行政人員崗位職責

1、傳程企業(yè)管理咨詢有限公司文件編號版本/次文件名稱崗位說明書部門管理部姓名職務行政直接領導經(jīng)理工作內(nèi)容標準要求1、協(xié)助制定、修訂本公司各項行政管 理制度2、制訂、修訂本部門績效考核管理辦 法及獎懲管理辦法3、制訂年度及月度預算4、培訓、落實、執(zhí)行、考核公司及本 部門各項管理制度5、負責后勤、環(huán)保、安全、消防管理 的執(zhí)行。1.1 協(xié)助制訂、修訂人員、物品、車輛出入廠管理制度。1.2 協(xié)助制訂、修訂文件控制管理程序。1.3 協(xié)助制訂、修訂內(nèi)外公文簽呈處理辦法1.4 協(xié)助制訂、修訂國內(nèi)外傳真收發(fā)管理辦法1.5 協(xié)助制訂、修訂檔案管理辦法、圖書管理辦法1.6協(xié)助制訂、修訂辦公用品管理辦法、印章管理辦法1

2、.7 協(xié)助制訂、修訂車輛管理辦法、電話管理辦法1.8協(xié)助制訂、修訂食堂管理辦法、勞保用品管理辦法1.9 協(xié)助制訂、修訂復印機使用管理辦法、 電腦使用管理 辦法、二防（防臺、防汛）管理制度1.10協(xié)助制訂、修訂財產(chǎn)管理辦法、門衛(wèi)管理辦法1.11協(xié)助制訂、修訂會客管理辦法、來賓參加接待辦法1.12協(xié)助制訂、修訂安全防范辦法、環(huán)境衛(wèi)生管理辦法1.13協(xié)助制訂、修訂會議管理辦法、工作服管理辦法1.14 協(xié)助制訂、修訂出差管理辦法、突發(fā)事件應急救援 辦法1.15 協(xié)助制訂、修訂員工福利制度（婚喪喜慶福利給付 辦法、員工申購公司產(chǎn)品辦法）1.16 在稽核過程中或公司執(zhí)行過程中，內(nèi)容有不符合事 宜的，經(jīng)相關

3、部門提出研討后應調出相關資料給予 修改，并公告。2.1制訂、修訂部門 績效考核辦法（指標、權重、標準值） 及獎懲管理辦法。3.1 每年 10月份根據(jù)總經(jīng)理及銷售部所制訂的年度銷售 計劃，做出本部門的年度計劃，經(jīng)研討后在 12 月份 之前修正下年度的年度預算計劃及月度預算計劃。3.2 根據(jù)預算落實狀況后做月度預算計劃的修正。4.1 對本部門人員培訓公司相關制度及本部門管理規(guī)章、 部門績效考核辦法及獎懲管理辦法。4.2督導、考核本部門人員對公司管理規(guī)章及本部門的績 效考核、獎懲辦法執(zhí)行狀況。4.3在考核過程中， 部門績效較差的人員， 應給予加強培 訓及督導。5.1 定期組織整個公司的安全、 環(huán)保、

4、消防檢查等相關事 宜。傳程企業(yè)管理咨詢有限公司文件編號版本/次文件名稱崗位說明書部門管理部姓名職務行政直接領導經(jīng)理工作內(nèi)容標準要求6、負責公司形象、面貌建設，創(chuàng)建公 司文化。7、負責公司辦公區(qū)、停車區(qū)管理8、負責辦公用品、勞保用品的管理9、負責會務及文娛活動安排10、負責人員、物料、車輛出入廠管理11、安排維修廠房與更換公司的日常辦 公設備12、審核行政費用控制5.2 督導公司衛(wèi)生、辦公環(huán)境、車間衛(wèi)生的定期檢查。6.1 負責審核公司基建、綠化規(guī)劃，并督促實施。6.2定期或不定期組織文化娛樂活動，豐富員工業(yè)余生活。6.3 負責公司廣告設計、外內(nèi)部宣傳等工作6.4 每年 12月份之前編制下年度的公

