某房地產(chǎn)公司倉庫管理制度

1、某房地產(chǎn)公司倉庫管理制度.目的：規(guī)范材料的出入庫手續(xù)，加強(qiáng)成本控制，保持合適的庫存量，減 少資金的占用，規(guī)范倉庫管理。二.適用范圍：蘇南物業(yè)及其下屬各服務(wù)中心、部門。三 .方法和控制過程 :1. 材料采購的入庫范圍根據(jù)小區(qū)日常管理需要，用于小區(qū)公建設(shè)施、公共設(shè)備維修，日 常養(yǎng)護(hù)，特約有償服務(wù)，小區(qū)安全、保潔物資裝備、物耗、辦公用品 等所需物品， 必須辦理入庫手續(xù)進(jìn)行統(tǒng)一管理。 涉及到其他資產(chǎn)內(nèi)容 的，也必須辦理出入庫手續(xù)，按照資產(chǎn)管理制度規(guī)定進(jìn)行管理。2. 臺帳設(shè)立時(shí)間和要求2.1 設(shè)立時(shí)間2.1.1 地產(chǎn)委托案場、項(xiàng)目部、會所管理等有償服務(wù)階段，為第 一階段。2.1.2 前期介入階段是指項(xiàng)目

2、管理部籌建階段，為第二階段。2.1.3 物業(yè)服務(wù)中心成立，為第三階段。第三階段是第二階段的 延續(xù)，臺帳可延用。2.1.4 第二階段起必須分開設(shè)立臺賬，第一階段需要地產(chǎn)有物資委托清單，現(xiàn)場可沿用清單為資產(chǎn)登記表，進(jìn)行帳物管理。2.2 設(shè)立要求2.2.1 倉庫臺賬采用三欄式數(shù)量金額式帳頁。2.2.2 倉庫根據(jù)不同物品，臺帳設(shè)立可分為電器類、五金類、清 潔類、工具類、建材類、辦公類、其他類等，可以根據(jù)實(shí)際情況再進(jìn) 行細(xì)分。2.2.3 為了符合內(nèi)部稽核的管理要求，材料采購和倉庫管理不可 為同一人員。2.2.4 入庫材料必須進(jìn)行卡片登記，同時(shí)建立數(shù)量金額式的材料 臺帳，臺帳在分大類的基礎(chǔ)上將每一物品單獨(dú)

3、建立帳頁， 財(cái)務(wù)管理部 設(shè)立材料總帳。 要求倉庫的庫存實(shí)物與卡片記錄相符； 材料卡片與臺 帳相符；臺帳與總帳相符。2.2.5 倉庫管理員和項(xiàng)目出納每月 25 日進(jìn)行倉庫材料實(shí)地盤點(diǎn)， 逢半年度或者年終盤點(diǎn)時(shí)財(cái)務(wù)管理部會計(jì)必須一起參與， 平時(shí)財(cái)務(wù)管 理部會計(jì)可以隨時(shí)抽查，倉庫管理員在每月 30 日前編制材料盤點(diǎn)表、 材料領(lǐng)用分配表及匯總表， 同時(shí)將盤點(diǎn)表、 材料領(lǐng)用分配表及匯總表 交于項(xiàng)目出納復(fù)核，項(xiàng)目出納復(fù)核無誤后于次月 2 日前將材料盤點(diǎn) 表、材料領(lǐng)用分配表及匯總表交于公司財(cái)務(wù)管理部會計(jì)人員進(jìn)行賬務(wù) 處理，移交表單時(shí)雙方均應(yīng)簽字確認(rèn)。2.3 記帳要求2.3.1 根據(jù)當(dāng)日入庫單、 領(lǐng)料單的內(nèi)容

