9A文會議流程及服務安排細節(jié)

1、MeiWei 81- 優(yōu)質適用文檔】會議流程及服務安排一、會前準備1、辦公室人員收到會議通知，首先需問清楚 會議服務要求 ，然后將具體 安排轉告會務工作人員， 由會務工作人員準備會議前工作， 了解與會人員的相 關資料，并做好會務登記，保持良好的信息溝通，促進會議的順利進行。2、確定會議的 出席人數(shù) ，根據(jù)與會人員情況及會議規(guī)格適時調整會議場 地，并對會場的各項設施進行認真檢查。3、草擬會議議程 ，經(jīng)上級領導批準后分發(fā)所有與會人員。會議議程是會 議內容的概略安排，議程中應涵蓋主題、時間、地點，參加人員及議題安排等 具體事項，開會之前要將會議議程傳達給與會人員。4、合理安排相關會務工作人員，其工作

2、人員要做到以下幾點：（一）儀容儀表（1）著裝統(tǒng)一整潔，不穿拖鞋、響釘鞋。（2）接待人員短發(fā)不遮眼，長發(fā)后梳成馬尾或盤髻。要求化淡妝，不濃妝艷抹，不佩戴首飾。（3）坐站姿勢規(guī)范端莊，不翹腿。二）語言（1）語調溫和親切，音量適中，普通話規(guī)范。MeiWei_81- 優(yōu)質適用文檔】MeiWei 81- 優(yōu)質適用文檔】（ 2）語言文明禮貌，適時運用“您好” 、“您請用”、“請”、“謝謝”、“對不起”、“沒關系”等禮貌用語。（3）對服務對象主動打招呼，不漫不經(jīng)心，不粗言粗語，不大聲喧嘩。（三）態(tài)度（1）敬業(yè)、勤業(yè)、樂業(yè)，精神飽滿，彬彬有禮。（2）微笑服務，態(tài)度誠懇、熱情、周到。（3）工作差錯失誤及時糾正并

3、當面賠禮道歉。（ 4）解釋問題有禮有節(jié)。（四）紀律（ 1）會議服務前不吃異味食品。2）不在會議期間使用電話。（3）服務過程中不打哈欠、噴嚏、挖耳鼻。（4）嚴格遵守職業(yè)道德。5、辦公室應在會議召開前一天，以文件、郵件、電話等形式通知與會人 員會議的時間、地點及其他具體注意事項。6、重要會議的召開，應提前做好必要的彩排工作，會議期間的演講稿件 和電子演示文檔需要統(tǒng)一規(guī)范，并測試投影儀等電子設備是否能正常使用。MeiWei_81- 優(yōu)質適用文檔】【MeiWei_81- 優(yōu)質適用文檔】7、會場招待的水果及飲品采購要在前一天準備好，并按照與會人員的數(shù) 量及會議規(guī)格進行合理購買； 如會議結束后有安排宴會的

4、要求， 應確定宴會時 間，選好宴請場所，并根據(jù)公司接待預算的金額確定菜單；宴會中所需飲用的 酒水也應提早預訂。8、參照與會人員的名單制作名牌，名牌以紅底紙張打印，上面分別注明 單位名稱，名字及職位，注意文字大小適當，清楚易識。紙張裁剪規(guī)格為 8.5K15.11cm, 并使用兩面三角名牌架擺放。9、會場的座次安排要分清主次，特別是有貴賓參加會議的情況下，更要 安排妥當。座椅的數(shù)量應按出席人數(shù)擺放，并多預留兩到四位。10、會務工作人員進行會場布置：（ 1）檢查會議室衛(wèi)生情況（桌面、桌洞、椅子、地面、地毯、杯具、水 壺等），確保會議室整潔及會議用品的清潔。根據(jù)與會人員的人數(shù)擺放好演講 臺、桌椅、橫幅

