民營企業(yè)檔案管理指南

1、民營企業(yè)檔案管理指南之一：前言【作者】中山市檔案局【文章來源】中山市檔案局【成文日期】2007-11-01 【點擊率】 111次 為方便我市民營企業(yè)開展檔案工作,提高檔案管理水平,依照國家和省的有關(guān)規(guī)定,總結(jié)我市一些民營企業(yè)檔案工作實際,我們編寫了這本書。這里著重介紹了民營企業(yè)各種類型檔案的整理方法,提供了民營企業(yè)檔案管理制度參考范本,力求突出實用性和可操作性。希望此書能對我市民營企業(yè)檔案工作起到引領(lǐng)和推動作用。 由于編者水平所限,書中不足和錯漏之處在所難免,敬請讀者批評指正。 編者 二oo七年十一月民營企業(yè)檔案管理指南之二：民營企業(yè)檔案管理概述【作者】中山市檔案局【文章來源】中山市檔案局【成

2、文日期】2007-11-02 【點擊率】 234次 一、什么是民營企業(yè)檔案 民營企業(yè)檔案是指民營企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營、經(jīng)濟交往等各項活動中直接形成的對企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理具有查考價值的各種文字、圖表、聲像、實物等不同形式、不同載體的歷史記錄。 檔案工作是民營企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等活動的重要基礎(chǔ)工作,檔案是企業(yè)發(fā)展的主要憑證依據(jù)、法律依據(jù)、決策依據(jù)和信息情報。 二、民營企業(yè)檔案的主要類別及主要內(nèi)容 民營企業(yè)檔案一般包括黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計檔案類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、員工檔案類、聲像檔案類、實物檔案類等。 其中黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管

3、理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類統(tǒng)稱企業(yè)管理檔案;基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、產(chǎn)品類、科研類統(tǒng)稱為科技檔案;聲像檔案、實物檔案統(tǒng)稱為特殊載體檔案;另外,企業(yè)根據(jù)需要還可以建立員工檔案、客戶檔案、企業(yè)信用檔案等類別。 各類別檔案的主要內(nèi)容詳見下表民營企業(yè)檔案分類表大類一級屬類主 要 內(nèi) 容企業(yè)管理檔案黨群工作企業(yè)黨務(wù)工作中形成的文件材料：企業(yè)中黨組織及各民主黨派在活動中形成的材料；企業(yè)工會工作中形成的文件材料：工作計劃、總結(jié)、職代會、工代會、工會開展有關(guān)活動等的材料；企業(yè)共青團及其他社團機構(gòu)形成的文件材料：工作計劃、總結(jié)、名冊、統(tǒng)計報表、機構(gòu)設(shè)置及干部任免、開展活動等材料；行政管理企業(yè)成立與變動形成的文件材料：

4、企業(yè)成立的可行性研究，成立或變動的申請、批準(zhǔn)成立或變動文件、企業(yè)章程及招（募）股說明書、資產(chǎn)、債務(wù)、明確產(chǎn)權(quán)關(guān)系文件，登記注冊、營業(yè)執(zhí)照等；董事會、股東會活動的文件材料：董事會、股東會、總經(jīng)理會會議記錄與紀(jì)要，以董事會、股東會名義頒發(fā)的各種文件材料；辦公室、財務(wù)室形成的文秘、商業(yè)保密、財務(wù)制度、后勤管理、工資待遇、各類統(tǒng)計報表等文件材料；人力資源部門形成的文件主要有：人力資源管理制度、員工培訓(xùn)、聘用與解聘合同、社會保險、醫(yī)療衛(wèi)生、用人計劃、總結(jié)等文件材料；法律部門形成的文件材料：公證文件、法律糾紛、訴訟案件等。生產(chǎn)技術(shù)管理生產(chǎn)技術(shù)管理部門形成的文件材料：總質(zhì)量手冊、各部門質(zhì)量手冊、專用質(zhì)量手冊