4、及時(shí)、 逐筆登記材料臺帳， 內(nèi)容及格式不得涂改， 如需要修改必須采用紅字更正法。 臺賬必須用 黑色水筆登記，不得用鉛筆和圓珠筆登記。2.3.2 臺賬賬簿中的“憑證號”登記入庫單、領(lǐng)料單的單據(jù)號； 入庫 時(shí)“摘要欄”里需寫明入庫單上供貨單位的名稱及提供的發(fā)票號；領(lǐng)用 時(shí)“摘要欄”里需寫明領(lǐng)用用途及保修單編號，以備日后查詢。2.3.3 倉庫管理員要在每月 25 日之前計(jì)算出臺帳上庫存材料的 種類、名稱、數(shù)量和金額，并據(jù)此進(jìn)行實(shí)地盤點(diǎn)，月底結(jié)賬按照財(cái)務(wù) 記賬要求進(jìn)行處理。2.3.4 材料盤點(diǎn)表必須有倉庫管理員、項(xiàng)目出納、業(yè)務(wù)主管簽字 確認(rèn)，如果有財(cái)務(wù)管理部會計(jì)參與，也必須簽字確認(rèn)。2.3.5 材料領(lǐng)

5、用分配表必須有倉庫管理員、項(xiàng)目出納、業(yè)務(wù)主管 簽字確認(rèn)。2.3.6 材料領(lǐng)用匯總表必須有倉庫管理員、項(xiàng)目出納、部門負(fù)責(zé) 人簽字確認(rèn)。3. 材料采購及入庫流程3.1 采購人員按審批后的月度采購計(jì)劃表到指定的合格供方進(jìn)行 采購。緊急采購、臨時(shí)采購也必須到合格供方或者市場確認(rèn)供應(yīng)商處 進(jìn)行采購，如有特殊事項(xiàng)，必須進(jìn)行單獨(dú)審批。3.2 倉庫管理員依據(jù)發(fā)票或送貨單上的材料清單（送貨清單必須 加蓋供貨單位的公章或者財(cái)務(wù)專用章方為有效） 將材料驗(yàn)收入庫， 同 時(shí)認(rèn)真核對月度計(jì)劃采購清單的數(shù)量及金額是否與實(shí)際采購相符， 符 合要求后再將材料驗(yàn)收入庫， 并填制材料入庫單。 入庫單由品質(zhì)管理 部統(tǒng)一提供，價(jià)值較低

6、的物品可由各倉庫管理員一次性領(lǐng)出至小倉 庫，并建立小倉庫領(lǐng)用和使用登記本。具體要求如下：填寫入庫單時(shí)以發(fā)票和入庫實(shí)物為依據(jù)，逐一填寫完整。如：物資類別、采購屬性、供應(yīng)單位、單據(jù)號、發(fā) 票號碼、入庫日期、產(chǎn)品名稱及規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額。單據(jù)號作為內(nèi)部控制的編號，根據(jù)入庫日期按順序編號， 如 03 年 6 月 27 日第 3 單收料則編號為 030627-3 。入庫單的右上方填寫采購屬性。分為計(jì)劃、臨時(shí)和緊急采購。如屬緊急采購的連續(xù)號前需加“緊”字，編號的 后綴數(shù)另計(jì)。繳庫人為采購人員，驗(yàn)收人為倉庫管理員，審核人為業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人，分別審核簽收。入庫單一式三聯(lián)，第一聯(lián)存根聯(lián)倉庫留底，第二聯(lián)記賬聯(lián)倉庫記

