采購(gòu)進(jìn)貨流程規(guī)程

1、進(jìn)貨流程進(jìn)貨流程包括進(jìn)貨業(yè)務(wù)流程、進(jìn)貨結(jié)算付款流程、進(jìn)貨總體回退流程、收貨管理流程和進(jìn)貨退貨流程。進(jìn)貨業(yè)務(wù)流程一、 業(yè)務(wù)說(shuō)明企業(yè)管理層根據(jù)企業(yè)發(fā)展目標(biāo)在年初指定年銷售計(jì)劃。銷售部門(mén)根據(jù)銷售額、銷售利潤(rùn)等指標(biāo)確定年度、季度銷 售目標(biāo)。同時(shí)對(duì)于主營(yíng)品種重點(diǎn)照顧。在此基礎(chǔ)之上，進(jìn) 貨部門(mén)就得到了本年度或季度需要購(gòu)進(jìn)的品種、數(shù)量信息。當(dāng)然，這也不是進(jìn)貨部門(mén)購(gòu)進(jìn)的唯一依據(jù)。新經(jīng)營(yíng)品種的 采購(gòu)?fù)沁M(jìn)貨部門(mén)、企業(yè)管理層和供應(yīng)商協(xié)商確定的。在此會(huì)產(chǎn)生一個(gè)粗的進(jìn)貨計(jì)劃。進(jìn)貨計(jì)劃明確后，各個(gè)業(yè)務(wù)員大致有了一個(gè)進(jìn)貨參考， 根據(jù)庫(kù)存、銷售信息反饋，業(yè)務(wù)員在日常工作中通過(guò)電話、 會(huì)面等各種方式與供應(yīng)商保持聯(lián)系，確定進(jìn)

2、貨的品種和數(shù) 量。此時(shí)可以考慮利用進(jìn)貨合同管理。但從實(shí)際情況看， 業(yè)務(wù)人員還難以從手工方式轉(zhuǎn)變到利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行日常業(yè) 務(wù)管理，進(jìn)貨合同也并不是所有的進(jìn)貨都有，業(yè)務(wù)人員對(duì) 進(jìn)貨合同的說(shuō)法比較敏感，建議一切進(jìn)貨記錄都稱為要貨 記錄而不要輕易使用系統(tǒng)中的進(jìn)貨合同概念?，F(xiàn)階段看，無(wú)庫(kù)存情況還是很少的。保留少量庫(kù)存不僅 僅是流動(dòng)資金的占用，而且還會(huì)需要物理空間。為了保證 物理空間能夠滿足需要，需要進(jìn)貨時(shí)業(yè)務(wù)員應(yīng)該提前通知 倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)準(zhǔn)備庫(kù)存地點(diǎn)，對(duì)于鐵路送貨等情況，還需要備 車提貨。（補(bǔ)充一般送貨的幾種形式）貨到倉(cāng)庫(kù)后，倉(cāng)庫(kù)首先需要驗(yàn)收，對(duì)比送貨單和實(shí)物， 確認(rèn)后倉(cāng)庫(kù)人員要填寫(xiě)收貨單據(jù)，明確送貨單位、收貨

3、品 種、數(shù)量、質(zhì)量等信息。一方面提供給對(duì)方送貨人員作為 收貨憑據(jù)，另一方面，則需要將收貨單據(jù)傳遞到業(yè)務(wù)部門(mén) 辦理記帳手續(xù)。收貨時(shí)一般有兩種情況：對(duì)方提供價(jià)格信 息、對(duì)方不提供價(jià)格信息。這兩種不同的做法對(duì)系統(tǒng)的使 用是不同的。一般的原則是：庫(kù)房只管理貨品的數(shù)量、批 號(hào)等信息，價(jià)格由業(yè)務(wù)部門(mén)來(lái)確定。進(jìn)貨部門(mén)在收到收貨單據(jù)后，查找要貨記錄核對(duì)（或填 寫(xiě)）本次進(jìn)貨價(jià)格，并在要貨記錄上進(jìn)行標(biāo)記。在手工管 理時(shí)，還需要在業(yè)務(wù)庫(kù)存中添加此記錄，以備察看。價(jià)格 確定后制進(jìn)貨單據(jù)向下個(gè)環(huán)節(jié)流轉(zhuǎn)。關(guān)于應(yīng)付帳款的管理有兩種做法：一、沒(méi)有發(fā)票的進(jìn)貨 單據(jù)暫時(shí)由進(jìn)貨業(yè)務(wù)員管理，等發(fā)票到后業(yè)務(wù)員將進(jìn)貨發(fā) 票和進(jìn)貨單據(jù)一起

