美的生活電器財務(wù)審批制度附件一：費用報銷及付款操作指引

1、附件一： 費用報銷及付款操作指引 為規(guī)范和指引各單位費用報銷及付款操作，明確相關(guān)人員責(zé)任，特制定本指引。一、原始票據(jù)規(guī)定各單位經(jīng)營過程中所有涉及產(chǎn)品購銷、資產(chǎn)購置、業(yè)務(wù)推廣、售后服務(wù)、差旅、辦公及業(yè)務(wù)接待等經(jīng)濟活動，所發(fā)生的財務(wù)收支結(jié)算業(yè)務(wù)，一律憑國家和公司認可的合法票據(jù)作為財務(wù)核算的原始依據(jù)。（一）原始票據(jù)分類：1、增殖稅專用發(fā)票；2、產(chǎn)品銷售普通發(fā)票；3、服務(wù)行業(yè)專用發(fā)票（廣告、咨詢、餐飲、旅業(yè)）；4、運輸企業(yè)專用發(fā)票及票證（汽車、火車、輪船、飛機）；5、特殊行業(yè)規(guī)定的專用票據(jù)（銀行、郵電、保險）；6、財政部門印制的行政事業(yè)單位專用收付款憑據(jù)；7、國家規(guī)定的其他票據(jù)；8、公司內(nèi)部自制的結(jié)算

2、票據(jù)（工資單、轉(zhuǎn)帳通知單、資產(chǎn)入出倉單、內(nèi)部使用的收付款憑據(jù)等） （二）原始票據(jù)填寫規(guī)定：1、殖稅專用發(fā)票應(yīng)包括的內(nèi)容：購貨單位全稱、法定地址、稅務(wù)登記號碼、開戶銀行及帳號、購置產(chǎn)品、貨物名稱（凡名稱用英文或數(shù)字代碼的一律應(yīng)寫明中文名稱）、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、增殖稅率、稅額、大小寫金額以及供貨方單位名稱、地址、稅務(wù)登記號碼、發(fā)票或財務(wù)專用印章、經(jīng)辦人簽名等2、除增殖稅發(fā)票以外的其他票據(jù)包括的內(nèi)容：發(fā)票名稱、客戶詳細名稱、商品或服務(wù)項目、計量單位、數(shù)量、單價、大小寫金額、開票人、開票日期、開票單位名章；3、汽車、火車、輪船、飛機專用票據(jù)包括內(nèi)容隨行業(yè)定；4、所有發(fā)票必須復(fù)寫或電腦打印，票據(jù)不得

3、涂改，字跡必須一致，大小寫必須一致，按照發(fā)票規(guī)范的填制要求填寫并簽名、蓋章，對發(fā)票格式不能列明詳細資料的，必須附詳細的貨物清單。5、增值稅票、運輸票開出的日期與付款日期必須是為三個月有效期內(nèi)。二、單據(jù)填寫規(guī)定（一） 差旅費報銷單：本單適用于人員出差差旅費報銷時填寫。1、 同行出差，出差地、出差時間完全相同的，必須同填一份報銷單，不允許混淆交叉填報；2、 同行出差，出差地、出差時間不完全相同的，需提供說明作為報銷單附件；3、 同一份報銷單如涉及多人沖帳或付款的，須在單據(jù)上注明；4、 同一次差旅費報銷必須一次性報帳完畢，不允許分期、分批報帳；5、 在出差過程發(fā)生的差旅費預(yù)算外的其它費用，需提交相關(guān)

4、的審批報告，與差旅費同時報銷。6、 跨越事業(yè)部與產(chǎn)品公司出差的同行人，在費用報銷時需提供費用分攤明細表，同時要有本人簽字確認。7、 在出差期間需提供相應(yīng)的住宿發(fā)票，以此做為出差的實際天數(shù)進行核定。（不做報銷金額的核定標準）（二） 費用支出報銷單：本單適用于除差旅費、對外單位付款之外所有費用開支業(yè)務(wù)報銷時填寫；1、業(yè)務(wù)費票據(jù)僅限廣東省內(nèi)發(fā)票，出差發(fā)生業(yè)務(wù)費要同差旅費報銷一起辦理，并按單扣減補助20%。業(yè)務(wù)費實行定日報銷，每月10日、20日為報銷日期；2、崗位業(yè)務(wù)費在每月工資發(fā)放后7日內(nèi)報銷按部門匯總進行報銷；3、工人因加班需提供加班餐時，必須有費用申請報告，加餐簽收記錄表，在每月25日前與供應(yīng)商

