商務(wù)接待和企業(yè)活動(dòng)規(guī)范管理辦法

1、 商務(wù)接待和企業(yè)活動(dòng)規(guī)范管理辦法 第一章 商務(wù)接待 一、接待目的 商務(wù)接待工作是公司重要的對(duì)外窗口之一，參加接待的工作人員要遵守紀(jì)律，有禮有 節(jié)、熱情大方，樹立公司的良好形象。 為規(guī)范公司商務(wù)接待活動(dòng)，提高商務(wù)接待人員的素質(zhì)要求，并保證商務(wù)接待活動(dòng)順利 完成，特制訂本辦法。 二、范圍 本辦法適用于公司所有商務(wù)接待活動(dòng)的管理。 三、商務(wù)接待管理 總經(jīng)辦是公司商務(wù)接待活動(dòng)的管理部門，公司商務(wù)接待以及宴請(qǐng)用餐等均由總經(jīng)辦統(tǒng) 一安排。 四、商務(wù)接待工作原則 持重 1、對(duì)等接待、各負(fù)其責(zé)、相互配合的原則。商務(wù)接待工作涉及面廣，必須堅(jiān) 點(diǎn)、兼顧一般，按照對(duì)等接待、各負(fù)其責(zé)、相互配合的原則，上下一致，齊心協(xié)

2、力，共同 做好接待工作。 2、規(guī)范高效、安全節(jié)儉、服務(wù)一流的原則。商務(wù)接待工作應(yīng)規(guī)范服務(wù)，提高辦事效 率、熱情周到，視客情適度接待，提倡節(jié)儉，反對(duì)浪費(fèi)，注重思想情感交流，不推諉扯 皮，不應(yīng)付拖拉。 3、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)算管理、嚴(yán)格控制的原則。對(duì)各項(xiàng)商務(wù)接待費(fèi)用實(shí)行預(yù)算管理，由 總經(jīng)辦經(jīng)理根據(jù)核定的預(yù)算嚴(yán)格控制使用，商務(wù)接待費(fèi)用原則上不得超過限額，如需追加 預(yù)算，由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人另行審批。 五、商務(wù)接待職責(zé)與分工 1、接待工作是公司窗口式工作，對(duì)于塑造企業(yè)良好形象、實(shí)現(xiàn)公司經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，具有 十分重要的意義。各相關(guān)部門及人員必須高度重視且規(guī)范行為。 2、接待內(nèi)容包括：交通安排、住宿、餐飲、接待、洽談、參觀

3、介紹、行程安 排及招待服務(wù)等。分工如下： 總經(jīng)辦行政文員：負(fù)責(zé)來賓交通、住宿工作； 秘書：負(fù)責(zé)來賓行程安排、餐飲、接待、參觀介紹、洽談并陪同始終； 前臺(tái) 文員：協(xié)助行政文員完成交通安排，協(xié)助秘書完成餐飲接待、商務(wù)宴請(qǐng)工作； 總經(jīng)辦經(jīng)理對(duì)接待工作負(fù)有全面責(zé)任； 來賓工作對(duì)接相關(guān)部門全力配合并派專人全程陪同。 六、商務(wù)接待流程與計(jì)劃 1、總經(jīng)辦經(jīng)理在接到公司領(lǐng)導(dǎo)通知或相關(guān)部門來訪預(yù)約任務(wù)時(shí)，應(yīng)了解來賓基本情 況：來賓單位、來賓職務(wù)、來訪具體時(shí)間、來訪人員聯(lián)系人和聯(lián)系方式、本地逗留日期、 目的，并下達(dá)接待任務(wù)給總經(jīng)辦秘書。 2、總經(jīng)辦秘書主動(dòng)接洽來賓聯(lián)系人，確認(rèn)來訪人員詳細(xì)信息，包括來訪人數(shù)；主要

4、成員姓名、身份（職務(wù)、級(jí)別等） 、性別、民族（在食宿等方面有無特殊要求和風(fēng)俗習(xí) 慣）、是否需要訂房、訂票、接送等。 秘書根據(jù)來賓情況及時(shí)向經(jīng)理匯報(bào)，確定我方接待規(guī)格及參與人員，并制定接待計(jì) 劃，排出日程安排表，酌情安排接待標(biāo)準(zhǔn)。在這基礎(chǔ)上填寫商務(wù)接待申請(qǐng)表 ，此外， 還應(yīng)告知我方聯(lián)系人姓名和聯(lián)系方式。并按計(jì)劃通知參加會(huì)晤的領(lǐng)導(dǎo)、陪同人員、落實(shí)會(huì) 晤時(shí)間及場(chǎng)所。 3、總經(jīng)辦行政人事助理根據(jù)情況提前預(yù)定車票、機(jī)票以及酒店，并將相關(guān) 信息告知秘書，以便秘書及時(shí)反饋給來賓。 4、總經(jīng)辦秘書根據(jù)來賓情況合理安排接待標(biāo)準(zhǔn)；并在酒店房間內(nèi)準(zhǔn)備相關(guān)資料、茶 水等。根據(jù)計(jì)劃、安排來賓游覽路線、購(gòu)物、娛樂項(xiàng)目等。

