行政管理《行政總監(jiān)實用工具箱》大全

1、本文檔可以自由編輯修改，下載后雙擊頁眉頁腳后可刪除，豆丁網(wǎng)友（洪楓）為您奉獻，qq：332985688主頁目錄第一章 行政部組織結構與責權3一、行政部組織結構圖3二、行加班政部職責3三、行政部權力4四、行政總監(jiān)崗位職責5五、行政經(jīng)理崗位職責5第二章 前臺接待管理6一、接待主管崗位職責7二、接待專員崗位職責8三、來訪客人登記表81、公司前臺來訪客人登記表92、前臺接待來訪記錄表9四、前臺接待日志表10五、函件收發(fā)登記表101、信函與快件簽收登記表102、信函與快件寄送登記表10六、前臺接待管理流程11預約客人來訪接待工作流程11七、收發(fā)文件管理流程11第三章 辦公事務管理13一、辦公事務主管崗位

2、職責13二、辦公事務專員崗位職責13三、行政辦公秘書崗位職責14四、辦公用品訂購審批單16五、辦公用品臺賬16六、辦公用品領用表16七、辦公設備登記表16八、辦公文書會簽單171、文件會簽單172、對外行文單17九、印章使用登記表171、印章使用審批表172、印章使用登記表18十、文書檔案借閱審批表18十一、辦公用品管理流程191、辦公用品購買流程192、辦公用品領用程序19十二、辦公設備購買流程201、辦公設備購買審批流程202、辦公設備采購流程201、發(fā)文管理流程212、收文管理流程213、檔案歸檔流程224、借閱歸還流程235、檔案銷毀流程23十四、公司印章管理流程241、印章制刻申請流

3、程242印章使用流程24第四章 行政人事管理25一、行政主管崗位職責25二、行政人事管理專員職責26三、費用報銷標準27五、年度考勤匯總表27六、員工請假申請單27七、員工加班申請表28八、員工出差申請表28九、差旅費報銷清單28十、會議記錄表291、公司會議記錄表一292、公司會議記錄表二29十一、提案管理記錄表29十二、員工提案評定表30十三、員工獎懲記錄表30十四、員工違紀處理表30十六、出差管理流程32十七、提案管理流程33十八、會議工作評估表33第五章 安全保密管理34第一章 行政部組織結構與責權一、行政部組織結構圖二、行加班政部職責職責1根據(jù)領導意圖和公司發(fā)展戰(zhàn)略，福州起草重要文稿

4、，牽頭或協(xié)助公司的規(guī)劃研究。職責3公司會議組織、記錄和記錄歸檔工作。職責4員工考勤、出勤統(tǒng)計、報表、分析等人事管理工作。職責5負責前臺接待、客人來訪登記迎送等招待工作。職責6福州公司日常安全保衛(wèi)及消防管理工作。職責7負責公司車輛調(diào)動管理工作。職責8負責公司總務后勤管理工作。職責9負責公司對外宣傳、公共工作。職責10牽頭組織危機管理委員會，制定危機處理預案。職責11完成公司高層臨時交辦的工作。職責2負責全公司資料、信息管理以及宣傳報道等日常行政事務管理工作。三、行政部權力職責1根據(jù)公司總體戰(zhàn)略規(guī)劃，對公司經(jīng)營計劃有建議權。職責3依照制度，按規(guī)定程序，實施對其他部門處罰的建議權。職責4依照制度，對

5、公司員工違反行政制度讀處罰建議權。職責5依照制度，對公司行政資源（包括車輛、辦公設備等）合理調(diào)動的權力。職責6部門內(nèi)員工聘任、解聘的建議權職責2依照制度，對行政稽查中發(fā)現(xiàn)的問題實施處理的權利。四、行政總監(jiān)崗位職責職責1審查核準辦公、行政、總務、安全保衛(wèi)、公共等行政管理相關規(guī)章制度。職責3根據(jù)企業(yè)階段性目標和年度計劃，制度所屬部門的年度目標、計劃和措施。職責4組織行政部自查和智能檢查工作，及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題。職責5負責企業(yè)各系統(tǒng)思想、文化建設，籌劃增強員工凝聚力的宣傳和教育。職責6負責比較重要的對外接待、聯(lián)誼、公關事宜的組織、安排和實施。職責7組織公司有關法律事務的處理工作，指導、監(jiān)督檢查公

