淮溪花園商務(wù)酒店采購管理制度最新整理

1、淮溪花園商務(wù)酒店采購管理制度一、總原則1、本酒店員工必須遵紀(jì)守法，從公司整體利益出發(fā)，相互協(xié)作2、本酒店各部門必須相互銜接，各負(fù)其責(zé)。3、必須做到賬款分管，賬物分管，手續(xù)齊全。4、每項(xiàng)業(yè)務(wù)必須簽字， “簽字”就是牽制。二、原材料采購（一）總則1、為規(guī)范酒店的采購行為，加強(qiáng)對酒店日常采購的監(jiān)督管理，降低酒店運(yùn)營成 本，特制定本規(guī)定，望遵照執(zhí)行。2、本規(guī)定是酒店購置客用品，原料、燃料、輔料，零部件，營運(yùn)設(shè)備，工程配 件，辦公用品，勞動防護(hù)用品，以及其他物資過程中的決策、價格監(jiān)督、質(zhì)量檢 驗(yàn)、倉儲管理等行為的基本規(guī)范。3、酒店按照“四權(quán)”分離原則（即詢價、采購、收貨、付款四權(quán)分離） ，科學(xué)有 效、公

2、正公開、比質(zhì)比價、監(jiān)督制約的原則，建立健全采購管理的各項(xiàng)制度。4、酒店各部門應(yīng)按照物資采購的內(nèi)控程序執(zhí)行，即采購計(jì)劃申請確立- 詢價、比價- 確定價格- 簽訂合同（或出正式訂單） 實(shí)施采購 - 驗(yàn)收入庫 - 財(cái)務(wù)最 終審查付款。（二）采購申請和決策1、酒店建立健全物資采購的申請和決策程序， 按照采購物資類別和金額的大小， 實(shí)行分級分權(quán)管理，各司其職，明確各級管理人員，各有關(guān)部門及人員的責(zé)任。2、除特殊情況（零用現(xiàn)金采購，金額在 100 元以下）外，酒店所有物資采購的 事項(xiàng)，應(yīng)首先由部門填寫“申請訂貨單” ，填列出具體貨名，數(shù)量及規(guī)格，并必 須經(jīng)過使用部門負(fù)責(zé)人的簽署（倉管審查是否庫存） ，報(bào)總

3、經(jīng)理審批。3、使用部門采購物品應(yīng)結(jié)合本部門實(shí)際，量力而行，酌情采購，在申請采購物 資的同時，必須給出合理的申請理由。4、酒店各部門負(fù)責(zé)人對其簽署的物資采購事項(xiàng)負(fù)有審查和監(jiān)督責(zé)任。（三）詢價1、人員組成：酒店詢價小組由使用部門、督查人員和采購組成。2、詢價時間：（1）原材料的市場考察每周考察一次。考察后按新價格執(zhí)行。（2）干貨調(diào)料和酒水的市場考察每月一次。（3）酒店其他采購物品至少每年四次，遇到價值較大或采購重要物品時， 必須有針對性的進(jìn)行市場尋價。 具體時間由采購把握， 由總經(jīng)理審核經(jīng)董事長后 批準(zhǔn)實(shí)施。3、方式：應(yīng)當(dāng)努力利用各種現(xiàn)代化的手段廣泛收集采購物資的質(zhì)量、價格等 市場信息，掌握主要采

4、購物資的信息變化， 并依據(jù)此市場信息做比質(zhì)、 比價采購。 在采購過程中引進(jìn)競爭機(jī)制，采取貨比三家，競價措施，實(shí)施比價比質(zhì)，同等價 格比質(zhì)量， 同等質(zhì)量比價格， 除僅有唯一供貨單位或有特殊要求外， 酒店主要物 資的采購應(yīng)當(dāng)選擇三個以上的供貨單位，從質(zhì)量、價格、信譽(yù)等方面擇優(yōu)進(jìn)貨。4、審批程序：考察回來后由采購制作定價表，交相關(guān)部門確認(rèn)后，由成本控 制審核。成本控制對定價表具有“一票否決”的權(quán)利，對雙方存在異議的價格， 以成本控制為準(zhǔn)。最后報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。（四）采購1、酒店重要物資的采購應(yīng)遵循樣品的事先確認(rèn)制度，使用部門對樣品承擔(dān)審核 責(zé)任，如因采購物資未經(jīng)確認(rèn)，即被采購回來，造成物品的不符，

