合同管理流程h

1、合同管理流程編制日期審核日期審核日期批準(zhǔn)日期修訂記錄日 期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人1. 目標(biāo)1.1. 規(guī)范公司的合同管理，避免經(jīng)濟(jì)糾紛，減少法律風(fēng)險(xiǎn)，以法律手段保護(hù)公司的合法權(quán)益，使合同的訂立、履行、保管有章可依。2. 適用范圍2.1. 適用于公司開發(fā)過程中的對外各類經(jīng)濟(jì)合同。3. 術(shù)語和定義3.1. 無4. 職責(zé)4.1. 地產(chǎn)公司經(jīng)營管理部負(fù)責(zé)本流程的制訂、修改、指導(dǎo)、實(shí)施和監(jiān)督。4.2. 合同主辦部門應(yīng)當(dāng)依據(jù)公司對該部門的職責(zé)分配或者公司上級領(lǐng)導(dǎo)的指示，全面參與合同訂立、履行、變更、轉(zhuǎn)讓、糾紛處理、檔案保存等工作。合同協(xié)辦部門應(yīng)當(dāng)全面參與合同的訂立工作。公司各類合同主辦部門和協(xié)辦

2、部門的規(guī)定見下表：合同類別主辦部門協(xié)辦部門商品房買賣合同營銷中心設(shè)計(jì)部，開發(fā)部，工程部營銷物料采購合同集團(tuán)采購部營銷部中心相關(guān)部門營銷代理類合同營銷部財(cái)務(wù)審計(jì)咨詢合同財(cái)務(wù)部集團(tuán)財(cái)務(wù)部管理咨詢合同經(jīng)營管理部前期物業(yè)管理合同物業(yè)部營銷部 成本部 開發(fā)部 物業(yè)公司勞動(dòng)合同經(jīng)營管理部行政固定資產(chǎn)、低值易耗品采購合同集團(tuán)采購部經(jīng)營管理部土地轉(zhuǎn)讓相關(guān)合同開發(fā)部設(shè)計(jì)合同設(shè)計(jì)部成本部、營銷部、工程部材料設(shè)備類采購合同集團(tuán)采購部工程部、設(shè)計(jì)部、成本部工程施工合同成本部工程部工程咨詢合同成本部工程部、設(shè)計(jì)部5. 關(guān)鍵活動(dòng)描述5.1. 合同基礎(chǔ)5.1.1. 合同類別劃分a） 項(xiàng)目開發(fā)類。b） 商品房買賣合同類。c）

3、 管理類。d） 其他。5.1.2. 合同形式a） 對于金額較大（費(fèi)用類大于或等于 5萬元）、雙方責(zé)權(quán)較復(fù)雜的，以及容易產(chǎn)生糾紛的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)必須采用正式合同文本。b） 金額較小的零星項(xiàng)目（費(fèi)用類小于5 萬元），可采用其他簡易書面協(xié)議的形式予以確認(rèn)。5.1.3. 合同內(nèi)容a） 合同內(nèi)容一般應(yīng)包括但不限于以下條款：合同當(dāng)事人、合同標(biāo)的、標(biāo)的數(shù)量和質(zhì)量、合同價(jià)或酬金、合同期限和履行的地點(diǎn)、違約責(zé)任、合同變更、索賠程序及辦法。b） 工程合同必須闡明下列內(nèi)容：n 工程具體內(nèi)容（采用圖紙、附預(yù)算書）；n 工程造價(jià)，包干形式、內(nèi)容，所采用定額及國家有關(guān)規(guī)定；n 取費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)明確及費(fèi)率的計(jì)算基數(shù)的確定；n 材料價(jià)格的

4、結(jié)算依據(jù)；n 明確甲供材料設(shè)備的范圍、種類及供應(yīng)情況；n 明確乙方所購材料、設(shè)備的結(jié)算辦法；n 明確付款原則、工程竣工驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、及結(jié)算原則。n 合同組成部分：招投標(biāo)文件、主合同文本、合同條件、補(bǔ)充合同（協(xié)議）、合同附件（圖紙、預(yù)算書）、函件、備忘錄、技術(shù)變更、結(jié)算定案。5.1.4. 合同文本a） 公司依據(jù)權(quán)限確定合同標(biāo)準(zhǔn)文本的歸口管理部門，合同歸口管理部門負(fù)責(zé)制定其責(zé)任范圍內(nèi)的標(biāo)準(zhǔn)合同文本。n 合同制定的依據(jù)應(yīng)為國家和政府的有關(guān)法律法規(guī)和相關(guān)招標(biāo)評標(biāo)過程中的有關(guān)文件。所有合同文本根據(jù)公司統(tǒng)一制訂的標(biāo)準(zhǔn)合同文本進(jìn)行編制，尚未制訂標(biāo)準(zhǔn)文本的，參照已經(jīng)制訂的最相類似的合同標(biāo)準(zhǔn)文本。標(biāo)準(zhǔn)合同文本將采用

