第07講辦公室事務(wù)

1、人力資源部 1 第七講第七講 辦公室事務(wù)辦公室事務(wù) 人力資源部 2 課程安排課程安排 n辦公室環(huán)境的布置辦公室環(huán)境的布置 n郵件的收發(fā)與傳閱郵件的收發(fā)與傳閱 n妥善安排約會妥善安排約會 人力資源部 3 辦公室環(huán)境辦公室環(huán)境 n辦公室布置的原則辦公室布置的原則 n辦公室用品的選購與擺放辦公室用品的選購與擺放 人力資源部 4 點(diǎn)評點(diǎn)評 n根據(jù)這段有關(guān)辦公室布置的影片，點(diǎn)根據(jù)這段有關(guān)辦公室布置的影片，點(diǎn) 評這間辦公室布置的優(yōu)、缺點(diǎn)評這間辦公室布置的優(yōu)、缺點(diǎn) 人力資源部 5 辦公室布置的原則辦公室布置的原則 n辦公室要布置得整齊潔凈，采光良好。辦公室要布置得整齊潔凈，采光良好。 n走道上不要放置有礙行

2、走的物品。走道上不要放置有礙行走的物品。 n辦公桌椅柜架的排列應(yīng)辦公桌椅柜架的排列應(yīng) 采用直線對稱式。采用直線對稱式。 n使用同一規(guī)格的檔案柜，使用同一規(guī)格的檔案柜， 高度一致，增進(jìn)美觀。高度一致，增進(jìn)美觀。 人力資源部 6 辦公室布置的原則辦公室布置的原則 n將電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等大件辦公將電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等大件辦公 設(shè)備，安置在一個區(qū)域內(nèi)，便于電源設(shè)備，安置在一個區(qū)域內(nèi)，便于電源 接線、管理和保養(yǎng)。接線、管理和保養(yǎng)。 n辦公室的百葉窗應(yīng)調(diào)整保持一個角度。辦公室的百葉窗應(yīng)調(diào)整保持一個角度。 室內(nèi)照明燈光應(yīng)統(tǒng)一?？照{(diào)溫度應(yīng)保室內(nèi)照明燈光應(yīng)統(tǒng)一?？照{(diào)溫度應(yīng)保 持在度之間，濕度應(yīng)保持持在度之

3、間，濕度應(yīng)保持 在。在。 （續(xù)上表） 人力資源部 7 辦公室布置的原則辦公室布置的原則 n辦公室的地毯、桌面、桌椅應(yīng)保持一種色辦公室的地毯、桌面、桌椅應(yīng)保持一種色 彩的協(xié)調(diào)。在辦公室內(nèi)點(diǎn)綴掛一些裝飾畫彩的協(xié)調(diào)。在辦公室內(nèi)點(diǎn)綴掛一些裝飾畫 和放置一些自然或人工的綠色植物。和放置一些自然或人工的綠色植物。 n辦公桌和辦公區(qū)域要保持清潔。辦公桌和辦公區(qū)域要保持清潔。 （續(xù)上表） 人力資源部 8 辦公用品的選購與擺放辦公用品的選購與擺放 n選購辦公用品的原則選購辦公用品的原則 n辦公用品的基本配備辦公用品的基本配備 n辦公用品的擺放原則辦公用品的擺放原則 人力資源部 9 選購辦公用品的原則選購辦公用品

4、的原則 一、是滿足工作要求一、是滿足工作要求 二、是提高工作效率二、是提高工作效率 三、是節(jié)約人工費(fèi)用三、是節(jié)約人工費(fèi)用 四、是樹立企業(yè)公眾形象四、是樹立企業(yè)公眾形象 人力資源部 10 根據(jù)以上原則，列出辦公室需采購根據(jù)以上原則，列出辦公室需采購 的辦公用品清單的辦公用品清單 小組討論：小組討論： 人力資源部 11 郵件的收發(fā)與傳閱郵件的收發(fā)與傳閱 n郵件收進(jìn)的程序和要求郵件收進(jìn)的程序和要求 n郵件的發(fā)出郵件的發(fā)出 人力資源部 12 小組討論小組討論 n如果錄影中那封信是給上司的，請如果錄影中那封信是給上司的，請 評論這位行政人員的做法有哪些不評論這位行政人員的做法有哪些不 當(dāng)之處？當(dāng)之處？