5、（會標） 、桌牌、花草、簽到桌、指示牌、果盤、筆、本、會 議議程及其他會議所需要的文件。（ 2）采用拉線的方式，確保桌椅、杯具等會議用品的整齊擺放。擺放花 卉時，如橢圓長桌中間空地、會議室角落，另外會議桌上也可訂做鮮花花束， 但要把握好尺寸，不可過大過高，花卉顏色可視會議主題而定。（3）根據(jù)會議議程，合理安排與會人員的座位、座牌、發(fā)言人、領導人 講話順序、其它會議物品以及是否需要音樂、是否需要投影儀等，及時檢查確 保所需物品的齊全，做好會議前的準備工作。（4）根據(jù)發(fā)言人位置擺放話筒，并調試（話筒位置的高低、效果及接口MeiWei_81- 優(yōu)質適用文檔】【MeiWei 81- 優(yōu)質適用文檔】等）

6、，確保話筒及音量正常，如需要音樂，要提前試播，確保正常播放；如需要 投影儀，則根據(jù)會議實際需要確定投影儀、幕布的擺放位置，由工作人員進行 調試。準備并調試好備用話筒，以備會議過程中話筒突發(fā)情況，及時更換。（5）會議所需的備品要按以下要求擺放：座位的正前方擺放座次牌， 右手正前方杯墊及水杯 （杯把向右側轉 45 度）， 靠近水杯位置擺放消毒濕巾（也可不備） ，左手前方可放置水果或瓶裝純凈水 （以防領導不喝茶水） ，正中放置筆記本、會議議程、會議資料及其他與會議 相關的紙質文件，文件右側則擺放簽字筆。其他物品，如激光筆、抽取式紙巾 等可隨機擺放，注意桌面整齊劃一，不可過于擁擠、雜亂。具體細節(jié)： 茶

7、杯：茶杯定位。拇指和食指拿杯把，杯把要求對齊椅子的右側扶手， 擺放成一條直線，茶杯蓋上的花豎與杯把垂直，茶杯上的標記一致對準客人， 擺放統(tǒng)一。 杯墊、玻璃杯：拇指與食指拿起杯墊放在茶杯的左側，杯墊上兩個花瓣 的夾角對準客人，與茶杯的距離約為 1CM，手指握住玻璃杯的底部擺放在杯墊 上，切勿用手指碰杯壁，杯底的花紋要以豎條紋對準客人。 礦泉水：擺放時，拇指與食指握住礦泉水的兩個紅標擺在杯具的左側， 與其旁邊的玻璃杯一指之隔，漢字標志一面對準客人。 毛巾托：毛巾托豎著放在杯與玻璃杯中間的正前方約 2CM處。 筆記本、會議資料等文件：對齊桌子外沿，對準椅子正中。MeiWei_81- 優(yōu)質適用文檔】【

8、MeiWei 81- 優(yōu)質適用文檔】 筆：放在筆記本、會議資料的右側，注意筆的標志朝上方放置。11、會議開始前一個小時要準備好充足熱水， 會議進行中注意始終保持倒 水的壺滿，以備及時的加水。12、準備工作的檢查會務工作人員應提前一個小時進入會場， 檢查會場整體效果， 確保各項準 備工作到位，在所有物品擺放完畢后分別檢查桌子兩側的茶杯、玻璃杯、礦泉 水是否在一條直線上（如不在一條直線上做適當?shù)恼{整） ，同時檢查所有物品 是否符合擺放要求（如不符合的按照擺放標準擺好） 。打開電子設備，打開照 明燈及通道門，做好引導工作。如需使用空調，應提前半小時開啟。13、準備工作完成后會場外應設有與會人員簽到處

