行政兼前臺(tái)工作內(nèi)容

1、行政兼前臺(tái)工作內(nèi)容 前臺(tái)行政工作 一、衛(wèi)生清潔 會(huì)議室、會(huì)客室、副總、總經(jīng)理辦公室、茶水間、公共區(qū)域衛(wèi)生 1、上班第一時(shí)間根據(jù)當(dāng)天情況調(diào)整空調(diào)，會(huì)客室跟上級(jí)的辦公室。注意事項(xiàng)：煙灰缸需鋪上紙巾后滴水。 2、早上各個(gè)辦公室進(jìn)行開門、開窗通風(fēng)；如有臟污需及時(shí)清理。 需要提醒辦公室對(duì)自己的辦公區(qū)域進(jìn)行及時(shí)清潔； 3、查看各個(gè)辦公室飲水機(jī)是否有水，若已無或已不夠當(dāng)日飲用，即刻聯(lián)系送水（客戶編號(hào)：XXX，訂水電話：XXXXXXX）；查看紙杯、抽紙等是否足夠，及時(shí)添置；4、總經(jīng)理、副總辦公室桌等清潔；會(huì)客室的茶具清洗； 5、下班前關(guān)掉會(huì)客室茶桌電磁爐的開關(guān)，關(guān)好門窗。 6、下班前好辦公桌椅，電腦與電腦的擺

2、放需做到橫看豎看均為一條直線，電話需統(tǒng)一擺放，保持整潔度。 7、下班時(shí)檢查門窗、空調(diào)、電源等是否關(guān)閉。 二 會(huì)議 1、例會(huì)：每周星期二上午10:00，如有變動(dòng)另行通知。未經(jīng)過批準(zhǔn)未出席者每次扣款50元. 得到準(zhǔn)確會(huì)議通知時(shí)，在會(huì)議開始5分鐘前通知參會(huì)者，準(zhǔn)時(shí)到達(dá)；會(huì)議開始前做好會(huì)議簽到，無法及時(shí)參會(huì)者，需得到領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 需要進(jìn)行會(huì)議記錄，按格式編排，需存檔紙質(zhì)版會(huì)議記錄。 三 文印、傳真、快遞、電話工作 1、行政助理負(fù)責(zé)對(duì)打印機(jī)進(jìn)行保管、檢查等工作，辦公室設(shè)備如若出現(xiàn)故障或耗材缺失，應(yīng)第一時(shí)間進(jìn)行維修，確保不影響各部門正常使用。 傳真工作 傳真件必須按照公司已有的模板傳送。 3、快遞工作 收發(fā)

3、快遞，按照已有版本登記。所收取的快遞在下班時(shí)間由收件人領(lǐng)?。奔猓?。 四 辦公用品采購與管理 1、各部門需求計(jì)劃收集 每月25日前收集各部門下月的物品需求計(jì)劃，進(jìn)行匯總，同時(shí)根據(jù)庫存情況編制采購申請(qǐng)表，交由副總審批； 2、其他公共物品采購計(jì)劃 公共物品包括：茶杯、紙巾、打印紙等非各部門需求計(jì)劃內(nèi)的物品，以及其 他原公司沒有但經(jīng)過調(diào)查發(fā)現(xiàn)需要采購的物品，此項(xiàng)公共物品若臨時(shí)急用，可報(bào)經(jīng)副總，進(jìn)行臨時(shí)采購，如果非急用，可在每月25日前匯總需求計(jì)劃，進(jìn)行集中采購。 3、采購流程 一般日用品（非辦公家具、設(shè)備等大型物資）由行政助理進(jìn)行采購，流程如下：A、首先編制采購申請(qǐng)表，交由副總審批； B、憑借審

4、批的采購申請(qǐng)表到財(cái)務(wù)處辦理借支手續(xù)； C、一般是到黃沙誼園（荔灣區(qū)黃沙大道28-32號(hào)）如有其它更好建議亦可。D、采購結(jié)束后，填寫報(bào)銷單（含價(jià)格），好票據(jù)，交由財(cái)務(wù)審批； E、做好辦公用具入庫； 五、辦公用品發(fā)放 1、任何辦公用品的領(lǐng)用均需要登記；每月集中采購的物資（按照各部門的需求計(jì)劃）在采購結(jié)束后，月初予以集中發(fā)放； 2、辦公室內(nèi)物品領(lǐng)取均需登記。 3、每月定時(shí)對(duì)辦公用具進(jìn)行盤點(diǎn)。 六、辦公用品使用管理, 1、對(duì)于借用的物品，需要?dú)w還的，需要跟蹤歸還時(shí)間，到時(shí)間還未歸還的要與之溝通，超過三天的需說明原因及歸還時(shí)間； 2、對(duì)于交還的物品的完好性，需要予以當(dāng)場(chǎng)雙方檢查確認(rèn)，如有問題視情況需要借

