訂單流程及營運2

1、中糧食品營銷中糧食品營銷華中區(qū)華中區(qū) 營運部營運部尹宇英尹宇英 訂單流程及營運管理訂單流程及營運管理 目 錄 訂單流程 營運管理規(guī)定 要貨流程 退、換貨流程 一、訂單流程 訂單管理系統(tǒng)（訂單管理系統(tǒng)（Yes/ON） 訂單中心接收并轉(zhuǎn)訂單錄入崗訂單中心接收并轉(zhuǎn)訂單錄入崗SD錄入錄入/告知客戶訂單已接收告知客戶訂單已接收 SD崗核對客戶訂單數(shù)量崗核對客戶訂單數(shù)量/規(guī)格規(guī)格/品種品種/價格后錄入價格后錄入SAP系統(tǒng)系統(tǒng) 財務(wù)審核訂單的信用財務(wù)審核訂單的信用/價格價格/帳期（額）并解凍帳期（額）并解凍 營運營運MM崗崗“外向交貨外向交貨”并打印出庫單交物流公司發(fā)貨并打印出庫單交物流公司發(fā)貨 客戶訂貨意

2、向單客戶訂貨意向單/各類促銷活動審批單各類促銷活動審批單 營運營運MM崗核對出庫單與賣場驗收單是否完全一致，崗核對出庫單與賣場驗收單是否完全一致， 并交財務(wù)并交財務(wù)KA對帳崗，同時對帳崗，同時SD崗開具系統(tǒng)發(fā)票崗開具系統(tǒng)發(fā)票 財務(wù)財務(wù)KA對帳崗核查賣場驗收單、訂單與出庫單的物料對帳崗核查賣場驗收單、訂單與出庫單的物料/價格價格 （直營客戶）（直營客戶） 財務(wù)對帳崗釋放系統(tǒng)發(fā)票，最終銷售確認財務(wù)對帳崗釋放系統(tǒng)發(fā)票，最終銷售確認 中轉(zhuǎn)倉根據(jù)出庫單實物發(fā)貨后營運中轉(zhuǎn)倉根據(jù)出庫單實物發(fā)貨后營運MM崗按批次系統(tǒng)崗按批次系統(tǒng)“發(fā)貨過帳發(fā)貨過帳” 訂單錄入崗訂單錄入崗SD開具系開具系 統(tǒng)發(fā)票（經(jīng)銷客戶）統(tǒng)發(fā)

3、票（經(jīng)銷客戶） 二、營運管理有關(guān)規(guī)定 訂單外向交貨管理訂單外向交貨管理 1、 經(jīng)銷商訂單由訂單中心錄單完畢后，逐單通知華中區(qū)營運進行外向 交貨。 2、直營訂單由華中區(qū)營運直接根據(jù)系統(tǒng)訂單進行交貨（ZVL10A）。對 于不夠起運量的直營訂單，訂單中心接單錄入后直接關(guān)閉，并知會業(yè)務(wù)、 營運。其中不夠起運量但銷售部門必須發(fā)貨的，由銷售人員上OA申請，并 將審批同意結(jié)果轉(zhuǎn)發(fā)訂單中心及營運部。 二、營運管理有關(guān)規(guī)定 外向交貨單交接及過賬管理外向交貨單交接及過賬管理 1、營運打印出庫單后，武漢的出庫單交物流時必須與物流辦理單 據(jù)簽收手續(xù)，傳真至外地倉庫（荊州倉、江西南昌倉及湖南長沙倉） 的，必須與倉庫進行

4、電話確認。 2、營運MM崗應嚴格執(zhí)行中糧食品營銷有限公司SAP系統(tǒng)操作規(guī)定， 必須在倉庫實際貨物發(fā)出后，才能根據(jù)倉庫發(fā)貨單對系統(tǒng)外向交貨單 進行過賬。未經(jīng)總部營運總監(jiān)同意，均不允許實物未發(fā)出，先在系統(tǒng) 進行過賬處理。 簽收回單的管理簽收回單的管理 1、經(jīng)銷商的簽收回單上必須加蓋公章，且在發(fā)貨后三天內(nèi)回交營運 部。 2、市內(nèi)賣場驗質(zhì)單在物流公司發(fā)貨后三天內(nèi)返回我司營運部，市外 賣場驗質(zhì)單一周內(nèi)返回，并與我司營運辦理相關(guān)交接手續(xù)，如送貨遇到 賣場盤存或賣場委托送貨及其它不能當天打回驗質(zhì)單的情況，物流公司 需要詳細說明驗質(zhì)單沒有收回的原因，以便營運部協(xié)調(diào)辦理。正常情況 下，物流公司沒有及時交回我司賣

