Word郵件合并技巧四則

1、技巧四貝I澡撕郵件合并口動(dòng)化人員應(yīng)該掌握的基本技術(shù)的一項(xiàng)高級(jí)功能，是 辦公合并”是Word “郵件的介紹都很簡單，如果按照書的上介紹去做，” “郵件合并 之一。但是大多數(shù)書上對(duì)合并打印出的郵件并不能完全令人滿意。教你幾個(gè)郵件合并技 巧，希望能幫你提高辦公效率。1.用一頁紙打印多個(gè)郵件利用Word “郵件合并”可以批量處理和打印郵件，很多情況下我們的郵件 很短，只占幾行的空間，但是，打印時(shí)也要用整頁紙，導(dǎo)致打印速度慢，并IL 浪費(fèi)紙張。造成這種結(jié)果的原因是每個(gè)郵件之間都有一個(gè)“分節(jié)符”，使下一 個(gè)郵件被指定到另一頁。怎樣才能用一頁紙上打印多個(gè)短小郵件呢？其實(shí)很簡 單，先將數(shù)據(jù)和文檔合并到新建文檔

2、，再把新建文檔中的分節(jié)符（人b）全部替 換成人工換行符（人1意此處是小寫英語字母1,不是數(shù)字1）。具體做法是利用 Word的查找和替換命令，在查找和替換對(duì)話框的“查找內(nèi)容”框內(nèi)輸入b” 框內(nèi)輸入“全部替換如寄給家長的”，它根據(jù)學(xué)生總分不同，在不同的報(bào)告單中寫上不同的內(nèi)容， 總分超過290分的學(xué)生，在報(bào)告單的最后寫上1右），而對(duì)其它的學(xué)生，報(bào)告 單中則沒有這一句（如圖文檔和數(shù)據(jù)源合并出不同的郵件？這時(shí)就要用到“。 在郵件中需出現(xiàn)不同文字的地方插入“插入Word域”中的“學(xué)生成績報(bào)告單” 為例，具體做法是將插入點(diǎn)定位到主文檔正文末尾，單擊郵件合并匚具入Word “ifthen-else” 2所示的

3、信息，單擊“確定”按鈕?！?，此后打印就可在一頁紙上印出多個(gè)郵件來。2. 次合并出內(nèi)容不同的郵件 有時(shí)我們需要給不同的收件人發(fā)去內(nèi)容大體一致，“學(xué)生成績報(bào)告單域”，選擇 下級(jí)菜單中的,在“替換為但是有些地方有區(qū)別的郵件?！氨嗽u(píng)為學(xué)習(xí)標(biāo)兵1左）。怎 樣用同一個(gè)主UAl”欄中插入Word 域”。以“ifthen else”,在出現(xiàn)的對(duì)話框中填入圖（囹 3-1）北京芾徑1洋2004年 1 月 100學(xué)主成軸報(bào)告單李囚同學(xué)您好.李四同學(xué)本學(xué)用的成績?nèi)鏔吾文 99魏學(xué)95.英褂g總分292分. 彼評(píng)為學(xué)刁標(biāo)兵.學(xué)知塢很告單（單（如插買三同學(xué)家長，醐張三同學(xué)宙學(xué)朗的成綾如下:吾文北京希瓷刁學(xué)2004年】且1

4、0日 3-3）幻.如93.英吾SQ.總分256井1圖的兩個(gè)文字框中寫入不同的語句。這樣就可以用一個(gè)主有時(shí)可根據(jù)霊要在圖2 文檔和一個(gè)數(shù)據(jù)源合并出不同內(nèi)容的郵件來。2圖.共享各種數(shù)據(jù)源3創(chuàng)建的數(shù)據(jù)源之外，可以利用的數(shù)據(jù)非常多，像郵件合并除可 以使用由Word文件內(nèi)容都可以作為郵件合文件、Access數(shù)據(jù)庫、QueryFoxpro 11作簿、Excel并的 數(shù)據(jù)源。只要有這些文件存在，郵件合并時(shí)就不需要再創(chuàng)建新的數(shù)據(jù)源，直接工作簿時(shí)， 必須保證數(shù)據(jù)Excel If開這些數(shù)據(jù)源使用即可。需要注意的是：在使用文件是數(shù)據(jù)庫格 式，即第一行必須是字段名，數(shù)據(jù)行中間不能有空行等。這樣可以使不同的數(shù)據(jù)共享， 避免重復(fù)勞動(dòng)，提高辦公效率。.4.篩選與排序用郵件合并幫助