辦公行政作業(yè)指導書

1、辦公行政作業(yè)指導書目 錄第一節(jié) 接聽電話作業(yè)指導書第二節(jié) 來訪接待作業(yè)指導書第三節(jié) 固定文件制作業(yè)指導書第四節(jié) 檔案立卷作業(yè)指導書第五節(jié) 檔案管理作業(yè)指導書第六節(jié) 檔案調(diào)配作業(yè)指導書第七節(jié) 圖書入庫作業(yè)指導書第八節(jié) 圖書盤點作業(yè)指導書第九節(jié) 文件收發(fā)作業(yè)指導書第十節(jié) 受理員工申訴作業(yè)指導書第十一節(jié) 物資設備盤點作業(yè)指導書第十二節(jié) 行政庫房盤點作業(yè)指導書第十三節(jié) 提案管理作業(yè)指導書第十四節(jié) 計劃、總結(jié)、監(jiān)控作業(yè)指導書第十五節(jié) 會議組織作業(yè)指導書第十六節(jié) 查場作業(yè)指導書第十七節(jié) 查崗作業(yè)指導書第十八節(jié) 車輛派單作業(yè)指導書第十九節(jié) 固定資產(chǎn)及耐用品建檔作業(yè)指導書第二十節(jié) 物品采購作業(yè)指導書第二十一節(jié)

2、 物品調(diào)配作業(yè)指導書第二十二節(jié) 物品報廢作業(yè)指導書接聽電話作業(yè)指導書任務 接聽電話 部門 綜合辦 適用職位 行政文秘及所有接聽電話人員 批準人 部門經(jīng)理 總監(jiān) 總經(jīng)理日期 編號 標準：1. 使用規(guī)范標準的普通話；2. 記錄信息的準確度達到100%。程序：1. 電話響起。電話鈴響起3聲內(nèi)接聽；2. 接聽電話。左手拿起電話，右手準備紙和筆，微笑的問候：“您好，”3. 了解對方情況。包括：姓名、單位、來電的目的等；4. 確定需接聽電話人員是否在。30秒內(nèi)確定該人員是否在；5. 如果在，請需接聽電話的人員接聽接話；如果不在，禮貌告知對方并詢問是否需要留言。6. 記錄留言信息。完整，無偏差的記錄信息內(nèi)容

3、；7. 回饋留言內(nèi)容。第一時間與相關(guān)人員溝通，確保信息傳遞不失真、不拖延。注意事項：1. 適當提醒接聽電話的人員必須言簡意賅，盡量在節(jié)約時間；2. 規(guī)范的普通話，語言清晰，控制說話的聲音，避免影響其它人員的工作；相關(guān)表格：無來訪接待作業(yè)指導書任務 來訪接待 部門 綜合辦 適用職位 行政文秘及所有接待人員 批準人 部門經(jīng)理 總監(jiān) 總經(jīng)理日期 編號 標準：1. 標準的普通話；2. 熱情、禮貌的接待來訪者；3. 杜絕訪客無人問津的情況發(fā)生；4. 來訪辦理的事情不論是否屬于自己負責的范圍，都不能說“不知道”、“不清楚”。程序：1. 迎接訪客?？吹接性L客進入公司，必須主動起身微笑、問好；2. 了解來訪目

4、的。與訪客溝通明確來訪的原因、尋找的對象、訪客的基本信息；3. 引導訪客至來賓休息區(qū)；4. 及時與被訪部門溝通，確定被訪人、是否接見以及見面時間；5. 如果被訪人暫時不能接見，應告知來訪者原因以及等待時間，并準備茶水和報紙、雜志等供其翻閱；6. 引導訪客去相應部門；7. 訪問結(jié)束，應送別訪客。注意事項：1. 用雙手遞接名片，拿名片的手不要放在腰上，接過名片后確定姓名正確讀法；2. 對于來訪總經(jīng)理、財務部的訪客要謹慎判斷，與相關(guān)人員進行溝通后確定是否引見；3. 如果被訪人不在，那么應告知來訪者被訪人的去處、大概什么時候能回來，并讓來訪者確定是否等待，若不等待，應詢問是否留下聯(lián)系方式或信息；4.