5、場驗質(zhì)單 ，將對物流公司進行處罰 且由其承擔一切后果。 二、營運管理有關(guān)規(guī)定 二、營運管理有關(guān)規(guī)定 發(fā)貨異常情況管理發(fā)貨異常情況管理 1、出庫單交至物流或倉庫72小時內(nèi)仍未發(fā)貨的，由營運收回出庫單， 直接刪除系統(tǒng)外向交貨后知會業(yè)務(wù)。 2、對于一張出庫單數(shù)量較大，倉庫一次只發(fā)了部分貨物的，營運根 據(jù)實際發(fā)貨數(shù)量直接對系統(tǒng)外向交貨單進行過賬，余下未發(fā)貨部分作廢。 營運重新對原訂單進行外向交貨，并打印出庫單，將新單據(jù)傳至倉庫。 不得出現(xiàn)一張外向交貨單進行多次實物發(fā)貨，等全單發(fā)完后才進行系統(tǒng) 過賬。 物流及中轉(zhuǎn)倉管理物流及中轉(zhuǎn)倉管理 1、加強對中轉(zhuǎn)倉的管理，倉庫貨物未發(fā)出的，不得虛報已發(fā)貨，否則 產(chǎn)生

6、的一切后果由中轉(zhuǎn)倉自負，并對倉庫進行嚴厲處罰。 2、對經(jīng)銷商客戶要求存期在6個月以內(nèi)的按先進先出的原則發(fā)貨，生 產(chǎn)日期超過6個月的要求倉庫在發(fā)貨之前先與客戶或相關(guān)業(yè)務(wù)人員溝通同 意后再發(fā)。 3、物流公司在接受中糧公司的發(fā)貨指令后，迅速將貨物發(fā)出，要求中 轉(zhuǎn)倉所在地城市在接單后48小時內(nèi)必須將貨物送到客戶倉庫，省內(nèi)城市 的干線運輸時效是接單后72小時必須將貨物送到客戶倉庫，且要求物流 公司在發(fā)出貨物的前2小時和貨物到達客戶指定倉庫的前2小時必須先通 知客戶以便好安排卸貨。 二、營運管理有關(guān)規(guī)定 二、營運管理有關(guān)規(guī)定 4、嚴格按公司出庫單上注明的地址送貨，如區(qū)域內(nèi)委托送貨須有客戶 加蓋公章的送貨委

7、托書且須銷售副經(jīng)理同意，如是跨區(qū)域委托送貨須有 客戶蓋章的委托書外，還需要銷售經(jīng)理同意方可辦理委托，并加蓋公司 業(yè)務(wù)專用章（跨省委托需要大區(qū)總簽字方可）。如物流公司沒有按我司 出庫單上的送貨地址或我司規(guī)定的有效委托書上的地址送貨，將對物流 公司重罰。 5、原則要求倉庫嚴格按“先進先出”原則發(fā)貨，特殊要求須要有公 司的審批單，并隨時配合公司盤點或檢查，賬卡、帳實相符。 6、倉庫應配合公司市場部管好促銷品，對所有促銷品視同我司油品 一樣，實行建帳管理，憑單收、發(fā)貨。 7、倉庫破損油的處理必須由中糧公司財務(wù)、營運派人共同清點后倒 入大油桶中，按回收散油的實際數(shù)量辦理入庫，同時OA通知業(yè)務(wù)寫破 損油處

