文件管理體系文件

1、人與商業(yè)控股有限公司經(jīng)營管理事業(yè)部文件管理體系執(zhí)行程序、建立文件管理體系得目得二、文件管理體系定義三、文件發(fā)布類型23 四、文件發(fā)布形式五、文件管理原則六、文件類別七、文件收發(fā)流程八、文件保管、借閱管理 九、文件管理體系表單模板與行文標(biāo)準(zhǔn)格式、建立文件管理體系得目得1、加強事業(yè)部文件管理，規(guī)范事業(yè)部行文程序；2、強化文件體系為決策服務(wù)得作用；3、凡事做到有據(jù)可查，成為內(nèi)控管理中復(fù)查、稽核得重要而有效得手段。二、文件管理體系定義1、本體系范圍僅指所有經(jīng)事業(yè)部行政辦與相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)得收發(fā)文；2、所有文件得收發(fā)、分類、歸檔、借閱均歸由事業(yè)部行政辦統(tǒng)一管理。三、文件發(fā)布類型1、上行文：經(jīng)營管理事業(yè)部

2、向公司或政府相關(guān)職能部門得一種行文2、平行文：經(jīng)營管理事業(yè)部與其她事業(yè)部之間得一種行文3、下行文：經(jīng)營管理事業(yè)部對所屬各職能部門及各團隊得一種行文 四、文件發(fā)布形式1 、對內(nèi)發(fā)布：紙質(zhì)、 OA 辦公系統(tǒng)2、對外發(fā)布：紙質(zhì)、公司網(wǎng)站、信箱 五、文件管理原則1、保密原則：凡就是牽涉公司重大商業(yè)機密得文件須有嚴(yán)格得保密措施予以保障，相關(guān)責(zé)任人須簽署保密協(xié)議；2、歸口管理，專人負(fù)責(zé)原則：文件得收發(fā)、分類、歸檔及借閱必須由歸口部門指定專人負(fù)責(zé)；3、實效性原則：文件得處理與執(zhí)行要講求效率，以追求文件得實際效用為目標(biāo)； 4、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化原則：所有文件得格式、流程及檔案管理均須遵循所制定得規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，以使文件

3、管理系統(tǒng)得運轉(zhuǎn)高效、有序。六、文件類別經(jīng)營管理事業(yè)部文件體系分為外部來文與內(nèi)部文件。1. 外部來文外部來文為政府相關(guān)職能部門、 行業(yè)協(xié)會、 社會團體與企事業(yè)單位得外來文件。按來源可分為： 政府相關(guān)職能部門 行業(yè)協(xié)會、社會團體、民間組織 公司或其她事業(yè)部 其她企事業(yè)單位等2、內(nèi)部文件內(nèi)部文件為經(jīng)營管理事業(yè)部內(nèi)部得各種通知、決定、報告、請示、計劃、總結(jié)與相關(guān)資料等文件。內(nèi)部文件按類別可分為： 行政管理類文件a、經(jīng)營管理事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)構(gòu)成及變更，職能部門構(gòu)成及變更b、經(jīng)營管理事業(yè)部重大活動c、行政事務(wù)d、企業(yè)文化e、法律事務(wù)f 、勞動合同管理，社會保險、薪酬福利、職務(wù)任免，績效等g 、員工教育與培訓(xùn)

4、h 、消防保衛(wèi)i、外事工作 經(jīng)營管理類文件a、事業(yè)部經(jīng)營戰(zhàn)略、計劃總結(jié)、各種統(tǒng)計報表b 、資產(chǎn)管理、產(chǎn)權(quán)變動C、公司宣傳d 、商務(wù)合同e、物資采購、保管與使用f 、招投標(biāo)管理 設(shè)備物品類文件材料a、購置設(shè)備物品得審批，購置合同等b 、設(shè)備得驗收與安裝調(diào)試C、設(shè)備物品得使用、維護與更新 七、文件收發(fā)流程1、收文管理流程行政辦簽收來文、登記7行政辦主任審閱處理7主管副總/總經(jīng)理批示7行政辦下發(fā)批示處理文件7相關(guān)部門經(jīng)理接收處理7行政辦歸檔管理2、發(fā)文管理流程發(fā)文部門起草公文7發(fā)文部門經(jīng)理審閱7主管副總審核7總經(jīng)理審批7行政辦校稿、打印、蓋章、發(fā)出7行政辦接收反饋并存檔 八、文件保管、借閱管理1、文

