Selected公司文件管理規(guī)定

1、Important & Selected Documents 公司文件管理規(guī)定 1. 目的和作用 公司的文件資料是公司的重要財富， 加強對文件的管理， 使文件在經(jīng)營管理中充分發(fā)揮信息 導向作用， 保障和促進宮縮各項經(jīng)營活動的順利進行， 是公司管理層的重要工作。 為實 現(xiàn)文件管理的程序化、規(guī)范化，使文件的管理既高效又安全，特制定本規(guī)定。 2. 管理職責 公司的文件管理統(tǒng)一由總經(jīng)辦歸口負責。 應加強隊本部門秘書工作人員的業(yè)務培訓， 抓好文 件的立卷歸檔、 存放保管以及文件使用各環(huán)節(jié)的管理程序。 并對各職能部門的文件管理 工作進行指導和工作檢查。 3. 文件立卷歸檔管理 秘書部門對公司文件的立卷歸檔

2、，應按照以下程序做好工作： 3.1 收集立卷文書材料。 應堅持平時隨時收集文件進行歸檔， 以保證文件材料的完整， 對于辦理完畢的文件材料應及 時收回， 對于會議文件要及時整理， 對于本企業(yè)的對外發(fā)文要保留好底稿和正本。 3.2 做好立卷類目的分類。 按照不同文件的性質(zhì)分成若干類別， 如黨政文書類、 人事管理類、 生產(chǎn)管理類、 經(jīng)濟財務類、 對外業(yè)務類等，以便于文件的管理和保管。 3.3 擬定卷內(nèi)文件保存價值。 按照統(tǒng)一的原則標準，將卷內(nèi)所有文件分為永久、長期、短期三種不同的保管期限。 3.4 科學、合理地排列卷內(nèi)文件。 應按照一定的規(guī)律排卷內(nèi)文件，使文件保持條理性，一般要求是： 3.4.1 重

3、要文件在前，次要文件在后。 3.4.2 政策性文件在前，業(yè)務性文件在后。 3.4.3 綜合性文件在前，專題性文件在后。 3.4.4 正文在前，附件在后。 3.4.5 結論性文件在前，調(diào)研性文件在后。 3.5 文件裝訂成案卷。 定卷時， 在完成對卷內(nèi)文件系統(tǒng)排列后，應編號， 填寫卷內(nèi)目錄和卷本備考表， 然后填 好案卷的封皮及案卷的目錄，最后按規(guī)定的方式進行裝訂。 3.6 文件移交歸檔。 文件完成立卷工作， 就可在規(guī)定的時間移交檔案室， 一般都在年終時進行。 移交檔案時 要有移交目錄，雙方清點后，應簽字確認。 4文件的存放管理 Important & Selected Documents Impo

4、rtant & Selected Documents 文件的存放指日常文件的保管，主要由文秘人員負責，應做好以下方面工作： 4.1 加強文件安全性的管理。 4.1.1 文件應當有一個安全的存放之處，如專門的文件室與文件柜。 4.1.2 文件應當有專人負責保管，文件存取及文件室、文件柜的鎖匙保管均只得由專管人員 掌握。 4.1.3 應對專管人員提出責任要求，主要應做好防盜、防火、防潮、防蟲、防塵、防損等方 面的工作。 4.1.4 主管人員應經(jīng)常對專管員進行文件安全督察。 4.2 做好存放文件的分類工作。 4.2.1 按文件的辦理情況，可分為待辦件、辦結件分別存放；不需辦理的，作為閱知性文件 存放

5、。也可按現(xiàn)行文件、存檔文件、余存文件、待銷文件進行分類。 4.2.2 對分好類的文件按收文順序排列，并應在保存文件的盒或袋內(nèi)放入文件目錄，以利查 找。 4.2.3 本單位發(fā)文的存檔件和余存文件應分別存放，文件發(fā)出后，要將文件底稿同正式文件 放入待存檔文件盒內(nèi)， 余存件放入余存文件袋， 并在封面標上文號、 余存份數(shù)， 袋內(nèi)還應附有余存文件登記表，使用余存文件時需在登記表上登記，收回時在 表上注銷。 4.3 做好文件的清退工作。 4.3.1 對于規(guī)定應辦理清退的文件，秘書部門應制發(fā)清退文件通知單，并對應清退的文件加 蓋清退簽章。 4.3.2 清退的文件按時間要求可分為以下兩種： a. 隨時清退的文

6、件。包括傳閱件、會簽和送審件、承辦件以及有重大錯誤需清退的文件等。 這類文件要求閱后盡快清退，否則會貽誤工作。 b. 定期清退的文件。這類文件大多是上級機關下發(fā)的文件，清退時間一般半年清退一次，也 可年終一次性清退。 4.3.3 對清退文件工作的要求一是要及時，即在要求的時限內(nèi)完成清退工作；二是要完整， 清退的文件不能有丟失和缺損。 4.4 做好文件的銷毀工作。 4.4.1 公司每年的年底應對以下需銷毀的文件進行清繳和銷毀工作： a. 上級下發(fā)的不需要歸檔立卷的文件。 b. 本機關制發(fā)的歸檔立卷后的余份。 c. 下級抄報的無存檔價值的文件、材料。 d. 無歸檔立卷價值的內(nèi)部刊物、資料。 e.

