第2章 合同管理

1、 第第2章章 采購與付款采購與付款 第第1節(jié)節(jié) 合同管理 內部控制應用指引第內部控制應用指引第16號號合同管理合同管理 一、合同管理的總體要求一、合同管理的總體要求 企業(yè)需要建立一系列制度體系和機制保障，促進合同管理企業(yè)需要建立一系列制度體系和機制保障，促進合同管理 的作用得到有效發(fā)揮。的作用得到有效發(fā)揮。 （一）建立分級授權管理制度（一）建立分級授權管理制度 企業(yè)根據經濟業(yè)務性質、組織機構設置和管理層級安排，企業(yè)根據經濟業(yè)務性質、組織機構設置和管理層級安排， 建立合同分級管理制度。屬于上級管理權限的合同，下級建立合同分級管理制度。屬于上級管理權限的合同，下級 單位不得簽署。對于重大投資類、融

2、資類、擔保類、知識單位不得簽署。對于重大投資類、融資類、擔保類、知識 產權類、不動產類合同，上級部門應加強管理。下級單位產權類、不動產類合同，上級部門應加強管理。下級單位 認為確有需要簽署涉及上級管理權限的合同，應當提出申認為確有需要簽署涉及上級管理權限的合同，應當提出申 請，并經上級合同管理機構批準后辦理。上級單位應當加請，并經上級合同管理機構批準后辦理。上級單位應當加 強對下級單位合同訂立、履行情況的監(jiān)督檢查強對下級單位合同訂立、履行情況的監(jiān)督檢查 內部控制應用指引第內部控制應用指引第16號號合同管理合同管理 （二）實行統(tǒng)一歸口管理（二）實行統(tǒng)一歸口管理 企業(yè)可以根據實際情況指定法律部門等

3、作為企業(yè)可以根據實際情況指定法律部門等作為 合同歸口管理部門，對合同實施統(tǒng)一規(guī)范管合同歸口管理部門，對合同實施統(tǒng)一規(guī)范管 理，具體負責制定合同管理制度，審核合同理，具體負責制定合同管理制度，審核合同 條款的權利義務對等性，管理合同標準文本條款的權利義務對等性，管理合同標準文本 ，管理合同專用章，定期檢查和評價合同管，管理合同專用章，定期檢查和評價合同管 理中的薄弱環(huán)節(jié)，采取相應控制措施，促進理中的薄弱環(huán)節(jié)，采取相應控制措施，促進 合同的有效履行等。合同的有效履行等。 內部控制應用指引第內部控制應用指引第16號號合同管理合同管理 （三）明確職責分工（三）明確職責分工 企業(yè)各業(yè)務部門作為合同的承辦

4、部門負責在職責企業(yè)各業(yè)務部門作為合同的承辦部門負責在職責 范圍內承辦相關合同，并履行合同調查、談判、范圍內承辦相關合同，并履行合同調查、談判、 訂立、履行和終結責任。企業(yè)財會部門側重于履訂立、履行和終結責任。企業(yè)財會部門側重于履 行對合同的財務監(jiān)督職責。行對合同的財務監(jiān)督職責。 （四）健全考核與責任追究制度（四）健全考核與責任追究制度 企業(yè)應當健全合同管理考核與責任追究制度，開企業(yè)應當健全合同管理考核與責任追究制度，開 展合同后評估，對合同訂立、履行過程中出現(xiàn)的展合同后評估，對合同訂立、履行過程中出現(xiàn)的 違法違規(guī)行為，應當追究有關機構或人員的責任違法違規(guī)行為，應當追究有關機構或人員的責任 內部