5、司活動計劃 （例如： 周年慶、運動會、聯(lián)歡會、旅游 ），呈總經(jīng)理審 核。7.1 負責辦公區(qū)、停車區(qū)的規(guī)劃及檢查7.2 對違規(guī)停車人員給予糾正與培訓7.3 對辦公區(qū)臟亂給予糾正8.1負責公司辦公用品、勞保用品的申請審核8.2負責辦公用品、勞保用品核準后提供采購部門購買8.3負責辦公用品、勞保用品的點收、發(fā)放、保管，并制 訂部門或個人財產(chǎn)卡的管理。 （勞保用品的點收、發(fā) 放、保管由倉庫負責，行政部負責監(jiān)管）8.4負責辦公用品、勞保用品相關存量的訂定9.1負責公司半年、 年終總結會、職工代表會及其他例會 的會務后勤安排。9.2 負責組織公司各種文體娛樂活動。10.1負責訓練門衛(wèi)人員對人員、物料、車輛

6、出入廠管理 辦法的執(zhí)行。10.2負責制訂人員出入登記表與車輛、物料出入登記表 交門衛(wèi)人員落實執(zhí)行，并每天督導，一旦出現(xiàn)問題 需及時糾正。11.1負責公司日常辦公區(qū)域的公共衛(wèi)生檢查與糾正11.2負責公司廠區(qū)內(nèi)的所有公共衛(wèi)生檢查與糾正11.3公司辦公室、廠房、車間、倉庫等房舍，有門窗、 水管、電器、屋頂、漏水等異常狀況，需及時派員 進行估價維修。11.4 在維修過程中及結束后，要求部門主管確認是否完 成，無誤后呈報總經(jīng)理審批后，將該批費用整理后 交財務部進行付款。12.1按照公司年度費用預算，嚴格控制各項費用支出。12.2審核各部門月度上報的辦公用品申請或臨時性費傳程企業(yè)管理咨詢有限公司文件編號版

7、本/次文件名稱崗位說明書部門管理部姓名職務行政直接領導經(jīng)理工作內(nèi)容標準要求13、事故安全的處理14、門衛(wèi)業(yè)務的培訓與管理15、督導巡視安全保衛(wèi)工作16、公司食堂的管理17、協(xié)助車輛管理用，在預算內(nèi)且符合購買條件，轉交采購部門進行 采購；超過預算要購買的，需呈報總經(jīng)理審核；無 需購買的，退回給申請部門。12.3抽查已核準的相關辦公用品及其它物品所購買情況 是否到位，有問題要追究失職人員呈報處分。13.1正式員工在廠內(nèi)或廠外，有任何意外時，必須協(xié)助 處理，需報案立即報案處理，并呈報總經(jīng)理。13.2廠區(qū)的重大事故，需立即依據(jù)當時狀況進行處理， 并報告相關部門及總經(jīng)理。13.3意外或事故處理完成后，需

8、召集相關人員做糾正預 防措施，防止再度發(fā)生。13.4員工發(fā)生意外事故時，有危害生命安全時，需通知 家屬，必要時派相關人員就近照顧。14.1負責公司門衛(wèi)人員的防火、防盜、防破壞、防事故 等消防安全培訓14.2負責督導門衛(wèi)人員嚴守紀律，認真履行保安消防職 責14.3負責督導門衛(wèi)人員對客戶來賓來訪的相關禮貌事宜14.4 門衛(wèi)人員負責督導對上下班人員出入、 簽到（打卡） 等秩序的維護。15.1不定期巡視公司廠區(qū)的安全、治安、消防的管理， 一旦發(fā)現(xiàn)問題立即糾正， 并要求相關部門進行處理。15.2在巡視過程中，需在公司規(guī)定重點的地方登記時間， 以確認是否落實執(zhí)行。16.1負責公司員工飲食安全衛(wèi)生，確認不發(fā)

