公文處理基礎知

1、公文處理基礎知識公文處理基礎知識 公文處理流程公文處理流程 公文處理的公文處理的 定義定義 原則原則 公文處理指公文的公文處理指公文的辦理辦理、管理管理、整整 理理（立卷立卷）、）、歸檔歸檔等一系列等一系列相互關相互關 聯(lián)聯(lián)、銜接有序銜接有序的工作。的工作。 在公文處理中應堅持在公文處理中應堅持實事求是實事求是、精精 簡簡、高效高效的原則，做到的原則，做到及時及時、準確準確、 安全安全。 公文處理工作的公文處理工作的任務、地位、性質(zhì)任務、地位、性質(zhì) 任務任務：收文管理，發(fā)文管理，文書存檔和收文管理，發(fā)文管理，文書存檔和 利用，領導交辦的其它文書處理事宜。利用，領導交辦的其它文書處理事宜。 地位

2、地位：機關單位工作的樞紐，領導的助手機關單位工作的樞紐，領導的助手 和參謀，機關單位工作狀況的寒暑表。和參謀，機關單位工作狀況的寒暑表。 性質(zhì)性質(zhì)：政治性，機要性，管理性，服務性，政治性，機要性，管理性，服務性， 信息性，規(guī)律性，程序性，被動性。信息性，規(guī)律性，程序性，被動性。 公文處理分類公文處理分類 上 級 單 位 （ 命 令 、 通 知 、 批 復 ） 不 相 隸 屬 單 位 （ 函 、 通 知 ） 下 級 單 位 （ 請 示 、 報 告 ） 收 文 （ 閱 知 、 辦 理 ） 集 團 傳 真 電 報部 門 傳 真 電 報 傳 真 電 報紙 質(zhì) 正 式 文 件 通 用 公 文 其 它 專

3、 用 公 文簽 報 專 用 公 文 發(fā) 文 （ 上 行 、 平 行 、 下 行 ） 公 文 處 理 收文流程收文流程 反 饋 承 辦 結(jié) 果 （ 返 回 A） 部 門 辦 理 B 集 團 公 司 領 導 批 閱 批 閱 （ 綜 合 部 主 任 ） 反 饋 承 辦 結(jié) 果 （ 返 回 B） 處 室 承 辦 部 門 領 導 批 閱 部 門 辦 理 （ 綜 合 秘 書 ） B 接 收 、 登 記 、 分 發(fā) 、 催 辦 ； 歸 檔 、 銷 毀 (文 秘 處 ) A 集團（股份）集團（股份） 公司發(fā)文流程公司發(fā)文流程 會 簽 （ 其 他 部 門 領 導 ） 整 理 、 印 制 、 封 發(fā) （ 綜 合

4、部 ） 簽 發(fā) （ 集 團 公 司 領 導 ） 核 稿 （ 綜 合 部 ） 核 批 （ 部 門 領 導 ） 初 核 （ 綜 合 秘 書 ） 審 稿 （ 處 室 領 導 ） 擬 稿 集團（股份）集團（股份） 公司部門公司部門 發(fā)文流程發(fā)文流程 部門內(nèi)處室會簽 會簽（其他部門領導） 整理、印制、封發(fā)（綜合秘書） 簽發(fā)（部門領導） 初核（綜合秘書） 審稿（處室領導） 擬稿 上市后公文處理有關問題上市后公文處理有關問題 首先首先明確區(qū)分明確區(qū)分所處理事項的所處理事項的歸屬歸屬，依其歸屬分別，依其歸屬分別 以集團公司名義或股份公司的名義進行處理。以集團公司名義或股份公司的名義進行處理。 凡凡歸屬單純的歸

5、屬單純的、需要使用下行文或上行文辦理的、需要使用下行文或上行文辦理的 事項，集團公司、股份公司事項，集團公司、股份公司原則上只與自己的直原則上只與自己的直 接下屬單位相互行文接下屬單位相互行文。 必須以必須以集團公司集團公司名義辦理的名義辦理的已上市已上市部分的事項，部分的事項， 可以集團公司名義可以集團公司名義同時同時送股份公司、省級電信有送股份公司、省級電信有 限公司。限公司。 集團公司下達的、集團公司下達的、同時涉及同時涉及集團內(nèi)集團內(nèi)未上市和已上未上市和已上 市市兩部分的事項，可依據(jù)事項的兩部分的事項，可依據(jù)事項的類型類型選擇處理方選擇處理方 式。式。 普發(fā)性普發(fā)性文件主送單位的表述：