6、司保密工作的執(zhí)行情況。職責8負責考核行政部各主管并向總監(jiān)理提請行政部經(jīng)理考核的建議。職責9負責行政部突發(fā)事件的處理及總經(jīng)理臨時交辦的工作。職責2審查核準辦公、行政、總務、安全保衛(wèi)、公關等各主管年度計劃方案。五、行政經(jīng)理崗位職責職責1在行政總監(jiān)領導下，負責管理和監(jiān)管企業(yè)的行政、后勤總務、環(huán)境和保衛(wèi)等工作。職責3負責組織行政季、月度行政后勤、保衛(wèi)工作計劃。職責4本著合理節(jié)約的原則，編制后勤用款計劃，搞好行政后勤預算工作。職責5組織收集各部門的工作動態(tài)，協(xié)助公司領導協(xié)調(diào)各部門之間相關的業(yè)務工作。職責6做好工作重要來賓的接待工作或代表工作與政府對口部門和有關團體、機構聯(lián)絡。職責7負責召集公司辦公會議，

7、檢查督促公司領導布置的各項工作的落實情況。職責8貫徹落實本部崗位責任制和工作標準，加強與有感部門協(xié)作配合。職責9負責召集本部門的有關工作會議。職責10負責組織編寫公司年度大事記。職責11負責行政部突發(fā)事件及公司領導臨時交辦事件的處理。職責2行政管理方針、政策和制度。制定人事管理和辦公、行政管理的有關規(guī)章制度。第二章 前臺接待管理一、接待主管崗位職責職責1制定前臺接待工作年度計劃，報行政不經(jīng)理審批。職責3對前臺接待專員進行有效的培訓和指導，提高其業(yè)務水平和服務素質(zhì)。職責4協(xié)助前臺接待專員做好重要客人的接待工作及重要留言的落實情況。職責5主持前臺班次全面工作，創(chuàng)造和諧的工作氣氛，減少工作環(huán)境中的摩

8、擦。職責6參加行政例會，及時理解員工的思想動態(tài)及困難，及時采取解決措施。職責7受理直接下級上報的合理化建議，并按照公司相關規(guī)定程序處理。職責8與公司各職能部門的協(xié)調(diào)及聯(lián)系，協(xié)助組織公司的文化活動等。職責9正確傳達上級指示，及時對下級工作中的爭議作出裁決。職責10負責向行政經(jīng)理提請對前臺接待專員績效考核的建議并協(xié)助實施考核。職責11負責檢查、監(jiān)督前臺辦公區(qū)域內(nèi)的安全、清潔和消防工作。職責2協(xié)作制定前臺接待處的崗位職責、操作規(guī)程及各項規(guī)章制度，并監(jiān)督執(zhí)行。職責12負責檢查、監(jiān)督前臺辦公區(qū)域內(nèi)的安全、清潔和消防工作。職責13協(xié)助公關事務主管、行政經(jīng)理處理各種社會公關關系。職責14負責前臺接待突發(fā)事件

9、及公司領導臨時交辦事件的處理。二、接待專員崗位職責職責1服從前臺接待主管的領導，按規(guī)定的程序與標準向客人提供一流的接待服務。職責3熟練掌握公司概況，能夠回答客人提出的一般性問題，提供常規(guī)的非保密信息。職責4負責電話、郵件、信函的收轉發(fā)工作，做好工作信息的記錄、整理、建檔。職責5負責公司文件、通知的分發(fā)，做好分發(fā)記錄并保存。職責6配合接待主管完成部分文件的打印、復印、文字工作。職責7負責管理前臺辦公用品及辦公設備的清潔保養(yǎng)。職責8維護前臺區(qū)域內(nèi)的整潔，進行該區(qū)域內(nèi)的報刊雜志、盆景植物的日常維護和保養(yǎng)。職責9執(zhí)行公司考勤制度，負責員工的考勤記錄匯總、外出登記，監(jiān)督員工刷卡。職責10負責員工出差預定

10、機票、火車票、客房等，差旅人員行程及聯(lián)絡登記。職責11對工作中出現(xiàn)的各種問題及時匯報，提出工作改進意見。職責2負責訪客、來賓的登記、接待、引見，對無關人員應阻擋在外貨協(xié)助保安處理。職責12完成領導交辦的其他臨時工作。三、來訪客人登記表1、公司前臺來訪客人登記表 年 月 日 序號姓名所在單位來訪人數(shù)是否預約被訪人事由時間備注姓名部門到達離開12345編制： 審核2、前臺接待來訪記錄表 年 月 日來訪人姓 名來訪人單 位來訪時間接待人接待內(nèi)容簡況處理意見：處理結果：編制： 審核：四、前臺接待日志表日期年 月 日記錄人考勤記錄姓名簽到時間姓名簽到時間收發(fā)記錄接待記錄電話記錄備注編制： 審核：五、函件

