UFZSSUU采購管理用戶手冊

1、北京英斯泰克視頻技術(shù)有限公司 操作手冊 手冊名 稱： 采購業(yè)務(wù)應(yīng)用操 作手冊 適用部 門： 采購部門、 多媒體部門 編寫人 員： 項(xiàng)目組 編寫日 期 2003年5月 16日 對 口 支 持 業(yè) 務(wù) 采購 部門 張 國 楨 業(yè)務(wù)問題、操作問題 多媒 體 董 欣 業(yè)務(wù)問題、操作問題 總 調(diào) 室 沈恒 業(yè)務(wù)問題、操作問題 技 術(shù) 財(cái)務(wù) 部 白 曉 宇 軟件問題、錯(cuò)誤提示 計(jì)算 機(jī) 網(wǎng)絡(luò)、硬件、系統(tǒng)故障 目錄 一、部門職責(zé)： 采購部門的日常工作在ERP系統(tǒng)處理中主要工作 有： 1、維護(hù)供應(yīng)商資料，進(jìn)行供應(yīng)商資料的維護(hù)和添加， 加強(qiáng)供應(yīng)商資源管理。 2、及時(shí)錄入、審核米購訂單，為總調(diào)室安排生產(chǎn)提供 依據(jù)

2、。 3、及時(shí)取得客戶開出的采購發(fā)票，錄入系統(tǒng)，并及時(shí) 送交到財(cái)務(wù)。 4、準(zhǔn)確掌握米購發(fā)票和米購入庫單之間的對應(yīng) 關(guān)系， 做好米購結(jié)算，確定米購成本 5、及時(shí)、全面掌握供應(yīng)商供貨質(zhì)量、價(jià)格，優(yōu) 化供應(yīng) 商結(jié)構(gòu) 6、作好各種米購統(tǒng)計(jì)，需款分析，為決策層提 供分析 數(shù)據(jù)。 二、部門崗位劃分： 采購助理：采購管理模塊供應(yīng)商分類、供應(yīng)商檔案、采 購訂單/采購到貨單/采購發(fā)票的錄入、賬表查詢。 采購經(jīng)理：對于采購訂單的最終審核、對于賬表查 詢、供應(yīng)商分析 質(zhì)檢員：檢驗(yàn)所購的原材料質(zhì)量，對不合格的通 知采 購人員作到貨退回，對合格品出據(jù)質(zhì)檢 單；檢驗(yàn) 公司產(chǎn)成品的質(zhì)量情況，出據(jù)質(zhì)檢 單方可以進(jìn)行 入庫處理和

3、發(fā)貨處理。 總調(diào)室人員：內(nèi)請購單錄入審核、部分采購訂單的錄 入 三、采購管理模塊的作用及與其他模塊的關(guān)系采購管 理模塊可以對采購業(yè)務(wù)的全部流程進(jìn)行管 理，提供請 購、訂貨、到貨、入庫、開票、采購結(jié)算的完整采購 流程 四、英斯泰克采購管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理流程 業(yè)號務(wù)|PU001 I業(yè)稱務(wù)I米購入庫 間述 1S4 入廣米購InK后W4入 一 訃入單購采 購部對 I 范圍 相關(guān)崗 請購員 計(jì)劃員 各購肩米 二產(chǎn) 錄入詹購 層質(zhì)I岸一崇韶 票財(cái)?shù)?3罷騎或進(jìn)爺昭 鬼鞠扌rf丫 購 普W隊(duì)拓奠和 診簞 申F zz- 一翟米一 采購助 理管員 申核請購單錄 入米購訂單 審 贅單到貨單/錄入 采購入庫單 錄入

4、錄購錄入庫 審核 購銷管理 系統(tǒng)列表系訂單列表表查詢采購到貨表列表、采購 采購入庫、列表、采購 7 7 、結(jié)4 分 -n 旦后 元 、眉的人 史系。 爸掘米處 爵MW帶機(jī) 薔入以初扇王1 、為位 -sf 購化規(guī)以為 -蠱商采簡、厲 站煲行2購段 采， 4 位If 為劉 內(nèi)位購 (* Is 以單 系統(tǒng)流程： 1、總調(diào)部門根據(jù)生產(chǎn)任務(wù)考慮庫存量結(jié)存、安全庫存等 因素進(jìn)行規(guī)劃運(yùn)算，規(guī)劃生成采購計(jì) 戈V。由總調(diào)、財(cái)務(wù)、總工進(jìn)彳丁確認(rèn)，審核完畢后，最 終由總調(diào)在系統(tǒng)中進(jìn)行審核，進(jìn)行打印下發(fā)到 采購部 門。 2、采購部門根據(jù)總調(diào)室下發(fā)的采購計(jì)劃，進(jìn)行對外的詢 價(jià)、訂貨處理，在系統(tǒng)內(nèi)拷貝生成采購訂單。 3、