5、如相應部門負責人不必接見的訪客，需婉轉(zhuǎn)回答；5. 記錄要求：準確記錄相關(guān)信息，及時傳達。相關(guān)表格：無固定文件制作作業(yè)指導書任務 固定文本制作 部門 綜合辦 適用職位 行政文秘及所有使用者 批準人 部門經(jīng)理 總監(jiān) 總經(jīng)理日期 編號 標準：1. 打印、復印文稿，按送稿先后順序安排；2. 打字要快速、準確，排版美觀，裝訂整齊；3. 節(jié)約成本,廢紙利用率達90%以上,紙張浪費率控制在5%以內(nèi)；4. 重要文件的文件格式字體、版式統(tǒng)一。 程序：1. 明確文件類型及格式（1) 通知、通報、告示檔的格式：標題居中1號加粗宋體，敬稱頂格2號宋體，正文3號宋體，落款3號加黑宋體；（2) 紅頭文件格式：頁眉為居中1

6、號加粗紅色宋體，寧港發(fā)2008X號為居中四號加粗宋體，正文標題3號加粗宋體，正文及落款小四號宋體；2. 檢查文件的內(nèi)容，文件內(nèi)容100%與工作有關(guān)； 3. 打印文件；4. 填寫打字、復印登記表。注意事項：1. 個人數(shù)據(jù),禁止在公司打印、復??；2. 注意數(shù)據(jù)信息的保密，不得截留任何文件；3. 愛護辦公設備，不得違規(guī)操作。4. 如行政人員下班后，有部門人員需加班使用復印機時，應與負責人溝通，填寫打字、復印登記表，使用完后務必關(guān)機。相關(guān)表格：打字、復印登記表檔案立卷作業(yè)指導書任務 檔案立卷 部門 綜合辦 適用職位 行政文秘 批準人 部門經(jīng)理 總監(jiān) 總經(jīng)理日期 編號 標準：1. 各立卷部門使用本部門統(tǒng)

7、一格式的檔案裝訂檔案；2. 檔案按不同年份進行立卷；3. 檔案立卷必須全面、無缺漏、4. 有密切關(guān)聯(lián)的文件不可分散。程序：1 劃定各部門檔案范圍及分類；（1） 綜合辦：l 行政類：派車單，考勤記錄，調(diào)查問卷，公司重要活動的剪報、 照片、錄音錄像等；l 會議類：公司通知，各類報告、總結(jié)、領(lǐng)導講話，會議記錄、會議紀要；l 文件類：公司管理人員任免文件資料，公司的各項規(guī)章制度、實施細 則，公司內(nèi)部各種工作計劃、總結(jié)、報告、指示、批復，部門流程、制度以及表格；l 設備類：辦公設備說明書，公司重要設備數(shù)據(jù)線等；l 合同類：公司與有關(guān)單位簽訂的合同，公司與有關(guān)單位簽訂的協(xié)議書。（2） 企劃部：l 圖紙類：

8、商場總體片面圖、分塊平面圖，商場效果圖、商場導師系統(tǒng)分布圖，商場廣告位分布圖；l 宣傳類：DM單頁，報紙廣告，招商手冊，電視廣告，企業(yè)簡介手冊；l 合同類：與各合作單位簽訂的合同，與各合作單位簽訂的協(xié)議書。（3） 物業(yè)部：行政類：保安、保潔考勤記錄。（4） 商管部：單據(jù)類：出門證，加班單，罰款單。2 有關(guān)材料的日常收集；（1) 各部門建立健全日常歸卷制度。對處理完畢或批存的歸檔材料，有專（兼）職檔案員集中管理；（2) 各部門根據(jù)本部門的業(yè)務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷時使用的案卷類目。案卷類目的條款必須簡明確切，并編上條款號；（3) 公文承辦人員應及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導人員批存的文

9、檔材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職文書歸卷；（4) 專(兼)職文書人員應及時將已歸卷的文檔材料，按照案卷類目條款， 放入日常保存檔卷夾內(nèi)對號入座，并在收發(fā)文登記薄上注明。3. 項目或年度結(jié)束時整理材料；4. 材料清理、鑒別、補全、去除；5. 確定保存期限、密級；6. 裝訂成冊，編制文件目錄和電子目錄；7. 立卷上架，歸檔保管。注意事項：1. 公司密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級；2. 各部門、各員工嚴格執(zhí)行立卷歸檔制度，歸檔檔材料要妥善保存、及時歸檔編號、任何人不得以任何理由拒絕歸檔；3. 立卷時根據(jù)檔形式的客觀規(guī)律和經(jīng)營活動特點，依照同類合并的原則進行歸檔，將一組具有有

