A公司行政物資采購管理專項審計報告

1、a公司2012年度行政物資采購管理專項審計報告根據(jù)公司年度審計計劃安排，監(jiān)察審計部于2012年6月11日至6月21日對公司2012年度上半年行政物資采購管理實施了內(nèi)部專項審計。本次審計的主要目的是加強公司行政物資采購管理，規(guī)范行政物資采購行為，最大限度地降低行政物資采購成本，保證供貨質(zhì)量和時效，提高公司經(jīng)濟效益，現(xiàn)將本次審計情況報告如下：第一部分：審計依據(jù)、范圍及程序方法一、審計依據(jù)： 1、a公司審計工作規(guī)定； 2、a公司2012年度審計工作計劃； 3、a公司行政物資采購管理辦法； 4、a公司辦公設(shè)備及辦公用品管理辦法；5、a公司固定資產(chǎn)管理制度(修訂）。2、 審計范圍：2012年度發(fā)生的公司

2、各部門所需辦公設(shè)備及辦公用品、勞保用品、生活后勤服務(wù)消耗性材料的物資采購管理，屬以前年度簽署的合同在本年度執(zhí)行的，一并追溯查閱到以前年度。三、審查程序和方法：主要采用審閱法、現(xiàn)場查看法，并輔以詢問，審核相關(guān)會計檔案、月度資金計劃、采購計劃、合同招投標(biāo)等資料：（1）查閱、熟悉公司行政物資采購管理方面的相關(guān)制度文檔。（2）查閱行政物資采購事項相關(guān)的計劃審批單據(jù)、付款憑證、驗收記錄、采購合同等資料。（3）查閱行政物資采購事項的出入庫管理臺帳。（4）查閱采購部門貨比三家記錄、招投標(biāo)資料、出庫領(lǐng)用單據(jù)。（5）現(xiàn)場查看庫存辦公用品、辦公設(shè)備及后勤物資等，查對相關(guān)臺帳。（6）實地訪談相關(guān)采購倉管人員，了解行

3、政物資采購申領(lǐng)及采購保管方面遇到的實際問題和訴求。 第二部分 審計了解到的情況與發(fā)現(xiàn)的問題經(jīng)過本次行政物資采購管理內(nèi)審，我們了解到公司行政物資的采購主要分成4塊，一塊為辦公用品（日用文具類）及后勤消耗性物資，此類物資由綜合管理部總務(wù)人員負責(zé)采購；一塊為辦公設(shè)備及電腦耗材類，此類物資由信息中心負責(zé)采購；一塊為辦公設(shè)備（會議設(shè)備類）及辦公家具，此類物資由綜合管理部后勤管理人員負責(zé)采購；另一塊為勞保物資，由物資供應(yīng)部采購員負責(zé)采購。經(jīng)查，公司各部門辦公用品（日用文具類）、勞保物資采購的管理執(zhí)行情況較好，月度計劃申報審批執(zhí)行方面較為規(guī)范，但在申請的表單格式上與制度規(guī)定有所出入。在辦公用品的申購領(lǐng)用上，

4、各部門均能夠本著按需申請、適用節(jié)約的原則進行申請，綜合管理部總務(wù)人員能夠認真填制日常文具類辦公用品出庫單并要求相關(guān)領(lǐng)用人簽字；在辦公設(shè)備的申購審批與采購控制方面，信息中心能做到在年度預(yù)算總額內(nèi)進行采購并合理進行配置；在勞保物資的采購上，物資供應(yīng)部能做到按計劃貨比三家詢價采購，在辦公設(shè)備（會議設(shè)備類）的申購審批與預(yù)算采購控制方面，公司2012年度基建投資計劃及零星固定資產(chǎn)購置均無預(yù)算，屬預(yù)算外采購事項，缺乏相關(guān)審批手續(xù)。公司行政物資采購管理在運行上總體是健康的，但在采購計劃、貨比三家、出入庫、驗收管理、資金計劃方面還存在這樣那樣的缺漏弊端，尚待完善和修正，現(xiàn)將本次行政物資采購管理各環(huán)節(jié)現(xiàn)狀及存在