5、采購訂單由本部門經(jīng)理、總調(diào)進(jìn)行審核，手工審核完 畢后（具體手工審批流程參考公司相關(guān) 采購合同管理規(guī) 定），由總調(diào)在采購管理模塊內(nèi) 對采購訂單進(jìn)行審核。 4、供應(yīng)商材料送到后，由采購人員在采購管理 模塊中添 置到貨單通知單，進(jìn)行打印，庫房根據(jù)到貨通知單，通 知質(zhì)量檢驗(yàn)人員進(jìn)彳丁材料入庫前 檢驗(yàn)。 5、質(zhì)量檢驗(yàn)人員對入庫材料進(jìn)行檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合 格后填寫 質(zhì)檢單；憑米購人員的到貨通知單和質(zhì)檢單，庫房記賬 人員在庫存系統(tǒng)根據(jù)采購到貨單生成采購入庫單進(jìn)行打 印（一式5聯(lián)？財(cái)務(wù)、庫房、總調(diào)、米購），庫房管 理人員點(diǎn)收實(shí)物后手工在采購入庫單上進(jìn)行簽字，由倉 庫主管在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行采購入庫單審核。 6、采購發(fā)票（增

6、值稅發(fā)票/零售發(fā)票、運(yùn)費(fèi)發(fā)票、港雜 費(fèi)發(fā)票）到齊后，由財(cái)務(wù)往來會(huì)計(jì)進(jìn)行采購 結(jié)算，同時(shí) 作付款或掛賬處理；如果月末未作采購結(jié)算處理，則系 統(tǒng)自動(dòng)記錄為暫估結(jié)算。 五、部門日常業(yè)務(wù)系統(tǒng)處理： 5.1 日常業(yè)務(wù)類型的界定： 采購類型分類：分為材料采購、商品采購、國外采購， 根據(jù)采購統(tǒng)計(jì)和財(cái)務(wù)核算的需要，在采購訂單的表頭欄 目內(nèi)必須選擇對應(yīng)的采購類型，從 以上3種分類中進(jìn)行選擇。 業(yè)務(wù)類型按照結(jié)算情況分為兩種進(jìn)行界定:普通采購 業(yè)務(wù)：無論付款方式是賒購還是現(xiàn) 結(jié)，如果采購的貨 物要入倉庫，在增加銷售訂單時(shí)選擇業(yè)務(wù)類型為普通 采購業(yè)務(wù)。具體操作見普通采購業(yè)務(wù)處理流程直運(yùn) 采購：采購的商品不經(jīng)過公司庫房

7、，直接將商品從供 應(yīng)商處發(fā)送到客戶方的采購業(yè)務(wù)，在增加采購訂單時(shí) 選擇業(yè)務(wù)類型為：直運(yùn)采 購。具體操作見直運(yùn)采購業(yè) 務(wù)處理流程。因?yàn)閮煞N處理方式的業(yè)務(wù)核算存在不 同，所以在增加采購訂單時(shí)一定要區(qū)分清楚。 5.2、應(yīng)明確的問題： 1 各個(gè)存貨應(yīng)盡量簡化該存貨所使用的計(jì)量單位個(gè) 數(shù)，以已有的存貨為例： 2. 鋼板和鋼管設(shè)定浮動(dòng)換算率，鋼板只有張和公斤兩 個(gè)計(jì)量單位，其中張是主計(jì)量單位（各個(gè)系統(tǒng)都如 此）,采購時(shí)的包必須換算成張。鋼 管只有根和公 斤兩個(gè)計(jì)量單位，其中根是主計(jì) 量單位（各個(gè)系統(tǒng) 都如此），其他存貨都遵循這 個(gè)原則，能用單計(jì)量 單位的盡量用單計(jì)量單位，必須用多計(jì)量單位的存貨 要和其他系

8、統(tǒng)關(guān)鍵用 戶協(xié)商 3. 存 貨檔案維護(hù)和添加由總調(diào)度室完成，采購 部門如 果用到存貨檔案中沒有的存貨，要及時(shí) 通知總調(diào)度 室添加，并告知該存貨的相關(guān)信 息。總調(diào)度室添加檔 案時(shí)要遵循對換算率的要 求，另外要注意：一種存貨 只能有唯一的編碼, 唯一的名稱, 對于同種存貨但 不同規(guī)格型 號的存貨要給不同的編碼和名稱; 1!11 檔案中的存貨屬性和計(jì)量單位應(yīng)錄入準(zhǔn)確；存貨檔 案中的存貨參考成本應(yīng)該盡量錄入，以方便規(guī) 劃資 金的使用；存貨檔案中的存貨提前期應(yīng)該盡量準(zhǔn) 確，以便總調(diào)度室合理規(guī)劃生產(chǎn)和采購 的日期；對 于比較重要的存貨要在存貨檔案中設(shè)立安全庫存、最 低庫存和最高庫存，從而為資源的合理配置提

9、供基 礎(chǔ)資料，才可以實(shí)現(xiàn)庫存預(yù)警 4. 供 應(yīng)商檔案由采購經(jīng)理維護(hù)，新增供應(yīng)商時(shí)由采購 關(guān)鍵用戶錄入，要注意：供應(yīng)商的檔案 應(yīng)該盡可能 完整，以方便以后的使用；供應(yīng)商的的編碼、名 稱、簡稱必須唯一，各部門要做 好溝通工作，杜絕 出現(xiàn)多種稱謂，供應(yīng)商的全 稱必須準(zhǔn)確；供應(yīng)商檔 案的其他部分要盡量填寫清楚，為往來管理提供堅(jiān) 實(shí)準(zhǔn)確的平臺(tái)，達(dá) 到資源共享的目的；供應(yīng)商的稅 號、開戶銀行盡量填入，為開出和收到增值稅票作 準(zhǔn)備 5采購單據(jù)處理時(shí)應(yīng)該首先明確該筆采購行為所采購 的貨物是否要入庫，如果要入庫則業(yè)務(wù)類型選擇普 通采購，如果不需要入本公司的倉庫，直接運(yùn)到客 戶那里，則業(yè)務(wù)類型選擇直運(yùn) 采購 6.