6、文件主送單位的表述：“各省、自治區(qū)、各省、自治區(qū)、 直轄市電信公司，股份公司并轉(zhuǎn)各省級電信有限直轄市電信公司，股份公司并轉(zhuǎn)各省級電信有限 公司，集團公司各部門、各直屬單位公司，集團公司各部門、各直屬單位”。 公文處理中常見錯誤公文處理中常見錯誤 非涉及國家秘密公文不在辦公網(wǎng)運轉(zhuǎn)非涉及國家秘密公文不在辦公網(wǎng)運轉(zhuǎn) 不按流程，直接送領導簽批文件不按流程，直接送領導簽批文件（收文、發(fā)文）（收文、發(fā)文） 非特殊情況越級行文非特殊情況越級行文 不為后面環(huán)節(jié)留出工作時間不為后面環(huán)節(jié)留出工作時間 多頭送文多頭送文 違反行文規(guī)則，亂用文種違反行文規(guī)則，亂用文種 重復發(fā)文重復發(fā)文 小事項高規(guī)格行文小事項高規(guī)格行文

7、 錯投文件錯投文件 在公文處理中應樹立大局意識在公文處理中應樹立大局意識 公文處理是一系列公文處理是一系列相互關聯(lián)相互關聯(lián)、銜接有序銜接有序的工作。的工作。 每個部門乃至每個工作人員，是否按規(guī)程處理公每個部門乃至每個工作人員，是否按規(guī)程處理公 文，對總部公文處理工作的文，對總部公文處理工作的質(zhì)量質(zhì)量、效率效率都有著或都有著或 大或小的大或小的影響影響。 每個部門、每個工作人員所追求的提高效率，不每個部門、每個工作人員所追求的提高效率，不 應僅僅限于本處室、本部門，應僅僅限于本處室、本部門，最大目標應是集團最大目標應是集團 整體整體效率的提高整體整體效率的提高。 為了提高總部的整體效率，應積極主

8、動地做到為了提高總部的整體效率，應積極主動地做到局局 部服從整體部服從整體，小局服從大局小局服從大局。 公文處理流程規(guī)范化的重要意義公文處理流程規(guī)范化的重要意義 公文處理必須按照規(guī)定的流程運作。公文處理必須按照規(guī)定的流程運作。 公文處理流程是根據(jù)機關、單位的組織系統(tǒng)、公文處理流程是根據(jù)機關、單位的組織系統(tǒng)、 領導關系、職權范圍決定的，是從長期經(jīng)驗領導關系、職權范圍決定的，是從長期經(jīng)驗 和教訓中總結(jié)出來的，體現(xiàn)了機關、單位工和教訓中總結(jié)出來的，體現(xiàn)了機關、單位工 作的客觀規(guī)律。作的客觀規(guī)律。 建立并實行科學公文處理流程，有助于發(fā)揮建立并實行科學公文處理流程，有助于發(fā)揮 機關正常的領導和管理職能，

9、有利于提高工機關正常的領導和管理職能，有利于提高工 作效率，可以避免行文混亂、指揮不靈、傳作效率，可以避免行文混亂、指揮不靈、傳 遞遲緩、相互誤解以至影響工作，可以防止遞遲緩、相互誤解以至影響工作，可以防止 文牘主義，能夠更好地發(fā)揮公文應有的作用。文牘主義，能夠更好地發(fā)揮公文應有的作用。 公文處理基礎知識公文處理基礎知識 用印知識用印知識 印章管理印章管理 中國電信集團公司印章管理規(guī)定中國電信集團公司印章管理規(guī)定（中國電信（中國電信 2002420024號）號） 印章是單位權力和義務的象征，在對內(nèi)實施管理、印章是單位權力和義務的象征，在對內(nèi)實施管理、 對外開展交往的過程中，具有十分重要的作用。

10、對外開展交往的過程中，具有十分重要的作用。 集團公司綜合部（以下簡稱綜合部）是集團公司集團公司綜合部（以下簡稱綜合部）是集團公司 的印章管理機構(gòu)，負責集團公司并指導集團公司的印章管理機構(gòu)，負責集團公司并指導集團公司 下屬單位的印章管理工作。下屬單位的印章管理工作。 集團公司部門和下屬單位的印章管理工作，由部集團公司部門和下屬單位的印章管理工作，由部 門和單位的文秘機構(gòu)或?qū)Ｂ毼拿厝藛T負責。門和單位的文秘機構(gòu)或?qū)Ｂ毼拿厝藛T負責。 印章必須由印章保管單位指定專人（鑒印員）進印章必須由印章保管單位指定專人（鑒印員）進 行管理，必須在保險柜內(nèi)存放。行管理，必須在保險柜內(nèi)存放。 印章原則上不允許離開保管地

