立項(xiàng)、供應(yīng)商選擇和價(jià)格確定等），是否制訂相應(yīng)的控制措施并有效執(zhí)行。3.4.3采購業(yè)務(wù)后評(píng)估的評(píng)價(jià)。檢查業(yè)務(wù)部門是否定期對(duì)已完成物資采購項(xiàng)目的采購計(jì)劃、采購渠道、采購價(jià)格、采購質(zhì)量、采購成本、協(xié)議或合同簽約與履行情況等業(yè)務(wù)進(jìn)行專項(xiàng)評(píng)估和綜合分析，對(duì)其采購業(yè)務(wù)后評(píng)估的效果進(jìn)行評(píng)價(jià)。3.5審計(jì)組開展全過程跟蹤審計(jì)，包含對(duì)物資采購申購環(huán)節(jié)、采購實(shí)施環(huán)節(jié)、合同簽訂環(huán)節(jié)、驗(yàn)收環(huán)節(jié)和付款結(jié)算環(huán)節(jié)等全過程的審計(jì)監(jiān)督與評(píng)價(jià)：3

4、.5.1審計(jì)組開展申購環(huán)節(jié)的過程審計(jì)，包含以下內(nèi)容：審計(jì)物資采購業(yè)務(wù)是否符合計(jì)劃、預(yù)算審批程序。是否按審批權(quán)限經(jīng)采購領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、辦公會(huì)、董事會(huì)的批準(zhǔn)。申購、審批、執(zhí)行職責(zé)是否按規(guī)定相互分離，相互牽制。審計(jì)技術(shù)上有特殊要求的物資采購業(yè)務(wù)，是否經(jīng)過技術(shù)、設(shè)備、質(zhì)量和安全管理等專業(yè)部門確認(rèn)。審計(jì)物資采購業(yè)務(wù)是否符合生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃，是否按計(jì)劃需求量結(jié)合實(shí)際庫存情況審定采購數(shù)量，是否在資金預(yù)算總額內(nèi)安排計(jì)劃外的采購。審計(jì)采購計(jì)劃審批程序是否執(zhí)行行業(yè)及企業(yè)管理規(guī)定。專賣品卷煙材料的采購計(jì)劃是否按國家局、總公司下達(dá)的計(jì)劃編制，是否分類別采用不同采購流程；采購計(jì)劃的調(diào)整是否經(jīng)過合規(guī)審批；煙機(jī)專用零備件采購是否均在

5、交易監(jiān)管網(wǎng)中進(jìn)行。3.5.2審計(jì)組開展采購實(shí)施環(huán)節(jié)的過程審計(jì)，包含以下內(nèi)容：審計(jì)是否通過資質(zhì)認(rèn)證方式對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)、認(rèn)證和管理。審計(jì)采購方式的確定與采購對(duì)象的金額及特性是否相適應(yīng)，是否按照管理權(quán)限履行相關(guān)審批手續(xù)。是否將達(dá)到招標(biāo)規(guī)定額度的項(xiàng)目進(jìn)行拆分或者以其他任何方式規(guī)避招標(biāo)采購；達(dá)到招標(biāo)規(guī)定額度的物資采購，采用競爭性談判、單一來源、詢價(jià)方式的，是否經(jīng)過物資采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批，是否符合供應(yīng)商不足三家、涉及行業(yè)安全和秘密、涉及行業(yè)核心技術(shù)、采用特定專利專用技術(shù)的有關(guān)情形；招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)是否按規(guī)定通過招標(biāo)方式選定。招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)是否在資格認(rèn)定部門依法認(rèn)定的資格等級(jí)范圍及招標(biāo)代理合同約定的代理權(quán)限范圍內(nèi)

