外貿(mào)業(yè)務(wù)員管理規(guī)章制度_規(guī)范

1、外貿(mào)業(yè)務(wù)員管理1 .管理如要做到公正，公開，需要員工的配合！a.要做到公平公正，員工之間，員工與主管之間需要互相監(jiān)督。b.要做到完全公開，管理者必須有實權(quán)審核及審批各種單據(jù)，并對各種單據(jù)進行存檔及公共管理，以方便后來的員工查閱參考。2 .如要建立一個好的團隊及競爭機制，管理者必須對業(yè)務(wù)員的薪資有一定影響。管理者每月應(yīng)對部門業(yè)務(wù)員進行各項考核，包括銷售技巧，付費平臺發(fā)布信息數(shù)量，免費平臺廣告發(fā)布的網(wǎng)站數(shù) 量，所簽訂的銷售合同數(shù)量， 達成訂單金額。公司應(yīng)針對這些考 核數(shù)據(jù)給員工發(fā)放獎金，而不是僅僅與底薪掛鉤，因為底薪原本 相差也不大，員工積極性并不能得到很大提升。通過考核制度發(fā) 放獎金既能調(diào)動業(yè)務(wù)

2、員工作的積極性，也能為公司贏得更多的客戶及銷售額。3 .關(guān)于銷售區(qū)域的劃分的，要盡量做到公平和平等 考慮到總有區(qū)域相對好的和一般的。劃分區(qū)域的時候要全面考 慮。一是免費平臺的劃分。關(guān)于業(yè)務(wù)員的管理工作，如果要做到完善制度，必須嚴格按以下 制度執(zhí)行，以確保公司的利益最大化。（一） 日常工作1 .查看郵件詢盤郵信息，合理報價。兼顧其他規(guī)劃當日工作。做好一天的 規(guī)劃和計劃，安排好主次工作，劃分緊急，重要，日常和臨時要做的工 作2 .和在線的客戶進行及時溝通，聊天記錄要進行文檔保存。重要信息要摘 出來存入備忘錄。3 .工作結(jié)束之前心里盤算和思考一天的工作結(jié)果，將重要和要完成的或者 未完成的工作做好紀律

3、一邊及時正確處理4.適當時間開會和整理一周或者半月的主要工作內(nèi)容，業(yè)務(wù)進展，以便領(lǐng) 導掌握業(yè)務(wù)情況和做出決斷總結(jié)內(nèi)容應(yīng)包括：（1）所有在跟蹤的客戶名稱，國家，感興趣產(chǎn)品，當前工作計劃。（2）總結(jié)遇到的一些業(yè)務(wù)問題和技術(shù)性問題。5 .每月對自己的訂單進行總結(jié)，列明合同號，合同金額，合同數(shù)量，價格 條款，交貨期，目前進行狀態(tài)，下一步該怎么進行，對本月簽單量，款項 回收情況進行總結(jié)。6對客戶進行總結(jié)，對于每一個客戶的要求，對產(chǎn)品，單據(jù)，包裝的要求作 總結(jié)，進行客戶評價分析。7 .定期對自己的整體業(yè)務(wù)進行匯總，做自我分析評價，制訂半年的工作目標 和計劃。做出匯報（2） 客戶開發(fā)前期工作1 .收到詢盤及

4、報價時，要及時跟部門經(jīng)理確認是否已有同事聯(lián)系，如沒有, 及時跟蹤和處理。2 .在與客戶商談過程中，有涉及到技術(shù)指標的問題，即時與 部門經(jīng)理或研 發(fā)部門溝通，并記錄該信息。如有客戶要求公司沒有的證書，需要跟公 司及辦證機構(gòu)聯(lián)系，進行辦理。3 .業(yè)務(wù)員在郵寄樣品前，必須向客戶收取樣品費用，快遞費或取得客戶到 付帳號。不能取得樣品費又不能到付， 須經(jīng)部門經(jīng)理及總經(jīng)理批準 才可 郵寄。并將郵寄信息，快遞單據(jù)整理存檔。確認客戶收到樣品后一個星 期，須跟蹤樣品測試結(jié)果。（3） 報價及合同簽定1 .收到客戶詢盤及報價時，原則上按報價單報價，如最終報價低于報價單， 應(yīng)與部門經(jīng)理確認相關(guān)信息后在給客戶報價2 .

5、收到客戶確認形式發(fā)票后，做好后期的收款和催款工作。需支付傭金需 與客戶簽定傭金協(xié)議。3 .將填寫完整的發(fā)票或者合同，傭金協(xié)議等遞交部門經(jīng)理審核，總經(jīng)理審 批。并做好備案（4） 安排生產(chǎn)（備貨）非常重要：應(yīng)安排專門的跟單員安排生產(chǎn)訂單及報關(guān)發(fā)貨?。ú块T配備一個專門的跟單員，歸部門經(jīng)理管理。業(yè)務(wù)員一條龍操作如果訂單很多的話，容易跟不上，有個銷售助理最好，可以做做跟單工作和適當?shù)?內(nèi)勤工作。）1 .業(yè)務(wù)員在收到財務(wù)確認預付款已收到或信用證原件已收到通知后，通知跟單員制作訂單，或者業(yè)務(wù)員自己制作身產(chǎn)蛋，經(jīng)部門經(jīng)理簽字后，安 排生產(chǎn)。2 .業(yè)務(wù)員需要和生產(chǎn)部計劃好生產(chǎn)包裝，發(fā)貨和單據(jù)制作的時間表。3 .