10、有 可能在企業(yè)的采購業(yè)務(wù)中，由于運(yùn)輸、裝 卸等原 因采購的貨物會(huì)發(fā)生短缺毀損，應(yīng)根據(jù) 不同情況， 作出相應(yīng)的賬務(wù)處理。屬于定額內(nèi)合理損耗的，應(yīng) 視同提高入庫貨物的單位成本，不另作賬處理；運(yùn) 輸部門或供貨單位造成的短缺毀損，屬于定額外非 合理損耗的，應(yīng)根 據(jù)不同情況分別進(jìn)行賬務(wù)處理。 因此企業(yè)應(yīng)在此事先設(shè)置好本企業(yè)可能發(fā)生的非合理 損耗類型以及對應(yīng)的入賬科目，以便采購結(jié)算時(shí)根 據(jù)具體的業(yè)務(wù)選擇相應(yīng)的非合理損耗類型，并由存 貨核算系統(tǒng)根據(jù)結(jié)算時(shí)記錄的非合理損耗類型自動(dòng)生 成憑證 5.3、基礎(chǔ)檔案：基礎(chǔ)檔案填加： 供應(yīng)商分類增加：原則 供應(yīng)商分類編碼：供應(yīng)商分類編碼必須唯一。供應(yīng)商分類 名稱：可以是

11、漢字或英文字母，不 能為空 修改分類：只能修改分類名稱。刪除分類：已經(jīng)使用的 不能刪除、存在下級的分類不允許刪除。 操作路徑：【采購管理】一【設(shè)置】一【分類體 系】一 【供應(yīng)商分類】供應(yīng)商檔案填加：本功能完成對供應(yīng)商 檔案的設(shè)置和管理。 供應(yīng)商檔案：供應(yīng)商編號原則供應(yīng)商分類+順序號（三 位）供應(yīng)商全稱、供應(yīng)商簡稱、供應(yīng)商所屬分類、所 屬地區(qū)分類、所屬行業(yè)、開戶銀行、賬號、聯(lián)系人、地 址等 供應(yīng)商檔案修改：除供應(yīng)商檔案編號外，其他信 息日常進(jìn)行修改。 供應(yīng)商方案刪除、停用：已經(jīng)使用的檔案不能刪除，但 可以停用，在供應(yīng)商檔案其他頁簽錄 入停用日期即可， 在新增單據(jù)中參照供應(yīng)商檔 案不再出現(xiàn)。 5.

12、4、期初錄入 期初暫估入庫：沒有取得供貨單位的采購發(fā)票，而不 能進(jìn)行采購結(jié)算的入庫單作為期初入庫單輸入系統(tǒng)， 以便取得發(fā)票后進(jìn)行采購的結(jié)算；操作路徑：【采購管 理】一【業(yè)務(wù)】一【入庫】【入庫單】 操作說明一表頭項(xiàng)目： 入庫單號：錄入或自動(dòng)生成，必填。用戶可以設(shè)定單 據(jù)生成規(guī)則，同一類型的單據(jù)號保證唯一性。 入庫日期：錄入或參照輸入貨物的入庫日期，必填。 默認(rèn)值為進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)輸入的業(yè)務(wù)日期，即系統(tǒng)登陸日 期，可修改。參照日歷；錄入必 須符合日期格式，即 yyyy-mm-dd。期初單據(jù)日期必須小于系統(tǒng)啟用日 期。操作說明一表體項(xiàng)目： 存貨編號：錄入或參照，必填，參照的內(nèi)容為存 貨檔案，根據(jù)存貨檔案進(jìn)

13、行合法性校驗(yàn)。參見參 照單據(jù)時(shí)，根據(jù)參照單據(jù)自動(dòng)帶入。根據(jù)存貨編 號，系統(tǒng)帶入存貨名 稱、規(guī)格型號、主計(jì)量、單 位、換算率等 欄目。采購單據(jù)參照存貨時(shí)，只能參照存貨檔案 中具有外購”屬性的存貨。采購發(fā) 票可以參照 應(yīng)稅勞務(wù)”的存貨，用于采購 發(fā)票上的運(yùn)費(fèi)費(fèi) 用、包裝費(fèi)等采購費(fèi)用。采購發(fā)票可以參照設(shè)置 是否折扣”的存貨，在開票時(shí)可以沒有數(shù)量，只 有金額，或者在藍(lán)字發(fā)票中開成負(fù)數(shù)。同一張單 據(jù) 上可以有相同的存貨。停用日期不為空的存 貨為停用存貨：填制單據(jù)時(shí)不能再參 照。如果手 工錄入已停用的存貨，系統(tǒng)將 提示 此存貨已停 用，請選擇其他存貨。 期初在途存貨：已取得供貨單位的采購發(fā)票， 但系統(tǒng)上線

