2021年徐礦集團(tuán)統(tǒng)一辦公平臺使用制度范文

1、徐礦集團(tuán)統(tǒng)一辦公平臺使用制度v目錄1、目的 (2)2、范圍 (2)3、定義 (2)4、權(quán)責(zé) (2)5、制度內(nèi)容 (2)1、總則 (2)2、員工使用規(guī)范 (4)3、崗位職責(zé)分工 (5)1、目的有效使用集團(tuán)公司統(tǒng)一辦公系統(tǒng)資源，保證統(tǒng)一辦公系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全有效。2、范圍集團(tuán)公司所有統(tǒng)一辦公系統(tǒng)用戶均適用。3、定義機(jī)要員公文管理中負(fù)責(zé)代辦部門接收和發(fā)送公文的角色。統(tǒng)一辦公平臺信息管理部統(tǒng)一辦公平臺的建設(shè)、維護(hù)部門。統(tǒng)一辦公平臺系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)需求定義并協(xié)同實(shí)現(xiàn)、集團(tuán)機(jī)關(guān)部分維護(hù)，同時擔(dān)任統(tǒng)一辦公平臺的超級管理員角色。統(tǒng)一辦公平臺網(wǎng)絡(luò)管理員統(tǒng)一辦公平臺規(guī)劃和系統(tǒng)維護(hù)。統(tǒng)一辦公平臺二級單位管理員統(tǒng)一辦公二級單

2、位的管理和使用。4、權(quán)責(zé)（略）5、制度內(nèi)容1、總則1、實(shí)現(xiàn)辦公電子化以提高效率和執(zhí)行力，是公司實(shí)現(xiàn)向現(xiàn)代企業(yè)邁進(jìn)戰(zhàn)略的本質(zhì)要求，提高辦公無紙化率以節(jié)約資源，是公司承擔(dān)社會責(zé)任的具體體現(xiàn)。協(xié)同辦公系統(tǒng)的目標(biāo)是要在公司范圍內(nèi)建立一套完整的工作監(jiān)控管理機(jī)制，解決部門自身與部門之間協(xié)同工作的效率問題，從而系統(tǒng)地推進(jìn)管理工作朝著制度化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的方向發(fā)展。2、本辦法由通訊計(jì)算機(jī)處統(tǒng)一辦公平臺信息管理部擬定，并共同負(fù)責(zé)監(jiān)督執(zhí)行。3、本辦法適用于所有使用本系統(tǒng)的單位和員工。4、使用統(tǒng)一辦公系統(tǒng)處理各項(xiàng)辦公事務(wù)的過程和所產(chǎn)生的結(jié)果，與原工作流程所產(chǎn)生的結(jié)果具有同樣的效力。5、公司協(xié)同辦公系統(tǒng)承載如下辦公

3、事項(xiàng)1、集團(tuán)公司及下級機(jī)構(gòu)所有發(fā)文、收文的運(yùn)作和管理。2、公司所有公告、通知的發(fā)布。3、簽報(bào)審批。4、公司公文、公告、規(guī)章制度、業(yè)務(wù)規(guī)則等電子文檔的管理和共享5、公司員工日常辦公中的信息傳遞和共享。6、展現(xiàn)企業(yè)文化的平臺，實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公的渠道。6、作為集團(tuán)公司的員工，在工作時間內(nèi)，不論身在何地，均有責(zé)任和義務(wù)，自覺地、有意識地登錄、使用統(tǒng)一辦公平臺來處理日常辦公事務(wù)。任何已發(fā)送到本系統(tǒng)上的通知、或協(xié)同工作，均視為已通知當(dāng)事人。不得以任何理由說未得知會。7、對于可在統(tǒng)一辦公平臺中處理的辦公事務(wù)，工作的發(fā)起者如果仍沿用原處理方式，則其上級領(lǐng)導(dǎo)可視情況不予受理。8、在統(tǒng)一辦公平臺中有帳戶的職工，當(dāng)其離

4、職或退休時，該員所在部門必須離職前兩天通知通訊計(jì)算機(jī)處統(tǒng)一辦公平臺信息管理部，以便停用該帳戶。如因通知不及時，該帳戶對統(tǒng)一辦公平臺進(jìn)行操作引起的一切不良后果，由帳戶所在單位負(fù)全責(zé)。2、員工使用規(guī)范1、統(tǒng)一辦公平臺運(yùn)行在集團(tuán)公司的專用網(wǎng)上，在公司固定辦公場所工作的員工，可使用桌面終端的瀏覽器，通過局域網(wǎng)直接訪問系統(tǒng)，外地下屬公司用戶可以通過vpn訪問。2、在集團(tuán)公司固定辦公場所外辦公和出差的員工，則需要通過互聯(lián)網(wǎng)訪問系統(tǒng)。移動辦公用戶直接使用手機(jī)訪問。3、集團(tuán)公司每位員工均有一個獨(dú)立的賬號和密碼，這是登錄協(xié)同辦公系統(tǒng)的唯一憑證，也是登錄后證明員工身份、確定操作權(quán)限的唯一依據(jù)。對于賬號和密碼，需要

