歸檔章的填寫內(nèi)容與要求

1、歸檔章的填寫內(nèi)容與要求：歸檔章用紅色印泥加蓋，檔號填寫用黑色或藍黑墨水筆填寫，力求統(tǒng) 全宗號：填寫檔案行政管理部門給立檔單位編制的代號。一般企事業(yè)單位未列入進館序列的就沒有全宗號，可不填寫。 年度：填寫文件形成年度。以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元年，如“2006”。如在2006年整理的是2005年應(yīng)歸檔文件，應(yīng)填寫“ 2005”。 檔案室編件號：填寫歸檔文件在分類方案的最低一級內(nèi)的排列順序號，從“ 1”開始流水標(biāo)注。如分類方案為“保管期限一一年度”的，一個保管期限內(nèi)，一個 年度的歸檔文件編制一個流水號。 此格空白，不填寫任何數(shù)字和文字，做備用。 機構(gòu)（問題）：綜合類。 保管期限：填寫歸檔文件保管期限

2、。 檔案館編件號：不用填寫。 總頁數(shù)：填寫該歸檔文件中有圖文內(nèi)容頁面的總數(shù)。特別提醒：一個類一個流水號，如采用“保管期限年度”分類方法，永久、30年、10年分別自1開始編流水號（件號），第二年仍然分別從1開始編號文書檔案件的確定：*文件正本與定稿為一件定稿不易裝訂的也可單獨作為一件*正文與附件為一件如附件數(shù)量較多也可各位一件。*原件與復(fù)印件為一件 對制成材料（熱敏傳真紙）或字跡材料（圓珠筆、鉛 筆書寫）不利于長期保管的，以及破損的文件，要復(fù)制后與原件一起歸檔。*轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件。*會議記錄、介紹信存根等一本為一件一一不便拆開的整本會議記錄可為一件。會議記錄和介紹信存根作一件歸檔后，運用計

3、算機文檔一體化管理軟件的單位應(yīng) 建立二級目錄，即進入二級目錄界面，輸入每次會議的相關(guān)記錄，或個人的姓名。 如果會議記錄不是一本，分開記錄，可以每次會議記錄分別作為一件。*成套的會議材料各為一件一次會議的材料不能簡單做一件處理，而要分別以件歸檔。*最容易犯的錯誤是把一套會議材料裝訂成一件處理。*重要文件的正文與歷次修改稿可各位一件重要文件須保留歷次修改稿的， 正文與歷次稿各位一件。*正文與文件處理單為一件文件處理單能體現(xiàn)文件處理的軌跡，不要處理掉，應(yīng)與文件一起歸檔。來文與復(fù)文（指請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函）可為一件這樣可減少 整理此類文件的工作量，但在以后的編目（請示、報告、函）中文件題名

4、應(yīng)寫批 復(fù)的題名，在題名后面要注明（附請示、報告、函）。*經(jīng)過若干環(huán)節(jié)、層次辦理的來文、復(fù)文，超過兩件的，則將所有的來文、復(fù)文 分別作為一件這樣能將辦文復(fù)雜的來文、復(fù)文更好地處理，便于檢索。*報表、名冊、圖冊等按其原來的裝訂方式，一冊（本）為一件一一充分尊重和 利用原來的基礎(chǔ)。*未裝訂的式樣相同的表格，以一定的單位組合，可裝訂在一起作為以件一一表 格數(shù)量多的要編制二級目錄。*任免文件和表彰文件中本單位人員未列在題名中的， 在題名后將本單位人員列 出，原題名簡單的要重擬，這些補充的內(nèi)容都要加“（）”。裝訂時注意件內(nèi)文件的排列順序：正本在前，定稿在后；正本在 前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文 在后；復(fù)文與來文為一件時，復(fù)文