7、上級機關指定需銷毀的文件。 Important & Selected Documents Important & Selected Documents 4.4.2 對需銷毀的文件，在清點時一般需在收發(fā)文記錄薄上加蓋“銷毀”印簽，并江清繳出 的銷毀文件統(tǒng)一填寫在銷文登記表上。 4.4.3 在銷毀文件前應將銷毀文登記表上報公司領導審核簽批，由上級領導作最后的 鑒別，確認文件沒有存檔價值后方可將文件銷毀。 4.4.4 秘書人員銷毀文件時應有上級指派的監(jiān)銷人在場，文件銷毀后，監(jiān)銷人也在銷 文登記表上簽字。 5閱文管理 根據(jù)文件的不同情況，閱文管理包括傳閱管理、借閱管理和閱文室管理幾個方面。 5.1 文

8、件的傳閱管理。 5.1.1 總經(jīng)辦主任應指定專門負責傳閱文件的文秘人員（可兼職） ，負責對文件的傳 閱進行跟蹤管理，準確掌握文件流向。 5.1.2 對傳閱文件實行登記制度，傳閱人收到文件時，應在登記簿上填寫簽收，閱完后把文 件退回并注明。 5.1.3 閱文者不得將文件在同級之間橫向傳遞，閱完后應退還文秘人員，由文秘人員交給下 一個傳閱人。 5.1.4 為了防止文件在傳閱過程中積壓，從而延誤辦理，文書部門應當及時催閱，以提高文 件辦理的效率。 5.2 文件的借閱管理。 5.2.1 總經(jīng)辦負責制定文件借閱的有關制度，包括審批、登記、催退等方面具體要求，文秘 人員， 又文秘人員在文件借閱管理中應嚴格

9、照章辦事，確保文件借出后是有利 于企業(yè)而不是危害企業(yè)的。 5.2.2 借閱文件者應對文件負責，遵守以下紀律： a.保護文件不得丟失。 b.借閱的文件不得翻閱，不得轉(zhuǎn)借他人。 c. 做好保密工作，不得轉(zhuǎn)借他人。 d. 愛護文件、注意清潔，不要弄臟。 e. 在規(guī)定的時間內(nèi)，閱后退還。 5.2.3 本企業(yè)的工作人員借閱業(yè)務性的非機密文件，可以不經(jīng)領導的審批，由秘書人 員掌握。 但如借閱機密文件， 尤其是在閱讀范圍之外的， 必須經(jīng)公司領導批準。 5.2.4 為單位人員借閱文件時，須持有介紹信，經(jīng)總經(jīng)理的特批方能辦理借閱。 3.2.5 絕密文件只有董事長、總經(jīng)理可以借閱，其他人員（指閱讀范圍內(nèi)的人員）只

10、 能指定地點或閱文室內(nèi)閱讀。 5.3 閱文室的管理。 5.3.1 對于存放份數(shù)較少、機密程度高和不便傳閱、借閱的文件、資料和刊物，應在總 Important & Selected Documents Important & Selected Documents 經(jīng)辦專設的閱文室閱讀， 這樣既能加強文件的保密管理， 也有利于文件的利用。 5.3.2 在閱文室內(nèi)的文件要分級別存放，以便于閱文室人員按規(guī)定的閱讀范圍提供文 件和資料。 5.3.3 閱文室的一些固定閱文者，由總經(jīng)辦發(fā)給“閱文證” ，可以憑證進入閱文室。其他 人必須經(jīng)領導審批， 并且必須在閱文室負責人陪同下領取所需文件閱讀， 不能 隨意翻

11、看其他文件。 6文件的復印管理 文件的復印主要是因為原發(fā)的文件在數(shù)量上不能滿足閱讀的需要。但是如不加強控制管理， 就會出現(xiàn)文件翻印混亂造成機密的泄露。 公司對復印文件的管理主要是以下方面的控制： 6.1 公司文件的復印由總經(jīng)辦統(tǒng)一負責組織進行， 各部門應將需復印的文件資料送到總經(jīng) 辦，并應填寫復印登記表，然后才能復印。 6.2 各部門主管和公司領導負責對分管范圍的復印文件資料的內(nèi)容、印張進行審查把關。 6.3 一搬文件資料的復印，經(jīng)部門主管簽字同意，即可交總經(jīng)辦復印。 6.4 機密文件資料的復印，須經(jīng)公司分管的副總經(jīng)理簽字批準。 6.5 絕密文件資料的復印，必須經(jīng)總經(jīng)理簽字批準。 6.6 需要

12、公開發(fā)表的文件， 同內(nèi)部印發(fā)文件一樣， 也必須事前按以上條款的規(guī)定辦理審 批手續(xù)。 按照統(tǒng)一的原則標準，將卷內(nèi)所有文件分為永久、長期、短期三種不同的保管期限。 6.7 文件資料的翻印除了復印， 其他如打印、 傳真等， 均應按復印的管理規(guī)定和要求執(zhí) 行。 應按照一定的規(guī)律排卷內(nèi)文件，使文件保持條理性，一般要求是： 7.附件 附件一：公司文件資料利用管理程序圖 附件二：公司文件目錄表 附件三：文件傳閱管理工作內(nèi)容一覽圖 附件四：文件傳閱單 附件五：文件借閱管理工作內(nèi)容一覽圖 附件六 : 文件借閱登記表 附件七：文件復印管理流程圖 附件八：銷文登記表 Important & Selected Documents Important & Selected Documents 制表：年月日 公司文件目錄表 類目： 日期 文件號 發(fā)文機關 文件標題 處理情況 存檔 轉(zhuǎn)出 銷毀 附件四： 文件傳閱單 文件號 文件名稱 來文單位 來文時間 Important & Selected Documents Important & Selected Documents 附加六： 文件借閱登記表 領 導 批 示 傳 閱 文 件 記 錄 傳閱時間 傳閱人簽字 傳閱時間 傳閱人簽字 Important & Selected Docu