5、的具體問題匯報如下：一、公司現(xiàn)有行政物資采購管理的制度目前公司在行政物資采購管理方面涉及到的制度有： 1）a公司行政物資采購管理辦法綜合管理部頒發(fā)； 2）a公司辦公設(shè)備及辦公用品管理辦法綜合管理部頒發(fā)；3）a公司固定資產(chǎn)管理制度（修訂）財務(wù)資產(chǎn)部頒發(fā)；4）a公司物資采購管理制度物資供應(yīng)部頒發(fā)。 本次行政物資采購管理專項檢查，我們發(fā)現(xiàn)公司各部門包括制度制定部門成員對行政物資采購管理辦法、辦公設(shè)備及辦公用品管理辦法條款規(guī)定了解甚少，公司制度普遍存在制定后宣貫執(zhí)行不到位的現(xiàn)象。經(jīng)查閱以上行政物資采購方面的制度及條款，我們發(fā)現(xiàn)這些制度存在明顯缺陷需要進行修訂整合：1、 制度發(fā)放范圍明顯有誤：公司制度匯

6、編上冊第135頁內(nèi)容顯示，a公司行政物資采購管理辦法發(fā)放范圍僅限于：董事長、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、綜合管理部，根據(jù)該制度條款第二條“本辦法適用于本公司公司各部（室）所需辦公設(shè)備及辦公用品、公司所需一切勞保用品、生活后勤服務(wù)消耗性材料的物資采購管理”，而該制度第五條、第七條、第八條、第十五條內(nèi)容均需各部門配合填報行政物資采購計劃單或是行政物資追加計劃單或是配合辦理固定資產(chǎn)相關(guān)手續(xù)，所以本制度的適用范圍應(yīng)是全公司各個部門。2、 制度內(nèi)容明顯有缺失：a公司行政物資采購管理辦法第三章第8條規(guī)定了成立行政物資采購工作小組，但該小組的工作職責(zé)、工作內(nèi)容在通篇制度內(nèi)找不到其他任何有關(guān)該小組的相關(guān)內(nèi)容。形成對比的

7、是a公司辦公設(shè)備及辦公用品管理辦法規(guī)定了辦公設(shè)備、辦公用品采購評審小組及其成員，并在該制度第七條第三小點第二、第三款規(guī)定了該小組的工作職責(zé)內(nèi)容，規(guī)定由評審小組對包含產(chǎn)品信息、供應(yīng)商信息的市場調(diào)研報告進行評審，確定供應(yīng)商并進行談判，建議綜合管理部對a公司行政物資采購管理辦法相關(guān)條款進行完善，加強行政物資采購工作小組的監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)條款，使該機構(gòu)的存在及作用真正落到實處。3、 行政物資采購執(zhí)行的相關(guān)制度內(nèi)容有重疊、條款有沖突：a公司行政物資采購管理辦法綜合管理部頒發(fā)和a公司辦公設(shè)備及辦公用品管理辦法綜合管理部頒發(fā)，都對辦公設(shè)備及辦公用品的計劃、采購、領(lǐng)用方面進行了規(guī)定，但在一些條款方面有沖突，如：關(guān)

8、于計劃采購方面，后者第8條規(guī)定“各部門次年要采購的行政物資須在當(dāng)年10月15日前填寫行政物資采購計劃單上報綜合管理部”，后者第7條第3款規(guī)定“每年12月20日前，綜合管理部根據(jù)本年度辦公需要發(fā)放、使用及庫存情況，提出次年的年度計劃采購申請報分管領(lǐng)導(dǎo)審批”，兩條規(guī)定相矛盾；再如前者第5條規(guī)定“各部門將需采購的單件2000元以上.（2000元以下直接報綜合管理部）于每月25日前填報行政物資采購采購計劃單”，后者第7條第四款第三小點規(guī)定“每月25日前將下月所需的零星易耗辦公用品單價在1000元（含）以下的填寫采購申請表”兩個條款限額及填寫表單規(guī)定有矛盾，亟待修訂。4、a公司固定資產(chǎn)管理制度（修訂）個