10、關(guān)聯(lián)系的檔材料組成一個卷。相關(guān)表格：檔案分類、歸檔范圍及保管期限表檔案調(diào)用作業(yè)指導書任務 檔案調(diào)用 部門 綜合辦 適用職位 行政文秘 批準人 部門經(jīng)理 總監(jiān) 總經(jīng)理日期 08.05.08 編號 標準：1. 借閱檔案不得帶離公司，且三日內(nèi)歸還；2. 不得私自復印、摘錄絕密技術(shù)數(shù)據(jù)；3. 確保檔案的完整性。程序：1. 經(jīng)部門經(jīng)理同意，員工可調(diào)用本部門檔案；2. 調(diào)用公司檔案，提出申請，填寫檔案借閱單經(jīng)行政主管審批，綜合辦主任審核通過，行政文秘記錄后予以調(diào)用；3. 調(diào)用檔案，不得帶離公司，公司檔案被借出綜合辦時（或要求復印時），借閱人及時提出帶出（或復印）申請，在檔案登記表上登記，經(jīng)綜合辦主任同意方

11、可借閱；4. 凡屬絕密、機密數(shù)據(jù)與本人工作無關(guān)不得查、借閱，因工作需要必須經(jīng)部門經(jīng)理批準，綜合辦主任審核同意方可查閱；5. 丟失數(shù)據(jù)者，應及時通知綜合辦負責人，以便采取相應的補救措施；6. 調(diào)用、借閱完畢后，行政文秘對歸還的檔案進行檢查，無誤后歸檔并登記。注意事項：1. 員工調(diào)動時必須歸還借閱檔案，方可辦理調(diào)動手續(xù)；2. 借閱的圖紙、數(shù)據(jù)，不得損壞、刪改、涂抹、剪貼、拆散。相關(guān)表格：檔案借閱單檔案管理作業(yè)指導書任務 檔案管理 部門 綜合辦 適用職位 行政文秘 批準人 部門經(jīng)理 總監(jiān) 總經(jīng)理日期 編號 標準：1. 檔案無丟失、無損毀；程序： 1. 明確檔案的劃分：(1) 永久保存檔案：公司章程、

12、組織規(guī)定及辦理細則、董事會紀錄、財務報表、 政府機關(guān)核準檔、不動產(chǎn)所有權(quán)及其它債權(quán)憑證、設計圖、各部門規(guī)章；(2) 其它經(jīng)核定需永久保存的文書10年保存：預算決算書類、會計憑證、事業(yè)計劃資料；(3) 其它經(jīng)核定需保存10年的文書5年保存： 期滿或解除的合約、其它經(jīng)核定保存5年的文書；(4) 無關(guān)緊要的，或時性文書，保存1年后銷毀。2. 定期通知各部門負責人及時對到期文檔進行存檔工作；3. 審核各部門報送的文件是否屬于可存檔文件；4. 對各部門報送審核通過進行檔案移交。先辦理移交手續(xù)，然后由經(jīng)辦人員在移交單上簽名；5. 對移交的文檔進行登記編號和編制目錄；6. 將編制好的檔案進行劃分，存檔；7.

13、 檔案保管人員每月5-10日隨時擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。8. 每年對檔案進行整理和和更換，對保存期限已到的檔案，造冊呈總經(jīng)理核準，并于目錄表附注欄內(nèi)注明銷毀日期后，按銷毀流程給予銷毀；注意事項：1. 保管期限屆滿的檔中，部分經(jīng)核定仍有保存價值的文件，檔案保管員將保留文件記錄在檔案明細表上，注明部分銷毀日期；2. 調(diào)查報告原件，由所在部門主管負責確定保存年限；3. 每年更換檔案時清理一次，已到保存期限的，給予銷毀；4. 由綜合辦主任指定專人負責管理永久和長期檔案的檔案柜；相關(guān)表格：檔案明細表 檔案銷毀明細表圖書入庫作業(yè)指導書任務 圖書入庫 部門 綜合辦 適用職位 行政主管 批準人

14、 部門經(jīng)理 總監(jiān) 總經(jīng)理日期 編號 標準：1. 圖書名錄100%完整；2. 編碼必須清晰、準確；3. 檢查圖書無污損、缺頁、破損等情況。程序：1. 圖書書目審核。各部門將所需要購買的圖書書目提交綜合辦，綜合辦整理完畢后交總經(jīng)理審核后購買；2. 購買圖書。購買必須嚴格按照所審核過的書目購買，由行政文員負責，行政主管監(jiān)督；3. 檢查圖書。檢查購買的圖書與購買書目是否相符合，是否有污損、缺頁、破損等情況，如果有立即要求調(diào)換；4. 核對發(fā)票。行政主管負責核對發(fā)票上金額、數(shù)量、名稱、日期等重要內(nèi)容；5. 加蓋公章。行政文員在核對、驗收完畢后在圖書的扉頁、書脊等處加蓋綜合辦條形印章，明確圖書的所有權(quán)；6.