14、時(shí)貨物沒有入庫，而不能進(jìn)行采購結(jié) 算的發(fā)票輸入系統(tǒng)，以便貨物入庫填制入庫單后 進(jìn)行米購結(jié)算 操作路徑：【采購管理】一【業(yè)務(wù)】一【發(fā)票】- 【專用采購發(fā)票】 操作路徑：【采購管理】一【業(yè)務(wù)】一【發(fā)票】- 【普通采購發(fā)票】采購發(fā)票是供應(yīng)商開出的銷售貨物的 憑證，系統(tǒng) 將根據(jù)采購發(fā)票確認(rèn)采購成本，并據(jù)以登記應(yīng)付 賬款。 采購發(fā)票按業(yè)務(wù)性質(zhì)分為：藍(lán)字發(fā)票、紅字發(fā)票。采 購發(fā)票按發(fā)票類型分為： 增值稅專用發(fā)票，增值稅專用發(fā)票的單價(jià)為無稅 單 價(jià)。 普通發(fā)票：增值稅普通發(fā)票包括普通發(fā)票、廢舊物資 收購憑證、農(nóng)副產(chǎn)品收購憑證、其他收據(jù)，這些發(fā)票的 單價(jià)、金額都是含稅的。普通發(fā)票的默認(rèn)稅率為0, 可修改。運(yùn)費(fèi)

15、發(fā)票，運(yùn)費(fèi)主要是指向供貨單位或提供勞 務(wù) 單位支付的代墊款項(xiàng)、運(yùn)輸裝卸費(fèi)、手續(xù)費(fèi)、違 約金 （延期付款利息）、包裝費(fèi)、包裝物租金、儲(chǔ)備費(fèi)、進(jìn) 口關(guān)稅等。運(yùn)費(fèi)發(fā)票的單價(jià)、金額都是含稅的。運(yùn)費(fèi)發(fā) 票的默認(rèn)稅率為7,可修改。在收到供貨單位的發(fā)票 后，如果沒有收到供貨單 位的貨物，可以對發(fā)票壓單處 理，待貨物到達(dá)后，再輸入系統(tǒng)做報(bào)賬結(jié)算處理；也 可以先將發(fā)票輸 入系統(tǒng)，以便實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)在途貨物。 錄入完畢期初數(shù)據(jù)后采購期初記賬，進(jìn)行本月的業(yè) 務(wù)。 相關(guān)概念：采購結(jié)算 自動(dòng)結(jié)算自動(dòng)結(jié)算功能中有三種結(jié)算模式：入庫單和發(fā) 票、 紅藍(lán)入庫單、紅藍(lán)發(fā)票。是由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)自動(dòng)將 相同供貨單位的，存貨相同且數(shù)量相等采購入

16、庫 單和采購 發(fā)票進(jìn)行結(jié)算。注意：紅藍(lán)入庫單對結(jié)，入庫單上必須有金額，可以不等。 1. 用鼠標(biāo)單擊【業(yè)務(wù)】下的【采購結(jié)算】，再選擇【自 動(dòng)結(jié)算】，屏幕顯示自動(dòng)結(jié)算畫面。 2. 可以根據(jù)需要輸入結(jié)算條件，系統(tǒng)將根據(jù)企業(yè) 輸入的條件范圍進(jìn)行結(jié)算。例如，只要對某個(gè)供貨單位的 米購業(yè)務(wù)進(jìn)行結(jié)算， 可以輸入該供貨單 位的名稱或編號。 I! 3. 用鼠標(biāo)單擊工具欄的艮開始結(jié)算按鈕，計(jì)算 機(jī)自動(dòng) 把采購入庫單和采購發(fā)票相同，供貨單位、存貨相同且數(shù) 量相等的單據(jù)進(jìn)行結(jié)算，產(chǎn)生結(jié)算結(jié)果列表。 4. 用鼠標(biāo)單擊工具欄的艮退出U按鈕或單擊窗體右上角 的退出按鈕，結(jié)束自動(dòng)結(jié)算。 5. 進(jìn)入【采購結(jié)算單列表】功能，查詢

17、、打印本 次自動(dòng) 結(jié)算結(jié)果。 手動(dòng)結(jié)算 使用“手工結(jié)算”功能可以進(jìn)行正數(shù)入庫單與負(fù)數(shù)入庫單 結(jié)算，正數(shù)發(fā)票與負(fù)數(shù)發(fā)票結(jié)算，正數(shù) 入庫單與正數(shù)發(fā)票 結(jié)算，費(fèi)用發(fā)票單獨(dú)結(jié)算。手工結(jié)算時(shí)可以結(jié)算入庫單中 部分貨物，未結(jié)算的貨物可以在今后取得發(fā)票后再結(jié)算。 可以同時(shí) 對多張入庫單和多張發(fā)票進(jìn)行報(bào)賬結(jié)算。 1. 用鼠標(biāo)單擊【業(yè)務(wù)】下的【采購結(jié)算】，選擇【手工 結(jié)算】，屏幕顯示手工結(jié)算畫面。 2. 按K過濾按鈕，顯示出結(jié)算條件輸入畫面，可以根 據(jù)需要輸入結(jié)算條件，系統(tǒng)將把滿足條件的入庫單和發(fā)票 過濾出來，在選擇入庫單和發(fā)票 時(shí)只能選擇過濾出來的入 庫單和發(fā)票。 3. 選擇要結(jié)算的入庫單：用鼠標(biāo)單擊【入庫】