8、理審批，憑審批單辦理散油的出庫手續(xù)。對清理破損油的原始 記錄表保留一年備查（要求清理人員與倉庫共同簽字蓋章）。 8、盤點要求：由財務(wù)、營運共同進行或外地委托業(yè)務(wù)與倉庫共同盤 點，并按要求填寫報表，盤點人員與倉庫簽字并由倉庫蓋章。 9、工廠直發(fā)至客戶，營運部對重點客戶進行電話跟蹤并要求司機按 時到達指定地點卸貨，防止串貨。工廠直發(fā)至賣場的驗收單由業(yè)務(wù)負 責取回并交營運部。 10、非銷售出庫的簽收，經(jīng)銷商要求簽字蓋章；賣場要求驗收單（或 買手簽字，賣場門店蓋章）。 二、營運管理有關(guān)規(guī)定 三、要貨流程 為了更好的制定合理的要貨計劃，現(xiàn)將要貨流程說明如下： 一、要貨依據(jù)：一、要貨依據(jù)：每月滾動計劃。營

9、運部根據(jù)銷售部每月提供的滾動計劃 作為當月要貨依據(jù)； 二、要貨流程：二、要貨流程： 1、營運部于每月20日根據(jù)下月滾動計劃制定要貨計劃； 2、每月要貨計劃的制定以可用庫存和滾動計劃作為參考，并根據(jù)銷售 部提供的周計劃進行適當?shù)恼{(diào)整； 3、每次實際要貨須OA經(jīng)省區(qū)經(jīng)理、大區(qū)營運經(jīng)理及大區(qū)總經(jīng)理簽批方 可執(zhí)行； 4、營運部及時跟蹤工廠發(fā)貨情況，時時反饋工廠庫存情況； 5、營運部將最終發(fā)貨信息以郵件形式告知各銷售經(jīng)理； 6、如由于運輸原因和庫存原因未形成實際發(fā)貨的貨品，營運部將會再 次和各銷售經(jīng)理確認是否在下次發(fā)貨中補發(fā)； 三、注意事項：三、注意事項： 1、所有的要貨單須由銷售經(jīng)理和大區(qū)營運經(jīng)理及大

10、區(qū)總經(jīng)理OA簽批； 2、本月所有要貨計劃不能超過當月滾動計劃，如超過滾動計劃則須追加， 否則營運部有權(quán)不進行要貨安排； 3、如有特殊需求數(shù)量較大的貨品需求，請?zhí)崆?-7天以書面或郵件形式 告知具體數(shù)量，以便營運部合理統(tǒng)籌安排； 4、如需采用非常規(guī)的運輸形式，須經(jīng)營運部總監(jiān)簽批后方可執(zhí)行（OA 審批協(xié)同流程：銷售經(jīng)理-省區(qū)經(jīng)理-大區(qū)營運經(jīng)理-大區(qū)總經(jīng)理-營運部物 流經(jīng)理-營運部總監(jiān)） 5、如需區(qū)域內(nèi)跨倉調(diào)貨，須經(jīng)大區(qū)營運經(jīng)理、大區(qū)總簽批后方可執(zhí)行 （OA審批協(xié)同流程：銷售經(jīng)理-銷售運作部經(jīng)理-大區(qū)營運經(jīng)理-大區(qū)總） 三、要貨流程 l 客戶退貨： 指客戶因某種原因?qū)⒇浳镉煽蛻魩旆客嘶刂翣I銷公司及各

11、分公司 庫房。 l 發(fā)貨少收： 指營銷公司送貨時因某種原因客戶拒收，從而出現(xiàn)的出庫單與實 收數(shù)量之間的差異部分。 四、退換貨流程 營銷公司退貨流程圖 客戶退貨-操作辦法1 客戶退貨 -指客戶因某種原因?qū)⒇浳镉煽蛻魩旆客嘶刂翣I銷公司及各分公 司庫房。 流程： 業(yè)務(wù)申請領(lǐng)導審批 同 意 退貨訂單 關(guān)鍵點： 1. 客戶退貨必須得到領(lǐng)導批復后，方可做退貨訂單； 2. OA-退貨申請單必須注明客戶名稱、品項、數(shù)量、退貨單 價等訂單信息； 3.3. 內(nèi)銷退貨訂單內(nèi)銷退貨訂單“工廠工廠”選擇選擇“新工廠新工廠C001-C009C001-C009” 4. SD根據(jù)營運崗指定庫位做退貨處理。 業(yè)務(wù)申請 流程：