5、n討論作為行政人員，正確的收進(jìn)信討論作為行政人員，正確的收進(jìn)信 件程序是什么？件程序是什么？ 人力資源部 13 收信件細(xì)節(jié)收信件細(xì)節(jié) n上司或同事的私人信件原封送交。上司或同事的私人信件原封送交。 n“誤拆誤拆”應(yīng)立即封口、簽名、致歉應(yīng)立即封口、簽名、致歉 n裁開或剪開封口，保持信件完整裁開或剪開封口，保持信件完整 n檢查信封內(nèi)有無單據(jù)或名片，避免遺漏檢查信封內(nèi)有無單據(jù)或名片，避免遺漏 n如有必要，可以登記信封的信息如有必要，可以登記信封的信息 人力資源部 14 郵件收進(jìn)的程序和要求郵件收進(jìn)的程序和要求 n分類分類 n拆封拆封 n登記登記 n分送分送 n閱辦閱辦 人力資源部 15 請每組設(shè)計一

6、份郵件登記表請每組設(shè)計一份郵件登記表 實(shí)戰(zhàn)演練：實(shí)戰(zhàn)演練： 人力資源部 16 郵件登記表郵件登記表 編號編號收到日期收到日期 發(fā)出日期發(fā)出日期 收閱人收閱人 /部門部門 郵件郵件 種類種類 處理處理 辦法辦法 備注備注 1、 2、 3、 4、 5、 人力資源部 17 資料、郵件分送資料、郵件分送 n上司親收件要立即呈送上司親收件要立即呈送 n部門信件交到負(fù)責(zé)人手中部門信件交到負(fù)責(zé)人手中 n傳閱資料請附上簽字單傳閱資料請附上簽字單 人力資源部 18 閱辦閱辦 n仔細(xì)認(rèn)真，重點(diǎn)要圈劃仔細(xì)認(rèn)真，重點(diǎn)要圈劃 n長篇要進(jìn)行摘要長篇要進(jìn)行摘要 n適當(dāng)提出擬辦意見適當(dāng)提出擬辦意見 n辦畢保管備查辦畢保管備查

7、 人力資源部 19 觀看錄影片段一觀看錄影片段一 n評論這位行政人員的做法評論這位行政人員的做法 說明了做行政工作的什么說明了做行政工作的什么 特性？特性？ 人力資源部 20 n討論這位行政人員的工作應(yīng)討論這位行政人員的工作應(yīng) 該如何改善？該如何改善？ 觀看錄影片段二觀看錄影片段二 人力資源部 21 郵件的發(fā)出郵件的發(fā)出 n內(nèi)容校核內(nèi)容校核 n信封、封皮查對信封、封皮查對 n郵件寄發(fā)郵件寄發(fā) 人力資源部 22 妥善安排上司約會妥善安排上司約會 n約會安排的原則約會安排的原則 n安排約會需要注意的細(xì)節(jié)安排約會需要注意的細(xì)節(jié) 人力資源部 23 安排約會的原則安排約會的原則 n配合上司的時間表配合上

8、司的時間表 n分辨輕重緩急分辨輕重緩急 n酌留彈性酌留彈性 n處理好變更的約會處理好變更的約會 人力資源部 24 觀看資料片一、二觀看資料片一、二 n請指出這位秘書在安排上司約會請指出這位秘書在安排上司約會 時體現(xiàn)了哪些原則？時體現(xiàn)了哪些原則？ 人力資源部 25 安排約會需要注意的細(xì)節(jié)（一）安排約會需要注意的細(xì)節(jié)（一） n有些時間不宜安排約會。有些時間不宜安排約會。 n出差回來當(dāng)天出差回來當(dāng)天 n周末或假日周末或假日 n臨近下班臨近下班 人力資源部 26 n下班前將第二天的約會事項填進(jìn)小卡片，下班前將第二天的約會事項填進(jìn)小卡片， 一張交給上司，一張交給司機(jī)，一張自己一張交給上司，一張交給司機(jī)，

9、一張自己 保存。保存。 安排約會需要注意的細(xì)節(jié)（二）安排約會需要注意的細(xì)節(jié)（二） 時間時間約會事由約會事由所帶資料所帶資料參加人員參加人員地點(diǎn)地點(diǎn) 人力資源部 27 n及早備妥約會所需的資料，并在適當(dāng)?shù)臅r及早備妥約會所需的資料，并在適當(dāng)?shù)臅r 間請上司過目。間請上司過目。 n特別重要的約會在接近約會時間前，應(yīng)與特別重要的約會在接近約會時間前，應(yīng)與 對方再聯(lián)絡(luò)，以確保約會的順利進(jìn)行。對方再聯(lián)絡(luò)，以確保約會的順利進(jìn)行。 n約會場所和招待事宜有時也要秘書負(fù)責(zé)。約會場所和招待事宜有時也要秘書負(fù)責(zé)。 安排約會需要注意的細(xì)節(jié)（三）安排約會需要注意的細(xì)節(jié)（三） 人力資源部 28 安排約會需要注意的細(xì)節(jié)（四）安排約會需要注意的細(xì)節(jié)（四） n按照需要，記錄會面內(nèi)容。按照需要，記錄會面內(nèi)容。 n保留會見人聯(lián)系資料，以便萬一取消或