5、不可修改的通用條款和可修改的專用條款，文本中不可修改的通用條款字體采用宋體字，可修改的專用條款采用斜體字，標(biāo)準(zhǔn)合同文本未涉及的內(nèi)容以補(bǔ)充條款形式列入合同。n 使用標(biāo)準(zhǔn)合同文本并不免除合同起草簽訂部門對合同合法性、嚴(yán)密性、有效性，以及對保護(hù)英才利益防范經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)方面應(yīng)付的責(zé)任。n 標(biāo)準(zhǔn)合同文本是針對一般情況編制的，其主要作用是規(guī)范合同的組成、常用條款的表述以及有關(guān)的注意事項(xiàng)，具體合同的簽訂應(yīng)根據(jù)具體情況，在標(biāo)準(zhǔn)合同文本的基礎(chǔ)上靈活把握。n 各部門在合同起草時(shí)應(yīng)廣泛征詢其他各部門以及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)意見，并匯總反饋意見進(jìn)行修訂。n 重大的、復(fù)雜的合同應(yīng)單獨(dú)征詢法律顧問的意見或邀請簽約法律顧問直接參與合同文件

6、的起草和編制。b） 下列情形可作為本原則的例外：n 政府有關(guān)部門要求使用其統(tǒng)一制訂的合同文本；n 我方處于弱勢而無法使用公司標(biāo)準(zhǔn)合同時(shí)，如項(xiàng)目合作開發(fā)合同中我方非控股等情況；n 不宜推行標(biāo)準(zhǔn)文本的業(yè)務(wù)，如項(xiàng)目實(shí)用不頻繁、金額很小的零星合同。5.2. 合同的訂立5.2.1. 合同的訂立原則a） 為了使簽訂的經(jīng)濟(jì)合同有效，使公司合法權(quán)益受到法律的保護(hù)，訂立合同必須遵循合法、平等互利、自愿協(xié)商一致、等價(jià)有償?shù)脑瓌t。b） 資質(zhì)合法原則：簽訂合同的單位資質(zhì)應(yīng)當(dāng)合法，應(yīng)具有企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照。c） 事前簽訂原則：對應(yīng)該簽訂書面合同的業(yè)務(wù)須事先簽訂合同，或以中標(biāo)通知書、招投標(biāo)文件等與合同具有同等效力的書面文件

7、確認(rèn)雙方的權(quán)利和義務(wù)，然后開始履行，特殊情況下（指不立即開展會造成更大損失），經(jīng)董事長批準(zhǔn)，可以例外，但應(yīng)在3日內(nèi)按雙方商定的條件簽訂合同、補(bǔ)全手續(xù)。5.2.2. 簽訂合同要求a） 簽訂經(jīng)濟(jì)合同前，合同使用部門應(yīng)按公司供方與采購管理規(guī)定，對供方的資信、資質(zhì)和業(yè)績進(jìn)行詳細(xì)調(diào)查考核。b） 了解供方產(chǎn)品狀況：國家有關(guān)部門出具的檢驗(yàn)報(bào)告、產(chǎn)品安裝標(biāo)準(zhǔn)及生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)（如國標(biāo)或iso系列國際質(zhì)量保證體系）c） 合同使用部門在完成考察報(bào)告的基礎(chǔ)上，根據(jù)公司要求起草合同文本，準(zhǔn)確規(guī)定合同涉及的工程或產(chǎn)品的類別、形式和等級、檢驗(yàn)規(guī)程、適用規(guī)范、采用的質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)等。d） 訂購的產(chǎn)品樣品(如地磚磁磚等裝飾材料)由雙方

8、簽字蓋章后封樣保存，按封樣驗(yàn)貨。5.2.3. 合同簽訂、審批a） 合同的審批權(quán)限：n 10萬元以內(nèi)（含10萬）提交地產(chǎn)公司總經(jīng)理審批；n 10-50萬元內(nèi)（含50萬）須提交集團(tuán)公司總經(jīng)理審批；n 50萬元以上須提交集團(tuán)公司董事長審批b） 標(biāo)的金額在人民幣1萬元以下（含1萬元）的合同或者其他內(nèi)容簡單的合同，可以直接由經(jīng)辦部門報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)、地產(chǎn)總經(jīng)理審簽。c） 標(biāo)的金額在人民幣 1萬元以上的合同必須按規(guī)定經(jīng)合同審查部門逐級審查后，方可報(bào)送地產(chǎn)總經(jīng)理審簽。d） 合同使用部門在正式訂立合同前，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注以下事項(xiàng)：n 合法性：包括主體合法、內(nèi)容合法和形式合法。主體合法是指簽約各方具有簽約的權(quán)利能力和行為能