5、用人承擔(dān)的，由借用人原價(jià)賠償或重購；確認(rèn)無誤后簽字； 七 來客接待 接待流程：1、客戶進(jìn)門起身迎接并詢問來訪事由； 2、登記客戶來訪登記薄 ，弄清來訪者身份和意圖。若來訪者未預(yù)約或是初 次拜訪， 不得將公司領(lǐng)導(dǎo)的各種 _隨意告訴素不相識(shí)的人，若有事宜，盡量選用轉(zhuǎn)告方式； 3、倒水 4、通知相關(guān)工作人員有人來訪； 5、來客告辭時(shí)起身道別； 6、客人離開后 清理水杯及煙灰缸，桌椅、保持會(huì)客室的整潔； 7、若來訪者要找的人不在，記錄下來訪者的 _、需轉(zhuǎn)告事宜并在客戶 來訪登記簿上登記，及時(shí)通知相關(guān)人員做回復(fù)；若來訪者表示下次再來， 則需在客戶來訪登記簿上注明； 8、及時(shí)轉(zhuǎn)告相關(guān)工作人員來訪者的 _以

6、及事由，并確保工作人員及時(shí)回 復(fù)； 9、客戶來訪登記薄需做好歸檔。 八 檔案管理、公文制定、文件收發(fā)等工作 1、協(xié)助制定放假通知、會(huì)議通知等公文的書寫、張貼工作；此類文書在有效期后均需存檔。 2、放行條管理：依次為放行條編碼，對(duì)相關(guān)經(jīng)手人以及用途做好記錄。 3、公司證件：公司證件復(fù)印領(lǐng)取需對(duì)相關(guān)經(jīng)手人以及用途做好記錄。 九 通訊錄管理 1、熟悉公司人員的及通訊電話，及時(shí)更新公司內(nèi)部員工的 _，負(fù)責(zé)公司電話的接聽與轉(zhuǎn)接。 2、需為新員工申請(qǐng)郵箱，同時(shí)更新公司內(nèi)部員工 _。 十 車輛管理 一、車輛申請(qǐng)使用管理 1、備有車輛使用申請(qǐng)表，由用車人在用車前填寫此表，并交由相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字，行政部留存；若使

7、用人在使用前未能填寫，則交車后補(bǔ)填。 2、使用人憑申請(qǐng)表到管-理-員處取車。 十一、網(wǎng)絡(luò)維護(hù) 1、辦公室網(wǎng)絡(luò)維護(hù)：若遇上IP地址重復(fù)情況，可按以下步驟更改 步驟：A、WINDOWS微標(biāo)鍵+R鍵出現(xiàn)運(yùn)行對(duì)話框，輸入cmd C、右擊網(wǎng)絡(luò)圖標(biāo)（即任務(wù)欄上類似電腦的圖標(biāo)），打開網(wǎng)絡(luò)和共享中心，點(diǎn)擊“更改適配器配置”，右擊本地連接，選擇屬性，雙擊tnter 協(xié)議版本4，選擇“適用下面的IP地址”進(jìn)行更改IP地址。 2、如仍無法解決問題，可致電聯(lián)想公司（魯先生020-36472070）進(jìn)行溝通需如何去解決問題。會(huì)員編號(hào)：NO.xx010006. 十二、公司鑰匙的管理：公司鑰匙的編