5、采購部門將承 擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2、除部分零用現(xiàn)金采購貨和急用工程物資采購?fù)?，酒店各部門的物品購置都應(yīng) 經(jīng)過詢價小組確認(rèn)并經(jīng)采購員進(jìn)行采購，任何部門不得越權(quán)進(jìn)行采購。3、對于各部門用零用現(xiàn)金采購及個別有特殊要求的工程物資采購，除嚴(yán)格控制 其采購數(shù)量和金額外，還應(yīng)努力依據(jù)市場情況變化進(jìn)行跟蹤調(diào)查。4、對于超過一定金額（ 500 元）的，采購員在購買申請單的基礎(chǔ)上，應(yīng)出具正 式的訂貨單。經(jīng)過財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人、 總經(jīng)理批準(zhǔn)后， 作為向供應(yīng)商正式采購的依據(jù)。5、酒店大宗材料的物資采購等，有董事長決定。6、為明確責(zé)任、權(quán)限和內(nèi)部工作程序，切實(shí)發(fā)揮出價格的決策和監(jiān)督職能，酒 店成立價格監(jiān)督小組。 平時履行價格監(jiān)督職

6、能的部門是財(cái)務(wù)成本控制。 成本控制 人員應(yīng)當(dāng)履行職責(zé)， 監(jiān)督采購價格， 降低采購成本， 并對酒店各部門采購物品的 計(jì)劃、數(shù)量承擔(dān)核實(shí)與確定責(zé)任， 對某些不必要采購或不需采購的物品可行使否 決權(quán)。7、酒店所有采購的物資都應(yīng)當(dāng)經(jīng)過價格監(jiān)督部門（成本控制）審核，總經(jīng)理批 準(zhǔn)后方可購置。8、在采購過程中，成本控制應(yīng)依據(jù)最近一次采購?fù)惍a(chǎn)品價格進(jìn)行監(jiān)督和 審核，采購應(yīng)在成本控制審核的價格范圍內(nèi)進(jìn)行采購， 如因特殊原因 （因?yàn)槭袌?行情變化等）需要提高價格的， 必須說明原因，經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理和總經(jīng)理批準(zhǔn)后方 可執(zhí)行。9、財(cái)務(wù)成本控制負(fù)有對酒店所有采購物資進(jìn)行價格監(jiān)督和控制的責(zé)任，對于未 在審核價格范圍內(nèi)進(jìn)行采

7、購給酒店造成重要損害的（特殊情況例外） ，成本控制 有責(zé)任向酒店高層管理人員和有關(guān)主管人員反映并提出處理意見。10、酒店行使價格監(jiān)督職能的部門（成本控制）或人員應(yīng)當(dāng)及時了解，掌握酒店 主要采購物資的市場價格，并對其審核的物資采購價格承擔(dān)相應(yīng)在責(zé)任。（五）采購活動的后續(xù)跟進(jìn)1、采購訂單的跟催：當(dāng)訂單發(fā)出后，采購員要跟進(jìn)整個過程直至收貨入庫。2、采購訂單取消：（1）酒店取消訂單。如因某種原因，酒店需要取消已發(fā)出之訂單，供應(yīng)商可能 提出取消的賠償， 故采購必須預(yù)先提出有可能出現(xiàn)的問題及可行解決方法， 以便 酒店總經(jīng)理做出決定。（2）供應(yīng)商取消訂單。如因某種原因，供應(yīng)商取消了酒店已發(fā)出的訂單，采購 必

8、須能找到另一供應(yīng)商并立即通知需求部門。 為保障酒店利益， 供應(yīng)商必須賠償 酒店時間及經(jīng)濟(jì)上的損失。3、違反合同 : 合同上應(yīng)載明詳細(xì)規(guī)則，如有違反，便依合同上所載處理。4、檔案儲存: 所有供應(yīng)商名片、報(bào)價單、合同等資料須分類歸檔備查，并連同采 購人員的自購物品價格信息錄入價格信息庫。（六）質(zhì)量檢驗(yàn)監(jiān)督1、承擔(dān)對物品檢驗(yàn)和驗(yàn)證的部門是酒店成本控制的收貨部門和物品使用部門。 采購物資未經(jīng)質(zhì)量檢驗(yàn)或驗(yàn)證 , 不得開據(jù)收貨記錄和辦理結(jié)算手續(xù)。對酒店采購 物資的質(zhì)量檢驗(yàn)或驗(yàn)證，實(shí)行收貨部門和使用部門雙重檢驗(yàn)制度。2、酒店收貨部門和使用部門應(yīng)嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)和程序進(jìn)行檢驗(yàn)或驗(yàn)證， 并對檢驗(yàn)、 驗(yàn)證的結(jié)果承擔(dān)相