9、力；內(nèi)容合法是指簽約各方意思表示真實(shí)、有效，無悖法律、法規(guī)、政策，無顯失公平的內(nèi)容。n 嚴(yán)密性：條款齊備、完整；文字表述準(zhǔn)確；權(quán)利、義務(wù)具體明確；手續(xù)完備；附加條件適當(dāng)、合法。n 可行性：資信可靠，有履約能力；擔(dān)保方式切實(shí)、可靠。n 合同應(yīng)明確約定違約責(zé)任.n 建筑勘察、建筑設(shè)計(jì)、廣告、美術(shù)、雕塑設(shè)計(jì)制作合同中，應(yīng)盡可能約定相關(guān)（含計(jì)算機(jī)軟件）的著作權(quán)、專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)等知識產(chǎn)權(quán)歸本公司所有。n 涉及商業(yè)秘密的合同，應(yīng)當(dāng)訂立保密條款，約定保密責(zé)任。e） 合同使用部門應(yīng)當(dāng)將合同草案按合同審核權(quán)限送法務(wù)、財(cái)務(wù)部等部門、公司高層進(jìn)行會同會審。f） 法務(wù)專員重點(diǎn)審查合同法律條款。g） 財(cái)務(wù)部應(yīng)當(dāng)對合同中

10、涉及資金收付、資產(chǎn)轉(zhuǎn)移等與財(cái)務(wù)會計(jì)密切相關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行審核，重點(diǎn)應(yīng)關(guān)注以下事項(xiàng)：n 經(jīng)濟(jì)性：符合企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)范疇；符合企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益。n 可行性：資信可靠，資金充裕；具有在額定權(quán)限內(nèi)訂立合同的能力；擔(dān)保方式切實(shí)、可靠。n 嚴(yán)密性：數(shù)量、價(jià)款、金額等標(biāo)示準(zhǔn)確；計(jì)算方式正確；財(cái)務(wù)等有關(guān)附件齊備。n 合法性：資金來源合法；資金使用合法；結(jié)算方式合法。5.2.4. 合同的簽署a） 各審核部門在合同評審會簽表上均簽字同意后，經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)辦理合同簽章手續(xù)，即先由公司代表（法定代表人或者法定代表人委托的代理人）簽字，然后憑合同審批表原件交由經(jīng)營管理部加蓋合同專用章。b） 合同內(nèi)容在一頁以上的，應(yīng)加蓋騎縫章。

11、c） 每份合同應(yīng)保證公司擁有兩份以上的原件，其中工程類合同需三份。d） 合同一般應(yīng)由雙方同時(shí)簽字蓋章；不能同時(shí)簽字蓋章的，應(yīng)盡量要求對方先行簽字蓋章；我方在報(bào)批審核程序結(jié)束之后再簽字蓋章。e） 法律、法規(guī)規(guī)定合同應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)、登記等手續(xù)生效的，或者需要登記備案的，經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理有關(guān)手續(xù)。f） 合同簽署后修改：合同簽署后若存在個(gè)別小的錯(cuò)漏而進(jìn)行了必要的修改的，修訂后簽訂合同的雙方當(dāng)事人應(yīng)在修改處分別蓋章或簽字確認(rèn)。5.3. 合同的履行5.3.1. 合同訂立之后，合同使用部門應(yīng)認(rèn)真履行合同，嚴(yán)格執(zhí)行，確保信譽(yù)；經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)對合同的履行進(jìn)行跟蹤；財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對合同的收付款內(nèi)容進(jìn)行監(jiān)督。5.3.2