9、別內(nèi)容因?qū)嶋H情況發(fā)生變化等原因需要進行修訂，如：1）該制度制定時制度內(nèi)涉及的企劃公關(guān)部、總務(wù)人資部、技術(shù)設(shè)備部名稱都已變更，應(yīng)適時進行修訂制度；2）制度內(nèi)提到的“購置零星固定資產(chǎn)新增報告單”，實際表單格式上的名稱為“購置零星固定資產(chǎn)購置新增報告單”，兩者不一致也應(yīng)進行調(diào)整修訂。二、行政物資采購的計劃申報審批方面1、辦公用品（日用文具類）的采購計劃審批除電腦耗材外的日常辦公消耗用品采購計劃，各部門均能按制度規(guī)定進行計劃申報審批手續(xù)，但計劃申報單格式五花八門，綜合管理部未對此進行統(tǒng)一明確，一些部門個別月份計劃申報不及時，個別部門因理解有誤甚至錯填計劃申報單據(jù)。公司日常消耗的辦公用品（日用文具類）單

10、價通常較低，都在2000元以下，大多數(shù)部門都能按制度規(guī)定，在每月25日前及時填報辦公用品計劃需求表，直接報綜合管理部總務(wù)人員進行采購，但各部門計劃申報表單格式五花八門；個別部門、個別月份計劃申報審批送達不夠及時，如：2012年4月辦公用品計劃采購申報，人力資源部報送的為2012年2月的辦公用品計劃需求；個別部門因理解錯誤，導(dǎo)致計劃單所屬時間填寫錯誤，如：2012年2月辦公用品計劃采購申報，生產(chǎn)操作部填報成2012年1月辦公用品計劃需求表，填報時間為2012年1月30日（填報不及時）；調(diào)度室填報成1月辦公用品計劃需求表，填報時間為2012年1月25日，以上明顯存在理解錯誤，2012年1月底填報的

11、應(yīng)是2月份所需辦公用品的采購需求計劃，不可能是1月的需求計劃申請，每月辦公需求計劃都是必須提前在上月進行計劃申報的。2、辦公設(shè)備及辦公用品（電腦耗材類）的采購計劃審批辦公設(shè)備：固定資產(chǎn)購置范疇的辦公設(shè)備采購，購置零星固定資產(chǎn)新增報告單填制日期滯后，個別預(yù)算外采購無申請報告，缺少董事長審批手續(xù)，財務(wù)部門把關(guān)不嚴，無預(yù)算、預(yù)算外審批手續(xù)不全的都不應(yīng)予以支付款項應(yīng)退回補辦后予以辦理；非固定資產(chǎn)購置范疇的辦公設(shè)備采購，此類物資的采購計劃申報，信息中心均未能要求需求部門填制采購計劃申請審批單后進行采購，屬無計劃采購行為，財務(wù)部門不應(yīng)當(dāng)給予報支相關(guān)費用。電腦耗材：主要是一些打印機消耗的墨盒、碳粉，鼠標(biāo)，鍵

12、盤，內(nèi)存條，顯示器等；此類物資的采購計劃申報，信息中心均未能按制度要求需求部門填報行政物資采購計劃單，只要有庫存，需求部門未進行計劃申報就可隨時領(lǐng)用到，若沒庫存，信息中心現(xiàn)場核實后未參與下月行政物資采購匯總，一般在當(dāng)月就直接購買入庫，此類物資在采購管理方面缺乏計劃性。根據(jù)制度規(guī)定，屬固定資產(chǎn)購置范疇內(nèi)的“單位價值2000元以上，使用年限超過2年的”辦公設(shè)備，公司日常采購的一般為電腦、打印機，通常達到固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)，現(xiàn)行做法是每年下半年編制下年度預(yù)算時，由需求部門先報給綜合管理部，再由綜合管理部按類別進行匯總至財務(wù)部門進行綜合平衡后列入年度財務(wù)預(yù)算。在年度內(nèi)各部門通過申請報告或內(nèi)部公文形式向公司領(lǐng)