11、點。印章原則上不允許離開保管地點。 集團公司印章的種類和級別集團公司印章的種類和級別 集團公司印章分為集團公司印章分為3 3個級別：個級別： 一級印章：一級印章： 集團公司黨組、集團公司、集團公司合同專用集團公司黨組、集團公司、集團公司合同專用 章、集團公司鋼印，股份有限公司、股份有限章、集團公司鋼印，股份有限公司、股份有限 公司合同專用章、股份有限公司鋼印公司合同專用章、股份有限公司鋼印 二級印章：二級印章： 黨組紀檢組、直屬黨委、直屬紀委、集團公司黨組紀檢組、直屬黨委、直屬紀委、集團公司 部門、股份公司部門、工會、共青團部門、股份公司部門、工會、共青團 三級印章：三級印章： 集團公司業(yè)務專

12、用印章（不含合同專用章）。集團公司業(yè)務專用印章（不含合同專用章）。 用印審批權限用印審批權限 （一）集團公司黨組印章，批準人為集團公司黨組書記、副書（一）集團公司黨組印章，批準人為集團公司黨組書記、副書 記。記。 （二）使用集團公司、股份有限公司印章，用印內(nèi)容涉及集團（二）使用集團公司、股份有限公司印章，用印內(nèi)容涉及集團 公司、股份有限公司重要權利義務和其它重大事項的，批準人為公司、股份有限公司重要權利義務和其它重大事項的，批準人為 相關總經(jīng)理、副總經(jīng)理；用印內(nèi)容限于日常事務性事項的，批準相關總經(jīng)理、副總經(jīng)理；用印內(nèi)容限于日常事務性事項的，批準 人為集團公司相關部門負責人。人為集團公司相關部門

13、負責人。 （三）以集團公司或股份有限公司名義簽訂合同、協(xié)議書，原（三）以集團公司或股份有限公司名義簽訂合同、協(xié)議書，原 則應使用合同專用章，批準人為相關總經(jīng)理、副總經(jīng)理以及依合則應使用合同專用章，批準人為相關總經(jīng)理、副總經(jīng)理以及依合 同管理權限規(guī)定的相關負責人。同管理權限規(guī)定的相關負責人。 （四）使用集團公司黨組紀檢組、直屬黨委、集團工會、直屬（四）使用集團公司黨組紀檢組、直屬黨委、集團工會、直屬 紀委、直屬團委等印章，批準人為相關組織的負責人紀委、直屬團委等印章，批準人為相關組織的負責人 （五）使用集團公司部門印章，批準人為本部門負責人。（五）使用集團公司部門印章，批準人為本部門負責人。 （

14、六）使用集團公司業(yè)務專用印章（不含合同專用章），批準（六）使用集團公司業(yè)務專用印章（不含合同專用章），批準 人為相關部門負責人或其委托人。人為相關部門負責人或其委托人。 用印審批單用印審批單 不予用印的情況不予用印的情況 （一）用印名義與所要求使用印章的名稱不一（一）用印名義與所要求使用印章的名稱不一 致的；致的； （二）雖有（二）雖有用印審批單用印審批單或其它批件，但批或其它批件，但批 準權限不當?shù)模粶蕶嘞薏划數(shù)模?（三）用印件內(nèi)容有錯誤，格式不規(guī)范，文字（三）用印件內(nèi)容有錯誤，格式不規(guī)范，文字 不通順或有錯別字，字體潦草或有涂改的；不通順或有錯別字，字體潦草或有涂改的； （四）經(jīng)辦人無特殊

15、理由，不允許鑒印員審核（四）經(jīng)辦人無特殊理由，不允許鑒印員審核 用印件內(nèi)容的；用印件內(nèi)容的； （五）其它情況不宜用印的。（五）其它情況不宜用印的。 公文處理基礎知識公文處理基礎知識 保守機密保守機密 慎之又慎慎之又慎 保密觀念保密觀念 處理公文、日常工作及社會交往中應處理公文、日常工作及社會交往中應樹立強烈的樹立強烈的 保密觀念保密觀念。 中華人民共和國保守國家秘密法中華人民共和國保守國家秘密法 中共中央保密委員會辦公室、國家保密局關于中共中央保密委員會辦公室、國家保密局關于 國家秘密載體保密管理的規(guī)定國家秘密載體保密管理的規(guī)定 中國電信集團保密工作管理辦法（暫行）中國電信集團保密工作管理辦法