12、領(lǐng)導審批 同 意 退貨訂單 -指客戶因某種原因?qū)⒇浳镉煽蛻魩旆客嘶刂翣I銷公司及 各分公司庫房。 客戶退貨 發(fā)貨少收-操作辦法2 直營賣場直營賣場-中轉(zhuǎn)庫發(fā)貨中轉(zhuǎn)庫發(fā)貨 l發(fā)貨少收差異的操作方法及原則： l流程：從物流公司送貨，客戶簽收后，回到庫房開始 直接VL09沖銷發(fā)貨過賬，修改外向交貨數(shù)量，再過賬，不需做 退單。如遇跨月沖銷需將日期修改至次月日期，即可沖銷。 物流崗入庫單營運MM崗訂單SD崗 1. 填寫入庫單（各區(qū)叫法不同延續(xù)既有 單據(jù)即可） 2. 入庫單與原出庫單一一對應，并由物 流崗簽字 3. 入庫單所需內(nèi)容 填寫日期、客戶名稱、 差異原因、處理方式、訂單號碼、 發(fā)貨單號、物料編碼及描

13、述、原單數(shù)量、 實際數(shù)量、退貨差異數(shù)量、批次、 操作及關(guān)鍵點： 1. 根據(jù)入庫單與出庫單 沖銷過賬 2. 修改外向交貨單，重 新過賬 3. 如有破損無法銷售品 項需轉(zhuǎn)移庫存至凍結(jié) 庫 4. 通知訂單崗關(guān)閉訂單 1. 根據(jù)MM崗通 知單關(guān)閉訂 單 2. 在行項目備注 注明退回原因 發(fā)貨少收-操作辦法3 1. 核對客戶反饋差異信息 2. 確認退貨庫位 3. 提供相關(guān)單據(jù)信息 例如：填寫日期、客戶名稱、 差異原因、處理方式、訂單號碼、 發(fā)貨單號、物料編碼及描述、原單 數(shù)量、 實際數(shù)量、退貨差異數(shù)量、批次等 直營賣場、經(jīng)銷客戶直營賣場、經(jīng)銷客戶-工廠發(fā)貨工廠發(fā)貨 l發(fā)貨少收差異工廠選擇的原則： “新工

14、廠”，指從3000代碼下的C001-C009工廠 操作及關(guān)鍵點： 1. 外向交貨和過賬，增 加庫存 2. 打印入庫單 3. 對破損及無法銷售品 項做后續(xù)處理及跟蹤 1. 根據(jù)物流崗通知， 復制原訂單復制原訂單做內(nèi)銷 退貨訂單 2. 在行項目備注，注 明對應單號及退回 原因 3. 信息傳遞至MM崗 l流程：從物流公司送貨，客戶簽收，客戶反饋信息后 物流崗客戶反饋信息營運MM崗訂單SD崗 發(fā)貨少收-操作辦法3 直營賣場、經(jīng)銷客戶直營賣場、經(jīng)銷客戶-工廠發(fā)貨工廠發(fā)貨 l發(fā)貨少收差異工廠選擇的原則： “新工廠”，指從3000代碼下的C001-C009工廠 物流崗客戶反饋信息營運MM崗訂單SD崗 操作及

15、關(guān)鍵點： 1. 外向交貨和過賬，增加 庫存 2. 打印入庫單 3. 對破損及無法銷售品項 做后續(xù)處理及跟蹤 1. 根據(jù)物流崗通知， 復制原訂單復制原訂單做內(nèi)銷 退貨訂單 2. 在行項目備注，注 明對應單號及退回 原因 3. 信息傳遞至MM崗 1. 核對客戶反饋差異信息 2. 確認退貨庫位 3. 提供相關(guān)單據(jù)信息 例如：填寫日期、客戶名稱、 差異原因、處理方式、訂單號碼、 發(fā)貨單號、物料編碼及描述、原 單數(shù)量、 實際數(shù)量、退貨差異數(shù)量、批次 等 l流程：從物流公司送貨，客戶簽收，客戶反饋信息后 換貨流程 -指業(yè)務(wù)人員通過換貨流程審批后重新開單，將賣場內(nèi)的臨期、破 損、漏油的油品對應更換。 業(yè)務(wù)OA申請 流程： 銷售副經(jīng)理 審批 同 意 營運經(jīng)理審 批 省銷售經(jīng)理 審批 財務(wù)經(jīng)理審 批 大區(qū)總經(jīng)