13、導(dǎo)申請進行采購，獲批后提交綜合管理部進行采購。根據(jù)a公司固定資產(chǎn)管理制度(修訂）第七條第二款規(guī)定“各部門購置固定資產(chǎn)時應(yīng)填寫“購置零星固定資產(chǎn)新增報告單”（見附表一），并按審批程序逐級批準(zhǔn)（經(jīng)辦人 -部門主管-企劃公關(guān)部-財務(wù)資產(chǎn)部-總經(jīng)理或授權(quán)副總經(jīng)理），經(jīng)批準(zhǔn)后辦公生活設(shè)備交總務(wù)人資部統(tǒng)一購買、生產(chǎn)經(jīng)營用設(shè)備交技術(shù)設(shè)備部統(tǒng)一購買”，目前各部門都是在固定資產(chǎn)辦公設(shè)備采購結(jié)算付款時才填制的，時間明顯滯后于制度要求，零星固定資產(chǎn)購置新增報告單應(yīng)在購前進行申報審批。個別預(yù)算外辦公設(shè)備（固定資產(chǎn)）采購，無申請報告，缺少董事長審批手續(xù)，購建日期明顯早于零星固定資產(chǎn)購置新增報告單，如：2012年5月24

14、日銀付141#記載購買福州臺江區(qū)鑫鴻升電子公司hp打印機，使用存放地綜合樓檢疫室，購置日期“自2012年5月8日至2012年5月5日”， 零星固定資產(chǎn)購置新增報告單日期為2012年5月8日。非固定資產(chǎn)購置范疇的辦公設(shè)備采購，需求部門未按制度規(guī)定填制行政物資采購計劃單，如：2012年2月16日銀付80#記載購買福州臺江區(qū)鑫鴻升電子公司中控及信息中心機房用2臺顯示器。3、勞保用品的采購計劃審批公司勞保用品的計劃申報由勞保歸口管理部門人力資源部根據(jù)年度預(yù)算通過設(shè)備管理系統(tǒng)進行計劃申報，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后由物資供應(yīng)部進行采購，未按a公司行政物資采購管理辦法規(guī)定，另行填報行政物資采購計劃單進行采購計劃

15、申報。4、后勤消耗性物資的采購計劃審批經(jīng)查，公司后勤消耗性物資的采購未按a公司行政物資采購管理辦法規(guī)定，提前填制行政物資采購計劃單進行計劃采購審批，后勤消耗性物資都是由總務(wù)人員會同辦公用品一同進行采購，屬無計劃審批采購，與制度相違背。 三、行政物資采購的管理程序方面1、公開招投標(biāo)、邀請招議標(biāo)方面：經(jīng)查，截止2012年6月30日，公司行政物資采購單筆采購金額均未超過10萬元，不需通過華電招標(biāo)網(wǎng)進行公開招標(biāo)邀請招議標(biāo)采購。2、貨比三家詢價議價采購方面： 2012年上半年，公司不需招投標(biāo)的單筆采購金額在2-10萬元的物資采購共計8筆，其中僅有物質(zhì)供應(yīng)部負責(zé)的勞保用品采購事項5筆，經(jīng)辦人員按制度規(guī)定做

16、到貨比三家進行詢價采購，其余3筆行政物資采購均未按制度要求進行貨比三家（詳細情況見本報告附件一）。3、收集供應(yīng)商資料進行市場及產(chǎn)品調(diào)研、比質(zhì)比價擇優(yōu)采購管理方面：經(jīng)查，公司綜合管理部負責(zé)的單批次2萬元以下的行政物資零星采購事項，均未進行貨比三家調(diào)研擇優(yōu)采購，物質(zhì)供應(yīng)部負責(zé)的行政物資采購（勞保采購）較為正規(guī)，多數(shù)比質(zhì)比價簽訂合同進行商談后進行采購。4、對已確定的供貨商資質(zhì)審查、價格質(zhì)量變化的掌控方面：除大額的簽訂合同的行政物資采購遵循合同招投標(biāo)議價商談程序外，其余未簽訂合同的零星行政物資采購事項，均未能按制度規(guī)定對已確定的供貨商審查有關(guān)資質(zhì)證明材料，未能及時掌握其價格、質(zhì)量變化，如：辦公用品（文