8、號(hào)均按照辦公桌下的插座編碼編排，需對(duì)員工所領(lǐng)取的鑰匙進(jìn)行登記。其他鑰匙妥善保管。 十三、 考勤記錄：下載考勤設(shè)備的記錄，根據(jù)外出單、請(qǐng)假單等進(jìn)行考勤的核對(duì)和。 1、人員外出登記 人員外出登記工作流程：A、外出前在外出申請(qǐng)單上登記出發(fā)時(shí)間、目的地、事由等，并由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)方可外出； B、回到公司在外出申請(qǐng)單上登記回來時(shí)間以及辦事情況； C、特殊情況，外出前未登記，需回公司后及時(shí)補(bǔ)登； D、前臺(tái)人員負(fù)責(zé)提醒并督促其他員工，并于每月將外出情況匯總，與 考勤統(tǒng)計(jì)核對(duì)。 2、請(qǐng)假：如有員工請(qǐng)假，需到填寫假期申請(qǐng)單并注明請(qǐng)假原因、時(shí)間及時(shí)數(shù)；交由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后作為考勤依據(jù)；若上級(jí)不同意，需注明理

9、由再返回申請(qǐng)人。若特殊情況，未能提前提出假期申請(qǐng)，需及時(shí)致電相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)說明事由，征求領(lǐng)導(dǎo)的同意方視為正常請(qǐng)假，回公司要及時(shí)補(bǔ)登。 3、考勤統(tǒng)計(jì)工作流程：A、熟悉門禁考勤系統(tǒng)的管理，根據(jù)公司人員情況及時(shí)增加或更改考勤人員信息； B、每月 5 日前將門禁考勤統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)備份，并綜合外出登記以及人員請(qǐng)假情況 統(tǒng)計(jì)考勤，交由財(cái)務(wù)部； 十四、 十五、完成領(lǐng)導(dǎo)交代的其他臨時(shí)性工作。 附：日常工作所需要的 _一份。 制 _：卡卡 行政前臺(tái)工作內(nèi)容細(xì)則xx-12-03 13:47 | #2樓 一、日常接待 1. 接待來訪者：接待不明目的的來訪者，先問清對(duì)方來訪原因，根據(jù)原因來看來者是否是無關(guān)人員，還是需要找公司相關(guān)

10、人員再進(jìn)行接待。 2. 接待咨詢者，若有咨詢者來訪，應(yīng)及時(shí)請(qǐng)實(shí)驗(yàn)室或辦公室相關(guān)工作人員來協(xié)助接待。 3. 接聽轉(zhuǎn)接電話：前臺(tái)是總機(jī)電話，一般電話撥入后都需轉(zhuǎn)接其他分機(jī)，根據(jù)通訊錄的分機(jī)號(hào)碼，準(zhǔn)確的進(jìn)行電話轉(zhuǎn)接；接聽咨詢電話，若在前臺(tái)接到咨詢電話，如對(duì)方不明確自己的咨詢顧問是誰，直接將電話轉(zhuǎn)接至相關(guān)部門助理處。 4. 接待推銷人員：上班時(shí)間若有其他公司的推銷人員上門推銷，應(yīng)婉轉(zhuǎn)拒絕，告知上班時(shí)間在公司推銷，會(huì)影響他人工作，若有員工需要他們的服務(wù)，告知相關(guān)部門員工直接與其對(duì)接。 5. 人員：請(qǐng)面試人員在前臺(tái)處填寫面試人員資料表，并帶領(lǐng)其前往會(huì)議室等待，通知辦公室主任或相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行面試。 6.

11、接待頻繁往來的相關(guān)人員： a) 快遞，公司內(nèi)部不論發(fā)件或者寄件，均以電話通知相關(guān)員工至前臺(tái)處進(jìn)行處理，不能讓快遞員直接進(jìn)入公司實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部。文章: 規(guī)章頻道 _:行政前臺(tái)工作職責(zé) b) 物業(yè)公司，公司內(nèi)部的水電維修、物業(yè)規(guī)定的各項(xiàng)活動(dòng)的聯(lián)系工作； c) 送水公司，關(guān)注公司各處飲水機(jī)水量情況，及時(shí)聯(lián)系送水，每次接待時(shí)只需要在送水公司的卡片上寫清送水“XX”桶，拿走空桶“XX”個(gè)即可。每月月底結(jié)賬，填寫請(qǐng)款單提交辦公室主任，向財(cái)務(wù)申請(qǐng)費(fèi)用支付。同時(shí)關(guān)注公司飲水機(jī)是否正常，如有異常及時(shí)通知飲水公司進(jìn)行維修。 二、 辦公用品管理 1. 盤庫：每月23-25日對(duì)庫存的辦公用品進(jìn)行全面盤點(diǎn)，制作“辦公用品庫