5、控制應用指引第內部控制應用指引第16號號合同管理合同管理 二、合同管理流程二、合同管理流程 合同管理從大的方面可以劃分為合同訂 立階段和合同履行階段。合同訂立階段 包括合同調查、合同談判、合同文本擬 定、合同審批、合同簽署等環(huán)節(jié)；合同 履行階段涉及合同履行、合同補充和變 更、合同解除、合同結算、合同登記等 環(huán)節(jié)。下圖列示的合同管理流程具有一 定的通用性 內部控制應用指引第內部控制應用指引第16號號合同管理合同管理 三、合同各環(huán)節(jié)的主要風險點及管控措施三、合同各環(huán)節(jié)的主要風險點及管控措施 （一）合同調查（一）合同調查 合同訂立前，企業(yè)應當進行合同調查，充 分了解合同對方的主體資格、信用狀況等 有

6、關情況，確保對方當事人具備履約能力 。 內部控制應用指引第內部控制應用指引第16號號合同管理合同管理 該環(huán)節(jié)的主要風險是：忽視被調查對象的主體該環(huán)節(jié)的主要風險是：忽視被調查對象的主體 資格審查，對方當事人不具有相應民事權利能資格審查，對方當事人不具有相應民事權利能 力和民事行為能力，或不具備特定資質，或與力和民事行為能力，或不具備特定資質，或與 無權代理人、無處分權代理人簽訂合同，導致無權代理人、無處分權代理人簽訂合同，導致 合同無效，或引發(fā)潛在風險；在合同簽訂前錯合同無效，或引發(fā)潛在風險；在合同簽訂前錯 誤判斷被調查對象的信用狀況，或在合同履行誤判斷被調查對象的信用狀況，或在合同履行 過程中

7、沒有持續(xù)關注對方的資信變化，致使企過程中沒有持續(xù)關注對方的資信變化，致使企 業(yè)蒙受損失；對被調查對象的履約能力給出不業(yè)蒙受損失；對被調查對象的履約能力給出不 當評價，導致合同對方當事人難以滿足生產經當評價，導致合同對方當事人難以滿足生產經 營需要。營需要。 內部控制應用指引第內部控制應用指引第16號號合同管理合同管理 主要管控措施：主要管控措施： 第一，審查被調查對象的身份證件、法第一，審查被調查對象的身份證件、法 人登記證書、資質證明、授權委托書等人登記證書、資質證明、授權委托書等 證明原件，必要時，可通過發(fā)證機關查證明原件，必要時，可通過發(fā)證機關查 詢證書的真實性和合法性，在充分收集詢證書

8、的真實性和合法性，在充分收集 相關證據的基礎上評價主體資格是否恰相關證據的基礎上評價主體資格是否恰 當。當。 內部控制應用指引第內部控制應用指引第16號號合同管理合同管理 第二，獲取調查對象經審計的財務報告、以往第二，獲取調查對象經審計的財務報告、以往 交易記錄等財務和非財務信息，分析其獲利能交易記錄等財務和非財務信息，分析其獲利能 力、償債能力和營運能力，評估其財務風險和力、償債能力和營運能力，評估其財務風險和 信用狀況，并在合同履行過程中持續(xù)關注其資信用狀況，并在合同履行過程中持續(xù)關注其資 信變化，建立和及時更新合同對方的商業(yè)信用信變化，建立和及時更新合同對方的商業(yè)信用 檔案。第三，對被調

9、查對象進行現(xiàn)場調查，實檔案。第三，對被調查對象進行現(xiàn)場調查，實 地了解和全面評估其生產能力、技術水平、產地了解和全面評估其生產能力、技術水平、產 品類別和質量等生產經營情況，分析其合同履品類別和質量等生產經營情況，分析其合同履 約能力。第四，與被調查對象的主要供應商、約能力。第四，與被調查對象的主要供應商、 客戶、開戶銀行、主管稅務機關和工商管理部客戶、開戶銀行、主管稅務機關和工商管理部 門等溝通，了解其生產經營、商業(yè)信譽、履約門等溝通，了解其生產經營、商業(yè)信譽、履約 能力等情況。能力等情況。 內部控制應用指引第內部控制應用指引第16號號合同管理合同管理 （二）合同談判（二）合同談判 初步確定

