出納如何編制記帳憑證

1、如何編制記帳憑證出納員編制填寫的記賬憑證通常有兩類：一類是通用憑證，即不分收款憑證、付款憑證、轉賬憑證，只用統(tǒng)一格式的記賬憑證”來處理所有的會計業(yè)務；一類是分錄憑證，即 由收款憑證、付款憑證、轉賬憑證共 同組成一套記賬憑證， 分別處理貨幣資金收付業(yè)務與轉賬業(yè)務。 其中收款憑證與付款憑證是出納使用的專用 憑證。以分錄憑證為例，出納員在編制記賬憑證時，應在以下三個方面特別注意。首先，應當明確 收款憑證”和 付款憑證”的使用范圍。所謂收款和付款，是指單 位收進的貨幣資金，包括現(xiàn)金和銀行存款，絕不是單指現(xiàn)金的收付。某些單位在自行 設計印制的記賬憑證中，將收款憑證印制成現(xiàn)金收入憑證”，將付款憑證印制成

2、現(xiàn)金付出憑證”，用來專門處理現(xiàn)金收付業(yè)務，而把銀行存款的收付業(yè)務用轉賬憑證”處理，這就更不規(guī)范了。其次，要正確填寫有關內容。記賬憑證一般有七個要素，應按順序填寫有關欄 目。一是要按記賬日期填寫年、月、日，且年份要寫全稱；二是按貨幣資金的收付事 項分別編制 字號“，總字號”一般留給會計員填寫；三是按業(yè)務內容簡潔而清楚地填 寫摘要，不僅自己記的賬能看清發(fā)生了什么業(yè)務， 讓會計員也能從記賬憑證上看清發(fā) 生了什么業(yè)務;四是依據(jù)收付款憑證分別填寫有關貨幣資金科目,以及與之相聯(lián)系的對應科目。一般來講，收款憑證上 借方科目”在憑證上方，可按業(yè)務內容分別填寫 現(xiàn) 金”或 銀行存款”科目名稱，其對應科目位置在憑

3、證欄目內；反之，付款憑證上貸方科目”印制在憑證上方，可按業(yè)務內容分別填寫 現(xiàn)金”或銀行存款”科目名稱，其對應 科目位置在憑證欄目內；五是將發(fā)生額清晰地填入同行對應科目的金額欄；六是按原始憑證的自然張數(shù)填寫附件張數(shù)。注意：（1）用購買的膠水粘附件，不要用大頭針 別上，也不要用面糊做成的犍糊粘貼，以防鐵針氧化后脫落或遭鼠咬憑證。（2）粘貼附件時留下憑證裝訂線，以供日后翻閱。（3）附件粘貼要整齊，一般是將上邊對 齊。大于記賬憑證的原始憑證要正確折疊， 不能裝訂后打不開；七是在憑證下方的 出 納”或制單”處簽章。再次，要注意幾個事項：一是書寫要認真，字跡要清晰，數(shù)碼要規(guī)范；二是按規(guī) 定使用筆墨，不能隨

4、便使用紅筆，不準用圓珠筆、鉛筆填寫；三是正確改錯，不要隨 意涂抹；四是提現(xiàn)業(yè)務與存現(xiàn)業(yè)務統(tǒng)一用 付款憑證”，提現(xiàn)時以 銀行存款”科目減少 為主，對應科目即是 現(xiàn)金”；存現(xiàn)時反之，以現(xiàn)金”科目增加為主，對應科目即是 銀 行存款”。通用憑證的使用方法與分錄憑證使用大同小異，只是在編寫字號時注意不 要混淆，因為憑證格式一樣，顏色一樣，容易出錯。怎樣復核現(xiàn)金收款憑證現(xiàn)金收款憑證是出納人員辦理現(xiàn)金收入業(yè)務的依據(jù)。出納人員在辦理每一筆現(xiàn) 金收入前，都必須首先復核現(xiàn)金收款憑證，按照現(xiàn)金管理暫行條例及會計基礎 工作規(guī)范等有關規(guī)定和要求認真復核以下內容：(1)現(xiàn)金收款憑證的填寫日期是否正確?，F(xiàn)金收款憑證的填寫日