5、件由歸口部門負(fù)責(zé)收集并及時移交到行政辦， 行政辦指定專人統(tǒng)一管理。2、因工作需要借閱文件時，須填寫文件借閱審批單（見【附件二】）,并經(jīng)相應(yīng)審批人批準(zhǔn)后借閱，歸還時文件管理員應(yīng)及時歸檔。3、借閱人必須保持資料得完整性，不得破損。4、如文件已過保存期限，須填寫文件銷毀申請單 （見【附件四】）并經(jīng)相應(yīng)審批人批準(zhǔn)后銷毀。九、文件管理體系表單與行文標(biāo)準(zhǔn)格式【附件一】文件歸檔登記表模板文件歸檔登記表序號歸檔日期文件名稱文件編號歸檔人經(jīng)辦人備注12345678910備注：標(biāo)有密級得文件應(yīng)在備注中寫明?！靖郊课募栝唽徟鷨文０逦募栝唽徟鷨尉幪?借閱申請部門申請人文件名稱借閱日期歸還日期借閱目得:部門經(jīng)理

6、審批主管副總經(jīng)理審批總經(jīng)理審批【附件三】文件借閱登記表模板文件借閱登記表文件名稱編號借閱類型借閱時間返還時間借閱人簽字保管人簽字借閱 復(fù)制借閱 復(fù)制借閱 復(fù)制借閱 復(fù)制借閱 復(fù)制借閱 復(fù)制借閱 復(fù)制借閱 復(fù)制借閱 復(fù)制借閱 復(fù)制借閱 復(fù)制借閱 復(fù)制借閱 復(fù)制借閱 復(fù)制借閱 復(fù)制借閱 復(fù)制借閱 復(fù)制借閱 復(fù)制借閱 復(fù)制借閱 復(fù)制借閱 復(fù)制【附件四】文件銷毀申請表模板文件銷毀申請表文件名稱文件類別歸屬部門正/副份數(shù)保存期限銷毀原因經(jīng)手人部門負(fù)責(zé)人審核行政辦經(jīng)手人行政辦負(fù)責(zé)人復(fù)核總經(jīng)理審批備注【附件五】發(fā)文申請表模板發(fā)文申請表文件名稱文件類別文件份數(shù)緊急程度密級起草部門負(fù)責(zé)人發(fā)文說明:審批意見:終審

7、意見：批準(zhǔn)發(fā)布、實施，發(fā)布日期請修改、補充、核實 暫緩發(fā)布 不予批準(zhǔn)簽字:填報說明:1、文件類別包括：規(guī)定、決定、決議、通知、通報、請示、報告、批復(fù)、函與會議紀(jì)要等。2、文件密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”。3、緊急程度分為“特急” 、“急”、“平”。4 、 各級別文件相應(yīng)由總經(jīng)理、主管副總經(jīng)理或部門經(jīng)理進行審批，并簽署終審意見（文件級別遵循事業(yè)部文件管理制度中得規(guī)定） 。5 、 發(fā)文申請表后需附擬發(fā)文件得正文。【附件六】文件發(fā)放登記表模板文件發(fā)放登記表序 號發(fā)文日期文件名稱文件類別文件編號發(fā)文部門收文部門備注部門經(jīng)辦人部門經(jīng)辦人12345678910填報說明：屬于密級得文件與緊急程度為特急或急得文件應(yīng)在備注中標(biāo)明?！靖郊摺渴瘴牡怯洷砟０迨瘴牡怯洷硇?號收文日期文件名稱文件類別文件編號收文部門轉(zhuǎn)呈部門發(fā)文部門備注部門經(jīng)辦人部門經(jīng)辦人部門經(jīng)辦人12345678910填報說明：屬于密級得文件與緊急程度為特急或急得文件應(yīng)在備注中標(biāo)明。【附件八】上行文格式模板_部文件編號:簽發(fā)人:主題詞