辦公室管理制度

1、辦公室管理制度（一）規(guī)章概述 辦公室是公司的重要的綜合管理部門， 有的稱為辦公廳， 有的稱為綜合部， 有的稱為行政管 理部，有的叫做秘書處，等等。名稱雖然不同，但職能基本差不多，都是公司的行政事務的綜合 協(xié)調部門。 歸納起來， 辦公室的職責主要是三個方面： 一是協(xié)調公司內(nèi)部各部門之間的行政關系， 為各部門的生產(chǎn)經(jīng)營活動提供相應的服務；二是對外代表公司處理相關行政事務，是宣傳公司、 推廣公司的重要的部門； 三是領導的助手和參謀， 對行政指令起到上傳下達的作用。 辦公室不僅 是公司形象的體現(xiàn)，也是公司管理水平的體現(xiàn)。因此，加強對辦公室事務的管理，是公司管理的 基礎工作。辦公室工作千頭萬緒， 涉及公

2、司的方方面面， 文書檔案通常是辦公室必管的內(nèi)容； 機關財務、 后勤服務有的是辦公室的工作內(nèi)容， 有的可能有獨立的機構負責； 為公司高級管理人員提供工作 服務條件，比如車輛的安排、秘書、生活接待等也是辦公室的職責。因此，辦公室管理制度是綜 合性的，機關的全部可能都是它的工作范圍。各公司要根據(jù)本公司的辦公室的職責、權限，制定 相應的系列管理辦法，以便于做好辦公室的管理工作。（二）主要內(nèi)容 辦公室管理制度的主要內(nèi)容， 一般要通過若干獨立的規(guī)章制度反映出來。 從通常的辦公室的 職能考慮，主要管理辦法有以下幾個方面：1 辦公室管理辦法；2 辦公室主任崗位責任管理辦法；3 值班室管理辦法；4 值班管理辦法

3、；5 公司圖書管理辦法；6 公司電算中心管理辦法；7 計算機安全管理辦法；8 公司衛(wèi)生、安全管理辦法等。（三）制作要求 制定辦公室管理制度要求根據(jù)不同崗位做出相應的規(guī)范性要求， 力求使每個員工都能按照規(guī) 范的要求履行各自的職責，保證公司的辦公活動正常、順利地開展。由于不同崗位的要求不同， 所以通常不可能用一部統(tǒng)一的規(guī)章約束各個方面的工作， 因此， 實際操作中， 可以由各個部門根 據(jù)各自的職責范圍提出相應的管理辦法，然后匯編起來供員工遵守執(zhí)行。（四）范本格式一 公司辦公室管理辦法年 月 日（ ）辦字第 號1 為加強公司行政事務管理，理順公司內(nèi)部關系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事 效率，制定

4、本辦法。2 辦公室主任對辦公室管理負有直接的責任。3 本辦法所指行政事務包括檔案管理、印鑒管理、公文打印管理、辦公及勞保用品管理、 庫房管理、報刊及郵發(fā)管理等。4 檔案管理 （說明：寫明檔案管理的基本要求、職責、責任等）5 印鑒管理 （說明：寫明印鑒的刻制、使用、保管等內(nèi)容）6 公文打印管理 （說明：寫明公文打印管理的程序、印刷質量等內(nèi)容）7 用品管理（說明：寫明用品管理的原則、人員、程序等）8 庫房管理（說明：寫明庫房保管人的權限、職責、安全防火防盜等）9 報刊及郵發(fā)管理（說明：寫明相關的要求）10 辦公室接待事務管理（說明：寫明接待的標準等內(nèi)容）11 辦公室對外聯(lián)絡（說明：寫明對外聯(lián)絡的批

5、準程序、費用的審批等）12 辦公室其他事務的管理13 辦公室衛(wèi)生管理13 1 辦公室負責保持全公司公共場所的整潔、衛(wèi)生，定期打掃；13 2 公司領導的辦公室的衛(wèi)生由后勤辦負責；13 3 辦公室應定期組織開展全公司的衛(wèi)生檢查，保持良好的辦公條件。14 辦公室各部門可根據(jù)本辦法制定相應的工作細則和崗位責任。15 本辦法自發(fā)布之日起施行。格式二 公司辦公室主任工作責任管理辦法年 月 日（ ）辦字第 號1 辦公室主任應當負責督促、檢查行政部門對國家的方針政策、上級指示和經(jīng)理辦公會議 決定的貫徹執(zhí)行。2 定期組織收集、分析、綜合公司生產(chǎn)、行政各方面的情況，主動做好典型經(jīng)驗的調查總 結，及時向董事長、總經(jīng)

