關(guān)于公司合同檔案的管理規(guī)定（實用收藏）

1、關(guān)于公司合同檔案的管理規(guī)定關(guān)于公司合同檔案的管理規(guī)定目的：為進一步加強合同檔案的管理工作,提高合同檔案管理水平，逐步實現(xiàn)公司合同檔案管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制定本制度。范圍:本制度的管轄范圍包括但不限于公司與合作單位簽訂的技術(shù)合同、協(xié)議，大宗、高價值物資采購合同,固定資產(chǎn)采購合同,基建項目合同,租賃合同等，以及與上述合同簽訂相關(guān)的會議紀(jì)要、備忘錄、傳真、郵件等業(yè)務(wù)資料。內(nèi)容：一、合同文本草擬：重大商務(wù)合同應(yīng)由公司草擬合同范本，并經(jīng)公司法律顧問確認(rèn)后，方可進入議定程序。涉及我方欠缺的專業(yè)知識的合同或協(xié)議,可以由對方提供合同草案，由公司制定專人進行修改，再經(jīng)公司法律顧問確認(rèn)后,方可進入

2、議定程序.二、合同協(xié)議議定：合同的議定，原則上至少由公司總經(jīng)理或董事會授權(quán)2人以上參加。持總經(jīng)理簽字或董事長簽字的合同簽訂授權(quán)書的主議定人方可代表公司在合同上簽字，并辦理合同印鑒使用手續(xù)。副議定人一般作為合同審核人，會簽待簽訂的合同協(xié)議。合同議定達成共識后，由主議定人填寫合同審批表，附上合同或協(xié)議副本,有審核人會簽，連同合同簽字授權(quán)書一起，報合同章管理員蓋公司合同專用章。合同金額超過5萬元人民幣,或年度采購金額累計超過5萬元人民幣的,須報總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可簽訂。重大的基建合同、合同標(biāo)的100萬元人民幣以上的采購合同、技術(shù)協(xié)議,需報經(jīng)董事會審批后，方可簽訂.三、合同檔案歸檔：合同簽訂后一周內(nèi)，議

3、定人需要將全部合同協(xié)議正本、連同與合同議定相關(guān)的會議紀(jì)要、備忘、傳真、郵件的原件或打印件整理完畢，一并交合同管理部門，并登記合同檔案登記管理臺賬。合同履行過程中合同雙方之間對于所有有關(guān)合同內(nèi)容的意思表達信件、催告函件等原則上也應(yīng)由雙方代表簽字確認(rèn)，并按照主合同編號為序，隨時產(chǎn)生過、隨時進行存檔。原則上,議定人可以保留上述文檔的復(fù)印件備用。當(dāng)議定人（業(yè)務(wù)員）離職時，作為工作交接的要件,必須將個人保管的合同檔案副本全部移交。四、合同臺賬的登記、保存:合同文檔管理可以以年代結(jié)合項目性質(zhì)進行分類編號。年代 項目性質(zhì) 檔案類型 序號。212 （基建/采購技術(shù)人事/質(zhì)量） （合同/協(xié)議/會議紀(jì)要備忘/傳真/郵件） 01五、合同檔案保存年限：如果僅涉及中國大陸地區(qū)的業(yè)務(wù),從業(yè)務(wù)結(jié)束之日起至少保存三年。如果涉及跨國業(yè)務(wù),則保存期限應(yīng)當(dāng)延長至五到六七年.六、合同檔案的調(diào)閱：合同檔案已經(jīng)存檔，原則上不外借，只可以調(diào)閱或復(fù)印。若需調(diào)閱合同,需按照公司文件管理制度,報經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后,方可調(diào)閱。已歸檔的合同檔案屬于公司A級保密信息,參照公司保密規(guī)定執(zhí)行。七、管理責(zé)任劃分合同檔案交付存檔前由主議定人負(fù)責(zé)管理，交付后，由管理人員負(fù)責(zé)管理。八