5、 6、前臺(tái)文員根據(jù)情況提前安排好接待所需車輛并告知總經(jīng)辦秘書，負(fù)責(zé)接待任務(wù)的 司機(jī)須保證車輛清潔和安全性能的良好。司機(jī)車輛聽從總經(jīng)辦經(jīng)理和秘書協(xié)調(diào)安排，統(tǒng)一 調(diào)度。 7、特殊會(huì)議，總經(jīng)辦須準(zhǔn)備安排會(huì)場(chǎng)花卉、水果、煙茶、音響設(shè)備、投影設(shè)備、領(lǐng) 導(dǎo)席簽、橫幅、制作歡迎牌、指示牌、安排禮儀人員，并邀請(qǐng)新聞媒體和草擬新聞通稿， 安排攝影攝像等。 七、接待經(jīng)費(fèi) 公司所有商務(wù)接待費(fèi)用均由總經(jīng)辦秘書負(fù)責(zé)報(bào)銷和借支?？偨?jīng)辦秘書根據(jù)接待計(jì)劃提 前申請(qǐng)借支單，按照借支流程走審批；接待完成后 15 個(gè)工作日內(nèi)，完成經(jīng)費(fèi)報(bào)銷流程。 若在接待中產(chǎn)生無發(fā)票的接待費(fèi)用，取得總經(jīng)辦經(jīng)理和財(cái)務(wù)人員同意后，可使用其他 發(fā)票替代。

6、 八、注意事項(xiàng) 接待中涉及機(jī)要事務(wù)、秘密文電、重要會(huì)議，要特別注意保密，接待中既要熟練介紹 公司情況，又要內(nèi)外有別，嚴(yán)守本公司商業(yè)機(jī)密，對(duì)不宜攝影攝像的場(chǎng)合，應(yīng)向參觀人員 說明。 第二章 企業(yè)活動(dòng) 一、定義解釋： 企業(yè)活動(dòng)就指由企業(yè)或公司名義組織的各種各樣形式的活動(dòng)，如排號(hào)活動(dòng)、開盤活 動(dòng)、培訓(xùn)會(huì)議、接待活動(dòng)、趣味活動(dòng)、年會(huì)、集體聚會(huì)、戶外拓展等。 二、活動(dòng)分級(jí) 1、 公司層面 2、 部門層面 三、適用范圍 全體在職員工 四、 活動(dòng)計(jì)劃與流程 1 、 公司層面 發(fā)起部門擬定活動(dòng)計(jì)劃和活動(dòng)流程，并提前發(fā)出通知，所有在職員工配合計(jì)劃的完 成。計(jì)劃中，有安排工作的員工，全力配合發(fā)起部門做好工作；若計(jì)

7、劃中，無工作安排， 均視為后勤保障人員，配合整個(gè)計(jì)劃的安排和調(diào)度。 活動(dòng)流程按擬定方案執(zhí)行。 2、 部門層面 發(fā)起部門提前告知相關(guān)部門或個(gè)人活動(dòng)計(jì)劃與流程，以便相關(guān)部門或個(gè)人提前做好配 合準(zhǔn)備工作。 活動(dòng)流程按擬定方案執(zhí)行。 第三章 考 核 一、考核方式 1、 公司層面活動(dòng) 員工一次缺勤，扣當(dāng)月績(jī)效 15 分，年度績(jī)效考 5 分。 2 、 部門層面、其他部門或公 司 員工一次缺勤，扣當(dāng)月績(jī)效 10 分，年度績(jī)效扣 3 分。 3、員工若因病缺勤，填寫員工請(qǐng)假單 ，部門經(jīng)理和人事部批示 “事假 ”，按照事 假標(biāo)準(zhǔn)扣當(dāng)月考勤；員工若因事缺勤，填寫員工請(qǐng)假單 ，部門經(jīng)理和人事部批示 “曠 工”，按曠工

8、標(biāo)準(zhǔn)扣當(dāng)月考勤 ,并計(jì)入當(dāng)月績(jī)效考核。 二、附則 1、附商務(wù)接待申請(qǐng)表和商務(wù)接待中的座次安排（圖） 。 2、本辦法最終解釋權(quán) 歸總經(jīng)辦所有。 三、備注 總經(jīng)辦 二 O 一四年五月十二日 附件 1 商務(wù)接待申請(qǐng)表 申請(qǐng)部門： 負(fù)責(zé)人： 1 、客人信息： 2、接待時(shí)間： 年 月 日 至 年 月 日共 日 3、接待事由： 4、洽談參加人員： 5、陪同人員： 6、招待項(xiàng)目： 交通 住宿 宴請(qǐng) 娛樂 游覽 其它： 7 、其它要求： 8、接待經(jīng)費(fèi)預(yù)算： 元，（大寫： ） 附件 2 商務(wù)接待中的座次安排 （一）、關(guān)于會(huì)議主席臺(tái)座次的安排 主席臺(tái)人數(shù)為奇數(shù)時(shí) 主席臺(tái)人數(shù)為偶數(shù)時(shí) （二）、關(guān)于宴席座次的安排 宴請(qǐng)客人，一般主陪在面對(duì)房門的位置，副主陪在主陪的對(duì)面， 1 號(hào)客人在主陪的右 手， 2號(hào)客人在主陪的左手， 3 號(hào)客人在副主陪的右手， 4號(hào)客人在副主陪的左手，其他可 以隨意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果場(chǎng)景有特殊因素，應(yīng)視情而定。 中餐桌 西餐桌 （三）、儀式的座次安排 簽字雙方主人在左邊，客人在主人的右邊。雙方其他人數(shù)一般對(duì)等，按主客左右排 列。 （四）、關(guān)于乘車的座次安排 小轎車 1 號(hào)座位在司機(jī)的右后邊， 2 號(hào)座位在司機(jī)的正后邊， 3 號(hào)座位在司機(jī)的旁 邊。（如果后排乘坐三人，則 3 號(hào)座位在后排的中