17、具類）的采購供應(yīng)商“鼓樓區(qū)光輝辦公用品經(jīng)營部”已多年未進行更換，未貨比三家，且供應(yīng)商的產(chǎn)品價格變化、質(zhì)量變化等均未及時進行整理收集。5、單價在2000元以上的、使用年限在2年以上的行政物資采購管理：綜合管理部、信息中心負責(zé)采購的符合制度規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的辦公設(shè)備（電腦、打印機、會議設(shè)備、空調(diào)等）均能按a公司固定資產(chǎn)管理制度(修訂）規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)；但綜合管理部經(jīng)購的另一些辦公家具類物資（沙發(fā)、辦公桌）單價在2000元以上、使用年限超2年，雖符合固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)，但都未辦理固定資產(chǎn)新增報告單手續(xù)，財務(wù)部門直接列支到當(dāng)年管理費用-辦公費中。6、辦公用品（文具類）行政物資采購計劃統(tǒng)籌安排不合理，影響辦事效率，同

18、一月份內(nèi)多次購物，浪費人力、物力資源，不利于降本增效。（個案詳見本報告附件一）。四、行政物資采購的驗收入庫、結(jié)算與領(lǐng)用、臺帳管理方面各類行政物資采購普遍存在無驗收文字記錄、入庫單填寫不規(guī)范、結(jié)算不及時、不符合崗位不相容原則，具體情況如下（個案問題詳見本報告附件一）：1、辦公用品（文具類）及后勤消耗性物資采購：1）無驗收記錄：辦公用品入庫有入庫單，有采購、保管、確認簽字，但缺少文字驗收記錄核對型號規(guī)格及數(shù)量等信息情況，無相關(guān)驗收人簽字，后勤消耗性物資也均無驗收記錄。2）入庫單填寫不規(guī)范：辦公用品（文具類）許多入庫單無品名、單價、數(shù)量、金額等內(nèi)容，一些入庫單只有耗材名稱、入庫數(shù)量、單價、總價等信息

19、，沒有廠家、規(guī)格型號信息，“采購、保管、確認”三欄均無人簽字，制票人僅填寫姓，未填寫全名；后勤消耗性物資到貨未進行驗收未填制入庫單。3）許多采購事項費用結(jié)算及入庫登記均不及時：許多采購事項未按制度規(guī)定現(xiàn)場填寫物資采購驗收單，入庫填制不及時，一些入庫單甚至跨月合并匯總填列，費用結(jié)算多月合并匯總結(jié)算，根據(jù)財務(wù)部2012年3月6日銀付17#憑證記載，2011年12月1日購置的辦公用品費用甚至跨年結(jié)算。4）入庫單財務(wù)結(jié)算聯(lián)次提交錯誤：財務(wù)部門結(jié)算憑證后附的入庫單均為“第二聯(lián) 交付貨單位”，非財務(wù)結(jié)算聯(lián)，財務(wù)部門把關(guān)不嚴。5）各部門辦公用品的領(lǐng)用與核算不能匹配，財務(wù)部門全面預(yù)算管理-辦公費部門預(yù)算管理沒

20、有真正落到實處：各部門人員領(lǐng)用辦公用品時，辦公用品保管人員在現(xiàn)場及時填制了出庫單并要求領(lǐng)用人員簽字，但所有出庫單聯(lián)次均在倉管員處保管，出庫單財務(wù)聯(lián)未移交財務(wù)部門作為出賬和核算各部門辦公用品的依據(jù)。公司2012年度開始執(zhí)行全面預(yù)算管理，財務(wù)部門根據(jù)綜合管理部審核意見將辦公用品辦公費預(yù)算額度在各部門間進行了分解，但在進行辦公費賬務(wù)核算時財務(wù)部門未按部門進行輔助核算，也未另外建立臺賬另行登記各部門發(fā)生的費用，各部門辦公費全面預(yù)算管理執(zhí)行情況無法獲得。財務(wù)部門僅按上月公司管理人員、生產(chǎn)人員、銷售人員、基建人員人頭數(shù)比例，簡化分攤辦公用品費用，不以各部門實際領(lǐng)用的辦公用品核算各部門的辦公費用，財務(wù)賬套核