16、（暫行） （中國電信（中國電信20022002552552號），共號），共1111章章4040條。條。 中國電信集團管理國家和企業(yè)秘密載體的規(guī)定中國電信集團管理國家和企業(yè)秘密載體的規(guī)定 （暫行）（暫行）（中國電信（中國電信20022002552552號），共號），共8 8章章 4040條。條。 秘密的定義秘密的定義 秘密分為兩類：秘密分為兩類：國家秘密國家秘密、企業(yè)商業(yè)秘密企業(yè)商業(yè)秘密。 國家秘密國家秘密是關系國家安全和利益，依照法定程序是關系國家安全和利益，依照法定程序 確定，在一定時間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的確定，在一定時間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的 事項。事項。 企業(yè)商業(yè)秘密企業(yè)商業(yè)秘

17、密是指不為公眾所知悉、能為權利人是指不為公眾所知悉、能為權利人 帶來經(jīng)濟利益、具有實用性并經(jīng)權利人采取保密帶來經(jīng)濟利益、具有實用性并經(jīng)權利人采取保密 措施的技術信息和經(jīng)營信息。措施的技術信息和經(jīng)營信息。 同時涉及國家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密的事項，按國同時涉及國家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密的事項，按國 家秘密處理。家秘密處理。 員工在起草公文、資料時，凡涉及秘密內(nèi)容的均應依照相 關規(guī)定，準確表明密級和制作數(shù)量，規(guī)定發(fā)放范圍和保存 期限等。凡涉及國家秘密內(nèi)容的公文，一律不得在辦公自 動化網(wǎng)上運轉(zhuǎn)。 調(diào)閱和復制密級文件，必須履行相應審批手續(xù)。 復制的密級文件，按原件密級管理。 密級文件的傳遞必須由機要人員通過機

18、要渠道進行，不得 通過普通郵政渠道進行傳遞。 禁止將密級文件攜帶出境。 密級密級和和范圍范圍 國家秘密分三級：國家秘密分三級：“絕密絕密”、“機密機密”、“秘秘 密密”。 集團涉及國家秘密的范圍：集團涉及國家秘密的范圍： 絕密級事項絕密級事項4 4項；項； 機密級事項機密級事項1010項；項； 秘密級事項秘密級事項1111項。項。 集團企業(yè)商業(yè)秘密分兩級：集團企業(yè)商業(yè)秘密分兩級：“企業(yè)機密企業(yè)機密”、“企企 業(yè)秘密業(yè)秘密” ” （“企業(yè)機密企業(yè)機密”比照國家比照國家“機密機密”管理，管理，“企業(yè)秘企業(yè)秘 密密”比照國家比照國家“秘密秘密”管理）管理）。 企業(yè)機密級事項企業(yè)機密級事項7 7項；項

19、； 企業(yè)秘密級事項企業(yè)秘密級事項1212項。項。 秘密載體的定義秘密載體的定義 國家和企業(yè)秘密載體（以下簡稱秘密國家和企業(yè)秘密載體（以下簡稱秘密 載體），是指以文字、數(shù)據(jù)、符號、圖形、載體），是指以文字、數(shù)據(jù)、符號、圖形、 圖像、聲音等方式記載的國家和企業(yè)秘密圖像、聲音等方式記載的國家和企業(yè)秘密 信息的紙介質(zhì)、磁介質(zhì)、光盤等各類物品。信息的紙介質(zhì)、磁介質(zhì)、光盤等各類物品。 磁介質(zhì)載體包括計算機硬盤、軟盤和錄音磁介質(zhì)載體包括計算機硬盤、軟盤和錄音 帶、錄像帶等。帶、錄像帶等。 企業(yè)員工的保密責任企業(yè)員工的保密責任 集團全體員工均有保守國家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密的義務，必集團全體員工均有保守國家秘密和