15、 登記管理。行政主管按圖書性質(zhì)進行分類和編號，并對圖書名稱、出版社、購進日期、作者姓名、出版時間、價格等做出詳盡記錄；7. 登記完畢后圖書入庫。注意事項：1. 圖書未經(jīng)蓋章前不得借閱；2. 圖書必須蓋標識的公章。相關(guān)表格：圖書管理一覽表圖書盤點作業(yè)指導書任務 圖書盤點 部門 綜合辦 適用職位 行政主管 批準人 部門經(jīng)理 總監(jiān) 總經(jīng)理日期 編號 標準：1. 數(shù)目100%準確；2. 書目100%完整；3. 書籍無丟失、無損壞；4. 盤點圖書期間圖書不外借；5. 圖書盤點時間為每季度最后兩天。程序：1. 收回所有書籍；2. 確定好起點和終點。找出起點及終點書物（某一分類號段落，例如：GW0001，查

16、出欲盤點書物的第一本（較小的分類號）及最后一本（較大的分類號）；3. 排列書籍。書籍編碼整齊、無遺漏；書目無缺頁、無損毀；4. 進行盤點。書物由左至右盤點，盤點后的書以點書時的先后位置次序放回書架，方便核對時尋找；5. 登記備查。將有損毀的書目登記備查；6. 核對盤點數(shù)量與帳目數(shù)量。無遺漏、無賬目不符的現(xiàn)象；如盤點數(shù)目與帳目數(shù)目不相符，進行二次盤點；如帳、目不符向綜合辦主任匯報，并做詳細的記錄。7. 盤點完畢，報綜合辦主任并對圖書盤點表存檔。注意事項：1. 盤點的書物時，必須在大量圖書在庫，若剛好有該段書物要歸還，必須在借閱一覽表登記后將其加回相關(guān)的檔案中；相關(guān)表格：借閱一覽表圖書盤點表文件收

17、發(fā)作業(yè)指導書任務 文件收發(fā) 部門 綜合辦 適用職位 行政文秘及所有收發(fā)人員 批準人 部門經(jīng)理 總監(jiān) 總經(jīng)理日期 編號 標準：1 文件的100%準確；2 文件內(nèi)容100%保密。3 文件原稿由綜合辦每季度清理一次或分類歸檔，保存?zhèn)洳?。程序?. 文件（包括報刊、信件等）的收取(1) 文件的收取。行政文秘負責收取文件；(2) 填寫文件、收發(fā)記錄表；(3) 通知相關(guān)部門領(lǐng)取文件。在收到文件半小時內(nèi)通知。2. 文件簽發(fā)及銷毀(1) 部門文件的發(fā)出，必須經(jīng)發(fā)文部門核稿、綜合辦主任簽字后發(fā)出；(2) 進行登記、編發(fā)文號；(3) 以企業(yè)名義發(fā)出的文件，按文稿格式擬稿，綜合辦主任核稿，經(jīng)總經(jīng)理簽字，必要時加蓋相

18、應公章，核準無誤后發(fā)出；(4) 發(fā)出文件留底稿存檔；(5) 各部門清退、無保留價值的文件，由綜合辦統(tǒng)一登記造冊，經(jīng)綜合辦主任批準后定期進行銷毀。注意事項：1. 急件要立即處理，不得積壓延誤；2. 簽收人在簽收文件時不能用符號代表姓名。3. 機要文件收到后，要標明文件性質(zhì)、機密程度，要嚴密封存，嚴防丟失、泄密、誤事；相關(guān)表格：文件、收發(fā)記錄表文件簽收薄受理員工申訴作業(yè)指導書任務 受理員工 部門 綜合辦 適用職位 綜合辦主任及行政主管 批準人 部門經(jīng)理 總監(jiān) 總經(jīng)理日期 編號 標準：1. 真實性100%；2. 完全符合受理條件。程序：1. 接到員工二次申訴表；2. 與申訴員工進行溝通，了解原因；3

