ZY-QEHOP-01-A0文件控制程序

1、精品文檔版本/次更改日期（日/月/年）每次更改描述記錄起草審核批準a/02010.2.8首次發(fā)布1. 目的：建立本公司內(nèi)、外部文件資料的管理系統(tǒng)，使公司所使用的文件迅速、正確流通，并使法規(guī)及時傳達給各部門，以確保相關(guān)部門能適時獲得適當且有效的最新文件或法規(guī)。2. 范圍：凡公司內(nèi)經(jīng)營管理策略及公司相關(guān)部門自行研究、開發(fā)或客戶、供應(yīng)商提供給本公司生產(chǎn)產(chǎn)品相關(guān)文件資料或環(huán)保法規(guī)均屬于（不涵蓋人事檔案資料）。3. 職責：3.1 文控中心：為執(zhí)行文件、資料管理單位，并為本公司外來文件、資料的收、發(fā)單位。3.2 各部門：負責作業(yè)現(xiàn)場經(jīng)文控中心所分發(fā)的文件、資料管制。3.3 相關(guān)單位：依文件控制程序要求與實

2、施。4. 作業(yè)程序：4.1 基本要求：4.1.1 各部門須設(shè)一位文件規(guī)范管理人員以便于十分鐘內(nèi)取得文件。4.1.2 各單位對管制性文件不得復(fù)印，若有需求，提出申請。4.1.3 文控中心每月分發(fā)一次文件最新版次目錄。4.1.4 文件若有缺頁、破損的狀況，經(jīng)該單位主管核準向文控中心提出申請換發(fā)，并將舊版一并傳回文控中心作廢。4.1.5 文控中心須派專人管理，并列入內(nèi)部稽核的成員，作為全廠文件稽核的人員。4.1.6 各單位文件不足參考時，得協(xié)調(diào)文控中心申請補發(fā)。4.1.7 任何人不得于正式文件上加以標記或書寫任何文字、符號。4.1.8 電子檔的文件其效力視同分發(fā)的文件。4.1.9 環(huán)境安全法規(guī)資訊由

3、文控中心放置于共享網(wǎng)絡(luò)上，如有法規(guī)變更立即更新公司共享網(wǎng)絡(luò)上法規(guī)資料。4.1.10 各類作廢的文件原稿作廢后保存期限為一年（記錄依記錄控制程序中相關(guān)規(guī)定保存），文件銷毀時需經(jīng)管理者代表核準。4.2 文件分四個層次：1）質(zhì)量/有害物質(zhì)過程管理/環(huán)境管理/職業(yè)健康安全管理手冊（以下簡稱管理 手冊）（包括方針、目標、有害物質(zhì)清單、質(zhì)量（hsf）過程管理體系流程圖）為 質(zhì)量/有害物質(zhì)過程管理體系的原則性和綱領(lǐng)性文件，對覆蓋的范圍進行了說明，并 對質(zhì)量/有害物質(zhì)過程管理體系中各過程的相互作用進行了描述。屬于一階文件。2）程序文件為管理手冊的展開和具體化，規(guī)定了執(zhí)行質(zhì)量 /有害物質(zhì)過程/環(huán)境/職業(yè)健 康安

4、全管理活動的流程及具體辦法、控制方法。屬于二階文件。3）作業(yè)/管理指導(dǎo)書、圖紙、檢驗規(guī)范、人事行政管理制度、崗位職責等對質(zhì)量 /有 害物質(zhì)過程/環(huán)境/職業(yè)健康安全目標及各級各崗位職責及具體作業(yè)方法進行了具體的規(guī) 定。屬于三階文件。4）報告、表格用以記錄活動的狀態(tài)和所達到的結(jié)果。屬于四階文件。4.3 文件制（修）訂作業(yè)流程：4.3.1 文件制訂權(quán)限：一階文件由管理者代表編制，總經(jīng)理批準發(fā)布；二階文件由管理者 代表組織各相關(guān)職能部門編制，相關(guān)部門會簽，總經(jīng)理或其授權(quán)人審批發(fā)布。操作 規(guī)程、檢驗規(guī)范、工作指引、ecr等作業(yè)指導(dǎo)類三、四階文件由各相關(guān)部門編寫、 審核，涉及到其它部門時需交相關(guān)部門會簽，

