公司辦公設備管理制度策劃

1、編號：ZHG 001辦公設備 管理制度原稿：楊丹版本號：第1版審核修訂：頁數(shù)：共12頁簽發(fā)：1、總則1.1、為了更有效地管理和使用公司的計算機、傳真機等辦公設備，使現(xiàn)代辦公設備在本公司生產(chǎn)和管理中充分發(fā)揮作用，提高辦公設備的使用效率和使用壽命，確保辦公設備安全、可靠、穩(wěn)定的運行，特制定本制度。1.2、計算機等辦公設備，包括計算機及附屬設備、網(wǎng)絡設施、電話機、傳真機、 復印機、打印機、投影儀等專用于公司辦公、開會及培訓所用的資訊設備。2、職責2.1、綜合管理部是公司辦公設備統(tǒng)一歸口管理部門。2.1.1、負責公司辦公設備配置計劃及調(diào)整方案的制定。2.1.2、負責公司辦公設備采購審核工作。2.1.3

2、、負責公司辦公設備報修、網(wǎng)絡故障排除及統(tǒng)一對外聯(lián)系工作。2.1.4、負責公司辦公設備相關耗材，如紙張、墨盒、硒鼓等采購工作。2.1.5、負責公司辦公設備登記造冊和日常檢查工作。2.2、財務部負責公司辦公設備進帳、折舊及報廢工作，做到帳物相符，同時負責閑置辦公設備的保管工作。2.3、資財部負責根據(jù)經(jīng)審核批準的辦公設備非生產(chǎn)物料采購申請單對外比價采購。2.4、辦公設備定點使用部門負責設備的日常維護，并按本規(guī)定的要求正確使用。2.5、辦公設備（主要指計算機、電話）使用人負責該設備的日常維護與保養(yǎng)，按本規(guī)定的要求正確使用。工作變動要及時向綜合管理部報告并服從綜合 管理部的統(tǒng)一安排。2.6、公司部門副經(jīng)

3、理及以上負責簽核，每月初綜合管理部將統(tǒng)計出各部門上月復印、打印等紙張的消耗量上報至財務部作為該部門管理費用的憑據(jù)（詳見附表 ）。3、管理規(guī)定3.1、復印機使用管理規(guī)定3.1.1、復印機作為公司內(nèi)部辦公設備，不得對外開放，更不允許復印與工作 無關的資料、文件。3.1.2、復印機的使用和保養(yǎng)，公司將指定專人進行管理（詳見附表 一）。3.1.3、復印機的復印權限：復印頁數(shù) 10 頁以上的，需所屬部門負責人（副經(jīng)理及以上）簽字批準； 50 頁以上的，需所屬部門經(jīng)理及以上簽字批準 （申請單詳見附表 二）。3.1.4、復印文件、資料時，必須在指定管理員處登記、簽名，并注明所在部門、所用紙張數(shù)和復印內(nèi)容等（

4、登記表詳見附表 三 ）；若發(fā)現(xiàn)復印與工作無關的文件、資料，管理員應及時把信息反饋給其部門負責人，并做好記錄。各管理員需在每月第一周的第一天把上月的登記內(nèi)容整理成報表報至綜合管理部。3.1.5、復印機故障報修或其相關耗材的更換，由指定管理員負責上報綜合管理部；若因管理員管理不當出現(xiàn)故障、報修不及時或者登記管理不嚴格，導致紙張及耗材消耗過大，將承擔相應的責任。3.1.6、全體員工應遵守規(guī)定，厲行節(jié)約，對違反規(guī)定的不合理要求，管理人 員有權拒絕。3.2、打印機使用管理規(guī)定3.2.1、打印機作為內(nèi)部辦公設備，不得對外開放，更不允許打印與工作無 關的資料、文件。3.2.2、與打印機直接相連的電腦使用者為

5、該打印機管理員，負責該打印機 的管理（詳見附表 一 ）。3.2.3、打印機的打印權限：打印頁數(shù) 10 頁以上的，需所屬部門負責人（副 經(jīng)理及以上）簽字批準； 50 頁以上的，需所屬部門經(jīng)理及以上簽字批準 （申請單詳見附表 二）。3.2.4、打印文件、資料時，必須在管理員處登記、簽名，并注明所在部門、所用紙張數(shù)和打印內(nèi)容等（登記表詳見附表 三）；若發(fā)現(xiàn)打印與工作無關的文件、資料，管理員應及時把信息反饋給其部門負責人，并做好記錄。各管理員需在每月第一周的第一天把上月的登記內(nèi)容 整理成報表報至綜合管理部。3.2.5、打印機故障報修或其相關耗材的更換，由其管理員負責上報綜合管理部；若因管理員管理不當出