19、. 審核員工所在部門的處理情況是否合理合規(guī)定；4. 就申訴原因進行基層調(diào)查，多方了解情況，并聯(lián)系原部門經(jīng)理進行交涉；5. 客觀地在員工申訴表上提出解決方案；6. 與申訴員工再次就調(diào)查結(jié)果和解決方案進行溝通；7. 如果員工仍不滿意，提請總經(jīng)理處理。注意事項：1. 就申訴問題進行基層的多方位多方面調(diào)查；2. 認真傾聽員工的申訴，善于抓住重點問題進行解決；3. 加薪、升遷、政治性問題、涉及隱私、無憑無據(jù)的申訴要求不予受理；4. 以公司利益不受侵害為出發(fā)點，與員工進行溝通。相關(guān)表格：員工申訴表物資設備盤點作業(yè)指導書任務 物資設備盤點 部門 綜合辦 適用職位 行政主管 批準人 部門經(jīng)理 總監(jiān) 總經(jīng)理日期

20、 編號 標準：1. 盤點工作每季度第三個月20日25日之間進行一次；2. 盤點必須由行政主管會同實物使用部門進行盤點；3. 固定資產(chǎn)及耐用品盤點100%，無遺漏項目；4. 財務人員陪同。程序：1. 公司財產(chǎn)編號：(1) 柜子類：GW-01-000X；(2) 桌子類：GW-02-000X；(3) 椅子類：GW-03-000X；(4) 電腦、打印機、掃描儀：GW-04-000X；(5) 電話、傳真機：GW-05-000X；(6) 飲水機、微波爐、電熱器：GW-06-000X；(7) 其他：GW-07-000X；2. 固定資產(chǎn)及耐用品盤點，從財務部開始至商場五樓羅浮宮，由行政主管連同實物使用部門和財

21、務部門依據(jù)固定資產(chǎn)登記表進行盤點，核對各部門資產(chǎn)及物品的總價值及數(shù)量（工程材料盤點，由工程人員、行政主管共同清查）；3. 初試盤點出現(xiàn)差異，進行二次復盤；4. 資產(chǎn)管理人員進行復盤后，同時對盈虧情況、維修、未使用資產(chǎn)、不需用資產(chǎn)做出說明；5. 綜合辦主任對盤點結(jié)果進行審閱，對于盈虧情況等進行核查并提出處理意見報總經(jīng)理審批；6. 根據(jù)總經(jīng)理批示進行相應處理；7. 行政主管對盤點結(jié)果和處理結(jié)果存檔。注意事項：1. 盤點中專用辦公財產(chǎn)，如電腦、辦公桌椅、計算器等財產(chǎn)的安全和性能，屬個人使用的由使用人負責，屬柜組部門共用的由柜組部門負責人承擔安全完好責任，如有財產(chǎn)丟失或損壞現(xiàn)象，綜合辦將追究責任人的相

22、關(guān)責任；2. 對于損壞的財產(chǎn)，視情形決定進行維修或報廢：如屬于使用人使用不當或故意損壞，應由使用人或損害人承擔部分或全部賠償責任； 3. 財產(chǎn)報廢需報總經(jīng)理領(lǐng)導批準，報廢財產(chǎn)有殘值的，按照固定資產(chǎn)管理有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。相關(guān)表格：固定資產(chǎn)盤點表各部門使用物品一覽表行政庫房盤點作業(yè)指導書任務 行政庫房盤點 部門 綜合辦 適用職位 行政主管 批準人 部門經(jīng)理 總監(jiān) 總經(jīng)理日期 編號 標準：1. 數(shù)量與賬目相符2. 盤點差錯率不得高于1%；3. 盤點工作每月進行一次，時間為每月16、17日；4. 盤點必須由兩人一起或兩人以上人員進行盤點。程序：1. 每月16日-17日根據(jù)現(xiàn)有物資對庫房所有物品進行清點；2