21、算的金額與各部門實際領(lǐng)用金額無法匹配，數(shù)據(jù)無說服力，預(yù)算管理不到位。后勤消耗性物資出庫領(lǐng)用均未填制出庫單，宿舍區(qū)維修消耗的五金配件，在財務(wù)結(jié)算時未能提供缺陷報修申請單、領(lǐng)用人簽字確認的出庫單，物資是否真正出入庫面上無法核實。6）未登記出入庫臺賬：公司所有辦公用品的日常出入庫結(jié)存管理，僅有出入庫單，辦公用品倉儲保管人員沒有進行臺賬登記管理，也就無法直接查詢到相關(guān)辦公用品賬面庫存數(shù)量，不利于實物監(jiān)管盤點；后勤消耗性物資出入庫亦未登記臺帳。7）辦公用品的采購、入庫、保管、出庫為同一人，不符合職務(wù)不相容原則：入庫時雖有其他人確認簽字，但經(jīng)詢問了解到實際工作中確認人（驗收人）因工作繁忙沒有查看實物就簽字

22、的現(xiàn)象也偶有存在，管理存在漏洞。2、辦公設(shè)備及電腦耗材采購：1）無驗收記錄：非固定資產(chǎn)采購范疇的辦公設(shè)備及電腦耗材到貨有入庫單，入庫單內(nèi)有采購、保管、確認簽字，固定資產(chǎn)采購范疇的辦公設(shè)備填制了固定資產(chǎn)新增報告單但無入庫單，以上物資到貨，均無“數(shù)量、規(guī)格型號正確無誤，包裝完好、外表無破損”之類文字驗收記錄。2）個別入庫單填寫不規(guī)范：多數(shù)電腦耗材入庫單內(nèi)容不全：電腦耗材入庫單只有耗材名稱、入庫數(shù)量、單價、總價等信息，沒有廠家、規(guī)格型號等信息。3）個別采購事項入庫不及時：a）綜合管理部門未按制度規(guī)定，現(xiàn)場填寫物資采購驗收單，入庫填制不及時，一些入庫單跨周填列；b）2012年4月18日銀付89#憑證記

23、載：辦公家具采購分批采購、分批入庫，但發(fā)票及入庫單資料顯示一次性采購一次性匯總?cè)霂?，入庫結(jié)算不及時造成面上一次性采購金額偏大，計劃申請審批單審批時間2011.12.2、2011.11.29、2011.12.16、2012.1.19、2012.2.20、2012.1.5，發(fā)票時間2012年3月22日，入庫單日期2012年3月26日（以上個例詳見附件一）。4）出庫領(lǐng)用無領(lǐng)用人簽字：電腦耗材及辦公設(shè)備出庫，均未填制出庫單要求領(lǐng)用人簽字。部分辦公設(shè)備（固定資產(chǎn)采購事項）采購申請單使用人與實際使用保管人不相符，未按a公司固定資產(chǎn)管理制度(修訂）規(guī)定，辦理內(nèi)部調(diào)撥單手續(xù)。5）信息中心經(jīng)購的大部分電腦耗材及

24、非固定資產(chǎn)采購范疇的辦公設(shè)備采購事項，入庫單上記錄的采購、保管、驗收入庫人員，違反不相容原則（個案詳見本報告附件一）。6）個別辦公設(shè)備（固定資產(chǎn)采購事項）未及時辦理結(jié)算轉(zhuǎn)固手續(xù)：如：2012年3月23日銀付126#憑證，記載購買調(diào)度中控用空調(diào)，申請日期為2011年12月19日，購買安裝日期為2012年1月20日，發(fā)票結(jié)算日期為3月20日，固定資產(chǎn)新增報告單日期為3月19日。 7）辦公設(shè)備（辦公家具）購置入庫結(jié)算不及時：2012年上半年僅一次匯總結(jié)算辦公家具采購事項，經(jīng)查，綜合管理部后勤管理人員未辦理出入庫登帳手續(xù)，出庫單一式三聯(lián)都在綜合管理部保管，領(lǐng)料單日期為2012年3月27日，領(lǐng)料人錯填為

