文件控制程序.doc

1、Important & Selected Documents1目的對本公司質(zhì)量管理體系所要求的所有文件予以控制， 確保各相關(guān)部門使用文件為有 效版本。2 范圍 適用于與質(zhì)量管理體系有關(guān)的所有文件，包括外來文件。3 職責(zé)3.1 總經(jīng)理對所有質(zhì)量管理體系文件的充分性和適宜性負(fù)責(zé)；3.2 管理者代表負(fù)責(zé)組織體系文件的編制和修訂工作，負(fù)責(zé)組織相關(guān)文件的評審及檢查 工作；3.3 管理部負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體系文件的歸口管理，包括外來文件的管理；3.4 各部門負(fù)責(zé)本部門文件的日常管理，并確保使用適用文件的有效版本。4 工作程序 文件控制流程圖 ：附后。4.1 文件的分類 本公司的質(zhì)量管理體系包括或涉及以下類別的文

2、件：4.1.1 公司內(nèi)部編制的文件包括：a) 第一層次：包含質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)的質(zhì)量管理手冊 ；b) 第二層次：程序文件(IS09001:20RR標(biāo)準(zhǔn)所要求的程序文件，以及公司為確保各過 程的有效策劃、運(yùn)行和控制而編制的程序文件) ；c) 第三層次：支持性文件，包括管理性文件：如管理制度、管理規(guī)定等；技術(shù)性文件： 如檢驗規(guī)程、操作規(guī)程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、作業(yè)指導(dǎo)書等。d) 第四層次：各種記錄格式。記錄格式編制及修改按本程序進(jìn)行控制，一般隨相關(guān)文 件一同審批。記錄格式填寫后形成的記錄，依據(jù)記錄控制程序進(jìn)行管理。4.1.2 本公司相關(guān)的外來文件，主要包括：a) 有關(guān)法律法規(guī) ;b) 相關(guān)國家、地方及行業(yè)標(biāo)

3、準(zhǔn)；c) 上汽- 大眾各類管理及技術(shù)文件；d) 其它適用的外來文件。各類適用的外來文件雖不屬本公司編制，但本公司各部門均應(yīng)對其進(jìn)行有效控制， 并遵照執(zhí)行。4.1.3 文件的形式主要是書面和電子版兩種，本公司應(yīng)對各種媒體形式的文件進(jìn)行有效Important & Selected Documents控制。4.2 文件的編制和審批4.2.1 文件編制和審批的權(quán)限 本公司的質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)由總經(jīng)理主持制定并批準(zhǔn)發(fā)布；a) 質(zhì)量管理手冊由管理者代表組織管理部等相關(guān)部門共同編寫，管理者代表審核， 經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布；b) 程序文件由各相關(guān)職能部門編寫，經(jīng)管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布；c) 支持性文件

4、由職能部門編寫，部門負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。d) 記錄格式隨相關(guān)文件一同審批。記錄表格的使用和管理，執(zhí)行記錄控制程序 。4.2.2 負(fù)責(zé)文件審批的人員，應(yīng)對文件的符合性、充分性、適宜性以及文件間的協(xié)調(diào)性 負(fù)責(zé)，審批時填寫文件審批表 ，以作為審批的證據(jù)。文件審批時，同時確定文件的 發(fā)放范圍。(在各個文件封面上審批簽字也可。 )4.3 文件的編號規(guī)則4.3.1 質(zhì)量管理手冊、程序文件、與質(zhì)量管理體系有關(guān)的相關(guān)文件編號、質(zhì)量記錄編 號執(zhí)行文件編號原則 。4.3.2 外來文件編號按下述規(guī)定：a) 外來文件采用原文件號；b) 屬國家標(biāo)準(zhǔn)等外來文件用原編號。4.4 文件的版本及修訂狀態(tài)4.4.1 版本號的

