2記錄控制程序

1、1 目的對(duì)管理體系記錄進(jìn)行控制和管理，為貿(mào)易、過程和活動(dòng)及其績(jī)效符合要求并有效運(yùn)行提供客觀證據(jù)和可追溯性；為保持和持續(xù)改進(jìn)管理體系提供信息。2 范圍適用于公司管理體系運(yùn)行所有記錄的控制和管理。3 職責(zé)3.1 行政人力資源部負(fù)責(zé)管理體系有關(guān)記錄的控制。3.2 公司各職能部門負(fù)責(zé)對(duì)其實(shí)施活動(dòng)進(jìn)行記錄和管理，并保持記錄真實(shí)、可靠和完整。4 工作程序4.1 記錄的分類4.1.1 與管理體系運(yùn)行有關(guān)的記錄a) 內(nèi)部審核、管理評(píng)審全套資料；b) 合同評(píng)審報(bào)告、記錄；c) 供方評(píng)定報(bào)告、記錄；d) 職工教育培訓(xùn)記錄；e) 環(huán)境因素識(shí)別與評(píng)價(jià)記錄；f) 經(jīng)過評(píng)價(jià)，需要制定的管理方案和運(yùn)行控制記錄；g) 不符合

2、、不合格品評(píng)審報(bào)告、記錄；h) 糾正和預(yù)防措施報(bào)告、記錄；i) 其它與管理體系運(yùn)行有關(guān)的記錄。4.1.2 與貿(mào)易質(zhì)量有關(guān)的控制記錄a) 銷售記錄；b) 資料檢驗(yàn)、審核記錄；c) 采購(gòu)物資檢驗(yàn)記錄；d) 采購(gòu)設(shè)備驗(yàn)收記錄；e) 貿(mào)易過程記錄；f) 顧客反饋信息處理記錄；g) 其它與貿(mào)易質(zhì)量有關(guān)的記錄。4.1.3日常運(yùn)行中環(huán)境管理要求的記錄a）環(huán)境績(jī)效檢查記錄;b）其它與環(huán)境管理運(yùn)行有關(guān)的記錄 4.2記錄編號(hào)4.2.1記錄編碼XX / JL XX XX記錄序號(hào) 標(biāo)準(zhǔn)條款號(hào) 記 錄 公司代碼4.2.2 編碼說明JL “記錄”拼音縮寫。標(biāo)準(zhǔn)條款號(hào)一所有記錄按標(biāo)準(zhǔn)條款號(hào)對(duì)應(yīng)編制。4.3記錄的實(shí)施4.3.

3、1記錄的管理公司管理體系運(yùn)行有關(guān)的記錄由公司相關(guān)職能部門控制與管理。4.3.1.1記錄格式的管理a）公司應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)定的記錄格式；b）與管理體系運(yùn)行過程有關(guān)的記錄（包括各類評(píng)價(jià)報(bào)告、管理方案等）應(yīng)由相關(guān)主 管部門統(tǒng)一設(shè)計(jì)格式后進(jìn)行編制；c）日常生產(chǎn)運(yùn)行中要求的記錄，由相關(guān)部門統(tǒng)一格式進(jìn)行實(shí)施；d）行政人力資源部管理所有記錄，匯總所有記錄表式，建立記錄明細(xì)表，便于檢查 和追溯。4.3.1.2記錄的編寫a）與管理體系運(yùn)行有關(guān)的各類報(bào)告（記錄），由公司相關(guān)職能部門按要求組織編寫;b）日常運(yùn)行中管理要求的記錄和與質(zhì)量有關(guān)的控制記錄由操作人員在現(xiàn)場(chǎng)工作中填 寫，其填寫的記錄字跡要工整、清晰、便于查閱。4

4、.4 記錄的檢查4.4.1 公司的各類檢查，應(yīng)將記錄的檢查作為一項(xiàng)檢查內(nèi)容。4.4.2 行政人力資源部每半年對(duì)各部門的記錄組織一次檢查，并做好檢查記錄。4.5 記錄的收集與管理4.5.1 與管理體系運(yùn)行有關(guān)的各類報(bào)告(記錄)的收集與管理a) 合同評(píng)審報(bào)告(記錄)由市場(chǎng)管理部收集并保存三年；b) 職工培訓(xùn)記錄由行政人力資源部收集并保存三年；c) 供方評(píng)定報(bào)告(記錄)由財(cái)務(wù)管理部收集并保存三年；d) 與貿(mào)易有關(guān)的各類報(bào)告(記錄)由市場(chǎng)管理部收集并保存三年；e) 與環(huán)境管理有關(guān)的識(shí)別、評(píng)價(jià)記錄及相應(yīng)的管理方案、運(yùn)行措施等由行政人力資 源部收集并保存三年；f) 其它與體系運(yùn)行有關(guān)的記錄由各主管部門收集

5、并保存三年。4.5.2 采購(gòu)物資的檢驗(yàn)記錄a) 物資的檢驗(yàn)記錄由市場(chǎng)管理部分類保存三年；4.6 記錄的歸檔 每年年底，公司各主管部門對(duì)各自收集的記錄進(jìn)行分類、編號(hào)和標(biāo)識(shí)后存檔。4.7 記錄保存的環(huán)境及條件 記錄保存環(huán)境應(yīng)做到防潮、防火、防盜、防蟲蛀、鼠害等。4.8 記錄的借閱4.8.1 需借閱記錄時(shí)， 應(yīng)填寫記錄“借閱登記表”，經(jīng)記錄保存部門負(fù)責(zé)人同意后方可借閱。 借閱者應(yīng)在指定日期歸還，到期不歸還由記錄保存部門負(fù)責(zé)追回。4.8.2 當(dāng)合同有要求時(shí)，記錄可提供給顧客查閱。顧客查閱記錄需經(jīng)市場(chǎng)管理部批準(zhǔn)。4.9 記錄的處理4.9.1 與管理體系運(yùn)行有關(guān)的記錄超過保存期限后，由記錄保存部門填寫“記錄處理登記 表”，經(jīng)公司管理者代表批準(zhǔn)后，由行政人力資源部予以銷毀處理。4.9.2 生產(chǎn)過程中的記錄超過保存期限后，由