12、. 經(jīng)辦人員應(yīng)密切關(guān)注合同的履行情況，按照合同規(guī)定及時(shí)行使我方的權(quán)利，全面履行我方的義務(wù)，特別是對應(yīng)收、應(yīng)付款須及時(shí)報(bào)批結(jié)算，不得擅自延期履行。5.3.3. 合同雙方互負(fù)債務(wù)且沒有先后履行順序的，或者應(yīng)當(dāng)對方先履行的，在對方履行之前應(yīng)拒絕其履行要求；在對方履行債務(wù)不符合約定時(shí)，應(yīng)拒絕其相應(yīng)的履行要求。5.3.4. 公司應(yīng)當(dāng)先履行債務(wù)的，若有證據(jù)或跡象表明對方當(dāng)事人有下列情形之一時(shí)，經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)報(bào)告部門經(jīng)理并知會相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以決定是否需要中止履行或者采取其他措施：a） 經(jīng)營狀況嚴(yán)重惡化；b） 轉(zhuǎn)移財(cái)產(chǎn)、抽逃資金，以逃避債務(wù)；c） 喪失商業(yè)信譽(yù)；d） 有喪失或者可能喪失履行債務(wù)能力的其他情形e）

13、 分立、合并或者變更住所沒有通知公司，致使履行債務(wù)發(fā)生困難。5.4. 合同變更、索賠、程序及辦法5.4.1. 合同的變更a） 合同成立以后，尚未履行或尚未完全履行之前，當(dāng)事人經(jīng)協(xié)商一致，就合同的內(nèi)容達(dá)成修改和補(bǔ)充的協(xié)議，稱為合同變更。b） 合同變更是合同關(guān)系局部變更，即合同變更只是對原合同關(guān)系的內(nèi)容做出某些修改或補(bǔ)充，而不是對合同內(nèi)容的全部變更；在法律或行政法規(guī)規(guī)定變更合同應(yīng)辦理批準(zhǔn)登記手續(xù)的，依照規(guī)定進(jìn)行合同變更。5.4.2. 合同變更程序和辦法a） 合同變更應(yīng)采取書面形式簽訂變更協(xié)議，并加蓋合同雙方（多方）公章或合同專用章。b） 依照法律或行政法規(guī)，合同訂立須進(jìn)行登記的，當(dāng)事人變更合同的，

14、其變更也應(yīng)進(jìn)行登記。c） 變更協(xié)議簽訂后，對于合同中尚未履行或尚未完全履行的部分，應(yīng)按照變更協(xié)議中的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。d） 任何一方未經(jīng)對方同意，無正當(dāng)理由擅自變更合同內(nèi)容的，不對合同的另一方產(chǎn)生約束力，且將構(gòu)成違約責(zé)任。5.4.3. 合同變更索賠a） 合同的變更不影響當(dāng)事人要求賠償損失的權(quán)利，具體為：n 原合同中有變更原則的，不存在損害賠償。n 因重大誤解而成立的合同予以變更時(shí)，雙方應(yīng)及時(shí)審定出由此造成的損失，由誤解方向相對方予以賠償，并承擔(dān)由此造成的違約責(zé)任。同時(shí)簽訂變更協(xié)議，將有關(guān)條款在協(xié)議中予以明確。5.5. 違約事項(xiàng)、爭議報(bào)告、合同解除5.5.1. 違約事項(xiàng)、爭議報(bào)告a） 在合同當(dāng)事人發(fā)

15、生或可能發(fā)生違約時(shí)，或者發(fā)生與合同有關(guān)的爭議時(shí)，經(jīng)辦人員須及時(shí)向部門經(jīng)理報(bào)告并知會相關(guān)部門。b） 出現(xiàn)違約事項(xiàng)后，經(jīng)辦部門應(yīng)及時(shí)收集以下資料：n 合同糾紛情況的詳細(xì)說明；n 合同的文本(包括變更、解除合同的協(xié)議)以及與合同有關(guān)的附件、文書、函件、電報(bào)、圖表等，對方的資料（營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等）；n 發(fā)票、票據(jù)等有關(guān)憑證；n 材料設(shè)備質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、封樣、樣品或鑒定報(bào)告；n 有關(guān)對方違約的證據(jù)材料；n 其他與處理糾紛有關(guān)的材料。5.6. 合同的解除5.6.1. 合同當(dāng)事人提出解除合同或因客觀條件發(fā)生變化（如不可抗力）需要解除合同的，參照合同訂立的有關(guān)程序辦理，雙方就合同解除另行簽訂合同或補(bǔ)充合同。5.