23、. 初盤存貨，以庫房盤點單記錄初盤結(jié)果；3. 根據(jù)盤點結(jié)果，與賬目核對，如有物帳不符，進行2次盤點；4. 盤點物品與賬目出現(xiàn)的差異進行統(tǒng)計，分析差異原因，作詳細書面報告，報至綜合辦主任；5. 由綜合辦主任對審核庫房盤點單和匯報結(jié)果；經(jīng)綜合辦主任同意后更正賬目數(shù)量；注意事項：1. 出現(xiàn)差異，核查原因并進行相應處理；2. 先盤庫再盤賬。相關(guān)表格：庫房盤點單提案管理作業(yè)指導書任務 提案管理 部門 綜合辦 適用職位 綜合辦全體員工 批準人 部門經(jīng)理 總監(jiān) 總經(jīng)理日期 編號 標準：1 綜合辦必須于三日之內(nèi)與相關(guān)部門經(jīng)理級以上人員對提案進行審議；2 無具體方法或偏離主題的所謂“提案”（如改善待遇等）不予受

24、理；3 提案須以書面方式提交。程序：1. 部門（或個人）根據(jù)工作中的難點（或公司下達的任務性項目）提出方案；2. 部門或個人填寫方案表；3. 部門對方案進行審議并通過，提交綜合辦；4. 綜合辦結(jié)合實際分析，并于三日之內(nèi)與相關(guān)部門經(jīng)理級以上人員審議，審議后上報總經(jīng)理審批；5. 實施；6. 綜合辦對提案建立員工提案卷宗；7. 對審批施行的完整提案給予提案人獎勵。注意事項：1. 審批未通過和實施的提案不予獎勵；2. 各級經(jīng)理人員對其本身執(zhí)掌范圍內(nèi)的提案不予獎勵；3. 被指派進行專門研究而提出的提案不予獎勵；4. 提案不論是否采納，提案人有知情權(quán)。相關(guān)表格：提案表計劃、總結(jié)、監(jiān)控作業(yè)指導書任務 計劃、

25、總結(jié)、監(jiān)控 部門 綜合辦 適用職位 綜合辦全體員工 批準人 部門經(jīng)理 總監(jiān) 總經(jīng)理日期 編號 標準：1. 計劃表編寫無差錯，無缺項，無欺瞞；2. 100%按時、按質(zhì)、按量完成工作內(nèi)容；3. 所有已完成計劃必須提交完成依據(jù)，否則視為未完成。程序：1. 計劃、總結(jié)的提交時間如下：(1) 季計劃必須于季度初5日內(nèi)提交； (2) 月計劃必須提前于每月25日提交，每月5日提交上月總結(jié)；(3) 下周計劃與本周總結(jié)必須于每周一上午下班前提交。2. 計劃表的填寫。綜合辦對各部門必須進行計劃表填寫培訓，確保計劃編寫100%無差錯3. 提交計劃。綜合辦通知各部門提交“計劃”，各部門提交時間必須錯開，避免造成工作混

26、亂。4. 審核計劃表。內(nèi)容無缺項、無欺瞞；5. 實施控制。綜合辦對各部門的計劃表進行事前、事中、事后控制，雙方確認無誤，由行政文秘匯總各部門計劃表至各部門計劃監(jiān)控表；6. 綜合辦主任或行政主管對各部門計劃監(jiān)控表進行審核無誤，由行政文秘根據(jù)需用份數(shù)打印并分送至總經(jīng)理及相關(guān)人員；7. 綜合辦對各部門計劃監(jiān)控表留檔備查。注意事項：1. 計劃的跟進要將季度、月度、周、日結(jié)合跟進。2. 發(fā)現(xiàn)計劃實施中存在的問題及時溝通，特殊情況向總經(jīng)理及時匯報；3. 計劃周期的最后一天，綜合辦通知各部門提交計劃完成情況的總結(jié)表。相關(guān)表格：計劃表（各部門季、月、周）各部門計劃監(jiān)控表（季、月、周）總結(jié)表（季月周）各部門總結(jié)

27、監(jiān)控表（季、月、周）日志表會議組織作業(yè)指導書任務 會議組織 部門 綜合辦 適用職位 綜合辦全體員工 批準人 部門經(jīng)理 總監(jiān) 總經(jīng)理日期 編號 標準：1. 無人員缺席；2. 工裝統(tǒng)一、工牌佩戴整齊；3. 資料準備無遺漏；4. 會議的召開必須按照計劃的時間進行。程序：1. 規(guī)定會議召開的時間規(guī)定：(1) 董事會會議每月召開一次；(2) 公司年度預算會議每年9-10月召開；(3) 個人總結(jié)會議每年12月召開(4) 公司周例會每周一9:15召開（夏季為8：45，冬季為9：15）；(5) 部門會議每周六前自行召開；(6) 年度總結(jié)會在春節(jié)前15天召開；(7) 協(xié)調(diào)會每月中旬召開；(8) 員工大會于重大事