12、存統(tǒng)計(jì)表”提交辦公室主任審查。若有用品數(shù)量不足或已領(lǐng)用完，即時(shí)上報(bào)，進(jìn)行補(bǔ)充； 2. 購買：每月25-28日通知公司各部門提交下月所需的辦公用品清單，統(tǒng)計(jì)出“購買清單”后報(bào)辦公室主任審批。批準(zhǔn)后，聯(lián)系辦公用品供應(yīng)商送貨； 3. 領(lǐng)用：?jiǎn)T工領(lǐng)用所需辦公用品時(shí)，讓其填寫“辦公用品領(lǐng)用表”并簽字，然后給予發(fā)放； 4. 結(jié)算：每月底聯(lián)系辦公用品供應(yīng)商提供本月未結(jié)貨款清單及發(fā)票，確認(rèn)無誤后，填寫支出單，報(bào)財(cái)務(wù)人員審批后通知供應(yīng)商前往領(lǐng)款。 三、日常事務(wù) 1. 保證行政電子設(shè)備的正常使用，包括：掃描儀、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等，若機(jī)器出現(xiàn)故障，及時(shí)聯(lián)系供應(yīng)商解決問題； 2. 每月15日左右統(tǒng)計(jì)公司提供話費(fèi)補(bǔ)助的員

13、工 _，并將 _與話費(fèi)總數(shù)報(bào)于辦公室主任審核。領(lǐng)款后，前往移動(dòng)和聯(lián)通營業(yè)大廳購買充值卡，并開具發(fā)票。將充值卡發(fā)放給相關(guān)員工，并要求其簽字確認(rèn)； 3. 每月定期統(tǒng)計(jì)公司所有人員通訊信息，更新員工通訊錄，公司若有新進(jìn)或離職員工，都應(yīng)在2-3個(gè)工作日內(nèi)制作新的通訊錄，發(fā)送至每位員工郵箱中； 5. 每周一定時(shí)查看公司信箱，將信件發(fā)放至員工手中； 6. 公司備用門卡的管理，前臺(tái)應(yīng)妥善保管備用鑰匙以備公司同仁有緊急情況時(shí)使用； 7. 公司有人員招聘時(shí)，協(xié)助部門電話通知應(yīng)聘人員各項(xiàng)事宜； 8. 收發(fā)傳真，協(xié)助各部門員工收發(fā)業(yè)務(wù)傳真； 9. 協(xié)助辦公室主任組織協(xié)調(diào)公司內(nèi)部活動(dòng)，如員工生日會(huì)、公司集體活動(dòng)、拓展

14、等業(yè)務(wù)的聯(lián)系、通知、協(xié)調(diào)事宜。 10. 新員工入職時(shí)，提供入職表格、歡迎信、辦公用品、公司通訊錄等，并收取新員工的個(gè)人 _明（ _、學(xué)歷學(xué)位證、戶口本、照片）的復(fù)印件，提交辦公室主任歸檔。 11. 積極配合公司的市場(chǎng)宣傳活動(dòng)，做好后勤保障工作。 四、 接待工作 1. 接待前準(zhǔn)備工作 a) 來客人數(shù)確認(rèn)：會(huì)議前向相關(guān)負(fù)責(zé)人確認(rèn)來客人數(shù)，為布置會(huì)議室及訂餐做準(zhǔn)備； b) 會(huì)議室桌椅布置：在開會(huì)前將會(huì)議室的桌面收拾整潔，會(huì)議椅歸位； c) 茶水及點(diǎn)心：會(huì)議前準(zhǔn)備好茶、熱水及杯子，等來客就位后逐個(gè)送茶；接待貴客時(shí)，應(yīng)提前準(zhǔn)備必要的水果及點(diǎn)心供開會(huì)人員食用； d) 相機(jī)：準(zhǔn)備公司相機(jī)，為來客拍照留念所用