16、6.2. 合同一方當(dāng)事人提出合同約定的解除合同條件成就，據(jù)此要求或通知或以其他方式解除合同的，經(jīng)辦人員應(yīng)立即報(bào)部門經(jīng)理并知會相關(guān)部門，以決定解約條件是否成就或解約方式是否有效。5.6.3. 對于合同的解除，經(jīng)辦部門應(yīng)做好記錄，收集履行過程中所有與合同有關(guān)的資料，做好經(jīng)濟(jì)往來和工程結(jié)算工作，辦理解除合同的手續(xù)。5.7. 合同歸檔、合同保管5.7.1. 合同的管理a） 公司實(shí)行合同管理員、職能部門、經(jīng)營管理部三級合同管理負(fù)責(zé)制。b） 各職能部門應(yīng)當(dāng)確定一名兼職合同管理員，負(fù)責(zé)合同的整理、保管、信息資料收集等日常管理工作。c） 職能部門對合同的起草、審查、訂立、履行以及合同文本的管理負(fù)直接責(zé)任。d）

17、 經(jīng)營管理部負(fù)責(zé)對公司合同進(jìn)行統(tǒng)一、綜合管理。公章管理人員具體負(fù)責(zé)合同簽章工作。e） 合同文本應(yīng)當(dāng)由主辦部門、經(jīng)營管理部分別保存一份備查；工程類合同文本由工程部保存一份備查。財(cái)務(wù)部保存一份復(fù)印件備查。f） 因不了解對方資信、履約能力而輕率簽訂合同或者合同條款的約定存在明顯瑕疵，或者違反合同管理規(guī)定，給公司造成不良社會影響或經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)追究相關(guān)人員責(zé)任。g） 因故意、重大過失或違法訂立合同，給公司造成重大經(jīng)濟(jì)損失的，視情節(jié)追究責(zé)任人員行政、經(jīng)濟(jì)責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，移送司法機(jī)關(guān)處理。5.7.2. 合同歸檔a） 經(jīng)辦人員對合同履行過程中的各種材料應(yīng)在合同履行過程中作為合同附件與合同原件在經(jīng)辦部門留檔

18、。b） 經(jīng)辦部門對擬歸檔保存的合同進(jìn)行分類、編號、登記，并按公司規(guī)定在進(jìn)行形式審查后加蓋本公司公章或者合同專用章。c） 經(jīng)辦部門應(yīng)建立本部門經(jīng)辦的合同協(xié)議登記表。d） 經(jīng)營管理部每季度對項(xiàng)目已完成的合同進(jìn)行清理，向集團(tuán)檔案室移交。5.7.3. 合同保管a） 合同保管的范圍：n 合同（包括附件）；n 合同評審會簽表；n 合同訂立與履行過程中的所有書面材料。b） 合同保管部門：職能部門對本部門合同原件進(jìn)行保管，經(jīng)營管理部、財(cái)務(wù)部對所有合同原件進(jìn)行保管，財(cái)務(wù)部對所有合同復(fù)印件進(jìn)行保管，成本部對工程類合同原件進(jìn)行保管，工程部對工程合同進(jìn)行保管。5.8. 合同分類編號規(guī)則5.8.1. 項(xiàng)目開發(fā)類合同編號

19、方法（按五級編碼）a) 一級編碼：由四個(gè)公司簡稱的大寫字母“xwdc”表示；b) 二級編碼：為工程項(xiàng)目名稱拼音縮寫，如學(xué)偉蘭德湖壹號項(xiàng)目一期代碼為ldhyh01；c) 三級編碼：為項(xiàng)目合同序列號，根據(jù)合同簽訂的先后順序遍流水號，編號代碼為三位阿拉伯?dāng)?shù)字，從001至999；d) 四級編碼：項(xiàng)目開發(fā)類合同共分四類，相應(yīng)編號按下列英文字母表示：n 工程類合同：gcn 開發(fā)部相關(guān)合同：kfn 設(shè)計(jì)部合同：sjn 營銷類合同：yxe) 編號舉例：學(xué)偉蘭德湖壹號一期第一份工程類合同編號：xwdc ldhyh01-gc01。5.8.2. 商品房買賣類合同編號方法（按三級編碼）a） 一級編碼：同項(xiàng)目開發(fā)類合同編號方法b）b） 二級編碼：商品房買賣類合同分為三類，相應(yīng)編號按下列英文字母表示住宅：a；商鋪：b；車庫：cc） 三級編碼：為具體房號的編號，根據(jù)該項(xiàng)目全部住宅、商鋪和車庫分別編流水號，編號代碼為四位阿拉伯?dāng)?shù)字，從0001到9999；（超級大盤為5位數(shù)字）。d） 同一套商品房（車位/車庫、庫房）的排號協(xié)議、認(rèn)購書、抵押貸款擔(dān)保合同與相應(yīng)的商品房買賣類合同共用一個(gè)編號。商品房、商鋪、車位/車庫銷售后與業(yè)主簽訂的合同按銷售合同的補(bǔ)充合同處理，如工程維修合同；e） 編號舉例：學(xué)偉蘭德湖壹號一期1棟1單元101號住宅銷售合同，編號：ldhyh01a-0001號；