4、提交給財(cái)務(wù)。二、一旦填制進(jìn)貨單據(jù)后 就轉(zhuǎn)交給財(cái)務(wù)人員管理。這對(duì)于企業(yè)財(cái)務(wù)處理是不一樣的。關(guān)于發(fā)票價(jià)格與進(jìn)貨單據(jù)價(jià)格不一致，一般財(cái)務(wù)都需要 填制存貨調(diào)整單據(jù)對(duì)存貨進(jìn)行調(diào)整。、流程圖其他崗位進(jìn)貨計(jì)劃員進(jìn)貨合同管理員庫(kù)房收貨員米購(gòu)員庫(kù)房管理員存貨帳管理員進(jìn)貨業(yè)務(wù)的流程如下所示:三、流程圖說(shuō)明進(jìn)貨系統(tǒng)目前的進(jìn)貨計(jì)劃管理比較弱，但企業(yè)進(jìn)貨業(yè) 務(wù)人員又需要計(jì)劃參考。為了解決這個(gè)問(wèn)題，在實(shí)施處理 上可以考慮提供貨品在一定時(shí)間范圍內(nèi)的銷售情況，通過(guò) 平均銷售給業(yè)務(wù)提供進(jìn)貨參考，但并不自動(dòng)將該銷售轉(zhuǎn)為 進(jìn)貨計(jì)劃。如果希望能夠?qū)⒔?jīng)業(yè)務(wù)員確認(rèn)調(diào)整后的進(jìn)貨情 況錄入計(jì)算機(jī)，可以考慮使用進(jìn)貨計(jì)劃功能。進(jìn)貨計(jì)劃可以從時(shí)間

5、上分為中長(zhǎng)期計(jì)劃，系統(tǒng)可以提 供的途徑主要包括：根據(jù)銷售情況預(yù)測(cè)進(jìn)貨；根據(jù)設(shè)置的 上下限生成報(bào)警供業(yè)務(wù)人員參考。從實(shí)際使用看，由于沒(méi) 有很好地進(jìn)行銷售預(yù)測(cè)，這兩種途徑的實(shí)用性都比較差。進(jìn)貨合同：在具體實(shí)施過(guò)程中，注意系統(tǒng)名詞與企業(yè)習(xí) 慣的統(tǒng)一。在實(shí)際中存在兩種情況：一、企業(yè)認(rèn)為系統(tǒng)要 求維護(hù)進(jìn)貨合同，則企業(yè)與供應(yīng)商必須簽訂具有法律效應(yīng) 的字面文檔。建議在解釋時(shí)多使用要貨計(jì)劃等信息；二、 業(yè)務(wù)人員素質(zhì)問(wèn)題。人員習(xí)慣以及企業(yè)實(shí)施推動(dòng)力量不足， 導(dǎo)致在系統(tǒng)中錄入要貨計(jì)劃的努力很難實(shí)現(xiàn)。這對(duì)于后續(xù) 流程的實(shí)現(xiàn)方式有較大的影響。進(jìn)貨：進(jìn)貨環(huán)節(jié)是財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)的到貨（進(jìn)貨類型的到 貨）確認(rèn)過(guò)程，該環(huán)節(jié)主要明確

6、的信息是品種的價(jià)格問(wèn)題。 從實(shí)際情況看，該環(huán)節(jié)還可以對(duì)收貨起到監(jiān)督的作用，收 貨品種、數(shù)量等信息可以通過(guò)勾兌合同來(lái)完成。不過(guò)由于 收貨不允許多于合同數(shù)量（程序限制），而實(shí)際存在很多多 收或少收的情況，勾兌合同的操作性會(huì)受到一定的影響。 做完進(jìn)貨單后，系統(tǒng)分兩個(gè)走向進(jìn)行后續(xù)處理：商品帳的 暫估、應(yīng)付帳的掛帳處理。實(shí)際中很少有票先的情況，及 時(shí)票先也可以考慮壓票等貨到后一起處理。這樣可以簡(jiǎn)化 進(jìn)貨類型的劃分（貨先、票先、款先） 。四、單據(jù)說(shuō)明五、報(bào)表說(shuō)明六、崗位職責(zé)七、崗位操作規(guī)范八、可以簡(jiǎn)化的業(yè)務(wù)流程九、可能遇到的特殊問(wèn)題十、配置說(shuō)明進(jìn)貨結(jié)算付款流程一、業(yè)務(wù)說(shuō)明業(yè)務(wù)人員根據(jù)同供應(yīng)商達(dá)成的付款協(xié)議