18、按 鈕，出 現(xiàn)入庫單選擇畫面，單擊想要結(jié)算的發(fā)票左側(cè)的選擇欄， 選擇欄打勾，表示該行數(shù)據(jù)選擇 上了，可以結(jié)算。用鼠標(biāo) 單擊打勾標(biāo)志的入庫單 數(shù)據(jù)左側(cè)的選擇欄，則會(huì)取消選 擇。注意：選擇入庫單時(shí)在工具欄按K設(shè)置按鈕，可 以由用戶自行設(shè)置入庫單顯示項(xiàng)目。 .選擇要結(jié)算的發(fā)票：用鼠標(biāo)單擊【發(fā)票】按鈕，出現(xiàn)發(fā) 票選擇畫面，單擊想要結(jié)算的發(fā)票左側(cè)的選擇欄，如果最 左邊選擇欄打勾，表示該行數(shù)據(jù) 選擇上了，可以結(jié)算。用 鼠標(biāo)單擊打勾標(biāo)志的發(fā)票數(shù)據(jù)，則會(huì)取消選擇。 5產(chǎn)生結(jié)算匯總表：入庫單、發(fā)票選擇完畢后，用鼠標(biāo)按 K確認(rèn)按鈕，計(jì)算機(jī)自動(dòng)將本次選擇 的數(shù)據(jù)匯總，以匯 總表顯示出來。用鼠標(biāo)按1確 認(rèn)為按鈕進(jìn)行結(jié)

19、算，用鼠標(biāo) 按K取消按鈕，取消本次結(jié)算，可以重新選擇單據(jù)進(jìn)行 結(jié)算。 6. 結(jié)算完成后，計(jì)算機(jī)把已結(jié)算的單據(jù)數(shù)據(jù)從屏幕上清 除，您可以繼續(xù)按以上步驟進(jìn)行其它采購結(jié)算。結(jié)算的結(jié) 果可以在【采購結(jié)算列表】功能中查看到。 注意: 入庫單的金額可以與發(fā)票金額不等，入庫單金 額可以為空，入庫成本以結(jié)算金額為準(zhǔn)。 如果沒有期初記賬，則不能進(jìn)行采購結(jié)算。 入庫單與采購發(fā)票可以分次結(jié)算，即入庫單的 一條記錄可與采購發(fā)票多次結(jié)算如果當(dāng)前操作日期在已 月末結(jié)賬的日期范圍，則不能進(jìn)行采購結(jié)算，必須注銷賬 套，重新注冊時(shí)調(diào)整操作日期。如果采購結(jié)算確實(shí)應(yīng)核算 在當(dāng)前操作日期所在會(huì)計(jì)月內(nèi)，那么可以先取消該月的 月末結(jié)賬后

20、再做采購結(jié)算。 英斯泰克要求入庫單與采購發(fā)票是多對一的關(guān)系，另 外必須采購的所有貨票和運(yùn)費(fèi)發(fā)票到后再 一起結(jié)算 5.5普通采購流程 55. 1采購請購 米購請購是指企業(yè)內(nèi)部向米購部門提出米購申請，米購系 統(tǒng)的請購單由轉(zhuǎn)播車、機(jī)加、系統(tǒng)集 成、結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)等部門 提出，請購是米購業(yè)務(wù)處理的起點(diǎn)，在此描述和生成米貝勾 的需求，如采購什么貨物、采購多少、何時(shí)使用、誰用等 內(nèi)容；同時(shí)，也可為采購訂單提供建議內(nèi)容，如建議供應(yīng) 商、建議訂貨日期等。由總調(diào)負(fù)責(zé)審核請購單，采購部門 根據(jù)審核后的請購單進(jìn)行采購，已審核 或已執(zhí)行的單據(jù)可 以關(guān)閉操作路徑：【采購管理】一【業(yè)務(wù)】一【請購】一 【請購單】 【操作流程】

21、進(jìn)入單據(jù)查詢界面。 1 點(diǎn)擊K增加，進(jìn)入單據(jù)錄入狀態(tài)。 2.輸 入單據(jù)表頭的各項(xiàng)內(nèi)容，輸入單據(jù)表體的各 項(xiàng)內(nèi) 容。 3.填 寫完畢，發(fā)現(xiàn)單據(jù)有錯(cuò)，可以直接將光標(biāo)移至U 有關(guān)欄目進(jìn)行修改。 4.在 單據(jù)保存前，可以放棄當(dāng)前單據(jù), 返回單據(jù)查 詢界面；未保存單據(jù)時(shí)，如退出當(dāng)前界面，則系統(tǒng) 提示“此單據(jù)尚未保存，繼續(xù)退出 嗎？ ”，如選 擇是，則不做保存退出；如選擇 否，則返回錄入狀 o 5保 存單據(jù)，單據(jù)狀態(tài)為未審核。未審核的單據(jù) 可 以修改、刪除。 6審核單據(jù)：未審核的單據(jù)可以審核，單據(jù)狀態(tài) 為 已審核，不能修改、刪除。已審核的單據(jù)為有效單 據(jù)，可被其他單據(jù)、其他系統(tǒng)參照使用。 7棄審單據(jù)：已審