5、進行清算;4、管理基金、團隊活動建設(shè)基金使用均需按福利和獎勵基金管理辦法，報日電集團人辦資源部、投資部備案的審批。團隊活動建設(shè)基金特指每年8月旅游費用，憑有效的旅游發(fā)票與合同報銷入帳;管理基金所發(fā)生費用記入各公司福利費。（三） 付款申請單：本單據(jù)適用于所有對外單位付款時填寫。（四） 報帳核銷預(yù)付款或個人借款時，應(yīng)在單據(jù)的右上角注明“核銷預(yù)付款”或“核銷個人借款”字樣以及核銷金額。如報賬人與借款人不一致的，應(yīng)特別注明“核銷借款”字樣。三、單據(jù)粘貼規(guī)定 1、所有單據(jù)的附件必須收集完整，附件資料與相應(yīng)的發(fā)票歸集在一起，排列順序從上到下依次為發(fā)票、業(yè)務(wù)報告、合同文件、價格文件、驗收或入庫憑證和其它附件

6、資料；2、票據(jù)必須正面向上粘貼，增值稅發(fā)票必須用大頭針或曲別針釘裝，其它發(fā)票和附件資料用膠水粘貼整齊，粘貼位置以單據(jù)左上角為準，向右、向下厚度均勻，不得將發(fā)票內(nèi)容覆蓋，也不得用釘書機釘裝。粘貼的票據(jù)不得超出單據(jù)所覆蓋的范圍，超出部分需裁剪或折疊整齊。四、研發(fā)費用付款規(guī)定1、 研發(fā)材料付款：計入研發(fā)費用技術(shù)開發(fā)費，付款需附文件：立項申報表、市場調(diào)研或市場可行性評估報告、正式合同、材料入庫單，驗收報告，全額發(fā)票;2、 研發(fā)設(shè)備、模具付款：計入研發(fā)費用技術(shù)開發(fā)費，付款需附文件：資產(chǎn)付款所需資料，市場調(diào)研或市場可行性評估報告，批量試產(chǎn)記錄表，全額發(fā)票，研發(fā)總結(jié)報告。五、模具、資產(chǎn)付款規(guī)定1、 模具、資

7、產(chǎn)付款嚴格按照合同進行；2、 預(yù)付款或第一次付款1） 辦理預(yù)付款或第一次付款時需要的資料均為原件，包括一期款的發(fā)票、合同、定價文件、新產(chǎn)品新增零部件申請書或補充模具制作計劃書（模具用）、固定資產(chǎn)申購表或?qū)徟恚ㄙY產(chǎn)用）、投資項目申報表及審批表（資產(chǎn)在某項投資預(yù)算中或工程項目用）。2） 低值易耗品一次性采購金額5000元以上的必須簽訂合同；3） 如對方單位名稱發(fā)生變更，導(dǎo)致開票、收款單位與合同簽訂單位不符的，則需要對方開出變更證明，并加蓋變更前和變更后的公章（原件）。3、驗收期付款。1） 模具驗收付款需提供合同復(fù)印件、模具工裝驗收單、付款金額相應(yīng)發(fā)票（只能為當(dāng)月或上月發(fā)票）；2） 設(shè)備驗收付款需

8、提供合同復(fù)印件、固定資產(chǎn)驗收單、相應(yīng)付款額發(fā)票；3） 低值易耗品驗收采用清單格式，由各領(lǐng)用部門簽字確認；4） 如果第二期未驗收，不需要附驗收資料，但必須附送貨單和發(fā)票；5） 驗收單填寫要求：日期、資產(chǎn)類型、經(jīng)辦人、使用部門簽收等必需填寫。資產(chǎn)名稱、類別、用途、制造商等表格中信息按照實際情況填寫。為方便給資產(chǎn)編碼，要求每項資產(chǎn)占一行，即每行所填寫的數(shù)量均為1，合同價格與合同金額相等。4、支付尾款需提供合同復(fù)印件。各單位財務(wù)必須在單據(jù)右上角注明發(fā)票號碼，或提供尾款發(fā)票；5、付款申請單中付款用途請寫明是第幾期付款，寫明合同編號。6、模具變動的處理1）使用過程中的模具發(fā)生的維修費、改模費用，根據(jù)合同的