5、遵循如下使用原則1、嚴(yán)格保密，不對任何人泄漏自己的密碼。2、至少每三個月更改一次密碼。3、委托他人代為處理自己的工作，要采用授權(quán)的形式，不要直接將密碼告知受托人。4、為自己的電腦終端設(shè)置“屏幕保護(hù)”功能，并設(shè)定為不操作電腦3分鐘后自動啟動以及啟動后需要輸入密碼解除保護(hù)。4、每位員工均要對系統(tǒng)中記錄的所有以其名義處理的事務(wù)和結(jié)果承擔(dān)責(zé)任。5、使用協(xié)同辦公系統(tǒng)的每位員工，在處理完各種工作后，應(yīng)即時退出系統(tǒng)，以保障安全。6、登錄協(xié)調(diào)辦公系統(tǒng)后，應(yīng)盡快處理自己的待辦事項(xiàng)。所有網(wǎng)上公文處理流程涉及到的工作人員處理時間應(yīng)不超過4個工作小時（即半個工作日內(nèi)）。如有外出、請假等特殊原因，必須委托相關(guān)人員代為辦

6、理。對于不能馬上處理完畢的事項(xiàng)，應(yīng)選擇“申請編輯”功能后再“保存”，以給流程中的各節(jié)點(diǎn)一個明確的狀態(tài)信息，而不應(yīng)放在“待辦事項(xiàng)”區(qū)置之不理。7、統(tǒng)一辦公平臺專為集團(tuán)公司辦公使用，所有的數(shù)據(jù)均存放在服務(wù)器端。為了不影響系統(tǒng)的效率和安全，請不要將個人的私人信息存放在系統(tǒng)中，特別是不要存放音頻、視頻、照片等大量消耗系統(tǒng)資源的信息。通訊計(jì)算機(jī)處統(tǒng)一辦公平臺信息管理部將定期對每個賬號的存儲空間占用情況進(jìn)行檢查和評估。對于明顯異常的賬號，將向所在部門發(fā)出警告通知，并在本人在場的情況下，登錄系統(tǒng)做內(nèi)容檢查。3、崗位職責(zé)分工1、統(tǒng)一辦公平臺的建設(shè)、維護(hù)工作需要各部門共同努力來完成。各部門對系統(tǒng)中記錄的所有以其

7、名義處理的事務(wù)和產(chǎn)生的結(jié)果承擔(dān)責(zé)任。1、統(tǒng)一辦公平臺集團(tuán)公司系統(tǒng)管理員1、負(fù)責(zé)擬定集團(tuán)公司統(tǒng)一辦公平臺使用管理辦法、集團(tuán)公司公文管理各個流程和其他工作流程。2、負(fù)責(zé)指定專人擔(dān)任公司公文機(jī)要員，負(fù)責(zé)集團(tuán)公司的各類文件的發(fā)布，以及來文和發(fā)文的查詢統(tǒng)計(jì)工作，詳見集團(tuán)公司發(fā)文管理使用文檔。3、負(fù)責(zé)集團(tuán)范圍內(nèi)各項(xiàng)公告、通知的發(fā)布。4、指定專人擔(dān)任統(tǒng)一辦公系統(tǒng)的二級單位管理員，負(fù)責(zé)注冊、刪除用戶，并作相應(yīng)的權(quán)限設(shè)置。5、負(fù)責(zé)確定公司組織機(jī)構(gòu)和人員變動信息以及各級人員的權(quán)限設(shè)置，并通知相關(guān)系統(tǒng)的管理員，在相應(yīng)系統(tǒng)中做出相應(yīng)的更改。6、負(fù)責(zé)解答由各部門設(shè)立的系統(tǒng)輔導(dǎo)員對協(xié)同辦公系統(tǒng)提出的各項(xiàng)疑問，負(fù)責(zé)收集、統(tǒng)計(jì)用戶對系統(tǒng)的意見和建議。7、負(fù)責(zé)和系統(tǒng)開發(fā)方中能發(fā)科技聯(lián)系。8、負(fù)責(zé)審核各統(tǒng)一辦公平臺使用單位提供的需求，最終協(xié)調(diào)整理實(shí)現(xiàn)。2、統(tǒng)一辦公平臺集團(tuán)公司網(wǎng)絡(luò)管理員職責(zé)1、負(fù)責(zé)統(tǒng)一辦公平臺的規(guī)劃、建設(shè)工作。2、負(fù)責(zé)協(xié)同辦公系統(tǒng)軟、硬件的日常技術(shù)維護(hù)工作，包括數(shù)據(jù)備份、系統(tǒng)升級等。3、負(fù)責(zé)統(tǒng)一辦公平臺的安全管理，承擔(dān)服務(wù)器系統(tǒng)管理員角色。3、統(tǒng)一辦公平臺二級單位系統(tǒng)管理員職責(zé)1、指定具有較好計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識和使用技能的人員擔(dān)任部門輔