5、期應為編制收款 憑證的當天，不得提前或推后。(2)現(xiàn)金收款憑證的編號是否正確。主要是復核憑證是否按本單位規(guī)定的分類編 號方法連續(xù)編號，如有重號、漏號或不按日期順序編號等情況，應將收款憑證退回制 證人員，予以更正或重新填寫。(3)現(xiàn)金收款憑證記錄的內容是否真實、合法、正確，其摘要欄的內容與原始憑 證反映的經濟業(yè)務內容是否相符。(4)使用的會計科目是否正確。如果發(fā)現(xiàn)科目使用錯誤或記帳方向錯誤等情況， 應立即退回制證人員，要求更正。(5)復核收款憑證的金額與原始憑證的金額是否一致。(6)復核收款憑證附單據(jù)”欄的張數(shù)與所附原始憑證張數(shù)是否相符。(7)收款憑證的出納、制證、稽核、記帳、會計主管欄目是否簽

6、名或蓋章。如有漏 簽，要補簽后再收款。怎樣送存現(xiàn)金按照規(guī)定，各單位在其日常現(xiàn)金收支業(yè)務中， 除了按規(guī)定可以坐支的現(xiàn)金和非業(yè) 務性零星收入收取的現(xiàn)金可以用于補足庫存現(xiàn)金限額的不足外， 其他業(yè)務活動取得的 現(xiàn)金以及超過庫存現(xiàn)金限額的現(xiàn)金都必須按規(guī)定于當日送存銀行。 當日送存銀行確有 困難的，由開戶銀行確定送存時間。送存現(xiàn)金的基本程序為：(1)現(xiàn)金的整理。各單位出納員在將現(xiàn)金送存銀行之前，為了便于銀行柜臺清查 現(xiàn)金，提高工作效率，應對送存現(xiàn)金進行分類整理，其整理的方法為：紙幣應按照票面金額(即券別)分類整理。紙幣可分為主幣和輔幣，主幣包括 100 元、50元、10元、5元、2元和1元，輔幣包括5角、

7、2角、1角、5分、2分、1 分。出納員應將各種紙幣打開鋪平，然后按幣別每100張為一把，用紙條和橡皮筋箍 好，每10把扎成一捆，比如100元券的紙幣一把即為10000元，一捆即為100000 元；10元券一把即為1000元，一捆即為10000元。不滿100張的，從大到小平攤 攤放。鑄幣包括1元、5角、1角、5分、2分、1分(分幣也可暫不送銀行，作流通用)。 鑄幣也應按幣別整理，同一幣別每100枚為一卷，用紙包緊卷好，每十卷為一捆。例 如5角的鑄幣每一卷即為50元，每一捆即為500元。不滿50枚的硬幣，也可不送， 或用紙包好另行包放。殘缺破損的紙幣和已經穿孔、裂口、破缺、壓強、變形以及正面的國徽

8、，背面的 數(shù)字模糊不清的鑄幣，應單獨剔出，另行包裝，整理方法與前同。(2)填寫現(xiàn)金送款薄。現(xiàn)金整理完后，出納員應根據(jù)整理后的金額填寫現(xiàn)金送款簿。 現(xiàn)金送款簿一般一式四聯(lián)，第一聯(lián)為回單，由銀行簽章后作為送款單位的記帳依據(jù)； 第二聯(lián)為銀行收入傳票，第三聯(lián)為收帳通知，第四聯(lián)由銀行出納留存作為底聯(lián)備查。 其基本格式如表6-。出納員在填寫現(xiàn)金收款簿時，要按格式規(guī)定如實填寫有關內容， 包括收款單位名稱、款項來源、開戶銀行、送款日期、科目帳號、送款金額的大、小 寫及各券別的數(shù)量等。出納員在填寫 現(xiàn)金送款簿”時應注意以下幾點：第一，出納員必須如實填寫現(xiàn)金送款簿的各項內容，特別是其中的款項來源等。(第二，交款日