22、核的單據(jù)可以棄審，棄審后單據(jù) 狀態(tài)為未審核。有下游單據(jù)生成的，系統(tǒng)視為該 單據(jù)已執(zhí)行，不能棄審。 8執(zhí)行：已審核的單據(jù)為有效單據(jù)，可以執(zhí)行，可以 被其他單據(jù)、其他系統(tǒng)參照使用；已執(zhí)行的單據(jù) 不能棄審。 9關(guān)閉單據(jù)：已審核或已執(zhí)行的單據(jù)可以關(guān)閉。已關(guān) 閉的單據(jù)不能執(zhí)行、棄審，但不影響根據(jù) 該單據(jù) 生成的下游單據(jù)的正常操作。 10. 打開單據(jù)：已關(guān)閉的單據(jù)可以打開。打開后 的 單據(jù)狀態(tài)為關(guān)閉前的狀態(tài)，即已審核、已執(zhí)行。 采購請購單，從業(yè)務(wù)上可分為五種狀態(tài)：錄入、未審 核、已審核、已執(zhí)行、關(guān)閉。流程如下圖所示： 總調(diào)度室根據(jù)采購計(jì)劃和生產(chǎn)經(jīng)營的需要，有權(quán)填制并 審核請購單，請購單列表將符合過濾條件的

23、請購單記錄 以列表的格式顯示，便于用戶快速查詢和操作單據(jù) 5. 5. 2采購訂單（合同）采購訂單是企業(yè)與供應(yīng)商之 間簽訂的采購合同、購銷協(xié)議等，主要內(nèi)容包括采購 什么貨物、采購多少、由誰供貨，什么時(shí)間到貨、到 貨地點(diǎn)、運(yùn) 輸方式、價(jià)格、運(yùn)費(fèi)等。它可以是企業(yè)采 購合同中關(guān)于貨物的明細(xì)內(nèi)容，也可以是一種訂貨的 口頭協(xié)。指企業(yè)根據(jù)采購需求，與供貨單位之間簽 訂采購合同、購銷協(xié)議，采購部門根據(jù)審核后的請 購單和供應(yīng)商接洽成功后，在系統(tǒng)中填制米購訂單 （合同），如果有對應(yīng)的請購單或采購計(jì)劃或銷售訂 單（直運(yùn)業(yè)務(wù)）應(yīng)該參照以上單據(jù)生成。 由采購主管負(fù)責(zé)審批 【操作流程】 1 采購訂單可以手工錄入，也可以參

24、照請購單、銷售訂 單、采購計(jì)劃、直運(yùn)銷售訂單生成。 2. 采購訂單可以修改、刪除、審核、棄審、變更、關(guān) 閉、打開。 3已審核未關(guān)閉的采購訂單可以參照生成采購到貨單、 入庫單、采購發(fā)票 【操作流程】 1.進(jìn)入單據(jù)查詢界面。 2點(diǎn)擊K增加，進(jìn)入單據(jù)錄入狀態(tài)。 3輸 入單據(jù)表頭的各項(xiàng)內(nèi)容，輸入單據(jù)表體的各 項(xiàng)內(nèi) 容。 4填 寫完畢，發(fā)現(xiàn)單據(jù)有錯(cuò)，可以直接將光標(biāo)移 到有 關(guān)欄目進(jìn)行修改。 5在 單據(jù)保存前，可以放棄當(dāng)前單據(jù)，返回單據(jù) 查詢 界面；未保存單據(jù)時(shí)，如退出當(dāng)前界面，則系統(tǒng)提示 “此單據(jù)尚未保存，繼續(xù)退出嗎？ ”，如選擇是，貝J 不做保存退出；如選擇 否，則返回錄入狀態(tài)。 6保 存單據(jù)，單據(jù)狀

25、態(tài)為未審核。未審核的單據(jù) 可 以修改、刪除。 7. 審核單據(jù)：未審核的單據(jù)可以審核，單據(jù)狀態(tài)為 已審核，不能修改、刪除。已審核的單據(jù)為有效單 據(jù)，可被其他單據(jù)、其他系統(tǒng)參照使用。 8. 棄審單據(jù)：已審核的單據(jù)可以棄審，棄審后單據(jù) 狀態(tài)為未審核。有下游單據(jù)生成的，系統(tǒng)視為該 單據(jù)已執(zhí)行，不能棄審。 9執(zhí) 行：已審核的單據(jù)為有效單據(jù)，可以執(zhí)行，可以 被其他單據(jù)、其他系統(tǒng)參照使用；已執(zhí)行的單據(jù) 不能棄審。 10. 關(guān)閉單據(jù)：已審核或已執(zhí)行的單據(jù)可以關(guān) 閉。已 關(guān)閉的單據(jù)不能執(zhí)行、棄審，但不影響 根據(jù)該單據(jù) 生成的下游單據(jù)的正常操作。 11. 打開單據(jù)：已關(guān)閉的單據(jù)可以打開。打開后 的 單據(jù)狀態(tài)為關(guān)閉

26、前的狀態(tài)，即已審核、已執(zhí) 行。 5. 5. 3采購請款（國內(nèi)部分） 采購部門的部分采購要求需要預(yù)先付全部或部 分款 項(xiàng)，采購員拿審批后的采購訂單（尚沒有達(dá) 成采購 訂單的拿審批之后的請購單）找財(cái)務(wù)人員申請預(yù)付 款，財(cái)務(wù)主管同意后，應(yīng)付會(huì)計(jì)做付款 單，款項(xiàng)類 型為預(yù)付，備注欄填寫該筆請購所對應(yīng)的采購訂單 號，付款單打印出來后，要求領(lǐng)款 人員簽字確認(rèn)領(lǐng) 到此筆預(yù)付款。應(yīng)收應(yīng)付會(huì)計(jì)審核預(yù)付款單，確認(rèn)該 筆預(yù)付款 預(yù)付款單制單既可以審核時(shí)進(jìn)行，也可以在 制單處理菜單中進(jìn)行，做憑證時(shí)貨物收到并入庫 后，采購人員在采購系統(tǒng)錄入采 購發(fā)票，采購發(fā)票操 作步驟如下： 采購發(fā)票在采購管理不需審核，保存單據(jù)即為有