25、采購人，實際領(lǐng)料部門領(lǐng)料人未簽字確認，“發(fā)料人”一欄空白。3、勞保用品采購：1）無驗收記錄：所有勞保采購事項均無驗收記錄，5萬元以下的勞保采購事項到貨均未通知相關(guān)部門（人力資源部）一同驗收后再入庫。2）需聯(lián)合驗收的采購事項到貨未進行聯(lián)合驗收：2012年公司單批次采購超5萬元的勞保采購事項共1次，物資供應(yīng)部采購人員未按制度規(guī)定組織財務(wù)資產(chǎn)部、紀(jì)檢監(jiān)察室、計劃需求部門一同參加聯(lián)合驗收。3）個別入庫單手續(xù)不齊全缺少相關(guān)人員簽字：如：2011年12月30日轉(zhuǎn)賬68#憑證，購福州開發(fā)區(qū)萊茵絲制衣有限公司橙色冬裝衣褲（2012年度付款結(jié)算事項，屬追溯審計采購事項），收料單中有3張簽字審核手續(xù)不全，“部門領(lǐng)

26、導(dǎo)審核”一欄空白，財務(wù)審核把關(guān)不嚴、未及時發(fā)現(xiàn)（2011年12月25日收料單共2張、2011年12月27日收料單1張）。4）所有勞保領(lǐng)用出庫單據(jù)，均未提供給財務(wù)部門。5）個別勞保采購事項金額雖不大未簽訂合同，但費用結(jié)算支付滯后時間較長，對改善資金周轉(zhuǎn)情況意義不大且影響公司對外形象。第三部分 審計建議 為加強公司行政物資采購管理，建立健全公司內(nèi)部控制制度，節(jié)約人力物力，促進各級采購人員降本增效，針對本次行政物資采購管理專項檢查發(fā)現(xiàn)的問題，我部提出以下方面幾點整改建議：一、及時修訂和完善相關(guān)行政物資采購管理制度，修改不合理不科學(xué)的條款，增加考核條款以約束不遵守制度的人員和責(zé)任部門，節(jié)約公司人力物力

27、資源，提高制度操作性、科學(xué)性。1、針對本次檢查發(fā)現(xiàn)的公司行政物資采購管理辦法的缺陷問題及制度重疊等問題，建議綜合管理部盡快將a公司辦公設(shè)備及辦公用品管理辦法匯總修編入a公司行政物資采購管理辦法，同時補充完善相關(guān)條款，從各方面完善原有a公司行政物資采購管理辦法：1）擴大制度適用范圍至公司所有部門。2）結(jié)合參照a公司辦公設(shè)備及辦公用品管理辦法第四條、第七條相關(guān)內(nèi)容，補充完善原有a公司行政物資采購管理辦法中行政物資采購工作小組的工作職責(zé)、工作范圍，真正發(fā)揮工作小組監(jiān)督管理職能，進一步節(jié)約和控制成本，提高公司經(jīng)濟效益。3）結(jié)合a公司辦公設(shè)備及辦公用品管理辦法，將兩個制度進行合并修編成新的行政物資采購管

28、理辦法，調(diào)整統(tǒng)一不同表單填制金額起點范圍，并補充庫存盤點、庫存保管人員移交管理條款、考核管理條款等。4）規(guī)范、統(tǒng)一不需填報行政物資采購計劃單的日用小額低值易耗品性質(zhì)的辦公用品、辦公設(shè)備、電腦耗材、后勤消耗物資的計劃需求申請表格式，同時統(tǒng)一規(guī)定計劃申請單除部門領(lǐng)導(dǎo)簽字外，各部門還應(yīng)加蓋本部門公章。5）針對采購經(jīng)辦人員入庫驗收、辦理發(fā)票結(jié)算不及時、各部門領(lǐng)用辦公用品不及時現(xiàn)象，建議規(guī)定入庫結(jié)算時限范圍，固定每月各部門辦公用品領(lǐng)取日期，實行常態(tài)化管理，對違反者予以一定的考核，提高約束力和辦事效率。6）鑒于勞保物資的采購包含生產(chǎn)人員生產(chǎn)勞保用工器具及保護用品，勞保采購在年度預(yù)算范圍內(nèi)由人力資源部在設(shè)備

