日常事務(wù)工作流程(行政和財(cái)務(wù)類(lèi))

1、日常事務(wù)工作指引一、 辦公用品領(lǐng)用1、 領(lǐng)用人根據(jù)有關(guān)辦公用品清單及實(shí)際需要，向前臺(tái)提出申請(qǐng)，由行政助理統(tǒng)一領(lǐng)取并簽字登記。2、 辦公用品采購(gòu)原則上由各部門(mén)主管向行政辦提出申請(qǐng)，由行政助理統(tǒng)一匯總后集中采購(gòu)，特殊物品的采購(gòu)可由行政辦指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)購(gòu)買(mǎi)。3、 行政辦對(duì)各部門(mén)的辦公用品每月統(tǒng)計(jì)一次，如某部門(mén)超出預(yù)計(jì)，行政辦可暫停向該部門(mén)發(fā)放辦公用品，并責(zé)成該部門(mén)主管加強(qiáng)本部門(mén)的辦公物品的管理。4、 員工離職時(shí)，應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)辦公用品并交還到行政辦，填寫(xiě)交接清單后簽字確認(rèn)；行政助理及時(shí)將退還的辦公物品登記入庫(kù)。5、 公司辦公用品原則上每月 1 日、 15 日發(fā)放 2 次，其余時(shí)間如急需領(lǐng)取的須上報(bào)給辦公室

2、主任簽字確認(rèn)。二、 傳真、文件、信件、快遞物品的收發(fā)1、 公司與外界聯(lián)系需對(duì)方發(fā)送傳真時(shí)，盡量要求對(duì)方注明本公司具體收件人，以便行政前臺(tái)及時(shí)分發(fā)到位。2、 行政前臺(tái)收到傳真后，在傳真接收臺(tái)帳上登記，并負(fù)責(zé)通知收件人及時(shí)領(lǐng)取及簽字確認(rèn)。3、 公司所有文件、物品的收發(fā)管理工作均由行政前臺(tái)統(tǒng)一負(fù)責(zé)處理。收發(fā)業(yè)務(wù)范圍包括：文件、郵件、報(bào)刊、掛號(hào)、電報(bào)的發(fā)送、登記，以及物品、特殊文件資料的快遞等。4、 收發(fā)人員須根據(jù)相關(guān)文件資料填寫(xiě)收件登記簿、發(fā)文登記。三、 名片管理1、 名片格式統(tǒng)一化，由行政辦依據(jù)協(xié)會(huì)形象規(guī)劃并聯(lián)系印刷業(yè)務(wù)，具體操作可由行政辦指定某部門(mén)負(fù)責(zé)。2、 印制名片申請(qǐng)者須經(jīng)部門(mén)主管簽字后交由

3、行政辦指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)印制，名片印制完成后，行政助理須及時(shí)發(fā)放到位。3、 名片印制前需確認(rèn)名片職務(wù)、職稱(chēng)、部門(mén)是否相符，姓名、聯(lián)系辦法等需確認(rèn)無(wú)誤。4、 各部門(mén)須建立其相關(guān)的名片冊(cè)，以便本部門(mén)和協(xié)會(huì)的業(yè)務(wù)共享資源。四、 公司物品申購(gòu)流程1 各部門(mén)根據(jù)各自工作的實(shí)際情況業(yè)務(wù)需求，提出切實(shí)可行的申請(qǐng)要求 （須填寫(xiě)物品申購(gòu)單， 內(nèi)容具體翔實(shí)、 理由充分） ，經(jīng)部門(mén)主管簽字確認(rèn)后，上報(bào)到行政辦審核并由總經(jīng)理審批。2 行政辦根據(jù)各部門(mén)現(xiàn)有的設(shè)備資產(chǎn)情況對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行核實(shí)，并提出解決建議和意見(jiàn)（調(diào)撥或購(gòu)買(mǎi)）。3 物品采購(gòu)原則上由行政辦統(tǒng)一申請(qǐng)費(fèi)用、組織購(gòu)買(mǎi)，也可指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)購(gòu)買(mǎi)。購(gòu)買(mǎi)過(guò)程遵循“價(jià)廉物美”的原則，注