10、擬簽約對象后，企業(yè)內部的合 同承辦部門應當在授權范圍內與對方進 行合同談判，按照自愿、公平原則，磋 商合同內容和條款，明確雙方的權利義 務和違約責任。 內部控制應用指引第內部控制應用指引第16號號合同管理合同管理 該環(huán)節(jié)的主要風險是： 忽略合同重大問題或在重大問題上做出 不恰當讓步；談判經驗不足，缺乏技術 、法律和財務知識的支撐，導致企業(yè)利 益受損；泄露本企業(yè)談判策略，導致企 業(yè)在談判中處于不利地位。 內部控制應用指引第內部控制應用指引第16號號合同管理合同管理 主要管控措施：主要管控措施： 第一，收集談判對手資料，充分熟悉談判對手第一，收集談判對手資料，充分熟悉談判對手 情況，做到知己知彼；

11、研究國家相關法律法規(guī)情況，做到知己知彼；研究國家相關法律法規(guī) 、行業(yè)監(jiān)管、產業(yè)政策、同類產品或服務價格、行業(yè)監(jiān)管、產業(yè)政策、同類產品或服務價格 等與談判內容相關的信息，正確制定本企業(yè)談等與談判內容相關的信息，正確制定本企業(yè)談 判策略。判策略。 第二，關注合同核心內容、條款和關鍵細節(jié)。第二，關注合同核心內容、條款和關鍵細節(jié)。 具體包括合同標的的數(shù)量、質量或技術標準，具體包括合同標的的數(shù)量、質量或技術標準， 合同價格的確定方式與支付方式，履約期限和合同價格的確定方式與支付方式，履約期限和 方式，違約責任和爭議的解決方法、合同變更方式，違約責任和爭議的解決方法、合同變更 或解除條件等。或解除條件等。

12、 第三，對于影響重大、涉及較高專業(yè)技術或法第三，對于影響重大、涉及較高專業(yè)技術或法 律關系復雜的合同，組織法律、技術、財會等律關系復雜的合同，組織法律、技術、財會等 專業(yè)人員參與談判，充分發(fā)揮團隊智慧，及時專業(yè)人員參與談判，充分發(fā)揮團隊智慧，及時 總結談判過程中的得失，研究確定下一步談判總結談判過程中的得失，研究確定下一步談判 策略。策略。 第四，必要時可聘請外部專家參與相關工作，第四，必要時可聘請外部專家參與相關工作， 并充分了解外部專家的專業(yè)資質、勝任能力和并充分了解外部專家的專業(yè)資質、勝任能力和 職業(yè)道德情況。職業(yè)道德情況。 第五，加強保密工作，建立嚴格的責任追究制第五，加強保密工作，建

13、立嚴格的責任追究制 度。第六，對談判過程中的重要事項和參與談度。第六，對談判過程中的重要事項和參與談 判人員的主要意見，予以記錄并妥善保存，作判人員的主要意見，予以記錄并妥善保存，作 為避免合同舞弊的重要手段和責任追究的依據為避免合同舞弊的重要手段和責任追究的依據 。 內部控制應用指引第內部控制應用指引第16號號合同管理合同管理 （三）合同文本擬定（三）合同文本擬定 企業(yè)在合同談判后，根據協(xié)商談判結果，擬定企業(yè)在合同談判后，根據協(xié)商談判結果，擬定 合同文本。該環(huán)節(jié)的主要風險是：選擇不恰當合同文本。該環(huán)節(jié)的主要風險是：選擇不恰當 的合同形式；合同與國家法律法規(guī)、行業(yè)產業(yè)的合同形式；合同與國家法律