28、件或周年店慶活動前15天召開；(9) 臨時性會議根據(jù)性質(zhì)舉行。2. 明確會議召開的主題；3. 大型會議制作會議計劃；（6W2H）4. 提交總經(jīng)理審核批準；5. 會議前的準備工作。(1) 明確人員分工；(2) 地點、時間準確；(3) 參會人員名單無遺漏；(4) 物品準備周到、細致；(5) 會場布置符合主題；(6) 資料設備準備完整；綜合辦員工在會議前布置會場（水電儀器等等）并為總經(jīng)理及相關(guān)領(lǐng)導準備好會議所需的文件及資料；6. 行政文秘提前提醒通知參會人員會議時間內(nèi)容地點；7. 組織會議人員提前15分鐘入場，明確會議議程，準備開會材料；8. 接待與會人員，引領(lǐng)入座，發(fā)放資料；9. 清點與會人員數(shù)目

29、，請假登記；10. 會議進行；11. 行政文秘對會議進行記錄；12. 會議結(jié)束，綜合辦員工對會場進行整理，關(guān)閉水電及會議使用的儀器設備；13. 行政文秘整理會議記錄并起草會議紀要；14. 行政主管或綜合辦主任對會議紀要進行審核報會議主持人審批；15. 綜合辦根據(jù)會議性質(zhì)在適當范圍內(nèi)下發(fā)會議紀要；16. 綜合辦對會議紀要存檔。17. 綜合辦開會對會議效果及服務進行評估。注意事項：1. 綜合辦主任適時提醒發(fā)言人注意時間及發(fā)言內(nèi)容符合會議要求；2. 會議無噪音、無打斷、無人吸煙、無接聽電話等影響會議的事情；3. 會議前通知到每一位與會者。4. 大型會議需財務結(jié)算相關(guān)表格：會議紀要文件收發(fā)記錄表工作檢

30、查作業(yè)指導書任務 工作檢查 部門 綜合辦 適用職位 綜合辦主任及行政文員 批準人 部門經(jīng)理 總監(jiān) 總經(jīng)理日期 編號 標準：1. 工作檢查內(nèi)容100%符合廠區(qū)管理規(guī)定；2. 每周至少3次部門工作檢查；3. 每周至少一次公司全面工作檢查。程序： 1明確工作檢查時間。部門工作檢查每周3次不具體確定時間，公司工作檢查每 周五上午11：00時開始；2. 召集人員。一般為與工作檢查工作聯(lián)系較大部門（綜合辦、生產(chǎn)管理部 負責人）在檢查區(qū)域準時集合；3. 開始工作檢查。按生產(chǎn)流程順序進行；4. 工作檢查人員指出不合規(guī)范的問題，行政文員進行記錄，相關(guān)責任部門進行及時整改；5. 綜合辦主任現(xiàn)場就存在的問題與相關(guān)部

31、門負責人進行現(xiàn)場溝通，可以即時解決的由部門負責人指揮安排處理；暫時無法解決的工作檢查之后再協(xié)商解決；6. 工作檢查完畢后，行政文員根據(jù)記錄打印工作檢查通報；7 .綜合辦主任審核工作檢查通報并確認；8. 行政文員與相關(guān)部門負責人聯(lián)系，就查出的問題解決時間和方法，并在通報上注明，簽字確認；9. 綜合辦根據(jù)相應時間進行跟進檢查；10. 檢查發(fā)現(xiàn)未解決者，依據(jù)相關(guān)規(guī)定或制度對相關(guān)人員進行處罰，已按要求解決者，工作檢查結(jié)束；11. 行政文員對工作檢查通報進行整理歸檔。注意事項：1. 綜合辦必須根據(jù)相應解決時間跟進檢查；2. 工作檢查通報上列出的問題，必須由相關(guān)部門負責人簽字確認。相關(guān)表格：工作檢查通報查

32、崗作業(yè)指導書任務 查崗 部門 綜合辦 適用職位 綜合辦主任及行政文員 批準人 部門經(jīng)理 總監(jiān) 總經(jīng)理日期 編號 標準：1. 不定時查崗占90%；2. 違紀現(xiàn)象，當場開據(jù)處罰單。程序：1. 明確查崗內(nèi)容；2. 查崗。針對容易離崗時間段上午11：0012：00，下午14：2015：30不定點查崗；3. 處罰。根據(jù)“懲罰條例”對違紀員工開據(jù)員工違紀處罰單；4. 簽字。依次由違紀員工、員工所在部門負責人、綜合辦簽字（違紀人若為經(jīng)理及以上級須由總經(jīng)理簽字）；5. 違紀人到財務部繳納罰款，財務部在罰單上加蓋“現(xiàn)金收訖”章（四聯(lián)），留存“財務部”一聯(lián)，員工留存“員工本人”聯(lián)，存根聯(lián)和綜合辦聯(lián)由綜合辦收回備檔