9、簽訂來確認處理方法;a、在模具沒有驗收的情況要將所發(fā)生的費用計入模具的總價值中，b、已完成驗收及尾款已付，但沒有攤銷完的模具要追加資產(chǎn)值，已完成攤銷的，所發(fā)費用直接計入本期發(fā)生，c、付款所要的文件與驗收付款資料相同，同時還需附修模、改模補充協(xié)議書或合同更改協(xié)協(xié)議，改模、修模驗收報告。六、資產(chǎn)類單據(jù)使用（一） 出廠物資憑單使用規(guī)范：出廠物資憑單適用于以下物資出廠：1、 出廠測試的成品樣機、零部件樣品等，經(jīng)各研發(fā)中心申請出廠；2、 海外客戶需要的樣機，經(jīng)海外營銷公司申請出廠；3、 出廠認證用的樣機，由制造管理中心申請出廠；4、 出外試模的零部件、材料，經(jīng)技術(shù)工藝或研發(fā)中心申請出廠（直接由倉庫領(lǐng)用出

10、廠的除外）；5、 電腦、打印機等it資產(chǎn)出廠需經(jīng)it資產(chǎn)管理員簽字；6、 其他非經(jīng)倉庫出廠的物資；（二） 出廠物資憑單審批流程：1、 經(jīng)辦人填寫“出廠物資申請表”，由相關(guān)部門負責(zé)人審批；2、 出廠物資申請表必須詳細寫明歸還日期、發(fā)往單位、發(fā)外事由等；3、 出廠物資憑單備注欄必須注明發(fā)往單位、歸還日期等相關(guān)信息；4、出廠物資憑單必須經(jīng)各單位財務(wù)中心經(jīng)理簽字；5、 未辦理驗收的模具、設(shè)備出廠使用模具工裝外調(diào)單或固定資產(chǎn)外調(diào)單，并提供付款相關(guān)說明，經(jīng)科室負責(zé)人簽字，必要時財務(wù)部將停止付款。流程節(jié)點：出廠物資申請表部門負責(zé)人出廠物資單財務(wù)資產(chǎn)管理財務(wù)經(jīng)理七、材料付款規(guī)定（一）材料月度付款1、各單位每月

11、20日前提交付款審批明細表，付款單位必須是裝機60天的供應(yīng)商，經(jīng)財務(wù)部長審批后3個工作日將付款計劃導(dǎo)入scp系統(tǒng)，便于供應(yīng)商查詢，出納每月15日前按計劃付款完畢；2、家電公司大宗原材料采購付款為月結(jié)30天；3、為提高付款效率，月度付款原則上只安排當(dāng)月應(yīng)付帳款余額不低于一萬元的單位，當(dāng)月應(yīng)付帳款余額不足1萬元的累計到以后月份再付；4、特殊情況付款：對于以下幾種情況，可以根據(jù)實際情況列入月度付款計劃，但各產(chǎn)品公司財務(wù)必須在每月27日前知會財務(wù)部并報送書面資料： 1）小額付款，即金額不足1萬元的付款； 2）已簽訂終止協(xié)議的供應(yīng)商清算余款； 3）因特殊原因需暫時調(diào)減其付款金額。（二） 貨到付款付款資料

12、要求：發(fā)票、材料入庫單、采購合同（或免招標申請、緊急采購申請單）。 （三） 預(yù)付材料款1、為降低風(fēng)險，原則上不對供應(yīng)商預(yù)付貨款。特殊情況需預(yù)付貨款的，必須提交書面申請，經(jīng)財務(wù)部部長同意后方可辦理（經(jīng)銷商指定供應(yīng)商或生產(chǎn)急需小批量的材料、條碼和菲林采購預(yù)付款除外）；2、預(yù)付款必須簽訂合同，合同必須載明確定的數(shù)量和金額以及預(yù)付款的條款；3、付款資料要求：預(yù)付款申請、采購合同（或緊急采購申請）；4、采購部門在收到材料后，必須督促供應(yīng)商在15日內(nèi)開具發(fā)票并提交財務(wù)入帳，以核銷相應(yīng)的預(yù)付款。超期核銷的，財務(wù)部門將通知人力資源中心在其工資中扣除。八、 進口材料付款規(guī)定（一）信用證付款：具體見集團外幣付款操