7、賬用月底上交財(cái)務(wù)會計(jì)，第三聯(lián)結(jié)賬作為財(cái) 務(wù)付款依據(jù)。3.3 每月項(xiàng)目出納協(xié)助會計(jì)核對已入庫但未報(bào)銷入賬的材料清 單，并填制已入庫未報(bào)銷入賬的材料清單表。4. 材料領(lǐng)用及收費(fèi)流程4.1 維修人員根據(jù)報(bào)修單所需物資填制材料領(lǐng)用單，要求寫明領(lǐng) 用的相應(yīng)維修材料名稱、數(shù)量、金額、報(bào)修單編號、材料大類、用途 等等，材料領(lǐng)用單必須有業(yè)務(wù)主管簽字確認(rèn)， 倉庫管理員根據(jù)維修人 員提供的領(lǐng)用單發(fā)出材料并簽字確認(rèn)， 同時(shí)要將領(lǐng)料單編號在報(bào)修單 上注明備查。4.2 維修人員維修完畢后連同領(lǐng)料單第三聯(lián)交前臺收銀員開具發(fā) 票。收銀員根據(jù)領(lǐng)料單和報(bào)修單審核其收費(fèi)是否合理。 如低于成本價(jià) 收費(fèi)或是免費(fèi)，須由經(jīng)辦人員寫明原因

8、，部門第一負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。4.3 維修人員將由收銀員收取維修費(fèi)后注明發(fā)票號碼的報(bào)修單送 接報(bào)處統(tǒng)一保管備查。 維修人員提料的第三聯(lián)， 在維修結(jié)束后粘貼在 報(bào)修單后與報(bào)修單一起歸檔，作為完整的維修記錄。4.4 對于內(nèi)部領(lǐng)用的物耗品， 根據(jù)誰領(lǐng)用，誰簽字負(fù)責(zé)； 誰主管， 誰審核簽字的原則。 倉庫管理員做好領(lǐng)用登記 。對于辦公用品的領(lǐng)用， 領(lǐng)用時(shí)領(lǐng)用人在辦公用品臺賬簽收登記。4.5 為了確保領(lǐng)用材料分配的準(zhǔn)確性，倉庫管理員每周根據(jù)材料 領(lǐng)用單進(jìn)行分類匯總（詳見材料領(lǐng)用匯總表） ，月末匯總編制材料 領(lǐng)用分配表連同倉庫盤點(diǎn)表一起交于公司財(cái)務(wù)會計(jì)。5. 領(lǐng)用材料按用途分類說明5.1 小區(qū)日常養(yǎng)護(hù)用于管轄小

9、區(qū)的日常零星養(yǎng)護(hù)費(fèi)用。5.2 公建設(shè)施維修費(fèi)由業(yè)主維修基金支付的公建設(shè)施，公共設(shè)備的維修保養(yǎng)費(fèi)。5.3 有償服務(wù)成本用于向業(yè)主， 租戶提供的特約服務(wù)所需的材料成本， 和地產(chǎn)零星 委托業(yè)務(wù)物領(lǐng)用的材料。費(fèi)用由委托人支付。5.4 辦公用物耗辦公區(qū)域內(nèi)所消耗的倉庫材料，除保安，保潔，綠化部門領(lǐng)用。5.5 安全物耗用于安全人員的物資裝備（不含服裝），日常材料消耗。5.6 保潔物耗用于保潔的物資裝備（不含服裝）日常清潔用品，工具的消耗在保潔物耗的工具欄內(nèi)單獨(dú)填列） 。5.7 綠化物耗專門用于小區(qū)景觀綠化的消耗和工具在綠化物耗的工具欄內(nèi)填列）。5.8 案場耗用提供對地產(chǎn)的案場服務(wù)（僅指與地產(chǎn)公司有案場服務(wù)委托協(xié)議， 不含零星委托項(xiàng)目）所領(lǐng)用的物品消耗。5.9 會所領(lǐng)用提供給會所日常經(jīng)營消耗的物品。6. 其他說明6.1 工具、運(yùn)輸類材料的日常管理按照資產(chǎn)管理制度中其他資產(chǎn) 的管理辦法執(zhí)行。6,2 地產(chǎn)提供的備品備件必須建立臺賬，日常管理按照采購與倉 庫管理作業(yè)指導(dǎo)書中的管理辦法執(zhí)行。6.3 倉庫管理員離崗（休假或者輪崗）時(shí)的工作交接，必須做到 實(shí)物與臺賬的明細(xì)核對一致， 倉庫管理員與工作接受人、 業(yè)務(wù)主管均 需要