9、生飲食安全 事故。16.2負責食堂的公共衛(wèi)生，為全體員工提供衛(wèi)生、清潔 的就餐環(huán)境。16.3負責按時供應飯菜。 16.4負責食堂消防安全的培訓與督導 16.5每天早上 8：30 通知食堂就餐人數(shù)。 16.6要求食堂羅列一周菜譜名稱并公告在公告欄。 17.1負責對車輛保養(yǎng)、維修等相關事宜的督導與考核。 17.2負責對車輛的調度及司機的安排做有效的控管。 17.3負責對司機外出時，所發(fā)生事故的緊急協(xié)助處理。傳程企業(yè)管理咨詢有限公司文件編號版本/次文件名稱崗位說明書部門管理部姓名職務行政直接領導經(jīng)理工作內(nèi)容標準要求18、負責相關事項的執(zhí)行督導與考核19、會議室管理及會議記錄的跟催20.負責記錄公司事

10、跡21.制訂文件控制程序、審核與執(zhí)行17.4負責對車輛的文件、檢驗相關工作的保管與執(zhí)行。17.5負責對車輛加油金額的管控及公里數(shù)的管控。18.1負責對公司所制訂的各項管理規(guī)章，依照管理辦法 的內(nèi)容督導、執(zhí)行與考核。18.2在督導考核中，有發(fā)現(xiàn)違規(guī)人員除告知部門主管外， 必須按規(guī)定給予處罰18.3 在執(zhí)行過程中，發(fā)現(xiàn)規(guī)章制度不符合現(xiàn)狀的，應給 予提出改善并核準后公告實施。19.1收到相關部門主管申請會議場所，審核相關內(nèi)容， 在審核時會議時間、地點有沖突，通知后申請人員 給予更改時間、地點。19.2在會前確認會場布置是否完成，必要時協(xié)助部門或 相關人員做好會場的布置。19.3參與或組織各類會議的召

11、開，并作好會議記錄，待 會議結束后整理，交相關與會人員確認后，在規(guī)定 時間內(nèi)將會議紀要張貼在公告欄及內(nèi)部網(wǎng)絡。19.4會議結束后，清理會場的環(huán)境及確認。19.5若會后有需跟蹤的事項，需做好會議交辦事項的跟 蹤工作。20.1對于年度內(nèi)公司發(fā)生的有紀念性的或重大的事件， 依據(jù)事實發(fā)生的時間，地點，人物，事件等進行調 查清楚并予以書面記錄在公司歷程文獻。20.2對于所記的大事記，進行書面整理匯總，制作公司 大事記表單，并予以按所發(fā)生的時間順序進行記錄 交由總經(jīng)理審核。20.3每年年終總結時將年度所發(fā)生的重大事跡羅列，并 作為總經(jīng)理在總結會議上的依據(jù)。21.1負責制（修）訂文件控制程序及審核21.2審

12、核文件時，申請單各欄是否填寫完成，是否已經(jīng) 權責人員審核、核準、制訂、 發(fā)行部門與會簽部門。21.3 對文件管理程序進行編碼，并將文件名稱、編號、 擬案部門登入于總表上。21.4文件編碼后，必須在文件上蓋上受控章，并依照申 請部門所發(fā)放的份數(shù)及單位給予復印分發(fā)，并在文 件發(fā)放記錄清單上簽名確認。傳程企業(yè)管理咨詢有限公司文件編號版本/次文件名稱崗位說明書部門管理部姓名職務行政直接領導經(jīng)理工作內(nèi)容標準要求22.對外來文件的收、發(fā)、存管理23. 協(xié)助公司櫥窗與宣傳欄的管理24、對各類資料申報、年檢資料辦理25、收集相關優(yōu)惠政策、法律法規(guī)21.5修訂的新版本發(fā)放給相關部門，并將舊版收回蓋上 作廢保留章