5、管理 文件換版后，該文件的版本號應(yīng)更新。本公司質(zhì)量管理手冊及程序文件的版本號以英文字母A、B、C表示，A為第一版，B為第二版，依次類推；4.4.2 修訂狀態(tài)的管理文件作了修改但未換版時，應(yīng)標(biāo)識修訂狀態(tài)。修訂狀態(tài)的序號以阿拉伯?dāng)?shù)字0、1、2 表示， 0 為原版未修訂， l 為第一次修訂，依次類推。4.5 文件的發(fā)放與管理4.5.1 經(jīng)批準(zhǔn)后的文件，由管理部列入公司受控文件清單 ，并對文件進(jìn)行動態(tài)管理 管理部統(tǒng)一印制，審批件或原件歸檔保存，存入計算機(jī)的文件均留備份。4.5.2 文件發(fā)放前，管理部根據(jù)確定的發(fā)放范圍標(biāo)明發(fā)放號和受控狀態(tài)。受控狀態(tài)分為 “受控”和“非受控”兩種，受控文件由管理部蓋“受控

6、”章，任何受控文件均應(yīng)確保 其為有效版本。Important & Selected Documents4.5.3 文件發(fā)放時，管理部填寫文件發(fā)放 / 回收記錄表，履行發(fā)放手續(xù)，領(lǐng)用人簽字 后方可領(lǐng)取。文件的發(fā)放，應(yīng)確保使用處能獲得適用文件的有效版本。4.5.4 收到文件后，各職能部門編制收文登記表 ，包括發(fā)放給部門個人的文件，此清 單作為本部門文件管理的主要依據(jù)。4.5.5 外來文件的發(fā)放與管理a) 有關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)： 由管理部組織相關(guān)部門進(jìn)行識別和獲取， 管理部定期更新 質(zhì) 量手冊附錄中主要法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)清單 。b) 來自上汽 -大眾的文件：該類文件各部門及時將相關(guān)文件傳遞給管理部，管理部

7、及時 列入外來文件清單 。公司領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為必要時，可打印發(fā)放，發(fā)放時履行發(fā)放手續(xù)。c) 其它外來文件：各部門收到各類外來文件后，應(yīng)到管理部備案登記在外來文件清 單，再行發(fā)放到相關(guān)部門使用。4.5.6 各部門文件的持有者，應(yīng)妥善保管所持有的文件，不得丟失或損壞。如發(fā)生丟失 或損壞等情況影響使用時，應(yīng)報管理部重新辦理補(bǔ)發(fā)手續(xù)。4.5.7 電子文件的管理a) 電子文件應(yīng)標(biāo)識清晰，以免新舊版本混用。b) 電子文件由管理部負(fù)責(zé)修改，其它部門只能使用，不能更改。c) 管理部負(fù)責(zé)打印質(zhì)量管理體系文件，其它部門不能擅自打印。d) 不論哪個部門編制的體系文件， 其電子版均應(yīng)及時報管理部備案， 任何更改均應(yīng)報綜 合部

8、認(rèn)可，并對備份文件進(jìn)行更新，并以此作為有效版本。管理部應(yīng)由專人按類別設(shè)計 文件夾，以有效管理各類文件。e) 對其它電子媒體形式(如影像資料、軟盤、光盤)的文件，各部門進(jìn)行分類管理，做 好防磁、防潮、防劃傷、防磕碰，以免損壞、丟失。4.5.8 文件的借閱和復(fù)制a) 文件借閱，相關(guān)人員應(yīng)做好登記填寫文件資料借用登記表 ，并及時歸還。b) 為確保整個公司所有文件的有效管理， 文件不能擅自復(fù)印， 任何文件復(fù)印均由管理部 負(fù)責(zé)，應(yīng)履行文件發(fā)放手續(xù)，并作發(fā)放登記文件資料借用記錄表 。c) 技術(shù)文件的借閱，應(yīng)履行正常的借閱手續(xù)，做好文件資料借用登記表 。4.5.9 文件的目視化管理 對于生產(chǎn)現(xiàn)場使用頻繁的文