6、業(yè)務(wù)員應(yīng)每天與跟單員溝通生產(chǎn)狀況和相關(guān)商檢，保險，定船定航班情 況。4 .業(yè)務(wù)員需要根據(jù)合同內(nèi)容提前準備發(fā)票箱單給跟單員安排發(fā)貨。5 .跟單員負責統(tǒng)計每天的發(fā)貨記錄，并公布在部門白板統(tǒng)計本上。（5） 發(fā)貨1 . fob條款下，客戶如指定貨代，及時與客戶確認貨代信息，如果是 cif 條款，或fob條款但由我公司負責確認貨代公司，須及時聯(lián)系貨代，確 認合適的輪班和發(fā)貨時間。2 .貨物報關(guān)出口后，把 所有單據(jù)包括商業(yè)發(fā)票，箱單，原產(chǎn)地證，提單等 掃描存檔，并發(fā)給客戶，進行確認。（6） 文件資料管理業(yè)務(wù)人員正在處理的合同訂單，以及已經(jīng)完成的訂單（合同，發(fā)票，箱單等）， 必須保留紙質(zhì)復印件，并分類歸檔到

7、桌面不同的文件夾中，文件夾應(yīng)注明標 識已完成訂單，待處理訂單。以便當事人不在場的情況下，其他人能盡快幫 助處理緊急事件。（七）電腦管理1 .電腦密碼一律在部門經(jīng)理，總經(jīng)理處備案。2 .業(yè)務(wù)人員定期要進行數(shù)據(jù)備份。（八）文件管理1 .所有與客戶往來及與發(fā)貨有關(guān)文件，必須保留掃描件 。掃描文件與往來電子 文件，定期保存和復制客戶郵件，2 .文件存放說明：要做好分類，以便方便查閱（九）郵件管理統(tǒng)一使用軟件管理，定期保存，（十）產(chǎn)品報價程序業(yè)務(wù)人員報價時要綜合考慮各種因素，價格，競爭，客戶需求，如有特殊情況低于底價時，需要向總經(jīng)理，主管，提出書面或郵件申請，審批單價后才可對 外報價。（十一）合同號登記

8、本業(yè)務(wù)員簽訂合同后，必須及時在合同號登記本上進行登記，并將合同交于部 門經(jīng)理歸檔于公共文件柜。具體包括：合同簽訂日期，合同號，客戶名稱，產(chǎn)品名稱，數(shù)量，預計發(fā)運日期，目的地。貨物發(fā)出十日后，收齊所有單證復印件，裝訂成冊，存檔保管合同管理制度1范圍本標準規(guī)定了龍騰公司合同管理工作的管理機構(gòu)、職責、合同的授權(quán)委托、洽談、承辦、會簽、訂閱、履行和變更、終止及爭議處理和合同管理的處罰、獎勵;本標準適用于龍騰公司項目建設(shè)期間的各類合同管理工作，廠內(nèi)各類合同的管理，廠內(nèi)所屬各具法人資格的部門，參照本標準執(zhí)行。2規(guī)范性引用中華人民共和國合同法龍騰公司合同管理辦法3定義、符號、縮.略語4職責4.1 總經(jīng)理：龍

9、騰公司經(jīng)營管理的法定代表人。負責對廠內(nèi)各類合同管理工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導。以法人代表名義或授權(quán)委托他人簽訂各類合法合同，并對電廠負責。4.2 工程部：是發(fā)電廠建設(shè)施工安裝等工程合同簽訂管理部門；負責簽訂管理基建、安裝、人工技術(shù)的工程合同。4.3 經(jīng)營部：是合同簽訂管理部門，負責管理設(shè)備、材料、物資的訂購合同。4.5 合同管理部門履行以下職責:4.5.1 建立健全合同管理辦法并逐步完善規(guī)范;4.5.2 參與合同的洽談、起草、審查、簽約、變更、解除以及合同的簽證、公證、調(diào)解、訴訟等活動，全程跟蹤和檢查合同的履行質(zhì)量;，檢查合同的履行情況;4.5.3 審查、登記合同對方單位代表資格及單位資質(zhì)，包括營業(yè)執(zhí)照

10、、經(jīng)營范圍、技術(shù)裝備、信譽、越區(qū)域經(jīng)營許可等證件及履約能力（必要時要求對方提供擔保）4.5.4 保管法人代表授權(quán)委托書、合同專用章，并按編號歸口使用;4.5.5 建立合同管理臺帳，對合同文本資料進行編號統(tǒng)計管理;4.5.6 組織對法規(guī)、制度的學習和貫徹執(zhí)行，定期向有關(guān)領(lǐng)導和部門報告工作;4.5.7 在總經(jīng)理領(lǐng)導下，做好合同管理的其他工作,4.6 工程技術(shù)部：專職合同管理員及材料、燃料供應(yīng)部兼職合同管理員履行以下職責:4.6.1 在主任領(lǐng)導下，做好本部門負責的各項合同的管理工作，負責保管“法人授權(quán)委托書”4.6.2 簽訂合同時，檢查對方的有關(guān)證件，對合同文本內(nèi)容依照法規(guī)進行檢查，檢查合同標的數(shù)量、金額、