4、意設(shè)備的性能價(jià)格比，要求貨比三家、厲行節(jié)約。設(shè)備采購(gòu)結(jié)束后統(tǒng)一由行政辦和該購(gòu)買(mǎi)部門(mén)組織驗(yàn)收核查，行政助理及時(shí)進(jìn)行登記入庫(kù)后，再由使用部門(mén)登記領(lǐng)用，責(zé)任到人。4 辦公設(shè)備的維修須先上報(bào)到行政辦（需申請(qǐng)維修經(jīng)費(fèi)的須填寫(xiě)維修申請(qǐng)單），經(jīng)專(zhuān)業(yè)人員認(rèn)定故障后，由行政辦審核并指定專(zhuān)人（或?qū)I(yè)維修公司）負(fù)責(zé)維修。個(gè)人不得私自維修，否則相關(guān)維修費(fèi)用不予報(bào)銷(xiāo)。五、 合同管理及合同費(fèi)用的支付流程1、 合同涉及相關(guān)費(fèi)用的支出，須提前向財(cái)務(wù)部和行政辦備案，所有合同須由總經(jīng)理簽字方可生效，否則財(cái)務(wù)部可以拒絕支付合同的相關(guān)費(fèi)用。2、 經(jīng)辦人根據(jù)有效合同可向財(cái)務(wù)部申請(qǐng)相關(guān)費(fèi)用支出（財(cái)務(wù)部須保留合同復(fù)印件）。3、 合同原件必

5、須在行政辦進(jìn)行存檔，行政助理根據(jù)合同性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)并建檔，以備日后查閱。六、 費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程1、 經(jīng)辦人報(bào)銷(xiāo)相關(guān)費(fèi)用原則上須提供經(jīng)審批的物品申購(gòu)表或者有效合同復(fù)印件，否則財(cái)務(wù)部有權(quán)拒絕該費(fèi)用的報(bào)銷(xiāo)。2、 報(bào)銷(xiāo)流程：經(jīng)辦人部門(mén)主管簽字行政辦審核（僅限行政類(lèi)） 財(cái)務(wù)部審核領(lǐng)導(dǎo)簽字財(cái)務(wù)部出納報(bào)銷(xiāo)。3、 對(duì)原始票據(jù)的要求：所有票據(jù)：必須是合法的正式發(fā)票。特殊情況：收據(jù)（財(cái)政票據(jù)除外）及白條必須有總經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)于相應(yīng)票據(jù)注明簽字方予報(bào)銷(xiāo)。撕票：當(dāng)事人必須于票面注明車(chē)號(hào)車(chē)牌、 起止時(shí)間和地點(diǎn)（市內(nèi)短途除外），并經(jīng)總經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)核準(zhǔn)簽字后方予報(bào)銷(xiāo)。罰款單據(jù)：公務(wù)中因個(gè)人原因違章的罰款單據(jù)不予報(bào)銷(xiāo)。4、 發(fā)生

6、的住宿、采購(gòu)物料等費(fèi)用必須注明金口公司名稱(chēng)，如發(fā)生填報(bào)有誤，因此造成公司損失當(dāng)事人需承擔(dān)50% 的責(zé)任。5、 原始票據(jù)的粘貼：交通票據(jù)等小票據(jù)的粘貼范圍以粘貼單大小為界，須緊靠粘貼單頂界和右界從右往左橫向粘貼，覆蓋粘貼的相鄰票據(jù)間須留出一定間隔距離，票據(jù)較多時(shí)，可分行粘貼，不得豎向粘貼。6、 原始票據(jù)必須按交通票據(jù)、住宿票、招待票、通信票等不同類(lèi)別和不同金額，分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行粘貼，不能混合粘貼。7、 除交通票據(jù)外的其他票據(jù)，報(bào)銷(xiāo)人須在每張票據(jù)正面空白處注明票據(jù)金額開(kāi)支的用途并簽名。8、 不符合上述規(guī)定要求的報(bào)銷(xiāo)單據(jù)，財(cái)務(wù)部有權(quán)退回，要求報(bào)銷(xiāo)人重新整理。9、 費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)后， 由財(cái)務(wù)部記入相關(guān)費(fèi)用明細(xì)科目，按月上報(bào)總經(jīng)理和董事長(zhǎng)審核。附：費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程圖費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程圖經(jīng)辦人填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)單（按照財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)制度填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)單及粘貼單據(jù)）所有報(bào)銷(xiāo)單需有部門(mén)主管簽字認(rèn)可并且應(yīng)有證明人退經(jīng)辦人財(cái)務(wù)部專(zhuān)員（出納）進(jìn)行初審（按財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)制度審核）業(yè)務(wù)類(lèi)費(fèi)用行政類(lèi)費(fèi)用審核不通過(guò)審核通過(guò)審核通過(guò)費(fèi)用超標(biāo)準(zhǔn)單據(jù)不合法或制度沒(méi)涉及到的或填寫(xiě)不正確的行政部審核審核不通過(guò)審核通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)簽字審核不通過(guò)備注：審核通過(guò)1、 未涉及到的或與財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)制度有關(guān)條款相抵觸的，按財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)制度執(zhí)行。財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)總監(jiān)審核出納支付費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程圖經(jīng)辦人填寫(xiě)報(bào)