9、期應當填寫送存銀行當日的日期。第三，券別的明細帳的張數(shù)和金額必須與各券別的實際數(shù)一致，1元、5角、1角等既有紙幣又有鑄幣的，應填寫紙幣、鑄幣合計的張數(shù)和金額。第四，出納員在填寫 “現(xiàn)金送款簿 ”時必須采用雙面復寫紙，字跡必須清楚、規(guī)范，不得涂改。表6 5 中國x施艮行現(xiàn)金送款簿對方科目： 交款日期 年 月 日收款單位名稱開戶銀行賬號款項來源金 額百十萬千百十元角分人民幣（大寫 ）券別數(shù)額 100 元 50 元 10 元 5 元 2 元 1 元 5 角 2 角 1 角 金額合計 收款銀行蓋章整把券零把券收款復核收款員（ 3 ） 送存交款。 出納員按規(guī)定整理現(xiàn)金并填寫 “現(xiàn)金送款簿 ”后， 應將現(xiàn)

10、金連同 “現(xiàn)金送款簿 ”一起送交銀行柜臺收款員。在交款時，送款人必須同銀行柜臺收款員當面交接清點。經柜臺收款員清點無誤后，銀行按規(guī)定在 “現(xiàn)金送款簿 ”上加蓋印章，并將“回單聯(lián) ”退還給送款人，送款人在接到 “回單聯(lián) ”后應當即進行檢查，確認為本單位交款回單，而且銀行有關手續(xù)已經辦妥后即可離開柜臺。有的單位因交款數(shù)額較大，或者輔幣較多，銀行當面點清確有困難的，可事先與銀行協(xié)商，雙方規(guī)定有關條件，并簽定協(xié)議書，采取 “封包交款 ”的辦法交款。封包交款指的是交款單位把要交存銀行的現(xiàn)金，按有關要求進行整理，并按銀行的規(guī)定捆包好，在捆包上加貼封簽，寫明金額，加蓋公章，連同填寫好的 “現(xiàn)金送款簿 ”一并

11、送交銀行。銀行憑封簽上的金額軋清大數(shù)后收款，先在 “現(xiàn)金送款” 上加蓋“收訖 ” 章和收款員印章，將“回單聯(lián) ” 交給交款人，事后再按規(guī)定逐包清點細數(shù)。如發(fā)現(xiàn)長短款，再向交款單位辦理多退少補手續(xù)。實行封包交款辦法的單位在封包時，首先要把貨幣整理，其次再按銀行的要求進行 “封包 ”（捆扎 ）。 封包時紙幣要按面額分類， 每 10 把扎成一捆， 捆扎時上下墊好襯紙，用十字型捆扎，在每捆鈔票打結處要加貼封簽，封簽貼在襯紙上。如不滿一百張的，按零頭整理的要求，整理好后加貼封簽。硬幣按面額分類，每10 卷扎成一捆，同樣加貼封簽。不滿一百枚的零頭按幣別打卷，并在卷上寫明枚數(shù)、金額、日期，加蓋經手人名章。封

12、包的封簽必須寫明金額、日期、封包經辦人員姓名，并加蓋單位公章。另外，要求封包必須露封，便于軋點大數(shù)。采取封包交款辦法的，如銀行柜臺收款員在軋計大數(shù)時，即發(fā)現(xiàn)有差錯的，應當立即告知交款人，經交款人當場復對后，在銀行設置的 “單位交款差錯登記簿 ”上進行登記，并由交款人簽章。單位交款人按照復對后的金額重新填制 “現(xiàn)金送款簿 ” 。如銀行事后清點發(fā)現(xiàn)長款或短款， 應在封包的封簽上注明長款或短款的金額， 由銀行收款員和收款復核員共同簽章，登記 “單位交款差錯登記簿 ”和填寫錯款證明單，并向單位退回長款或收回短款。如銀行在清點封包時發(fā)現(xiàn)差錯金額較大，應保持原封包，及時通知交款單位派人復點，然后按封包協(xié)議

