財(cái)經(jīng)文員崗位實(shí)訓(xùn)實(shí)訓(xùn)2商務(wù)旅行

1、財(cái)經(jīng)文員崗位實(shí)訓(xùn) 實(shí)訓(xùn)2 商務(wù)旅行 制定商務(wù)旅行計(jì)劃制定商務(wù)旅行計(jì)劃 1 安排商務(wù)旅行安排商務(wù)旅行 2 掌握對公司發(fā)展有益的信息，尋找更好的營銷伙伴，使企 業(yè)在國際市場上保持不斷進(jìn)取的地位，是上司的商業(yè)性旅 行中一項(xiàng)極為重要的工作，秘書要為上司的商務(wù)旅行提供 一流的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，除為上司篩選相關(guān)住處資料及做好其他 準(zhǔn)備工作外，很重要的一項(xiàng)工作就是制定一份合理的旅行 行程、工作計(jì)劃表，使上司在有限的時間內(nèi)，有條不紊地 高效率的完成預(yù)定任務(wù)。 制定商務(wù)旅行計(jì)劃制定商務(wù)旅行計(jì)劃 1 地點(diǎn)日期 交通 工具 備注 文件 時 間 商務(wù)旅行表的內(nèi)容商務(wù)旅行表的內(nèi)容 1日期： 指某月、某日、星期幾。 2時間： 一

2、是指旅行出發(fā)、返回時間，包括因商務(wù)活動需要到兩 個或兩個以上的國家或地區(qū)的抵離時間和中轉(zhuǎn)時間； 二是指旅行過程中各項(xiàng)活動或工作時間； 三是指旅行期間就餐、休息的時間。 3地點(diǎn)： 一是指旅行抵達(dá)的目的地（包括中轉(zhuǎn)的地點(diǎn)），目的地 的名稱既可以詳寫，即哪個國家、哪個地區(qū)、哪個公司， 也可以略寫，即直接寫到達(dá)的公司名稱； 二是指旅行過程中開展的各項(xiàng)活動或工作的地點(diǎn)； 三是指食宿地點(diǎn)。 4交通工具： 一是指出發(fā)、返回的交通工具； 二是指商務(wù)活動使用的交通工具。 5具體事項(xiàng)： 一是指商務(wù)活動內(nèi)容，如訪問、洽談、會議、宴請、娛 樂活動等； 二是指私人事務(wù)活動。 6備注： 記載提醒經(jīng)理注意的事項(xiàng)，諸如抵達(dá)目

3、的地需要中轉(zhuǎn)、中 轉(zhuǎn)站的名稱，休息時間，飛機(jī)起飛的時間，或需要中轉(zhuǎn)時 轉(zhuǎn)機(jī)機(jī)場的名稱、時間，或某國家為旅客提供了特殊服務(wù) 等，或展開活動時，就餐時要注意攜帶哪些有關(guān)文件契約， 應(yīng)該遵守對方民族習(xí)慣的注意事項(xiàng)等。 旅行行程工作表的編制注意事項(xiàng) 1要明確上司旅行的意圖，目的地，旅行時間， 到達(dá)目的地后商務(wù)活動計(jì)劃； 2了解上司對交通工具及食宿的要求，熟悉 公司對出差的有關(guān)規(guī)定； 3向公司所在國家的有關(guān)服務(wù)機(jī)構(gòu)或向旅行目 的地享有聲譽(yù)的旅游機(jī)構(gòu)索取有關(guān)資料，了解當(dāng)?shù)?的乃至其全國各交通（航空、航海、鐵路、公路） 工具運(yùn)行情況，旅行路線，旅館環(huán)境情況，目的地 的貨幣，外匯管理規(guī)則，經(jīng)商特點(diǎn)及有關(guān)護(hù)照、

4、簽 證、健康規(guī)定等常識，需要中轉(zhuǎn)時，盡量選擇銜接 時間在2小時-4小時的班機(jī)，將因中轉(zhuǎn)而導(dǎo)致的時 間浪費(fèi)情況減少到最低限度； 旅行行程工作表的編制注意事項(xiàng) 4.制定行程計(jì)劃時，若能直接利用定期航班的航 線來設(shè)計(jì)旅行路線則盡量做到； 5.編排計(jì)劃時，在時間一欄中必須考慮時差 的變化，買機(jī)票（車票、船票）時也要注意時差； 6.擬定幾個旅行方案，與上司共同討論，最 后選定最佳方案。 7.旅行行程工作計(jì)劃表制作要清楚離開和到達(dá) 的時間都應(yīng)以當(dāng)?shù)貢r間為準(zhǔn)，秘書應(yīng)熟悉國際時 間計(jì)算的方法。 案例 v總經(jīng)理辦公室： v李總：小王，我計(jì)劃下周 去合肥出差一趟，實(shí)地考 察一下公司在那里設(shè)分部 的可能性。你先草擬

5、一份 我這次商務(wù)旅行計(jì)劃，有 些細(xì)節(jié)需要具體和對方落 實(shí)后再定。喏，你沒有這 方面經(jīng)驗(yàn)，這里是一份旅 行計(jì)劃表供你參考。 旅行計(jì)劃（李恒壽 總經(jīng)理） 相關(guān)知識 v（一）上司出差時，秘 書應(yīng)準(zhǔn)備些什么？ v1，旅行計(jì)劃； v2，搜集相關(guān)商務(wù)洽談 資料； v3，旅館信息； v4，旅行用品； v5，差旅費(fèi)； v6，行李準(zhǔn)備。 v（二）旅行計(jì)劃（日程表）具體要求是什么？ v1，復(fù)印三份： 上司；上司家屬；辦公室存檔； v2，時間不可太緊，應(yīng)留有余地； v3，了解目的地相關(guān)情況：氣候；交通等。 v4，如有可能，應(yīng)多準(zhǔn)備幾份旅行計(jì)劃，供上 司參考。 v總經(jīng)理辦公室： v李總：小王，這次出差去合 肥比較滿意