33、；6. 若違紀人要求從工資中扣除罰款，則綜合辦執(zhí)簽字完備的員工違紀處罰單到財務部蓋章，財務部留存“財務部”“員工本人”兩聯(lián)（發(fā)薪日時從該員工工資中扣除并返回“員工本人”聯(lián)）。注意事項：1. 部門及個人留存聯(lián)必須確認到位；2. 處罰金額嚴格按照“條例”規(guī)定確定，不得隨意變通；3. 情節(jié)嚴重者需通報批評。相關(guān)表格：員工違紀處罰單查崗記錄表車輛派單作業(yè)指導書任務 車輛派單 部門 綜合辦 適用職位 綜合辦主任及行政主管 批準人 部門經(jīng)理 總監(jiān) 總經(jīng)理日期 編號 標準：1 車輛調(diào)度必須符合審批先后順序；2 按照需辦事務輕重緩急進行安排。程序：1. 用車部門提出用車申請；2. 填寫派車單，用車部門負責人審

34、核確認；3. 綜合辦主任審批；4. 行政主管通知司機出車；5. 車輛返回,司機在“司機評價”欄中據(jù)實填寫出行情況；6. 行政部門整理派車單并歸檔。注意事項：1. 緊急、臨時用車可于在返回后填寫派車單；2. 派車單中每項內(nèi)容必須如實填寫。相關(guān)表格：派車單物品采購作業(yè)指導書任務 物品采購 部門 綜合辦 適用職位 綜合辦主任或采購主管 批準人 部門經(jīng)理 總監(jiān) 總經(jīng)理日期 編號 標準：1. 物品的采購100%真實；2. 采購時必須由兩人或兩人以上完成；3. 采購負責人于每月23日之前必須完成采購（緊急、臨時采購除外）。程序：1 需采購部門每月18日前集中統(tǒng)籌填寫物品購買申請單，依次由部門、綜合辦、總經(jīng)

35、理審批；2 庫房負責人根據(jù)批準的物品購買申請單，詳細對庫存物品進行核查，若有相應的物品且不低于庫存量下線則通知采購負責人不予購買；3 采購負責人根據(jù)已審批且確定購買的物品購買申請單，進行分類整理, 便于分類統(tǒng)籌并確定從何處購買；4 預算采購成本，報總經(jīng)理簽字確認，從財務部預借款項；5 每月22日進行采購，如果沒有和相應供應商簽定相關(guān)的物品供應協(xié)議或合同，采購人員必須由指定人員陪同進行市調(diào)，貨比三家，遵循詢價、議價、比價，最后選擇物美價廉的物品；有相應供應協(xié)議或合同的，則通知對方根據(jù)需求送貨上門或者前往采購；6 索取正規(guī)發(fā)票，采購人與證明人簽字；7 清點入庫，庫房負責人根據(jù)清單據(jù)實對應上帳；8

36、費用報銷：依次為財務審核、總經(jīng)理審核、報銷、抽取借條（退回剩余現(xiàn)金）。注意事項：1. 緊急特殊需求的物品采購隨機進行 ；2. 固定資產(chǎn)采購，必須事先由綜合辦主任財務人員請購人員的比價小組進行詳 細市調(diào)后，出具書面報告，經(jīng)總經(jīng)理審核批準后方可進行購買；3. 在價格及質(zhì)量穩(wěn)定情況下，嚴禁隨意更換品牌；4. 采購的物品必須要有發(fā)票和蓋章的清單。相關(guān)表格：物品購買申請單借款單固定資產(chǎn)及耐用品建檔作業(yè)指導書任務 固定資產(chǎn)及耐用品建檔 部門 綜合辦 適用職位 行政主管及相關(guān)人員 批準人 部門經(jīng)理 總監(jiān) 總經(jīng)理日期 編號 標準：1. 固定資產(chǎn)及耐用品100%編碼準確，并由指定人員保管；2. 固定資產(chǎn)每季度的第三個25日30月進行一次盤點，