11、收發(fā)登記表1、信函與快件簽收登記表日期來件單位編號數(shù)量密（速）級接受部門簽收人（簽字）編制： 填表人：2、信函與快件寄送登記表日期寄送部門編號數(shù)量密（速）級送達單位接收人送寄（簽字）編制；填表人；六、前臺接待管理流程預約客人來訪接待工作流程七、收發(fā)文件管理流程1、信函收發(fā)工作流程第三章 辦公事務管理一、辦公事務主管崗位職責職責1組織擬定辦公事務季、月度發(fā)展計劃，送交部門經(jīng)理審核。職責3負責組織辦公用品的登記、采訪、發(fā)放以及控制辦公成本費用等工作。職責4建立和完善公司固定資產(chǎn)和辦公用品管理制度。職責5負責公司的各種公章證照管理，并負責使用登記和年檢工作。職責6起草、擬定文件、資料、檔案管理制度，

12、并監(jiān)督執(zhí)行情況。職責7搞好與有關部門的協(xié)調(diào)及聯(lián)系。職責8受理直接下級上報的合理化建議，按照程序處理。職責9負責檢查本部門的安全、消防工作。職責10負責辦公事務突發(fā)事件。職責11負責向行政經(jīng)理提請對辦公事務人員績效考核的建議。職責2起草、擬定辦公用品的需求計劃，報直接上級審批。職責12完成公司領導臨時交辦事件的處理。二、辦公事務專員崗位職責職責1協(xié)助部門主管做好各項辦公事務制度草擬工作。職責3負責公司辦公家具設備、辦公用品的采購工作。職責4負責辦公用品的登記、發(fā)放管理。職責5負責制定辦公機具、設備、用品的采購流程。職責6負責監(jiān)督辦公設備的日常使用、維護。職責7負責計算機信息資料管理。職責8負責公

13、司圖書、資料、合同等文檔的管理。職責9提出辦公事務合理化建議，不斷改進工作。職責10對于其他部門不符合行政事務管理規(guī)定的行為進行監(jiān)督、檢查。職責11協(xié)助其他部門做好會議、接待工作。職責2積極落實上級要求的各項任務，提供相關服務。職責12完成領導臨時交辦的其他工作。三、行政辦公秘書崗位職責職責1協(xié)助上級領導與企業(yè)內(nèi)部各部門進聯(lián)絡、溝通與協(xié)調(diào)，做好上傳下達工作。職責3負責企業(yè)內(nèi)、外各種來往文件的核對、頒布和下發(fā)工作。職責4妥善管理傳真機、復印機等辦公設備。職責5嚴守公司機密，妥善保管各類文件。職責6及時完成上級領導交辦的文件、復印工作。職責7起草會議文件，及時完成會議記錄、紀要工作。職責8按照上級

14、領導安排，出席某些會議。職責9陪同公司領導出席重要商務接待及時對外聯(lián)絡工作。職責10協(xié)助公司領導起草各項規(guī)章制度。職責11按照上級領導安排，協(xié)助其他部門一起組織企業(yè)重大活動。職責2負責公司證照、法律、合同文件的管理及變更登記工作。職責12完成領導臨時交辦的其他工作。四、辦公用品訂購審批單部門使用人填表時間序號物品名稱規(guī)格數(shù)量單位特殊要求需求時間訂購原因：部門主管審批意見：行政部門審批意見： 簽字： 年 月 日如果金額超過審批權限請行政總監(jiān)簽批意見： 簽名： 年 月 日五、辦公用品臺賬項目物品名稱編號數(shù)量單價入庫時間備注編制： 填寫人（簽字）：六、辦公用品領用表部門領用人核發(fā)序號物品名稱規(guī)格數(shù)量

15、單位用途單價總價領用人： 主管： 保管員：七、辦公設備登記表 年 月 日設備名稱編號廠名或品牌出廠時間購買時間使用年限規(guī)格顏色附屬設備價格存放地點環(huán)境要求主要用途簡介：管理負責人使用部門責任人八、辦公文書會簽單1、文件會簽單發(fā)文單位發(fā)文文號發(fā)文日期年 月 日時限普通件急件特急件密級普通秘密機密絕密標題會簽順序單位收文時間發(fā)文時間會簽人（簽字）1月日時月日時2月日時月日時3月日時月日時備注 注：會簽文件附在會簽單后。2、對外行文單編號：日期擬稿人職務、姓名行文字號行文標題內(nèi)容簡介經(jīng)濟審核人法律審核人行政部經(jīng)理總 經(jīng) 理備 注九、印章使用登記表1、印章使用審批表編號用章部門蓋章時間公章類別蓋章次數(shù)