6、，你擬的旅行計(jì) 劃較為實(shí)用，給我省了不少 時間，值得表揚(yáng)。接下來公 司可能就要決定在合肥設(shè)分 部了，但國內(nèi)市場不能滿足 公司的發(fā)展要求，要再考察 國外市場，我下周要去法國 一趟，你先草擬一份出國旅 行計(jì)劃，并做好相應(yīng)準(zhǔn)備。 這里是上次我出差赴美的日 程表，你參考一下。 旅行計(jì)劃（李恒壽 總經(jīng)理） v王俐看了一下，覺得草擬一 份并不難，只是這出國準(zhǔn)備 些什么，需要辦哪些手續(xù)， 卻是個大問題，自己一無所 知，得找其他有經(jīng)驗(yàn)的人問 問，她想到了人事部的趙經(jīng) 理，他以前可是董事長的秘 書，這不，做得好，提拔了 不是？ v人事部辦公室： v趙經(jīng)理：王俐，你還是挺 好學(xué)的，那好，我就跟你 說說，具體如何做

7、，你還 得親自去辦才會知道其中 的竅門的 v王俐：謝謝，我會認(rèn)真記 下來的。 v趙：這第一步是要了解出國商務(wù)旅行的手續(xù)： v1，撰寫出國申請：事由；路線（所在國名）； 日程安排；人數(shù)；附相關(guān)說明。 v2，辦理護(hù)照：攜相關(guān)證件和照片去公安機(jī)關(guān) 或相關(guān)機(jī)構(gòu)；填寫有關(guān)卡片和申請表；仔細(xì)檢 查護(hù)照并簽字。 v3，辦理簽證：因公出國可不簽證，但因私需 簽證（李總需辦簽證么？辦）；交護(hù)照并填簽 證表；檢查簽證；辦理國際預(yù)防接種證書 （黃皮書，憑護(hù)照和簽證到當(dāng)?shù)匦l(wèi)生檢疫部門 進(jìn)行衛(wèi)生檢疫和預(yù)防接種后領(lǐng)取黃皮書，仔細(xì) 檢查一遍） v4，辦理出境登記卡：憑護(hù)照、戶口簿、居民身份 證辦理。 v5，訂購機(jī)票：需出示

8、護(hù)照并仔細(xì)查對機(jī)票。 v6，辦理保險(xiǎn)：通過代理人直接由保險(xiǎn)公司安排。 v7，出行前準(zhǔn)備：編制旅行方案；了解外匯信息， 辦理兌換；隨身物品；相關(guān)文件；相關(guān)證件；了解 所去國背景資料。 v8，出入境：邊防檢查；海關(guān)檢查；安全檢查； 健康檢查。 v王俐：趙經(jīng)理，真的太 高興了，知道了這么多 出國的知識，只是還有 幾個問題： v什么是護(hù)照？ v什么是簽證？ v什么叫“黃皮書”？ v時差如何計(jì)算呢？ v趙經(jīng)理： v護(hù)照：某國公民出入本國國 境和在國外旅行或居留時， 由本國發(fā)給的一種證明公民 國籍和身份的合法證件。我 國的分為：外交護(hù)照、公務(wù) 護(hù)照、普通護(hù)照三種。普通 護(hù)照又可分為因公的和因私 的兩種。

9、v簽證：一個主權(quán)國家在 本國或外國公民所持的 護(hù)照或其他旅行證件上 的簽注、蓋印，以表示 允許其出入本國國境或 者經(jīng)過國境的證明。若 把護(hù)照看成是身份證， 簽證就是出入證。我國 的簽證一般在護(hù)照上。 v小王，你看一 下，這就是去 年發(fā)生的被打 的中國公民趙 燕的簽證。 v這就是人們常說的綠卡： v黃皮書的英文為： vInternational ertificate Of Vaccination v它是國際衛(wèi)生組織為了 保障出入國境人員的人 身健康，防止某些疾病 傳染流行所要求的證明。 v時差：國際規(guī)定以英國格林威治時間（GMT） 為標(biāo)準(zhǔn)時間。地球的兩個半球分為東八區(qū)和 西八區(qū)，東八區(qū)時間比GMT早，西八區(qū)比 GMT晚。對于出國人員來說，調(diào)整時差必不 可少。通常計(jì)算是以經(jīng)線劃分，即格林威治 以東，每15度加1小時，以西，每15度減1小 時。 任務(wù)6.1 制定商務(wù)旅行計(jì)劃 目的 能夠根據(jù)商務(wù)旅行的需要，制定商務(wù)旅行計(jì)劃。 內(nèi)容 制定商務(wù)旅行計(jì)劃：一年一度的商品展銷會將在浙江 杭州舉行，張經(jīng)理希望通過觀摩展銷會了解行業(yè)發(fā)展新動 向，并借此機(jī)會與對口公司洽談研發(fā)新產(chǎn)品的有關(guān)合作事 項(xiàng)。 于是對初薇說：