6、理匯報、請示工作，并定期向上級書面匯報。3 根據(jù)總經(jīng)理提出的指示，負責組織總經(jīng)理主持的工作會議，安排做好會務工作。4 負責起草總經(jīng)理授意的綜合性工作計劃、總結和工作報告，主動為總經(jīng)理當好參謀。5 組織起草總公司文件（對各職能科室以公司名義起草的文件負責審核），做好公司文件 的編號、打印、發(fā)放以及行政文件的立卷、歸檔、保管工作。6 組織做好公司印鑒和介紹信的使用保管、函電收發(fā)和報刊收訂分發(fā)工作，及時編寫公司 大事記。7 會同其他部門負責協(xié)調安排涉及多部門領導參加的各種會議。8 組織做好來客接待和車輛的管理工作。9 指導做好電話話務與機線維修工作。10 根據(jù)總經(jīng)理提出的方針目標要求，及時編制本室方

7、針目標，并組織檢查、診斷、落實。11 負責公司辦公用房的分配調整及辦公用品、用具標準的制定和管理，并對辦公用品、 用具標準化及各科室文明辦公進行檢查督促。12 負責完成總經(jīng)理臨時交辦的各項任務。13 辦公室主任職權13 1 有權向公司各部門索取必要的資料和情況；13 2 對公司經(jīng)理會議決議和經(jīng)理指示的貫徹執(zhí)行情況，有權檢查督促；13 3 有權催促各部門按時按要求完成上級機關下達的工作任務；13 4 有權督促各部門及時做好文件、資料的立卷、歸檔工作；13 5 有權按公司的指示協(xié)調各部門之間的工作關系；13 6 有權安排調度車輛的使用；13 7 對各科室以公司名義起草的文件有審核和校正權；13 8

8、 對不符合上級規(guī)定或質量不高、效果不大的文件、資料有權拒絕打印發(fā)放；13 9 對要求多部門領導參加的會議有綜合平衡或精簡壓縮的權力；13 10 有權根據(jù)公司總經(jīng)理的指示，對辦公用房進行分配和調整，對辦公用品、用具標準 化進行檢查、督促。14 辦公室主任職責14 1 對得知生產(chǎn)行政工作出現(xiàn)異常情況，未能及時向總經(jīng)理反映，以致造成重大損失負 責；14 2 對公司行文發(fā)生差錯、收集與整理的資料失實造成嚴重后果負責；14 3 對機密文件和文書檔案管理不嚴，發(fā)生失密、泄密或丟失、損壞負責；14 4 對公文、函件、報刊、電報傳遞不及時或發(fā)生丟失、誤傳現(xiàn)象，影響工作負責；14 5 對印鑒、介紹信管理不嚴，使

9、用不當造成不良后果負責；14 6 對所屬服務工作質量差，造成不良影響負責；14 7 對本室所屬崗位發(fā)生設備、人身、交通、火災事故負責；14 8 對未及時根據(jù)公司方針目標要求編制好本室方針目標以及未及時檢查、診斷和落實 負責。15 本辦法自發(fā)布之日起施行。格式三 公司值班室管理辦法年 月 日（ ）辦字第 號1 堅守工作崗位，不得擅離職守，不做與值班無關的事項。2 熟悉業(yè)務，認真鉆研，提高業(yè)務水平，文明值班，積極妥善地處理好職責范圍內(nèi)的一切 業(yè)務。3 重大、緊急和超出職責范圍內(nèi)的業(yè)務，應及時向上級業(yè)務指揮部門、公司領導匯報和請 示，以便把工作做好。4 加強安全責任，保守機密，不得向無關人員泄露有關

10、公司內(nèi)部的情況。5 維護好室內(nèi)秩序，做到整潔衛(wèi)生，禁止在工作時間大聲喧嘩，無關人員不得隨便進入該 室。愛護公物，杜絕浪費。6 堅持批評與自我批評，團結互助，互相尊重。7 遇有特殊情況需換班或代班者必須經(jīng)室主任或值班主管同意，否則責任自負。8 按規(guī)定時間交接班，不得遲到早退，并在交班前寫好值班記錄，以便分清責任。9 本辦法自公布之日起施行。格式四 公司值班管理辦法年 月 日（ ）辦字第 號1 為完善值班管理制度，做好值班工作，制定本辦法。2 公司于節(jié)假日及工作時間以外辦理一切事務，除由主管人員在各自職守內(nèi)負責外，應另 派員工值班處理下列事項：2 1 臨時發(fā)生事件及各項必要措施；2 2 指揮監(jiān)督保