16、文件發(fā)文號文件名稱備注用章人（簽章）批準人（簽章）注：請在備注欄中簡要說明蓋章用途。2、印章使用登記表蓋章時間文件名稱發(fā)文號公章類別蓋章次數(shù)使用人批準人備注十、文書檔案借閱審批表編號文書檔案名稱密級起草人起草部門起草日期歸檔日期借閱原因：借閱人（簽字）： 年 月 日行政部意見： 主管（簽字）： 年 月 日批準人意見： 批準人（簽字）： 年 月 日十一、辦公用品管理流程1、辦公用品購買流程2、辦公用品領用程序十二、辦公設備購買流程1、辦公設備購買審批流程2、辦公設備采購流程十三、文書檔案管理流程1、發(fā)文管理流程2、收文管理流程3、檔案歸檔流程4、借閱歸還流程5、檔案銷毀流程十四、公司印章管理流程

17、1、印章制刻申請流程2印章使用流程第四章 行政人事管理一、行政主管崗位職責職責1編制公司行政管理的各項規(guī)章制度并監(jiān)督執(zhí)行。職責3組織辦公行政用品的購買、登記、發(fā)放與管理。職責4組織做好公司的來賓接待或相關外聯(lián)工作。職責5與公司內(nèi)部各部門進行良好的溝通與協(xié)調(diào)，處理好各部門之間關系，確保公司各項運作正常開展。職責6負責公司行政車輛的調(diào)度，協(xié)調(diào)各部門車輛的使用。職責7組織人員對公司行政車輛進行日常的維護與駕駛員的日常管理。職責8組織搜集并整理公司內(nèi)部信息，及時組織編寫公司大事記。職責9組織協(xié)調(diào)公司的后勤工作，包括辦公環(huán)境、員工食堂、員工宿舍等。職責10根據(jù)公司績效管理政策，對本部門人員進行績效考評。

18、職責2負責行政預算、費用管理與統(tǒng)計。二、行政人事管理專員職責職責1負責辦公用品的登記、采購、發(fā)放管理。職責3協(xié)助行政管理嚴格控制各項行政費用支出，確認費用分攤范圍。職責4各部門的考勤工作管理，并對各部門的考勤情況進行匯總統(tǒng)計。職責5收集匯總員工提涉及的人事行政和人力資源工作的問題、意見和建議并及時反饋職責6車輛的使用管理與日常維護與保養(yǎng)。職責7負責員工人事資料的建立、維護和及時更新。職責2負責文件、報刊、雜志等的收發(fā)管理。三、費用報銷標準單位：元職別費用標準總經(jīng)理副總經(jīng)理各部門經(jīng)理及主管一般員工交通費實報實報軟臥實報或者飛機票價的%臥鋪實報每日住宿費實報實報1經(jīng)濟特區(qū)元以內(nèi)2一般地區(qū)元以內(nèi)1經(jīng)

19、濟特區(qū)元以內(nèi)2一般地區(qū)元以內(nèi)每日餐費早餐實報實報1經(jīng)濟特區(qū)元以內(nèi)2一般地區(qū)元以內(nèi)1經(jīng)濟特區(qū)元以內(nèi)2一般地區(qū)元以內(nèi)午餐、晚餐實報實報1經(jīng)濟特區(qū)元以內(nèi)2一般地區(qū)元以內(nèi)1經(jīng)濟特區(qū)元以內(nèi)2一般地區(qū)元以內(nèi)每日雜費實報實報元以內(nèi)元以內(nèi)業(yè)務必要的開支實報實報實報實報四、員工考勤登記表填表日期：姓名所屬部門月 日月 日月 日月 日月 日星期一星期二星期三星期四星期五上班時間下班時間上班時間下班時間上班時間下班時間上班時間下班時間上班時間下班時間五、年度考勤匯總表姓名所屬部門出勤天數(shù)應出勤天數(shù)請假（天數(shù)）遲到、早退備注事假病假婚假產(chǎn)假其他遲到累計時間早退累計時間六、員工請假申請單姓名所屬部門填表日期請假類別事假

20、 病假 婚假 產(chǎn)假 喪家 其他（請注明）請假事由請假時間 年 月 日 年 月 日部門意見人力資源部意見總經(jīng)理意見七、員工加班申請表姓名所屬部門填表日期加班時段工作日加班 周末假日加班 法定節(jié)日加班預定加班時間 年 月 日 時 分 年 月 日 時 分加班事由加班工作內(nèi)容加班地點部門審批人力資源部審批總經(jīng)理審批八、員工出差申請表姓名所屬部門職務出差事由出差時間出差地點出差期間工作安排出差辦理事項簡述出差費用預算列明細部門意見人力資源部意見總經(jīng)理意見九、差旅費報銷清單姓名 職務所屬部門出差時間出差時間累積費用項目金額（單位：元）交通費餐費住宿費通訊費業(yè)務支出其他合計十、會議記錄表1、公司會議記錄表一時間地點主持人填寫日期會議名稱會議組織部門會議內(nèi)容概要參會人員缺席人員會議發(fā)言記錄會議成