公司檔案室檔案調閱制度

1、公司檔案室檔案調閱制度為了進一步加強公司檔案管理，規(guī)范檔案調閱程序，特制定本制度。第一條 檔案資料屬于公司內部限級文件，未經(jīng)許可不得外借、外傳。第二條 凡需調閱（包括借閱、查閱）檔案者，均須填寫檔案調閱單，依據(jù)調閱權限和檔案密級，經(jīng)各級領導簽批后方能憑單調閱檔案。第三條 簽批程序：1、本公司人員調閱營業(yè)執(zhí)照、企業(yè)機構代碼證等文件、證書檔案，必須由綜合辦公室負責人簽批；調閱財務檔案必須經(jīng)計劃財務部負責人同意后由總經(jīng)理簽批；調閱人事檔案必須經(jīng)人力資源部負責人同意后由黨支部書記簽批；調閱業(yè)務檔案必須經(jīng)業(yè)務部門負責人同意后由業(yè)務副總簽批；調閱部門保管的其他檔案、文件材料，須經(jīng)部門負責人簽批。2、居民或

2、業(yè)主只能在國家規(guī)定的查閱范圍內查閱本人權屬房屋的基本信息資料，且必須出示本人身份證、戶口簿、使用權證或產(chǎn)權證原件，由檔案室負責人簽批后方可查閱。3、外單位人員、律師、以及公檢法等政府部門調閱檔案，必須經(jīng)主管部門負責人同意，由總經(jīng)理室批準后方可調閱。4、動遷單位調閱檔案，必須出具單位介紹信、本人有效證件原件，經(jīng)檔案室負責人簽批后方可調閱。第四條 案卷一般僅供在檔案室查閱，查閱檔案人員必須愛護檔案，不得涂改、損壞、私自抄錄、復印、圈點、批注等。第五條 摘抄檔案內容，須經(jīng)檔案室負責人同意，并在檔案室人員在場的情況下，在檔案室摘抄，摘抄完畢，檔案室人員應在檔案調閱單中注明摘抄主要內容。如需復印檔案資料

3、，須經(jīng)檔案室負責人同意，由檔案室人員復印后交給查閱人，檔案室人員應在檔案調閱單中注明復印內容。第六條 借閱檔案應嚴格履行手續(xù)，辦理借閱登記、簽收手續(xù)，當面點交清楚，原則上外單位不得借閱檔案，如有特殊情況，必須經(jīng)公司總經(jīng)理簽批，同時必須提供借閱單位檔案借閱函、介紹信，同時出具借閱人有效證件原件，供檔案室復印留存。歸還檔案必須嚴格檢查，并在借用登記中予以紀錄。第七條 借閱者要愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應及時報告主管部門負責人，并追究當事人責任。第八條 借閱期限不得超過15天，到期歸還；如需再借，應辦理續(xù)借手續(xù)。第九條 檔案管理人員對調閱檔案及歸還檔案，均應在檔案調閱登記薄上進行登記；對重大或重要項目的查閱，要做好利用效果的反饋工作。 第十條 本規(guī)定作為公司制定的檔案管理辦法的補充規(guī)定，由公司綜合辦公室負責解釋。第十一條 本規(guī)定自2007年5月1日起執(zhí)行。附表：檔案調閱單上海浦東房地產(chǎn)集團物業(yè)管理有限公司二oo七年四月二十九日檔案調閱單單 位部/處調檔人姓名有效證件號調檔事由調檔類型借閱 查閱調檔名稱調閱日期歸還日期部門/管理處負責人簽名分管領導簽名復印/摘抄內容調閱人簽名檔案室負責人簽名檔案調閱單單 位部/處調檔人姓名有效證件號調