13、作指引 （二）t/t付款 付款資料要求：采購委托書、報價單、付款申請單 （三）進口關(guān)稅1、付款資料要求：海關(guān)繳款書原件/復(fù)印件、進口報關(guān)單付匯聯(lián)復(fù)印件（有海關(guān)印章）、采購合同；2、時間要求：自海關(guān)開具繳款之日起15日內(nèi)企業(yè)必須到銀行繳款，否則將對企業(yè)收取萬分之五的滯納金。辦稅人員在收到繳款書原件后，必須在90天內(nèi)到稅局認證； 九、退還保證金規(guī)定1、 退還保證金必須提交收據(jù)原件； 2、已終止合作關(guān)系的供應(yīng)商退還質(zhì)量保證金，需提交供應(yīng)商業(yè)務(wù)終止清算確認單、供應(yīng)商往來余額調(diào)節(jié)表、收據(jù)原件和合同復(fù)印件，如果是分次退還，第一次退款時復(fù)印收據(jù)一份，由財務(wù)在復(fù)印件上注明未退金額，作為第二次退款依據(jù)。十、付款

14、流程跟蹤 為跟蹤各項付款單據(jù)的流轉(zhuǎn)和付款情況，保證業(yè)務(wù)的正常進行，特對各項付款審批和查詢做出如下規(guī)定：（一） 財務(wù)管理部在協(xié)同平臺上按照分權(quán)及授權(quán)情況建立各項付款的審批流程，選擇路徑為：企業(yè)建模財務(wù)管理部；流程名稱流 程 節(jié) 點提交產(chǎn)財簽收產(chǎn)財審核財務(wù)部簽收財會審核部長審批產(chǎn)品公司簽收產(chǎn)財記帳出納簽收1萬元以上材料付款流程業(yè)務(wù)經(jīng)辦人各單位財務(wù)各單位財務(wù)熊麗波會計經(jīng)理熊麗波（代）業(yè)務(wù)經(jīng)辦人各單位財務(wù)歸口出納1萬元以上費用付款流程業(yè)務(wù)經(jīng)辦人各單位財務(wù)各單位財務(wù)熊麗波會計經(jīng)理熊麗波（代）業(yè)務(wù)經(jīng)辦人各單位財務(wù)歸口出納1萬元以上模具設(shè)備付款流程業(yè)務(wù)經(jīng)辦人各單位財務(wù)各單位財務(wù)熊麗波會計經(jīng)理熊麗波（代）業(yè)務(wù)

15、經(jīng)辦人各單位財務(wù)歸口出納注： 1、出納的分工：何少霞負責(zé)電飯煲，馮淑婷負責(zé)電磁爐和電水壺，葉玉云負責(zé)飲水設(shè)備，陳銀霞負責(zé)職能部門和營銷公司； 2、各經(jīng)辦人不能準確判定各流程節(jié)點人員時，請與各單位財務(wù)管理中心查詢； 3、單據(jù)采用電子簽收方式，為保證工作的計劃性，財務(wù)部每天上午10：0011：30和下午16：0018：00簽收和發(fā)放各單位單據(jù)，其余時間不予辦理（緊急單據(jù)除外）； 4、現(xiàn)金付款或材料月度付款計劃不需要啟動電子審批流程； 5、一萬元以下(含)的付款流程由各單位根據(jù)需要自行決定是否設(shè)立上述流程。（二） 經(jīng)辦人提交給財務(wù)部審批的單據(jù)，都必須在協(xié)同平臺上啟動相應(yīng)流程，對沒有啟動流程或流程不符的，各流程節(jié)點人員有權(quán)駁回流程和退回單據(jù)處理；（三） 付款單據(jù)編號由以下項目組成：經(jīng)辦人全名+年（2位）+月（2位）+日（2位）+流水號（2位）組成，同時在實物單據(jù)右下角標注清楚，沒有編號的單據(jù)不予受理；（四） 對于緊急付款的，經(jīng)辦人在啟動流程時要予以說明，同時在提交實物單據(jù)時告知出納人員。緊