14、法規(guī)、行業(yè)產業(yè) 政策、企業(yè)總體戰(zhàn)略目標或特定業(yè)務經營目標政策、企業(yè)總體戰(zhàn)略目標或特定業(yè)務經營目標 發(fā)生沖突；合同內容和條款不完整、表述不嚴發(fā)生沖突；合同內容和條款不完整、表述不嚴 謹、不準確，或存在重大疏漏和欺詐，導致企謹、不準確，或存在重大疏漏和欺詐，導致企 業(yè)合法利益受損；有意拆分合同、規(guī)避合同管業(yè)合法利益受損；有意拆分合同、規(guī)避合同管 理規(guī)定等；對于合同文本須報經國家有關主管理規(guī)定等；對于合同文本須報經國家有關主管 部門審查或備案的，未履行相應程序。部門審查或備案的，未履行相應程序。 主要管控措施：第一，企業(yè)對外發(fā)生經濟行為主要管控措施：第一，企業(yè)對外發(fā)生經濟行為 ，除即時結清方式外，應

15、當訂立書面合同。第，除即時結清方式外，應當訂立書面合同。第 二，嚴格審核合同需求與國家法律法規(guī)、產業(yè)二，嚴格審核合同需求與國家法律法規(guī)、產業(yè) 政策、企業(yè)整體戰(zhàn)略目標的關系，保證其協(xié)調政策、企業(yè)整體戰(zhàn)略目標的關系，保證其協(xié)調 一致；考察合同是否以生產經營計劃、項目立一致；考察合同是否以生產經營計劃、項目立 項書等為依據，確保完成具體業(yè)務經營目標。項書等為依據，確保完成具體業(yè)務經營目標。 第三，合同文本一般由業(yè)務承辦部門起草，法第三，合同文本一般由業(yè)務承辦部門起草，法 律部門審核；重大合同或法律關系復雜的特殊律部門審核；重大合同或法律關系復雜的特殊 合同應當由法律部門參與起草；國家或行業(yè)有合同應當

16、由法律部門參與起草；國家或行業(yè)有 合同示范文本的，可以優(yōu)先選用，但對涉及權合同示范文本的，可以優(yōu)先選用，但對涉及權 利義務關系的條款應當進行認真審查，并根據利義務關系的條款應當進行認真審查，并根據 實際情況進行適當修改。各部門應當各司其職實際情況進行適當修改。各部門應當各司其職 ，保證合同內容和條款的完整準確。，保證合同內容和條款的完整準確。 內部控制應用指引第內部控制應用指引第16號號合同管理合同管理 第四，通過統(tǒng)一歸口管理和授權審批制度，嚴第四，通過統(tǒng)一歸口管理和授權審批制度，嚴 格合同管理，防止通過化整為零等方式故意規(guī)格合同管理，防止通過化整為零等方式故意規(guī) 避招標的做法和越權行為。第五

17、，由簽約對方避招標的做法和越權行為。第五，由簽約對方 起草的合同，企業(yè)應當認真審查，確保合同內起草的合同，企業(yè)應當認真審查，確保合同內 容準確反映企業(yè)訴求和談判達成的一致意見，容準確反映企業(yè)訴求和談判達成的一致意見， 特別留意特別留意“其他約定事項其他約定事項”等需要補充填寫的等需要補充填寫的 欄目，如不存在其他約定事項時注明欄目，如不存在其他約定事項時注明“此處空此處空 白白”或或“無其他約定無其他約定”，防止合同后續(xù)被篡改，防止合同后續(xù)被篡改 。第六，合同文本須報經國家有關主管部門審。第六，合同文本須報經國家有關主管部門審 查或備案的，應當履行相應程序。查或備案的，應當履行相應程序。 內部

18、控制應用指引第內部控制應用指引第16號號合同管理合同管理 （四）合同審核（四）合同審核 合同文本擬定完成后，企業(yè)應進行嚴格 審核。該環(huán)節(jié)的主要風險是：合同審核 人員因專業(yè)素質或工作態(tài)度等原因，未 能發(fā)現(xiàn)合同文本中的不當內容和條款； 審核人員雖然通過審核發(fā)現(xiàn)問題但未提 出恰當?shù)男抻喴庖?；合同起草人員沒有 根據審核人員的改進意見修改合同，導 致合同中的不當內容和條款未被糾正。 主要管控措施：第一，審核人員應當對合同文主要管控措施：第一，審核人員應當對合同文 本的合法性、經濟性、可行性和嚴密性進行重本的合法性、經濟性、可行性和嚴密性進行重 點審核，關注合同的主體、內容和形式是否合點審核，關注合同的主