20、企業(yè)商業(yè)秘密的義務，必 須自覺樹立保密意識，增強保密觀念，嚴格遵守保密法規(guī)和制度，須自覺樹立保密意識，增強保密觀念，嚴格遵守保密法規(guī)和制度， 主動接受監(jiān)督和檢查。主動接受監(jiān)督和檢查。 集團全體員工必須做到：集團全體員工必須做到： （一）不該說的國家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密，絕對不說；（一）不該說的國家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密，絕對不說； （二）不該問的國家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密，絕對不問；（二）不該問的國家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密，絕對不問； （三）不該看的國家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密，絕對不看；（三）不該看的國家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密，絕對不看； （四）不該記錄的國家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密，絕對不記錄；（四）不該記錄的國家秘密

21、和企業(yè)商業(yè)秘密，絕對不記錄； （五）不在非保密本上記錄國家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密；（五）不在非保密本上記錄國家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密； （六）不在任何場合、不以任何方式泄露國家秘密和企業(yè)商（六）不在任何場合、不以任何方式泄露國家秘密和企業(yè)商 業(yè)秘密；業(yè)秘密； （七）攜帶涉及國家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密的文件（含資料和（七）攜帶涉及國家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密的文件（含資料和 其它物品，下同）外出時，不違反保密規(guī)定。其它物品，下同）外出時，不違反保密規(guī)定。 保密獎懲保密獎懲 對于嚴格保守國家秘密、企業(yè)商業(yè)秘密對于嚴格保守國家秘密、企業(yè)商業(yè)秘密 有突出成績的集體和個人，可根據(jù)實際情況予有突出成績的集體和個人，可根據(jù)實

22、際情況予 以獎勵。以獎勵。 集團員工凡泄露國家秘密和企業(yè)商業(yè)秘集團員工凡泄露國家秘密和企業(yè)商業(yè)秘 密、丟失密級文件的，視其情節(jié)和后果，按照密、丟失密級文件的，視其情節(jié)和后果，按照 國家和集團有關規(guī)定給予行政處分、經(jīng)濟處罰，國家和集團有關規(guī)定給予行政處分、經(jīng)濟處罰， 直至追究法律責任。直至追究法律責任。 若發(fā)生泄密事件應及時向主管領導和本若發(fā)生泄密事件應及時向主管領導和本 單位保密委員會（小組）匯報，并積極采取補單位保密委員會（小組）匯報，并積極采取補 救措施，將損害降低到最低水平。救措施，將損害降低到最低水平。 常用公文寫作知識常用公文寫作知識 檔案知識檔案知識 檔案的概念檔案的概念 檔案檔案

23、是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組 織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技 術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社 會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同 形式的歷史記錄形式的歷史記錄。 電信企業(yè)檔案電信企業(yè)檔案，是指電信企業(yè)在建立發(fā)展、，是指電信企業(yè)在建立發(fā)展、 生產(chǎn)經(jīng)營和管理等活動中，形成的對國家、對生產(chǎn)經(jīng)營和管理等活動中，形成的對國家、對 社會和本企業(yè)具有保存價值的，各種形式載體社會和本企業(yè)具有保存價值的，各種形式載體 的歷史記錄。的

24、歷史記錄。 檔案的劃分檔案的劃分 按按種類種類劃分：劃分： 1、歷史檔案、歷史檔案（解放以前產(chǎn)生的）。（解放以前產(chǎn)生的）。 2、現(xiàn)形檔案、現(xiàn)形檔案（解放以后產(chǎn)生的）。（解放以后產(chǎn)生的）。 按按門類門類劃分：劃分： 1、文書檔案、文書檔案（員工在公務中承辦的文件，經(jīng)過加工整理的檔案）。（員工在公務中承辦的文件，經(jīng)過加工整理的檔案）。 2、科技檔案、科技檔案（科研、基建、產(chǎn)品、設備）。（科研、基建、產(chǎn)品、設備）。 3、會計檔案、會計檔案（憑證、帳簿、報表及相關的材料）。（憑證、帳簿、報表及相關的材料）。 4、員工檔案、員工檔案（管理人員、生產(chǎn)人員，退、離休人員和死亡人員檔案）。（管理人員、生產(chǎn)人員，退、離休人員和死亡人員檔案）。 按按載體載體劃分：劃分： 1、紙質(zhì)檔案。、紙質(zhì)檔案。 2、電子文本、電子文本（光盤、磁帶）。（光盤、磁帶）。 3、聲像檔案、聲像檔案（照片、錄音、錄像帶）。（照片、錄音、錄像帶）。 4、實物檔案、實物