15、。 e) 訂餐：向會(huì)議負(fù)責(zé)人確認(rèn)是否需要訂餐，如需訂餐應(yīng)確認(rèn)就餐人數(shù)后，電話聯(lián)系餐廳預(yù)訂包房； f) 預(yù)訂酒店：如需為來客預(yù)訂酒店，確認(rèn)主客姓名后，電話聯(lián)系錦江富園大酒店預(yù)訂房間，預(yù)訂成功后向辦公室主任匯報(bào)確認(rèn)。 2. 會(huì)議中服務(wù)工作 a) 為開會(huì)人員添加茶水； b) 按照領(lǐng)導(dǎo)要求提供會(huì)議支持； c) 安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議中的攝像工作； 3. 會(huì)議后完善工作 a) 組織來客及公司領(lǐng)導(dǎo)合影留念，并將照片發(fā)至來訪者郵箱內(nèi)或作為賀卡發(fā)送。 b) 如遇重要客戶來訪，應(yīng)及時(shí)將會(huì)議相片資料上傳至公司網(wǎng)站內(nèi)。 c) 會(huì)議后的清理工作：將剩余茶水及茶杯清理干凈，未食用的點(diǎn)心歸入茶點(diǎn)處，以備公司員工食用； d) 會(huì)

16、議后器材的歸庫：會(huì)議后器材應(yīng)及時(shí)歸庫，將相機(jī)及其他器材放回原處。 行政人事助理兼前臺(tái)崗位職責(zé)xx-12-03 22:15 | #3樓 一、行政工作： 1、負(fù)責(zé)前臺(tái)臺(tái)面及公司LOGO的衛(wèi)生、保證前臺(tái)電腦、電話及傳真機(jī)的清潔及正常使用；保持前臺(tái)干凈、整潔； 2、負(fù)責(zé)公司來訪客人的接待；并保持辦公區(qū)域（除開放辦公區(qū)）的整潔； 3、負(fù)責(zé)預(yù)定公司人員的機(jī)票、火車票； 4、負(fù)責(zé)與物業(yè)聯(lián)系，解決辦公區(qū)域內(nèi)的相關(guān)問題； 5、負(fù)責(zé)員工的午餐預(yù)定、收取午餐費(fèi)用； 6、負(fù)責(zé)辦公室衛(wèi)生紙、飲用水補(bǔ)充訂購。 7、統(tǒng)計(jì)辦公用品的需求，月底向運(yùn)營經(jīng)理提供公司購買辦公用品清單；并完成采購工作。依據(jù)OA申領(lǐng)手續(xù)發(fā)放辦公用品。

17、8、負(fù)責(zé)公司統(tǒng)計(jì)各項(xiàng)報(bào)表的報(bào)送及開具相關(guān)發(fā)票事宜； 9、每月結(jié)算快遞、辦公用品、物業(yè)等各項(xiàng)費(fèi)用交給財(cái)務(wù)。 10、完成領(lǐng)導(dǎo)布置的其他任務(wù)。 二、人事工作： 1、協(xié)助人事部經(jīng)理為新入司員工辦理相關(guān)手續(xù)，并按規(guī)定建立員工檔案，之后發(fā)給行政人事部經(jīng)理存檔； 2、完善員工檔案、通訊錄； 3、負(fù)責(zé)辦理員工離職時(shí)辦公用品的退還工作。 行政前臺(tái)工作內(nèi)容概述xx-12-03 14:20 | #4樓 1.熟悉公式員工分機(jī)號(hào)，及時(shí)接聽總機(jī)電話并準(zhǔn)確轉(zhuǎn)接 2.接待來訪人員，耐心解答聞詢 3.遇到航空公司等貴賓來訪，如已經(jīng)預(yù)約直接引導(dǎo)至總經(jīng)理或副總經(jīng)理辦公室，如未預(yù)約過， 將其引領(lǐng)至1002會(huì)議室稍后，馬上通知相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)；并及時(shí)為客人送上茶水飲料，不可讓 客人空等！ 4.寄發(fā)公司月結(jié)快遞，并做電腦記錄，以便月底對(duì)賬 5.每日根據(jù)業(yè)務(wù)員的工作需要安排送票師傅，并填寫（外派師傅記錄單），保證每日外派事 宜按時(shí)完成，如有困難及時(shí)與業(yè)務(wù)員商議其他時(shí)間完成，杜絕延誤工作現(xiàn)象 6.協(xié)助公司同事認(rèn)證填寫（外出情況說明單） 7.管理（請(qǐng)假單）和（打卡情況說明單） 8.隨時(shí)接收傳真并交給相關(guān)同事處理 9.根據(jù)每月（值班表）提醒1301辦公室的同事到1001 值班 10.隨時(shí)添加打印機(jī)紙張及傳真機(jī)紙張，以免延誤打印 11.定期填充打印機(jī)墨粉和傳真機(jī)墨水，并做記錄 12.每月定期清洗公司地毯（徐監(jiān)督保潔公