9、，簽到處最好設在入口通道較明顯的地方。 如與會者涉及公司外部人員，可視具體需求擺設“請賜名片”名牌于簽到處。 然后，會前 15 分鐘站在會議室門口兩側，雙手自然交疊在腹前，面帶微笑恭 候與會人員的光臨。 在與會人員距會議室門 2 米處主動拉門讓其進入， 同時根 據(jù)不同的身份和年齡使用敬語問候（如早上好、下午好等文明用語） 。二、會議過程中1、會議開始后工作人員迅速斟倒茶水，如果需要毛巾，工作人員應先備 毛巾（上毛巾的時候注意用夾子，不能用手直接拿） ，再斟倒茶水。首次倒茶后應在 15 分鐘左右再次續(xù)水，以后每隔 15分鐘或 20 分鐘續(xù)一 次水，如客人杯中有茶水應征詢客人意見，并禮貌地小聲對客

10、人說： “對不起，MeiWei_81- 優(yōu)質適用文檔】【MeiWei 81- 優(yōu)質適用文檔】請問需要加水嗎？” 或做個手勢，待客人同意時方可進行。 可根據(jù)實際情況 （領 導杯中水的水量）來靈活掌握倒水時間。倒水時，右手拿暖瓶，左手的小拇指 和無名指夾起杯蓋，用大拇指、食指和中指握住杯把，將茶杯端起，側身，在 領導的身后緩緩倒水后放回茶杯，一切行為應在客人右手方完成。通常會議室內不許吸煙， 如特殊情況需擺放煙缸， 煙缸內煙頭不得超過三 支應及時更換，會場中均使用托盤服務。2、工作人員在音控室時隨時注意音響監(jiān)聽， 發(fā)現(xiàn)問題及時查找問題所在， 并迅速解決。（及時檢查話筒、調音臺、功放機、協(xié)調器、音響

11、等設備的連接 情況）。3、根據(jù)會議議程，及時關注下一位發(fā)言人的話筒開關及位置，如遇到話 筒突然失常，應迅速更換備用話筒。4、會議中要注意觀察主席臺，察覺領導如有需要幫助時，及時上前詢問。5、如果會議過程中使用國歌、國際歌，播放過程中所有工作人員要站立 行注目禮，不準隨意走動。6、在會議過程中，遇到參會人員有特殊的要求，應盡量給予解決，如不 能及時解決，請其稍等，然后立即向上一級報告，并盡快給予答復。7、會議中間休息時，工作人員要盡快整理會場，補充和更換各種用品。8、在會議進行中，工作人員不允許隨便進出會場，要保持并維持會場秩 序，使會議能夠在安靜的環(huán)境中順利進行。三、會議結束階段MeiWei_

12、81- 優(yōu)質適用文檔】【MeiWei_81- 優(yōu)質適用文檔】1、會議結束時，工作人員應及時打開通道門，站立兩側，禮貌相送，微 笑點頭，并說“慢走、再見” 。2、會后及時做好會場清理工作。檢查會場內有無與會人員遺留的物品， 若發(fā)現(xiàn)有遺留物品應迅速做好記錄并及時歸還。3、會后嚴格做好保密工作，工作人員應不詢問、議論、外傳會議內容， 不帶無關人員進入會議室。4、如單位外部與會人員有參觀單位環(huán)境的意愿，在不影響單位正常辦公的情況下，工作人員應做好指引和陪同工作。5、配合拍攝人員工作，并組織與會人員在指定地點進行合影留念。如會 議結束后有安排宴會， 應提前與飯店工作人員確定到場時間， 并通知與會人員 及做好陪同和接待工作。6、組織會場的后期整理和清潔工作。與會人員所用茶杯、毛巾等物品洗 刷干凈，分別消毒，桌椅擦凈并擺放整齊，以備下次會議時使用，地板、地毯 清理干凈。（如會議室超過兩天沒有使用，需及時的檢查會議用品的清潔、桌 椅的整潔，確保會議室隨時可以使用。 ）7. 關閉所有電器設備，話筒、空調等，帶好會議室鑰匙進行安全檢查后離 開會場。（會議室注意隨手鎖門，杜絕無人門開著