27、效 單據(jù)，可被其他單據(jù)、其他系統(tǒng)參照使用。有下游單據(jù) 生成的，系統(tǒng)視為該單據(jù)已執(zhí)行，不 可修改、刪除。？ 【操作流程】進(jìn)入單據(jù)查詢界面。 1 點(diǎn)擊增加n,進(jìn)入單據(jù)錄入狀態(tài)。參見 2輸 入單據(jù)表頭的各項(xiàng)內(nèi)容，輸入單據(jù)表體的各項(xiàng) 內(nèi)容。 3. 填 寫完畢，發(fā)現(xiàn)單據(jù)有錯(cuò)，可以直接將光標(biāo)移 到 有關(guān)欄目進(jìn)行修改。 4在 單據(jù)保存前，可以放棄當(dāng)前單據(jù)，返回單據(jù) 查 詢界面；如未保存退出，系統(tǒng)提示“此單據(jù) 尚未保 存，確定退出嗎？ ”如選擇是，則不保 存單據(jù)退 出；否則返回錄入界面。 5保存單據(jù)，單據(jù)可以修改、刪除。參見、 操作流程】 1 采購發(fā)票可以手工填制，也可以參照采購訂 單、入 庫單填制；直運(yùn)業(yè)務(wù)

28、可以參照直運(yùn)銷售 發(fā)票；采購 發(fā)票也可以拷貝其他采購發(fā)票填希嘰 2采購發(fā)票可以修改、刪除。 3采購發(fā)票可以現(xiàn)付、棄付。 4. 米購發(fā)票與米購入庫單可以進(jìn)行米購結(jié)算。 5. 采購發(fā)票可以在應(yīng)付款管理進(jìn)行審核。注意事 項(xiàng)】 新增單據(jù)為“錄入”狀態(tài)，可以進(jìn)行修改、刪除操 作。 在未保存前可以按K放棄，放棄當(dāng)前填制的單 據(jù)。 在保存后可以按艮刪除，刪除當(dāng)前未執(zhí)行的單 據(jù)。 同一張單據(jù)上可以有相同存貨、相同自由項(xiàng) 的記錄 存在。 用戶選擇或輸入存貨后，系統(tǒng)自動(dòng)將該存貨的代 碼、名稱、規(guī)格型號、計(jì)量單位、自定義項(xiàng)、 單價(jià)等信息帶入單據(jù)。 采購人員應(yīng)該持采購發(fā)票到財(cái)務(wù)消賬，應(yīng)付款會(huì) 計(jì)在 應(yīng)付系統(tǒng)中審核采購

29、發(fā)票，確認(rèn)此筆應(yīng)付 款。 應(yīng)收應(yīng)付會(huì)計(jì)對采購發(fā)票制單既可以審核時(shí)進(jìn) 行，也 可以在制單處理菜單中進(jìn)行，做憑證時(shí) 5. 5. 4普通采購到貨流程處理： 1 米購的貨物到貨，米購員有責(zé)任進(jìn)行初檢，如果米購 員對所采購的貨物的質(zhì)量有疑義，責(zé)令 供貨商退回， 在系統(tǒng)中不做處理，如果對數(shù)量和質(zhì)量沒有疑義， 在采購人員在采購管理模塊參照采購訂單生成采購到 貨單。 采購到貨單（到貨退回單）不需審核，保存單據(jù)即 為有效單據(jù)，可被其他單據(jù)、其他系統(tǒng)參照 使用。有下 游單據(jù)生成的，系統(tǒng)視為該單據(jù)已執(zhí)行，不可修改、刪 除。 操作流程】進(jìn)入單據(jù)查詢界面。 點(diǎn)擊K增加，進(jìn)入單據(jù)錄入狀態(tài)。參見 輸入 單據(jù)表頭的各項(xiàng)內(nèi)容，

30、輸入單據(jù)表體的各項(xiàng)內(nèi) 容。 填寫完畢，發(fā)現(xiàn)單據(jù)有錯(cuò)，可以直接將光標(biāo)移 到有關(guān)欄目進(jìn)行修改。 在單據(jù)保存前，可以放棄當(dāng)前單據(jù)，返回單據(jù) 查詢界面；如未保存退出，系統(tǒng)提示“此單據(jù) 尚未保存，確定退出嗎？ ”如選擇 是，則不保 存單據(jù)退出；否則返回錄入界 面。 2質(zhì)檢部接到采購到貨單，有責(zé)任對貨物進(jìn)行復(fù)檢，發(fā) 現(xiàn)不合格的，在系統(tǒng)中作到貨單退回，采購人員將不 合格的退回，如果認(rèn)為合格要在到貨單上簽字確認(rèn)， 并出具質(zhì)檢單。 【操作流程】 采購到貨退回單可以手工錄入，也可以參照采 購訂單、原采購到貨單生成。采購到貨退回單 可以修改、刪除。采購到貨退回單可以參照生 成紅字入庫單。 3倉庫如果對質(zhì)檢部檢驗(yàn)過的