29、管理系統(tǒng)進行申購審批手續(xù)已成習(xí)慣做法，勞保采購在合同談判、貨比三家、招議標(biāo)等方面已較為規(guī)范，且采購責(zé)任部門非綜合管理部，已移至物質(zhì)供應(yīng)部，建議從行政物資采購管理范疇剔除，并嚴格完善相關(guān)驗收記錄，嚴格執(zhí)行驗收入庫管理環(huán)節(jié)，執(zhí)行物質(zhì)供應(yīng)部制定的a公司物資采購管理辦法進行采購。7）明確規(guī)定收集供應(yīng)商資料進行市場及產(chǎn)品調(diào)研的間隔期限，統(tǒng)一明確調(diào)查表單格式，對已確定的供應(yīng)商可按不同時期按列填報相關(guān)產(chǎn)品單價資料，以便進行對比；對未確定的供應(yīng)商可按同類產(chǎn)品價格進行比對。收集信息進行調(diào)研會花費一定的訂貨采購調(diào)研成本和人力，對于常用的單價較小價格較為穩(wěn)定的辦公用品、食堂宿舍后勤消耗物資，建議較長時間半年或一年進

30、行一次調(diào)研，金額較大、價格變化幅度較大的電腦耗材、計算機、打印機等物資，建議按季度或按此購買時進行調(diào)研。2、修訂a公司固定資產(chǎn)管理制度(修訂），對制度內(nèi)涉及的相關(guān)部門名稱進行修訂，對購置零星固定資產(chǎn)購置新增報告單格式名稱進行統(tǒng)一，避免稱謂前后不一，增加制度的嚴密性。針對所有有年度預(yù)算的固定資產(chǎn)采購事項，在采購當(dāng)年需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)進行審批，預(yù)算外的采購事項也經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，不利于公司領(lǐng)導(dǎo)區(qū)分加以審批，建議另外設(shè)計表單，從表名上鮮明明確預(yù)算外采購申請審批表，以便公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)工作實際需要進行審批，不影響生產(chǎn)經(jīng)營的預(yù)算外采購項目可以延至下年度預(yù)算進行采購，促進節(jié)約資金使用成本、生產(chǎn)成本。二、加強制度宣貫和

31、學(xué)習(xí)，提高制度執(zhí)行力，實現(xiàn)降本增效。新的行政物資采購管理辦法制度修編出臺后，建議綜合管理部加強本部門審批、采購、管理相關(guān)人員對制度的學(xué)習(xí)，以身作則，并在全公司范圍內(nèi)進行宣貫和學(xué)習(xí)，特別是對各部門管理員進行宣貫和學(xué)習(xí)，以便提高行政物資采購管理辦法的執(zhí)行力，提高行政物資采購管理的經(jīng)濟效益，達到降本增效的目的。三、嚴格執(zhí)行行政物資采購管理辦法各環(huán)節(jié)條款1、嚴格按規(guī)定填報表單，進行采購計劃申請審批手續(xù)。2、嚴格執(zhí)行計劃申報時限條款，超過每月25日未及時申報下月辦公用品采購事項的部門，視為無采購需要。錯過申報時限補報的采購事項，無特殊原因一般不予采購，由該部門向其他部門先行借用自行解決；有特殊原因的，由公司領(lǐng)導(dǎo)特批后進行采購，但對需求部門應(yīng)予以適當(dāng)?shù)目己俗鳛閼吞?。常用的辦公用品、電腦耗材各部門應(yīng)自行根據(jù)實際工作需要，預(yù)留適當(dāng)合理的庫存，以免影響使用，但不得造成浪費。3日用零星辦公用品、辦公設(shè)備、辦公家具、電腦耗材、后勤消耗性物資采購，、綜合管理部采購人員應(yīng)做好相關(guān)商品比質(zhì)比價工作，掌握供應(yīng)商產(chǎn)品價格質(zhì)量變化情況，貨比三家擇優(yōu)低價采購，節(jié)約采購成本。4、綜合管理部應(yīng)嚴格執(zhí)行制度內(nèi)有關(guān)資金計劃申報條款。辦公用品、辦公設(shè)備、電腦耗材、后勤消耗物資均屬行政