6、現(xiàn)故障、報修不及時或者登記管理不嚴 格，導致紙張及耗材消耗過大，將承擔相應的責任。3.2.6、全體員工應遵守規(guī)定，厲行節(jié)約，對違反規(guī)定的不合理要求，管理人 員有權拒絕。3.3、計算機管理規(guī)定3.3.1、計算機使用人員必須掌握計算機操作技能， 嚴格遵守計算機操作規(guī)程，注意安全操作，以防設備損壞，嚴禁私自拆卸其配置。3.3.2、計算機使用人員要愛護機器設備，發(fā)生故障及時報修。3.3.3、網(wǎng)絡管理員建立公司計算機檔案， 對計算機的相關軟硬件設備的配置、 使用及維護等進行統(tǒng)計和登記。3.3.4、注意防止計算機病毒感染，定期用病毒殺毒軟件進行檢測，一旦發(fā)現(xiàn)病毒要馬上進行清理， 若不能達到清理效果， 應及

7、時向網(wǎng)絡管理員報 告。3.3.5、凡涉秘材料的存貯和計算機操作系統(tǒng)中的有關密碼均應采取相應的保密措施，任何人員不得竊取和泄露有關密碼、涉秘材料等。3.3.6、機房管理人員要注意維持機房整潔，機房內(nèi)嚴禁堆放雜物和吸煙，經(jīng)3.3.7、常對機房、 機器進行必要的整理清掃， 做好防塵、防濕、防高溫工作。下班或者外出不回公司者，必須關掉電腦主機和顯示器。3.4、傳真機管理規(guī)定3.4.1、公司傳真機的使用和保養(yǎng)，公司將指定專人進行管理（詳見附表 一）。具體的管理細則請參見綜合管理部下發(fā)的 關于公司傳真機統(tǒng)一管理 的通知。3.4.2、外單位人員，未經(jīng)許可，不得使用本公司傳真機設備。343、發(fā)傳真時必須在管理

8、員處登記，不準發(fā)與工作無關的文件、資料。若發(fā)現(xiàn)傳真與工作無關的文件、資料，管理員應及時把信息反饋給其 部門負責人，并做好記錄。管理員需在每月第一周的第一天把上月 的登記內(nèi)容整理成報表報至綜合管理部。344、全體員工應遵守規(guī)定，厲行節(jié)約，對違反規(guī)定的不合理要求，管理人員有權拒絕。3.5、辦公電話管理規(guī)定3.5.1、辦公室電話是為方便工作，處理公務之用，私事一律不得使用。3.5.2、外單位人員，未經(jīng)許可，不得使用本公司電話。3.5.3、凡使用辦公電話者，必須愛護通訊設備，不準隨意拆卸和移位通訊設 備，因拆卸和移位造成損壞或線路故障，應照價賠償。3.6、掃描儀、優(yōu)盤、數(shù)碼相機、數(shù)碼攝像機、投影儀等管

9、理規(guī)定3.6.1、掃描儀由公司指定人員進行管理，不得掃描與工作無關的文件、資料。3.6.2、投影儀由公司網(wǎng)絡管理員負責管理。363、數(shù)碼相機、數(shù)碼攝像機由公司綜合管理部統(tǒng)一管理。3.6.4、優(yōu)盤、移動硬盤、筆記本電腦由領用者保管，應愛惜公司財物，如果丟 失或者損毀，自行承擔責任。本制度由公司綜合管理部負責解釋，本制度自公布之日起執(zhí)行。附表 一 、公司指定的打印機、復印機、傳真機、掃描儀管理人員名單序號種類品牌型號主要用途放置部門公司指定管理人員1打印機HT StarAR-970財務開票專用財務部雷建全2打印機HP1020打印財務憑證專用叢曉娟3打印機BrotherFax-2820財務專用潘群4

10、打印機EP SON1600K111H財務打印票據(jù)和報表專用、關務開具發(fā)票薛利娟5掃描儀明基7650公用營銷部王宏霞6傳真機SamsungSF-560公用楊婷婷7打印機CANONip 1000二樓公用王成華8打印機SamsungML-2010清水亭廠區(qū)公用清水亭辦公室林華9打印機EP SONEPL 6100L一樓公用人事行政部楊春麗10打印機CANON2900三樓公用綜合辦許小裙11打印機SamsungML-2010點面公用點面資財部包苗苗12一體機HPP SC-750技術部專用點面技術部王麗13復印機Shar pAR-1818公用前臺余榮14一體機理光MP 1610L董事會、綜合管理部專用綜合管理部楊丹附表 、復印文件、資料申請表復印內(nèi)容復印總頁數(shù)申請人部門審批備注：該申請表適用于復印文件、資料總頁數(shù)超過10頁以上人員打印文件、資料申請表打印內(nèi)容打印總頁數(shù)申請人部門審批備注：該申請表適用于打印文件、資料總頁數(shù)超過10頁以上人員復印文件、資料登記表序號公司部門姓名復印內(nèi)容復印頁數(shù)審批人備注打印文件、資料登記表序號公司部門姓名打印內(nèi)容打印頁