5、并經(jīng)本部門經(jīng)理/主管領(lǐng)導(dǎo)批準。崗位職責由相關(guān)部門編寫，行政部審批，總經(jīng)理批準。人事/行政管理制度由行政部編寫各相關(guān)部門會簽審核，總經(jīng)理批準發(fā)布。4.3.2 文件修訂:各單位主管及執(zhí)行者，應(yīng)隨時檢討文件的實施效果。若文件不適合或產(chǎn) 生疑問時，則向權(quán)責部門提出，其他單位對文件內(nèi)容有意見時，可會同相關(guān)部門研 討后由權(quán)責部門提出制（修）訂/變更文件。其作業(yè)流程與4.3.1同。4.3.3 版本/版次：一般文件版本/版次：變更的版本/版次以英文字母/數(shù)字表示，首 次制訂為a/0,變更修訂時版本次依序為a/1a/4,為避免版次修訂次數(shù)太多， 影響文件真實內(nèi)容，凡版次經(jīng)4次修訂后，原制訂單位可變更版本，發(fā)行第

6、b版、c版、依此類推。技術(shù)文件（加工要求表、圖紙、包裝要求）版本 /版次：首次制定以lv1.0表示，變更修訂時版本次依次為 lv1.1、lv1.2lv1.9，凡版次經(jīng)9次修 訂后，可變更版本，發(fā)行l(wèi)v2.0、lv3.0（第二版本修訂9次以后）依次類推。4.3.4 文件提出制（修）訂時，應(yīng)使用文件審查、核準會簽記錄表，會簽部門由文 件制（修）訂部門勾選，不確定時，經(jīng)管理者代表確認后勾選.ecn提出需填寫工程變 更申請單。4.3.5 當ecr有制程上的考慮“制造流程及重要參數(shù)變更”物料的影響（直接物料及重 要間接物料變更），客戶有要求時，則須經(jīng)客戶核準才生效。4.3.6 有關(guān)部門若因情況緊急，無法

7、依文件執(zhí)行時，應(yīng)提出“臨時性工程變更（tecr）”或“特批申請”的申請，其運作流程除不建檔外，其余流程同4.3.1 o4.3.7 文件撰寫標準：1.目的；2.范圍；3.職責；4.作業(yè)程序；5.參考文件；6.附件或附表。4.3.8文件格式應(yīng)統(tǒng)一在左上角貼公司logo 知* 青，文件內(nèi)框由文 件標題、文件編號、版次、頁次和內(nèi)容組成，文件統(tǒng)一為宋體簡體字體，標題字體大小 統(tǒng)一按“二號”或“ 22號”，內(nèi)容字體統(tǒng)一按“小四號”為標準。4.4文件編碼原則：4.4.1 文控中心對各部門新制訂的文件，依類別給予文件編碼及ecr編碼，并進行管制作業(yè)。4.4.2 文件編碼原則：4.4.2.1 一階文件（手冊）：

8、質(zhì)量/有害物質(zhì)過程管理手冊（zy-qms/hspm-01 ）環(huán)境與職業(yè)健康安全管理手冊（zy-ems/ohsms-02 ）4.4.2.2 二階文件（主要指程序文件）：a）單體系文件：縝 dpxx 公司名稱縮寫0 流水號（從01開始）口對應(yīng)體系英文首字母，p “程序”英文（procedure ）首字母（共2碼）（q:質(zhì)量；e:環(huán)境；h:有害物質(zhì)過程管理；o:職業(yè)健康安全衛(wèi)生管理）舉例:如有害物質(zhì)污染預(yù)防控制程序文件編號zy-hp-01 ,即單體系程序文件b）共用體系文件：zy 口 口 口 pxx公司名稱縮寫?流水號（從01開始）對應(yīng)體系英文首字母（至少3碼，最多五碼）（q:質(zhì)量；e:環(huán)境；h:有

9、害物質(zhì)過程管理；o:職業(yè)健康安全衛(wèi)生管理） 舉例:如：文件控制程序文件編號 zy-qehop-01 ,即四體系共用程序文件;4.4.2.3 三階文件a）三階文件：相關(guān)作業(yè)指導(dǎo)書、操作指導(dǎo)書、檢驗規(guī)范、行政管理制度（各部門 崗位職責屬行政管理制度）等。其編碼如下：wi 口口 口作業(yè)指導(dǎo)書英文字母縮寫部門拼音縮寫流水號（從000開始）2碼+2-5 碼 +3碼b）外來文件，其編碼如下：zy 口 公司名稱縮寫外來縮寫流水號（從000開始）2碼+2碼 +3碼注:外來文件縮寫：wl。c）圖紙編碼依圖面管理作業(yè)指導(dǎo)書規(guī)定原則進行。4.4.2.4 四階文件：記錄表單，其編碼如下：（流水號從001開始）zy 口