13、規(guī)定處理。出納員在送存現(xiàn)金時應注意以下事項：第一， 凡經整理好準備送存銀行的現(xiàn)金， 在填好 “現(xiàn)金送款簿 ”后，一般不宜再行調換票面，如確需調換的，應重新復點，同時重新填寫 “銀行送款簿 ”。第二，交款人最好是現(xiàn)金整理人，這樣可以避免發(fā)生差錯時責任不明的情況。第三，送存途中必須注意安全，送存金額較大的款項時，最好用專車，并派人護送。第四，臨柜交款時，交款人必須與銀行柜臺收款員當面交接清點，做到一次交清，不得邊清點邊交款。第五，交款人交款時，如遇到柜臺較為擁擠，應按次序等候。等侯過程中，應做到鈔票不離手，不能置于柜臺之上，以防發(fā)生意外。（4 ）記帳。交款人將現(xiàn)金送存銀行并取回現(xiàn)金送款簿”（回單聯(lián)

14、）后，財務部門根據(jù)“回單聯(lián) ”填制現(xiàn)金付款憑證，其會計分錄為：借：銀行存款貸：現(xiàn)金如果現(xiàn)金不是由出納員匯總后送存銀行，而是由企業(yè)柜臺直接送存銀行，則財務部門根據(jù) 現(xiàn)金送款簿”（回單聯(lián)）編制銀行存款收款憑證，其會計分錄為：借：銀行存款貸：商品銷售收入等需要說明的是：依據(jù)現(xiàn)金管理暫行條例及其實施細則的規(guī)定，各單位收入的現(xiàn)金 必須及時送存銀行。對公款私存的，開戶銀行有權按存入金額的30% 50%處罰；對私自坐支的，按坐支金額的10% 30%處罰；對單位之間互相借用現(xiàn)金的，按借 用額的10% 30%處罰；對保留帳外公款的，按保留額的 10% 30%處罰。出納不出錯有哪些技巧首先在收付現(xiàn)金時要唱收唱付，

15、這樣不但可以加深印象，與當事人核對金額，還 可以取得他人的聽覺旁證。對需要報銷的發(fā)票，抬頭與本單位不符、大小寫金額不符、 涂改發(fā)票、發(fā)票上無收款單位章或收款人章、發(fā)票與支票入賬方不符者，均不接受發(fā) 票，待補辦手續(xù)后再報核。報銷單位需先簽字、后付款；收款單據(jù)先交款、后蓋章； 付款單據(jù)要蓋付訖章。付款單據(jù)如由他人代領現(xiàn)金者，應簽代領人名字，而不得簽被 代領人名字；代領人不是本單位的職工，要注明與被帶領人關系及其聯(lián)系地址。營業(yè) 外收入及雜務收入，要以經辦單位交款單位為依據(jù)，收款后開給財務收據(jù)。其次，要注意加強對支票、發(fā)票和收據(jù)的保管。領用支票要設立備查登記簿， 經單位主管財務領導審簽后，并由領用人簽章。領用現(xiàn)金支票要在存根聯(lián)上簽字，以 防正副聯(lián)金額不符。支票存根聯(lián)上要逐項寫明金額、用途、領用人，并在備查簿上注 明空白支票和支票限額。支票作廢后要按順序裝訂在憑證中。 空白發(fā)票和收據(jù)不能隨 便外借，已開具金額尚待帶出收款的發(fā)票和收據(jù)，要由借用人出具借據(jù)并作登記，以 便分清責任，待款收回后再結清借據(jù)。發(fā)票和收據(jù)作廢后要退回來，先作廢后重開， 如果是銷貨發(fā)票退回紅沖，應該先由倉庫部門驗貨入庫后再進行退款。如果對方丟失發(fā)