31、存貨進(jìn)行驗(yàn)收入庫，根據(jù) 檢驗(yàn)單參照采購到貨單在庫存管理模塊中生成采購入 庫單，目前管理要求采購發(fā)票和采購入庫單之間是一 對多的關(guān)系，即要求入庫單開發(fā)票時(shí)不能拆單，所 以采購人員有責(zé)任根據(jù)開票情況提示庫房人員是否將 本次入庫的貨物拆分 成幾張入庫單，采購人員拿到采 購入庫單中的一聯(lián)作回執(zhí)，庫房主管審核采購入庫單 采購入庫單參照訂單、到貨單（到貨退回單） 生成。 采購入庫單修改、刪除、審核、棄審。根據(jù)設(shè) 置，本系統(tǒng)采購入庫單保存后更新現(xiàn)存量。 采購入庫單操作步驟： 進(jìn)入單據(jù)查詢界面。點(diǎn)擊K增加，進(jìn)入單據(jù) 錄入狀態(tài)；可以生單的，按K生單進(jìn)行參照 生單。輸入單據(jù)表頭的各項(xiàng)內(nèi)容，輸入單據(jù)表 體的各項(xiàng)內(nèi)容

32、。 填寫完畢，發(fā)現(xiàn)單據(jù)有錯(cuò)，可以直接將光 標(biāo)移 到有關(guān)欄目進(jìn)行修改。 在單據(jù)保存前，可以放棄當(dāng)前單據(jù)，返回單據(jù)查 詢界面；如未保存退出，系統(tǒng)提示 此單據(jù)尚未保存，確定退出嗎？ ”如選擇 是, 則不保存單據(jù)退出；否則返回錄入界 面。 保存單據(jù)，單據(jù)狀態(tài)為未審核。未審核的單據(jù)可 以修改、刪除。 審核單據(jù)：未審核的單據(jù)可以審核，單據(jù) 狀態(tài)為 已審核，不能修改、刪除。已審核的單據(jù)為有效 不能棄 單據(jù)，可被其他單據(jù)、其他系統(tǒng)參照使用。有下 游單據(jù)生成的，系統(tǒng) 視為該單據(jù)已執(zhí)行， 審。 棄審單據(jù)：已審核的單據(jù)可以棄審，棄審 后單據(jù)狀態(tài)為未審核。 檸藍(lán)芋 廣紅宇 4采購人員收到采購貨物的發(fā)票后，將發(fā)票錄 入

33、系統(tǒng) （專用票用采購專用發(fā)票，普通票用采購 普通發(fā)票， 稅率為0）,然后將發(fā)票實(shí)物交給財(cái)務(wù)的應(yīng)收應(yīng)付會(huì) 計(jì)，由應(yīng)收應(yīng)付會(huì)計(jì)審核確認(rèn)該筆應(yīng)付款，如果我 方要馬上付款，由應(yīng)收應(yīng)付會(huì)計(jì)對采購發(fā)票做現(xiàn)付處 理 訂單號 業(yè)務(wù)號 Aft 0A 2003-0八22 到貸單號 5.運(yùn)費(fèi)發(fā)票 是記錄在采購貨物過程中發(fā)生的運(yùn) 雜費(fèi)、裝 卸費(fèi)、入庫整理費(fèi)等費(fèi)用的單據(jù)。運(yùn)費(fèi)發(fā)票記錄可 以在手工結(jié)算時(shí)進(jìn)行費(fèi)用分?jǐn)偅部梢詥为?dú)進(jìn)行費(fèi)用 結(jié)算。本系統(tǒng)中采購中發(fā)生運(yùn)費(fèi)、港雜費(fèi)、關(guān)稅等費(fèi) 用應(yīng)該分別在存貨檔案中設(shè)置應(yīng)稅勞務(wù)屬性的存貨， 收到以上費(fèi)用發(fā)票后，作采購運(yùn)費(fèi)發(fā)票，在摘要欄中 注明對應(yīng)的采購入庫單號和采購貨物發(fā)票號 【業(yè)

34、務(wù)規(guī)則】運(yùn)費(fèi)發(fā)票的表體存貨只能是在存貨檔 案中設(shè)定屬性為“應(yīng)稅勞務(wù)”的存貨。 運(yùn)費(fèi)發(fā)票如果與采購入庫單或直接與存貨進(jìn)行結(jié)算, 會(huì)產(chǎn)生一張結(jié)算單。 縈類型運(yùn)費(fèi)發(fā)票一軸單 發(fā)票號 開粟日朋2003-03 序號 存貨編碼 1 J 存貨名稱 數(shù)量 原幣單價(jià) 原幣金額 原幣稅獺 稅率 yz 運(yùn)利 0.00 0.00 100.00 7.00 7.00 2 3 OOQXKn 墓彳 才科庫 000L. DOtl.OD3D DO30.00D.DD 8暫估處理：單據(jù)中的單價(jià)填入后，可計(jì)入存 貨明細(xì)賬， 此操作可以每月多次進(jìn)行，也可以月 末一次記賬。存 貨核算模塊記賬時(shí)，有單價(jià)的單 據(jù)都允許記賬，包括已暫估的采購入庫單，不允許記 賬的單據(jù)在系統(tǒng)中以藍(lán)色標(biāo)出，需要手工填 7/1 2