11、安人員及值勤工人；2 3 預防災害、盜竊及其他危機事項；2 4 隨時注意安全措施與公務保密；2 5 公司交辦的各項事宜。3 本公司員工值班，其時間規(guī)定如下：3 1 自星期一至星期六每日下午下班時起至次日上午上班時間止。3 2 例假日：日班上午 8 時起至下午 5 時止（可隨辦公時間的變更而變更）；夜班下午 5 時半起至次日上午 8 時止。4 員工值班安排表由各部門編排，于上月底公布并通知值班人員按時值班。并應配置值日 牌，寫明值班員工的姓名懸掛于明顯地方。5 值班員工應按照規(guī)定時間在指定場所連續(xù)執(zhí)行任務，不得中途停歇或隨意外出，并須在 本公司或工廠內(nèi)所指定的地方食宿。6 值班員工遇有事情發(fā)生可

12、先行處理，事后再行報告。如遇其職權不能處理的，應立即通 報并請示主管領導辦理。7 值班員工收到電文應分別依下列方式處理：7 1 屬于職權范圍內(nèi)的可即時處理；7 2 非職權所及，視其性質應立即聯(lián)系有關部門負責人處理；7 3 密件或限時信件應立即原封保管，于上班時呈送有關領導；7 4 值班員工應將值班時所處理的事項填寫報告表，于交班后送主管領導轉呈檢查，報告 表另定。8 值班員工如遇緊急事件處理得當，使公司減少損失者，公司視其情節(jié)給予嘉獎。9 值班員工在值班時間內(nèi)，擅離職守應給予記大過處分；因情節(jié)嚴重造成損失者，從重論 處。10 值班員工因病和其他原因不能值班的，應先行請假或請其他員工代理并呈準，

13、出差時 亦同，代理者應負一切責任。11 本公司員工值班可領取值班津貼，其標準另定。12 本辦法自發(fā)布之日起施行。格式五 公司前臺值班管理辦法年 月 日（ ）辦字第 號1 本辦法適用于公司前臺接待工作。2 前臺及各樓層值班人員，統(tǒng)稱值班員。3 值班員上班須著工作裝、化淡妝。4 值班員要按以下程序工作： 8 時 15 分到公司， 穿工作服， 檢查打卡機， 8 時 30 分收卡。 由公司派車接送上班的員工， 因堵車或其他非主觀原因不能準時上班的， 不以遲到論， 但要注明 原因。5 值班員對待員工或其他客人，要禮貌大方，熱情周到，對來訪高層領導的客人，要問清 事先有無預約，并主動通知被找領導；客人到領

14、導辦公室后，應主動遞送茶水；客人離開后，應 及時收拾茶杯。6 各樓層的值班員，應視本樓層的具體情況，參照前臺的工作程序做好工作。值班員要保 持會議室的整潔，早晚各檢查一次。7 會議室開會時，應事先做好清潔工作，并主動給參加會議的人員倒茶水。會議結束后， 立即清理會議室。8 值班員應推遲 30 分鐘下班，各樓層值班員下班前應先關好空調整機并檢查各辦公室， 發(fā)現(xiàn)里面沒有人時，應鎖門關燈，做到人離燈滅。如有員工確因工作需要須加班時，要告知其離 開時通知前臺。當天值班的前臺值班員，亦應在員工下班后巡邏樓層，確保安全后，方可離開。9 值班員違反本辦法或其他與其本職工作相關的工作制度的，視情節(jié)給予其批評，

15、或處 元以上 元以下罰款；屢教不改的，扣除當月獎金直至給予辭退處理。10 本辦法自發(fā)布之日起施行。格式六 公司電算中心管理辦法年 月 日（ ）辦字第 號1 為了維護公司電算中心工作秩序，做好電腦保密工作，制定本辦法。2 本辦法適用公司電算中心及其員工。各部門應當參照本辦法，制定本部門的電腦管理細 則，報總公司電算中心備案。3 電算中心員工應遵守公司的保密規(guī)定，禁止非電算中心人員進入電算中心。輸入電腦的 信息屬公司機密，未經(jīng)批準不準向任何人提供、泄露。違者視情節(jié)輕重給予處理。4 電算中心員工必須按照要求和規(guī)定，科學地采集、輸入、輸出信息，為集團領導和有關 部門決策提供信息資料。采集、輸入信息以及

16、時、準確、全面為原則。5 信息載體必須安全存放、 保管、 防止丟失或失效。 任何人不得將信息載體帶出電算中心。6 電算中心員工應愛護各種設備，降低消耗、費用。 對各種設備應按規(guī)范要求操作、 保養(yǎng)。 發(fā)現(xiàn)故障，應及時報請維修，以免影響工作。7 電算中心應每月統(tǒng)計核算費用上報辦公室，同時抄報財務部。8 嚴禁將電腦用于私人學習或玩游戲。違犯者視情節(jié)輕重給予罰款處理或行政處分；屢教 不改者予以除名。9 電算中心設備應由專業(yè)人員操作、使用。禁止非專業(yè)人員操作、使用，否則造成設備損 壞的應照價賠償。10 本辦法自發(fā)布之日起施行。格式七 公司計算機安全管理辦法年 月 日（ ）辦字第 號1 總則 為加強對公司