19、體、內容和形式是否合 法，合同內容是否符合企業(yè)的經濟利益，對方法，合同內容是否符合企業(yè)的經濟利益，對方 當事人是否具有履約能力，合同權利和義務、當事人是否具有履約能力，合同權利和義務、 違約責任和爭議解決條款是否明確等。第二，違約責任和爭議解決條款是否明確等。第二， 建立會審制度，對影響重大或法律關系復雜的建立會審制度，對影響重大或法律關系復雜的 合同文本，組織財會部門、內部審計部、法律合同文本，組織財會部門、內部審計部、法律 部、業(yè)務關聯(lián)的相關部門進行審核，各相關部部、業(yè)務關聯(lián)的相關部門進行審核，各相關部 門應當認真履行職責。第三，認真分析研究，門應當認真履行職責。第三，認真分析研究， 慎重

20、對待審核意見，對審核意見準確無誤地加慎重對待審核意見，對審核意見準確無誤地加 以記錄，必要時對合同條款作出修改并再次提以記錄，必要時對合同條款作出修改并再次提 交審核。交審核。 （五）合同簽署（五）合同簽署 企業(yè)經審核同意簽訂的合同，應當與對 方當事人正式簽署并加蓋企業(yè)合同專用 章。 該環(huán)節(jié)的主要風險是：超越權限簽訂合 同，合同印章管理不當，簽署后的合同 被篡改，因手續(xù)不全導致合同無效等。 內部控制應用指引第內部控制應用指引第16號號合同管理合同管理 主要管控措施： 第一，按照規(guī)定的權限和程序與對方當 事人簽署合同。對外正式對外訂立的合 同應當由企業(yè)法定代表人或由其授權的 代理人簽名或加蓋有關

21、印章。授權簽署 合同的，應當簽署授權委托書。 第二，嚴格合同專用章保管制度，合同 經編號、審批及企業(yè)法定代表人或由其 授權的代理人簽署后，方可加蓋合同專 用章。用印后保管人應當立即收回，并 按要求妥善保管，以防止他人濫用。保 管人應當記錄合同專用章使用情況以備 查，如果發(fā)生合同專用章遺失或被盜現(xiàn) 象，應當立即報告公司負責人并采取妥 善措施，如向公安機關報案、登報聲明 作廢等，以最大限度消除可能帶來的負 面影響。 內部控制應用指引第內部控制應用指引第16號號合同管理合同管理 第三，采取恰當措施，防止已簽署的合 同被篡改，如在合同各頁碼之間加蓋騎 縫章、使用防偽印記、使用不可編輯的 電子文檔格式等

22、。第四，按照國家有關 法律、行政法規(guī)規(guī)定，需辦理批準、登 記等手續(xù)之后方可生效的合同，企業(yè)應 當及時按規(guī)定辦理相關手續(xù)。 （六）合同履行（六）合同履行 合同訂立后，企業(yè)應當與合同對方當事人共同合同訂立后，企業(yè)應當與合同對方當事人共同 遵循誠實信用原則，根據合同的性質、目的和遵循誠實信用原則，根據合同的性質、目的和 交易習慣履行通知、協(xié)助、保密等義務。交易習慣履行通知、協(xié)助、保密等義務。 該環(huán)節(jié)的主要風險是：本企業(yè)或合同對方當事該環(huán)節(jié)的主要風險是：本企業(yè)或合同對方當事 人沒有恰當?shù)芈男泻贤屑s定的義務；合同生人沒有恰當?shù)芈男泻贤屑s定的義務；合同生 效后，對合同條款未明確約定的事項沒有及時效后，