9、應(yīng)責(zé)任。3、對于一些重要的采購物資和日常用得較頻繁的物資，酒店可以根據(jù)需要留樣 存檔，并進(jìn)行復(fù)檢。（七）倉儲管理1、倉庫應(yīng)加強(qiáng)對酒店庫存物資的計(jì)劃管理，庫存物品的購置計(jì)劃要與經(jīng)營周期 相適應(yīng)，盡量將庫存保持在一個合理的區(qū)間內(nèi)，以減少存貨的損失。2、加強(qiáng)倉儲保管人員的責(zé)任， 落實(shí)崗位責(zé)任制， 對于因保管不善造成實(shí)物毀損、 丟失的，將追究保管人員的責(zé)任。3、成本控制作為酒店倉儲管理的部門， 對于實(shí)物的流轉(zhuǎn)應(yīng)根據(jù)使用部門的實(shí)際， 嚴(yán)格落實(shí)“先進(jìn)先出”原則，防止商品因?yàn)檫^期而毀損報(bào)廢。4、存貨的管理應(yīng)根據(jù)其物理化學(xué)性能分類保管，合理堆放，同時完善倉庫的臺 帳、存貨卡制度，經(jīng)常進(jìn)行實(shí)地盤點(diǎn)，保證帳卡，帳

10、物相符。三、物資驗(yàn)收制度（一）適用于酒店采購的食品、酒水、飲料、營運(yùn)設(shè)備、家具、用具及其它物 品的驗(yàn)收酒店應(yīng)嚴(yán)格按照“四權(quán)”分離（即詢價、采購、收貨、付款四權(quán)分離）的原則，做好采購貨物的驗(yàn)收工作，建立健全貨物驗(yàn)收制度。貨物的驗(yàn)收，必須經(jīng)過 收貨部人員和使用部門人員雙重檢驗(yàn)，驗(yàn)收人員對驗(yàn)收的貨物承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）食品的驗(yàn)收制度1、海鮮類的驗(yàn)收： 海鮮池的海鮮， 由廚房和倉管共同驗(yàn)收； 冰鮮的海鮮 （死 的海鮮）：由廚師與 倉管 共同進(jìn)行驗(yàn)收，主要檢查其新鮮度，并按廚房所需規(guī)格 逐個進(jìn)行稱重驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后，廚師與收貨人員共同在填好的收貨記錄上 簽字，有不合格的退還供應(yīng)商；凍貨：嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)的同

11、時，嚴(yán)格執(zhí)行海鮮報(bào)價 單的凍貨含冰量比例，由廚師與倉管共同進(jìn)行驗(yàn)收，抽取 20%進(jìn)行化凍，達(dá)不 到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的，按化凍后的實(shí)際重量與供應(yīng)商結(jié)算， 驗(yàn)收合格后填開收貨記錄， 并在備注欄填寫抽樣比例，并由廚師與倉管共同簽字，不合格的退還供應(yīng)商；2、肉類的驗(yàn)收規(guī)定 按照廚房訂貨單的要求，由廚房和倉管人員共同進(jìn)行驗(yàn)收，主要檢查肉的 新鮮度，不得注水，驗(yàn)收合格后，填開收貨記錄 ，不合格的退還供應(yīng)商；3、干貨調(diào)料的驗(yàn)收 倉管人員在檢查時，主要審查其生產(chǎn)日期、保質(zhì)期、規(guī)格、品牌、含量等， 如是進(jìn)口產(chǎn)品還必須有國家進(jìn)出口檢驗(yàn)檢疫局的許可證和中文標(biāo)簽，罐裝產(chǎn)品 一般在 10瓶以內(nèi)全部檢查， 10 瓶以上抽取 10%進(jìn)行檢查，然后交給廚師確認(rèn) 以后，填開收貨記錄 ，在備注欄中填寫抽樣數(shù)量、生產(chǎn)日期和保質(zhì)期，不 合格的退還供應(yīng)商；4、水果蔬菜等原料