17、計算機的安全管理，防止泄密，維護公司利益，制定本辦法。2 適用范圍本辦法涉及的計算機設備， 包括電算中心計算機設備及由電算中心負責安裝在其他部門或單 位的計算機設備。3 病毒防護要求3 1 裝有軟驅的微機一律不得入網(wǎng)；3 2 對于聯(lián)網(wǎng)的計算機， 任何人在未經(jīng)批準的情況下， 不得向計算機網(wǎng)絡拷入軟件或文檔；3 3 對于尚未聯(lián)網(wǎng)的計算機，其軟件的安裝由電算中心負責；3 4 任何計算機需安裝軟件時，由相關專業(yè)負責人提出書面報告，經(jīng)經(jīng)理同意后，由電算 中心負責安裝；3 5 所有計算機不得安裝游戲軟件；3 6 數(shù)據(jù)的備份由相關專業(yè)負責人管理，備份用的軟盤由專業(yè)負責人提供；3 7 軟盤在使用前，必須確保無

18、病毒；3 8 使用人在離開前應退出系統(tǒng)并關機；3 9 任何人未經(jīng)保管人同意，不得使用他人的計算機；4 病毒防范措施4 1 由電算中心指定專人負責電算中心管轄范圍內(nèi)所有計算機的病毒檢測和清理工作；4 2 由電算中心起草防病毒作業(yè)計劃（含檢測周期、時間、方式、工具及責任人），報電 算中心經(jīng)理批準后實施；4 3 由各專業(yè)負責人和電算中心的專人，根據(jù)上述作業(yè)計劃按時（每周最少一次）進行檢 測工作，并填寫檢測記錄；4 4 由電算中心經(jīng)理負責對防病毒措施的落實情況進行監(jiān)督。5 硬件保護及保養(yǎng)要求5 1 除電算中心負責硬件維護的人員外，任何人不得隨意拆卸所使用的計算機或相關的設 備；5 2 硬件維護人員在拆

19、卸計算機時，必須采取必要的防靜電措施；5 3 硬件維護人員在作業(yè)完成后或準備離去時，必須將所拆卸的設備復原；5 4 要求各專業(yè)負責人認真落實所轄計算機及配套設備的使用和保養(yǎng)責任；5 5 要求各專業(yè)負責人采取必要措施，確保所用的計算機及外設始終處于整潔和良好的狀 態(tài)；5 6 所有帶鎖的計算機，在使用完畢或離去前必須上鎖；5 7 對于關鍵的電腦設備應配備必要的斷電繼電保護電源。6 硬件防范措施6 1 各單位所轄計算機的使用、清洗和保養(yǎng)工作，由相應專業(yè)負責人負責。6 2 各專業(yè)負責人必須經(jīng)常檢查所轄計算機及外設的狀況，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。7 獎懲辦法由于計算機設備已逐步成為我們工作中必不可少的重要工

20、具，因此， 電算中心決定將計算機的管理納入對各專業(yè)負責人的考核范圍，并將嚴格實行。7 1 凡是有下列情況之一的，除責令糾正外，可以扣發(fā)當月獎金：7 1 1 計算機感染病毒；7 1 2 私自安裝和使用未經(jīng)許可的軟件（含游戲）；7 1 3 計算機具有密碼功能卻未使用；7 1 4 離開計算機卻未退出系統(tǒng)或關機；7 15 擅自使用他人計算機或外設造成不良影響；7 1 6 沒有及時檢查或清潔計算機及相關外設。7 2 凡是具有下列情況之一，造成公司經(jīng)濟損失的，應當扣發(fā)當月獎金，情節(jié)嚴重的，可扣36個月的獎金：7 2 1 違章作業(yè)；7 2 2 保管不當；7 2 3 擅自安裝、使用硬件和電氣裝置。7 3 造成硬件的損壞或丟失的，其損失由當事人如數(shù)賠償。8 本辦法自公布之日起施行。格式八 公司圖書管理辦法年 月 日（ ）辦字第 號1 總則1 1 為加強對公司圖書的管理，提高圖書利用效率，鼓勵員工多讀書、讀好書，制定本辦 法；1 2 本公司圖書的管理，除另有規(guī)定外，均依本辦法辦理。2 本公司圖書由總務科圖書室負責管理，并于每年5 月和 12 月下旬各清點一次。3 新購圖書除按順序編號外，應將書名、出版社名稱、著作者、冊數(shù)、出版日期、購買日 期、金額及其他有關資料詳細登記于