23、對合同條款未明確約定的事項沒有及時 協(xié)議補充，導致合同無法正常履行；在合同履協(xié)議補充，導致合同無法正常履行；在合同履 行過程中，未能及時發(fā)現(xiàn)已經或可能導致企業(yè)行過程中，未能及時發(fā)現(xiàn)已經或可能導致企業(yè) 利益受損情況，或未能采取有效措施；合同糾利益受損情況，或未能采取有效措施；合同糾 紛處理不當，導致企業(yè)遭受外部處罰、訴訟失紛處理不當，導致企業(yè)遭受外部處罰、訴訟失 敗，損害企業(yè)利益、信譽和形象等。敗，損害企業(yè)利益、信譽和形象等。 主要管控措施： 第一，強化對合同履行情況及效果的檢查 、分析和驗收，全面適當執(zhí)行本企業(yè)義務 ，敦促對方積極執(zhí)行合同，確保合同全面 有效履行。 第二，對合同對方的合同履行情

24、況實施有 效監(jiān)控，一旦發(fā)現(xiàn)有違約可能或違約行為 ，應當及時提示風險，并立即采取相應措 施將合同損失降到最低。 內部控制應用指引第內部控制應用指引第16號號合同管理合同管理 第三，根據需要及時補充、變更甚至解除合同第三，根據需要及時補充、變更甚至解除合同 一是對于合同沒有約定或約定不明確的內容，通過雙一是對于合同沒有約定或約定不明確的內容，通過雙 方協(xié)商一致對原有合同進行補充；無法達成補充協(xié)議方協(xié)商一致對原有合同進行補充；無法達成補充協(xié)議 的，按照國家相關法律法規(guī)、合同有關條款或者交易的，按照國家相關法律法規(guī)、合同有關條款或者交易 習慣確定；習慣確定； 二是對于顯失公平、條款有誤或存在欺詐行為的

25、合同二是對于顯失公平、條款有誤或存在欺詐行為的合同 ，以及因政策調整、市場變化等客觀因素已經或可能，以及因政策調整、市場變化等客觀因素已經或可能 導致企業(yè)利益受損的合同，按規(guī)定程序及時報告，并導致企業(yè)利益受損的合同，按規(guī)定程序及時報告，并 經雙方協(xié)商一致，按照規(guī)定權限和程序辦理合同變更經雙方協(xié)商一致，按照規(guī)定權限和程序辦理合同變更 或解除事宜；或解除事宜； 三是對方當事人提出中止、轉讓、解除合同的，造成三是對方當事人提出中止、轉讓、解除合同的，造成 企業(yè)經濟損失的，應向對方當事人書面提出索賠。企業(yè)經濟損失的，應向對方當事人書面提出索賠。 內部控制應用指引第內部控制應用指引第16號號合同管理合同

26、管理 第四，加強合同糾紛管理，在履行合同過程中第四，加強合同糾紛管理，在履行合同過程中 發(fā)生糾紛的，應當依據國家相關法律法規(guī)，在發(fā)生糾紛的，應當依據國家相關法律法規(guī)，在 規(guī)定時效內與對方當事人協(xié)商并按規(guī)定權限和規(guī)定時效內與對方當事人協(xié)商并按規(guī)定權限和 程序及時報告。程序及時報告。 合同糾紛經協(xié)商一致的，雙方應當簽訂書面協(xié)合同糾紛經協(xié)商一致的，雙方應當簽訂書面協(xié) 議；議； 合同糾紛經協(xié)商無法解決的，根據合同約定選合同糾紛經協(xié)商無法解決的，根據合同約定選 擇仲裁或訴訟方式解決。擇仲裁或訴訟方式解決。 企業(yè)內部授權處理合同糾紛，應當簽署授權委企業(yè)內部授權處理合同糾紛，應當簽署授權委 托書。糾紛處理過程中，未經授權批準，相關托書。糾紛處理過程中，未經授權批準，相關 經辦人員不得向對方當事人作出實質性答復或經辦人員不得向對方當事人作出實質性答復或 承諾。承諾。 （七）合同結算（七）合同結算 合同結算是合