6、承擔(dān)招標(biāo)事宜；招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)是否接受同一招標(biāo)項(xiàng)目的投標(biāo)咨詢服務(wù)，是否與有關(guān)行政機(jī)關(guān)存在隸屬關(guān)系或其他利益關(guān)系；依法必須進(jìn)行招標(biāo)的項(xiàng)目，采購人自行辦理招標(biāo)事宜的，其條件是否符合法律法規(guī)的規(guī)定。3.5.3審計(jì)組開展招標(biāo)實(shí)施過程審計(jì)，包含以下內(nèi)容：招標(biāo)文件的制訂和審批流程是否合規(guī)。是否人為設(shè)立了不合理的資格條件限制潛在投標(biāo)人或明顯傾向個(gè)別投標(biāo)人；是否以專有技術(shù)、專利產(chǎn)品、特定品牌等傾向性內(nèi)容或技術(shù)規(guī)格明顯有利于個(gè)別投標(biāo)人產(chǎn)品；是否規(guī)定了參與前期工作（包括但不限于咨詢、規(guī)劃、監(jiān)理、設(shè)計(jì)）的單位不得參與投標(biāo)；是否包括招標(biāo)項(xiàng)目的技術(shù)要求、投標(biāo)人資格審查標(biāo)準(zhǔn)、投標(biāo)報(bào)價(jià)要求和評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等所有實(shí)質(zhì)性要求和條件以及擬

7、簽訂合同的主要條款。邀請(qǐng)招標(biāo)方式是否通過招標(biāo)管理部門審批，邀請(qǐng)招標(biāo)的對(duì)象是否符合采購管理規(guī)定，從供應(yīng)商管理庫中挑選合格的供應(yīng)商，或者公告報(bào)名結(jié)束后集體評(píng)選；信譽(yù)、資質(zhì)、財(cái)務(wù)狀況是否滿足招標(biāo)文件要求；達(dá)到條件的投標(biāo)人是否不少于三家。采購公告發(fā)布、潛在供應(yīng)商報(bào)名、領(lǐng)取標(biāo)書、投標(biāo)等時(shí)間節(jié)點(diǎn)的規(guī)定是否符合法律法規(guī)；公開招標(biāo)信息發(fā)布是否達(dá)到充分公開的效果。評(píng)標(biāo)小組成員組成是否符合法律法規(guī)規(guī)定，評(píng)分細(xì)則設(shè)定是否科學(xué)，資格、商務(wù)、性能三部分分值設(shè)定是否合理。招標(biāo)實(shí)施機(jī)構(gòu)是否在評(píng)標(biāo)委員會(huì)提出的書面評(píng)標(biāo)報(bào)告和推薦的中標(biāo)候選人中確定中標(biāo)人；是否按規(guī)定的方式、時(shí)間及內(nèi)容進(jìn)行公示。發(fā)出中標(biāo)通知書后，招標(biāo)實(shí)施機(jī)構(gòu)是否按

8、照招投標(biāo)文件與中標(biāo)人簽訂書面合同。3.5.4審計(jì)組開展競爭性談判過程審計(jì)，包含以下內(nèi)容：談判流程的制訂和審批是否合規(guī)；是否明確談判程序、談判小組人員組成、合同草案的條款以及評(píng)定成交的標(biāo)準(zhǔn)等事項(xiàng)。競爭性談判采購對(duì)象是否具備談判文件規(guī)定的資質(zhì)。談判小組成員組成是否符合法律法規(guī)規(guī)定的人員數(shù)量及結(jié)構(gòu)；談判小組成員是否集體與單一供應(yīng)商展開談判，所有供應(yīng)商談判次數(shù)是否均等。是否根據(jù)符合采購需要、質(zhì)量和服務(wù)相等的情況下，報(bào)價(jià)最低的原則確定供應(yīng)商。3.5.5審計(jì)組開展單一來源過程審計(jì)，包含以下內(nèi)容：采購價(jià)格的確定依據(jù)是否充分，是否經(jīng)過調(diào)研、測(cè)算和集體商議。是否組成談判小組集中進(jìn)行價(jià)格談判，與采購?fù)豁?xiàng)目的其他