10、（口/口）公司名稱縮寫 部門另i代碼文件類別 流水號 版本2碼 + 2-4碼 + 1碼 +3碼 + 2碼4.4.2.5 ecr編號如下：（tecr:臨時性工程變更申請；ecr:工程變更申請；tp:特 批申請） f -t ttecr/ecr/tp 年 流水號（年取尾兩碼：例2009取09） 例：ecr 09001說明：文件編碼原則解釋權(quán)屬體系辦，遇有文件編碼原則與國家或國際標準相悖時修改本編碼原則后執(zhí)行。4.4.2.6部門拼音代碼（部門拼音縮寫）:部門名稱部門編碼部門名稱部門編碼部門名稱部門編碼總經(jīng)理gm計劃部jh倉儲部cc管理者代表mr模具部mj工程部gc行政部xz采購部cg體系辦tx財務(wù)部c

11、w注塑部zs項目部xm市場部sc涂裝部tz品管部pg組裝部zz設(shè)備部sb五金部wj4.4.2.7部門別代碼:部門名稱部門編碼部門名稱部門編碼部門名稱部門編碼總經(jīng)理00品管部05組裝部11管理者代表00計劃部06倉儲部12行政部01五金部07設(shè)備部13財務(wù)部02模具部08工程部14市場部03注塑部09體系辦15采購部04涂裝部10項目部164.5 文件分發(fā)/回收及對作廢文件標識以防止誤用，具分發(fā)、回收及標識方法參考受控 文件分發(fā)/回收作業(yè)指導(dǎo)書。文件分發(fā)后，必要時需對相關(guān)人員進行教育培訓以促 其了解。4.6 外來文件控制4.6.1 外來文件和資料：指本公司使用的各類國際/國家或地方性標準、客戶提

12、供的標準 或要求等資料。4.6.2 外來文件及資料由各受文單位接收，市場部、品管部及其它部門接收的標準等資 料原稿統(tǒng)一存放于文控中心，具管控程序同內(nèi)部文件管制，客戶提供的圖紙等資料由 項目科轉(zhuǎn)化為內(nèi)部文件后轉(zhuǎn)交文控中心 ，等同內(nèi)部圖面管理。法律法規(guī)由相關(guān)部門 收集后匯整存放于文控中心。4.7 電子檔文件的管制：文控中心接收到的各電子檔文件受控后均共享于共享網(wǎng)絡(luò)文控文件 火下.僅文控室人員有權(quán)修改刪除.其它人無權(quán)修改刪除.4.8 所有受控文件均不得擅自涂改，復(fù)印，紙本受控文件未經(jīng)文控中心蓋受控章下發(fā)均為非 受控文件。臨時性 ecr及文件須注明有效期，在有效日期結(jié)束后自動失效。臨時性的 ecr （

13、tecr）的時效一次不可超過一個月，同一內(nèi)容的tecr最多提兩次。臨時性文件的時效不可超過三個月。4.9 文件的保密性：4.9.1 保密級別：1）絕密：屬于公司特別重要文件，一旦泄密會使公司利益遭受特別嚴重的損害；僅限 公司董事長、總經(jīng)理等少數(shù)高管可查閱的文件。2）機密:屬于公司重要文件，一旦泄密會使公司利益遭受嚴重的損害；公司部分中高層 管理人員經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)后可以查閱。3）秘密:一旦泄密會使公司利益遭受較大的損害；僅限工作職責相關(guān)的工作人員使用和查閱，不得傳閱。4) 內(nèi)部公開：屬于公司內(nèi)部公開文件，一旦泄密會使公司利益遭受一般損害；僅限于在職員工查閱，未經(jīng)允許，不得外傳。5) 完全公開：屬于公司主動向社會公布的信息，公開有助于公司利益。4.9.2 文件的保密級別原則上由制定部門裁定，對屬于內(nèi)部公開以上級別(絕密、機密、秘密)的文件,制定部門需在文件審查、核準會簽記錄表上特別說明。未特別說明的均以內(nèi)部公開管制。文控中心依保密級別管制相關(guān)文件。4.10 表單管理參考：表單管理作業(yè)指導(dǎo)書。4.11 圖面管理參考：圖面管理作業(yè)指導(dǎo)。4.12 記錄管理參考：記錄控制程序。4.