7、填制付款申請(qǐng) 表，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)辦理付款業(yè)務(wù)。付 款一般有兩種方式：即付和先掛帳后付款。在付款方面，財(cái)務(wù)肩負(fù)著控制企業(yè)流動(dòng)資金的義務(wù)。因 此，需要向財(cái)務(wù)提供這方面的相關(guān)信息，以便財(cái)務(wù)及時(shí)籌 措資金。同時(shí)為企業(yè)整體的資本運(yùn)營(yíng)服務(wù)。二、流程圖進(jìn)貨結(jié)算付款流程圖如下：進(jìn)貨結(jié)算管理員根據(jù)供貨發(fā)票勾兌 進(jìn)貨單進(jìn)行結(jié)算進(jìn)貨結(jié)算單進(jìn)貨發(fā)票J進(jìn)貨補(bǔ)差單no發(fā)票金額與進(jìn)貨單金額是否一致系統(tǒng)自動(dòng)生成進(jìn)貨補(bǔ)差單進(jìn)貨結(jié)算生成傳票 分錄yes進(jìn)貨付款管理員/根據(jù)付款計(jì)劃勾兌進(jìn)貨結(jié)算單填寫(xiě)付款單付款申請(qǐng)單進(jìn)貨付款單卄應(yīng)付帳款記帳員進(jìn)貨付款生成傳票分錄出納記帳三、流程圖說(shuō)明進(jìn)貨結(jié)算：供貨方發(fā)票到后，勾兌進(jìn)貨

8、單（貨先）生成結(jié)算單掛帳，差異部分系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行進(jìn)貨補(bǔ)差，調(diào)整存貨金額。實(shí)際運(yùn)行過(guò)程中，該操作是由業(yè)務(wù)人員還是財(cái)務(wù)人員去完成值得斟酌。業(yè)務(wù)人員熟悉業(yè)務(wù)，可以很準(zhǔn)確地 勾兌進(jìn)貨單據(jù)。財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)對(duì)應(yīng)付帳的審核，結(jié)算最終 需要財(cái)務(wù)的確認(rèn)。進(jìn)貨付款：業(yè)務(wù)人員根據(jù)協(xié)議給供應(yīng)商付款，分兩種 情況：應(yīng)付沖減或預(yù)付。此外還可能存在應(yīng)收抵應(yīng)付的特 殊形式。應(yīng)付沖減需要勾兌結(jié)算單沖減應(yīng)付帳。四、單據(jù)說(shuō)明五、報(bào)表說(shuō)明六、崗位職責(zé)七、崗位操作規(guī)范八、可以簡(jiǎn)化的業(yè)務(wù)流程九、可能遇到的特殊問(wèn)題十、配置說(shuō)明進(jìn)貨總體回退流程一、 業(yè)務(wù)說(shuō)明、流程圖進(jìn)貨付款單管理員進(jìn)貨結(jié)算單管理員進(jìn)貨管理員進(jìn)貨回退流程回退進(jìn)貨付款單， 同時(shí)進(jìn)行

9、了回退傳票分錄進(jìn)貨付款單英克科技有限公司編號(hào)名稱進(jìn)貨回退流程版本作廢進(jìn)貨付款單清空進(jìn)貨發(fā)票信息回退進(jìn)貨結(jié)算單作廢進(jìn)貨結(jié)算單回退進(jìn)貨生成傳票 分錄作廢進(jìn)貨單進(jìn)貨結(jié)算單進(jìn)貨發(fā)票進(jìn)貨單出庫(kù)流程庫(kù)房管理員進(jìn)貨總體的回退的流程如下:三、流程圖說(shuō)明四、單據(jù)說(shuō)明五、報(bào)表說(shuō)明六、崗位職責(zé)七、崗位操作規(guī)范八、可以簡(jiǎn)化的業(yè)務(wù)流程九、可能遇到的特殊問(wèn)題十、配置說(shuō)明收貨管理、 業(yè)務(wù)說(shuō)明、流程圖收貨管理的流程如下:三、流程圖說(shuō)明收貨主要解決貨品批號(hào)、貨位等信息。為了簡(jiǎn)化操作復(fù) 雜程度，可以考慮通過(guò)勾兌進(jìn)貨合同來(lái)生成相關(guān)的收貨信 息。這還可以達(dá)到另一個(gè)目的，即合同等同于收貨通知單, 可以控制收貨業(yè)務(wù)。四、單據(jù)說(shuō)明五、報(bào)表說(shuō)明六、崗位職責(zé)七、崗位操作規(guī)范八、可以簡(jiǎn)化的業(yè)務(wù)流程九、可能遇到的特殊問(wèn)題配置說(shuō)明進(jìn)貨退貨管理一、 業(yè)務(wù)說(shuō)明、流程圖 進(jìn)貨退貨管理的流程如下:其它崗位庫(kù)房養(yǎng)護(hù)員進(jìn)