9、業(yè)主相比，采購價(jià)格是否合理。3.5.6審計(jì)組開展詢價(jià)過程審計(jì)，包含以下內(nèi)容：審查價(jià)格信息來源渠道的可靠性、價(jià)格構(gòu)成內(nèi)容的全面性、可比性和價(jià)格信息的充分性。3.5.7審計(jì)組開展價(jià)格確定過程審計(jì)，包含以下內(nèi)容：價(jià)格評(píng)議小組人員構(gòu)成是否合規(guī)，價(jià)格審批流程是否合規(guī)，談判或?qū)徸h過程中的重要事項(xiàng)和參與人員的主要意見是否予以記錄并按照檔案管理要求予以保存。3.5.8審計(jì)組開展合同簽訂環(huán)節(jié)的過程審計(jì)，包含以下內(nèi)容：簽訂合同的部門和人員是否得到授權(quán)；對(duì)方簽約單位是否具備簽約資格、供貨資質(zhì)、履約能力。合同文本是否經(jīng)過法規(guī)部門審核，是否遵循前期立項(xiàng)、招標(biāo)、談判、比價(jià)的結(jié)果；是否符合采購方的經(jīng)濟(jì)利益，合同權(quán)利和義務(wù)、

10、違約責(zé)任和爭議解決條款是否明確；是否對(duì)物資采購項(xiàng)目、數(shù)量和質(zhì)量、采購價(jià)款、包裝要求、運(yùn)輸方式、履約期限、交貨地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、結(jié)算方式、履約保證金以及質(zhì)量保證金等內(nèi)容予以明確。與合同相關(guān)的過程記錄和檔案資料是否全面完整，是否真實(shí)可靠；合同重要條款的變更是否經(jīng)過集體商議或?qū)徍恕?.5.9審計(jì)組開展驗(yàn)收環(huán)節(jié)的過程審計(jì)，包含以下內(nèi)容：是否按制度規(guī)定組成驗(yàn)收小組對(duì)采購項(xiàng)目按合同進(jìn)行數(shù)量、質(zhì)量、供貨時(shí)間等綜合驗(yàn)收；對(duì)驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，是否向管理機(jī)構(gòu)報(bào)告，同時(shí)由管理機(jī)構(gòu)查明原因并及時(shí)處理。3.5.10審計(jì)組開展付款結(jié)算環(huán)節(jié)的過程審計(jì)，包含以下內(nèi)容：。是否按合同約定的比例及條件支付貨款，供貨單位、合同

11、單位、發(fā)票出具單位、收款單位名稱是否“四統(tǒng)一”。在合同履行完成后，質(zhì)量保證金未返還中標(biāo)人之前，對(duì)合同實(shí)際履行過程進(jìn)行審核檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)問題發(fā)出整改通知書。退回質(zhì)保金前，還需對(duì)合同履行情況進(jìn)行最終審核。物資采購業(yè)務(wù)規(guī)?；蚪痤~超過預(yù)算的，是否按規(guī)定程序履行手續(xù)。是否按制度規(guī)定，按“一項(xiàng)一卷”序時(shí)整理裝訂采購過程資料。3.6審計(jì)組開展實(shí)質(zhì)性抽查審計(jì)，包含以下內(nèi)容：。3.6.1抽查審計(jì)的準(zhǔn)備工作與項(xiàng)目審計(jì)管理程序準(zhǔn)備階段一致。3.6.2樣本的抽取由審計(jì)部門確定。樣本須主要來源于重點(diǎn)物資采購項(xiàng)目和關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)。抽樣比例要在風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果的基礎(chǔ)上進(jìn)行確定，樣本要具有代表性，要兼顧不同品種（煙用物資和非煙用物

12、資）、不同采購方式（招標(biāo)方式和非招標(biāo)方式）、不同采購層級(jí)（集中采購和分散采購）。3.6.3抽查審計(jì)要實(shí)施適當(dāng)?shù)膶徲?jì)程序。通過現(xiàn)場詢問、直接觀察、測(cè)試、盤點(diǎn)和檢查文件等方式，收集審計(jì)證據(jù)。對(duì)重大的審計(jì)發(fā)現(xiàn)和建議記錄在審計(jì)工作底稿中，以支持審計(jì)結(jié)論和建議。3.6.4采購業(yè)務(wù)部門要按照“一項(xiàng)一卷”的要求對(duì)物資采購相關(guān)資料分類歸檔并向?qū)徲?jì)部門提供以下資料：物資采購的內(nèi)控制度；采購部門的目標(biāo)任務(wù)及其完成情況總結(jié)資料；采購部門內(nèi)部工作會(huì)議記錄；物資采購項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告及批復(fù)；物資采購預(yù)算明細(xì)及批復(fù)；招標(biāo)采購文件審批資料；采購項(xiàng)目清單、供應(yīng)商選定、價(jià)格確定的依據(jù)以及審批過程記錄和文件；合同訂立申報(bào)表；評(píng)標(biāo)報(bào)告、