13、，其余給予銷毀，并在文件發(fā)放記錄清 單上注明修訂版次。22.1 收到政府機關法令法規(guī)文件時 （涉及企業(yè)或員工的 較重要的外來文件 ），整理相關內(nèi)容呈報經(jīng)理審核， 轉總經(jīng)理確認，確認后需公告的相關法規(guī)公告在公 告欄，并在一周內(nèi)收回與原件粘貼分類歸檔。 （文件 需在登記本上登記）22.2對于收到的外來文件，填寫文件閱辦單，交相關部 門主管處理，由部門主管作出處理意見，再報總經(jīng) 理批示或直接由總經(jīng)理批示。22.3未處理的相關文件，放置在待處理文件夾內(nèi)，以利 按時完成。22.4對于需對外發(fā)文的文件或申報的資料，將相關內(nèi)容 經(jīng)領導確認后方可對外發(fā)文，對外發(fā)文資料必須留 檔一份，以便查詢與跟蹤。22.5

14、相關文件按國家規(guī)定的保存年限后給予銷毀。23.1定期（ 2 周）布置公司櫥窗與宣傳欄，要求整潔大 方，突顯企業(yè)文化氛圍。23.2對于企業(yè)的精神與理念、通知及決定等，策劃并及 時在公司櫥窗與宣傳欄上公布。23.3及時、寬容地聽取公司或員工對櫥窗和宣傳欄制作 的意見或建議，有則改之無則加勉。24.1 了解政府或相關機構發(fā)布的信息，呈報主管后有必 要的收集相關資料并提出申報。24.2 根據(jù)總經(jīng)理的指示，積極辦理有關可提升公司名譽 或優(yōu)惠政策的申報。24.3 對公司有關年檢資料（營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、進 出口登記證、行駛證、汽車保險等）必須造冊登記， 且每個月檢視是否到期，并呈報主管。24.4 對于公

15、司各類證件的年檢，明確各類證照的年檢期 限，提醒相關部門作好年檢工作或直接負責進行各 類證照的年檢工作。確保相關證照及資料在有效期 內(nèi)。25.1 通過各類信息渠道及時關注與留意政府及地方出臺傳程企業(yè)管理咨詢有限公司文件編號版本/次文件名稱崗位說明書部門管理部姓名職務行政直接領導經(jīng)理工作內(nèi)容標準要求26、負責制作各類宣傳品27、負責客戶訂餐、訂房、訂票等相關 事務28.做好與相關部門溝通工作29.參加相關會議。30.做好 6S31.上級交辦的事項。的對企業(yè)與員工有利的各類優(yōu)惠政策， 法律法規(guī)等。25.2將了解到的相關優(yōu)惠政策與法律法規(guī)予以收集，必 要時予以爭取相關優(yōu)惠政策予以申報或公布或讓全 員

16、學習法律法規(guī)的相關規(guī)定，并予以貫徹落實。26.1 對于需由外加工制作的宣傳品，先填寫申購單，經(jīng) 相關領導審批同意后，尋找廠商制作。26.2 將宣傳品的制作要求告訴廠商，并要求報價及設計 排版。26.3 對報價及設計排版進行審查，經(jīng)主管確認后，按審 批同意后的內(nèi)容要求與時間要求制作，負責跟蹤執(zhí) 行。27.1 接到相關部門人員的有關接待的訂餐、訂房、訂票 的通知后，立即予以詳細記錄時間，人數(shù)，地點， 陪同人員、聯(lián)系人等相關情況。27.2 聯(lián)系有關訂購的事宜，將所需要求告訴對方并追蹤 確認。27.3經(jīng)對方確認后，成立口頭或書面協(xié)議。將確認情況 告訴通知訂購的相關部門人員，有問題及時反饋。28.1 與各部門相關人員溝通相關事項， 以利工作的推行。28.2與其它部門臨時性發(fā)生的相關事項工