9、件，公司應(yīng)采取措施，如掛上墻或設(shè)備旁，或塑封等， 以便于操作人員方便使用。4.6 文件的評審、更改、回收及作廢Importa nt & Selected Docume nts461文件的評審a）公司每年結(jié)合內(nèi)部審核對質(zhì)量管理體系文件評審一次，文件評審工作主要由管理者代表組織管理部及內(nèi)審組進(jìn)行評審，評審結(jié)果在內(nèi)審相關(guān)記錄中體現(xiàn)。b）特殊情況時，可隨時組織相關(guān)部門對某些文件進(jìn)行評審。c）評審務(wù)必考慮本公司組織機(jī)構(gòu)、崗位變化等內(nèi)部因素對文件充分性及適用性的影響， 同時也要考慮到法律法規(guī)、相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、上汽-大眾要求的變化、市場需求等外部因素， 填寫文件評審記錄。4.6.2文件的修改462.1當(dāng)發(fā)現(xiàn)文件的

10、規(guī)定不充分或不適宜時，可組織相關(guān)人員對文件進(jìn)行修改。462.2有關(guān)人員可填制文件更改申請單，明確更改原因、具體更改內(nèi)容，并經(jīng)原文 件的審批人進(jìn)行審核、批準(zhǔn)后，由管理部實施更改。462.3更改方式可包括杠改、換頁和換版。a）文件可采取杠改方式，但應(yīng)在文件中注明日期并簽字；b）當(dāng)頁面修改量大影響清晰閱讀時，應(yīng)更換新頁，并做好標(biāo)識。在發(fā)放新頁時，應(yīng)收回 作廢頁，以確保文件受控有效。c）當(dāng)通過上述方式不能保持文件清晰時， 應(yīng)對文件進(jìn)行換版，并做好版本標(biāo)識。在發(fā)放 新版時，應(yīng)收回作舊版。4.6.2.4質(zhì)量管理手冊和程序文件更改后，管理部應(yīng)在相關(guān)存檔文件的修改欄作好 記錄?？刹辉僭谄渌块T持有的相關(guān)文件修

11、改欄中記錄。4.6.3文件的作廢及銷毀a）文件經(jīng)多次更改或大幅度修改時，應(yīng)該換版，原版文件作廢。b）作廢文件需要銷毀，管理部填寫文件/記錄銷毀登記表，由管理者代表簽字同意后， 由管理部統(tǒng)一銷毀。c）因任何原因需將作廢文件保留時，應(yīng)經(jīng)管理者代表同意，并蓋“作廢保留”章以示區(qū) 別。4.7文件管理的監(jiān)督檢查管理者代表應(yīng)組織管理部等相關(guān)人員，定期對文件管理等體系的主要過程進(jìn)行監(jiān)督 檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題責(zé)成相關(guān)部門整改。5相關(guān)文件序號文件名稱文件編號責(zé)任部門備注Importa nt & Selected Docume nts1記錄控制程序HWMD-CR-4.2.4管理部2文件管理制度HWMD-GL-4.2

12、.3-01管理部3文件編號原則HWMD-GL-4.2.3-02管理部6相關(guān)記錄序號記錄名稱記錄編號保存期責(zé)任部門備注1文件審批表JL-4.2.3-01三年管理部2文件發(fā)放/回收記錄表JL-4.2.3-02三年管理部3文件更改申請單JL-4.2.3-03三年管理部4受控文件清單JL-4.2.3-04三年管理部5文件/記錄銷毀登記表JL-4.2.3-05三年管理部6收文登記表JL-4.2.3-06三年管理部7外來文件清單JL-4.2.3-07三年管理部8文件資料借用登記表JL-4.2.3-08三年管理部9文件評審記錄JL-4.2.3-09三年管理部Importa nt & Selected Docum