13、中標(biāo)通知書；供貨單位的資質(zhì)證明及報(bào)價(jià)文件；質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告單、入庫單、資產(chǎn)管理部門的有關(guān)驗(yàn)收手續(xù)；存貨收發(fā)存記錄，存貨盤點(diǎn)記錄，存貨報(bào)廢和處置記錄；倉庫、使用部門對(duì)于質(zhì)量問題的反饋記錄及其采購部門的處理記錄；物資采購有關(guān)的財(cái)務(wù)賬簿、憑證、報(bào)表及結(jié)算資料；與招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)、受托審計(jì)機(jī)構(gòu)、供應(yīng)商簽訂的合同；網(wǎng)上交易信息數(shù)據(jù)等。3.6.5審計(jì)組開展抽查審計(jì)，審核物資采購管理制度的完善性，包括以下內(nèi)容：是否建立資質(zhì)認(rèn)證、供應(yīng)商管理、預(yù)算及計(jì)劃管理、采購方式、招標(biāo)管理、采購程序、合同管理、質(zhì)量管理等方面的內(nèi)控制度并有效執(zhí)行。單位和部門的分工與授權(quán)是否符合不相容職務(wù)相分離的原則，職責(zé)分工、權(quán)限范圍與機(jī)構(gòu)設(shè)置、人

14、員配備是否科學(xué)合理。3.6.6審計(jì)組開展抽查審計(jì)，審核物資采購決策程序的合規(guī)性，包括以下內(nèi)容：是否分別成立了物資采購管理機(jī)構(gòu)并明確物資采購領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、計(jì)劃管理、采購執(zhí)行部門和物資采購監(jiān)督小組職能職責(zé)；各職能部門是否履行了規(guī)定的職責(zé)。根據(jù)全年實(shí)際購進(jìn)和耗用的結(jié)果，評(píng)價(jià)采購依據(jù)是否充分可靠；審批程序是否科學(xué)合理；審批決策過程是否存在瑕疵。業(yè)務(wù)部門是否對(duì)進(jìn)貨時(shí)點(diǎn)和批次進(jìn)行經(jīng)濟(jì)性管理，是否存在超儲(chǔ)積壓存貨。3.6.7審計(jì)組開展抽查審計(jì)，審核物資采購實(shí)施程序的規(guī)范性，包括以下內(nèi)容：是否嚴(yán)格執(zhí)行合同。是否超合同付款、超進(jìn)度付款；付款是否經(jīng)過申請(qǐng)、審批；付款是否提前或滯后、付款不實(shí)和違規(guī)結(jié)算；是否追究了違約責(zé)任；是否存在須簽訂合同而沒有簽訂合同的采購事項(xiàng)。是否嚴(yán)格物資采購供應(yīng)過程的管理，采購方式的確定是否合規(guī)，采購申購、采購實(shí)施、合同簽訂、驗(yàn)收付款程序是否規(guī)范；是否建立了質(zhì)量信息反饋渠道，質(zhì)量問題是否得到妥善處理；審查短缺物資和不符合質(zhì)量要求的物資是否查明了原因，有無根據(jù)不同情況及時(shí)組織索賠；審查對(duì)逾期未交貨者，有無按合同規(guī)定給予罰款或沒收違約金；審查對(duì)大型或數(shù)額較大的物資采購，有無取得供貨商合同的驗(yàn)收證明，合同中是否規(guī)定了必要的質(zhì)保內(nèi)容；驗(yàn)收人員的組成是否符合規(guī)定，是否由相關(guān)技術(shù)員及質(zhì)檢員依據(jù)有關(guān)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)共同驗(yàn)收并出具驗(yàn)收依據(jù)；實(shí)際到貨是