5、、各項規(guī)章制度、管理標(biāo)準(zhǔn)、工作標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量控制總體規(guī)劃方案、質(zhì)量措施、資源和活動順序、技術(shù)規(guī)范、工藝規(guī)程、檢驗規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)、質(zhì)量記錄、質(zhì)量體系審核、生產(chǎn)的組織與調(diào)度、能源管理、企業(yè)現(xiàn)代化、信息化建設(shè)、技術(shù)引進(jìn)、技術(shù)革新、合理化建議、環(huán)境保護(hù)與檢測控制、計量與標(biāo)準(zhǔn)化等。經(jīng)營管理經(jīng)營管理部門形成的文件材料：企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略決策、計劃與統(tǒng)計、資產(chǎn)、成本價格、知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密、合同、企業(yè)信用、形象宣傳、營銷、境外經(jīng)營管理、招投標(biāo)文件等?？萍紮n案基建項目類基建項目報建階段：主要形成有可行性研究報告、土地來源文件、各種設(shè)計（初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、施工圖設(shè)計）的全套材料，以及審批文件和來往文件等。施工階段：在施

6、工準(zhǔn)備中，主要形成有施工承包合同、工程協(xié)議書及圖紙會審記錄、施工總體規(guī)劃及說明書、形式報告、施工預(yù)算書等；在工程施工中，主要形成施工任務(wù)書及工程更改書、材料試驗單及預(yù)制件出廠證明書、各種技術(shù)會議記錄、各種施工記錄、質(zhì)量事故報告、有關(guān)專家建議及施工經(jīng)驗總結(jié)材料等?？⒐を炇针A段：主要形成有全套竣工圖、竣工驗收報告及驗收證明書、驗收會議記錄、竣工技術(shù)總結(jié)、工程決算書、收尾工程總結(jié)報告等。設(shè)備儀器類訂貨階段：主要形成有可行性研究報告、訂貨談判記錄、訂貨單、合同、協(xié)議及附件。到貨驗收階段：主要形成有裝箱單、隨機文件材料、商檢驗收記錄及備忘錄、合格證、爭議和索賠來往文件。安裝試車階段：主要形成有安裝竣工圖

7、、竣工驗收記錄、調(diào)試運轉(zhuǎn)記錄和報告、隨機文件的原文本和譯文本等。工業(yè)產(chǎn)品類產(chǎn)品開發(fā)階段：主要形成有各種調(diào)研報告、預(yù)測和評估材料、產(chǎn)品開發(fā)建議書或產(chǎn)品開發(fā)計劃任務(wù)書、有關(guān)批示和來往文件、各種設(shè)計圖樣、實驗數(shù)據(jù)和報告材料、計算和說明材料、各種配方、技術(shù)任務(wù)書、技術(shù)設(shè)計和工作圖設(shè)計、為零部件及產(chǎn)品加工與裝配提供的依據(jù)性材料、工藝方案、各種工藝卡、工藝守則、專用工藝裝備的圖樣等。產(chǎn)品制造階段：主要形成有全套產(chǎn)品設(shè)計圖樣和有關(guān)文件、鑒定大綱、試制報告和設(shè)計定型報告、修改和完善全套產(chǎn)品和工藝設(shè)計圖樣與文件、各種原始記錄和鑒定報告、產(chǎn)品圖樣和工藝文件修改材料。科研課題類研究準(zhǔn)備階段：主要形成有開題報告、科研

8、計劃任務(wù)書或設(shè)計書、課題評審記錄、實施計劃、研究大綱或?qū)嶒灧桨?、委托書、協(xié)議書、和有關(guān)批示、來往文件等。研究實施階段：主要形成有各種實驗、試驗和觀察記錄、計算分析數(shù)據(jù)、配方比例報告、公式、圖表、圖樣、樣品、樣機材料、階段小結(jié)和報告等。研究總結(jié)階段：主要形成論文、技術(shù)報告、研究報告、定型設(shè)計圖樣及其有關(guān)材料、成果鑒定書或鑒定報告、應(yīng)用及反饋信息材料、成果上報審批的來往文件等。會計檔案會計憑證類原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證；會計賬簿類總賬,明細(xì)賬,日記賬,固定資產(chǎn)卡片,輔助賬簿,其他會計賬薄。會計報表類月度、季度、年度財務(wù)報告,包括會計報表、附表、附注及文字說明,其他財務(wù)報告。其他類

9、銀行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對賬單,其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料,會計檔案移交清冊,會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊。聲像檔案企業(yè)在行政管理和生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的各種錄音帶、錄像帶、照片、底片、磁盤、光盤和其它形式保存的聲像資料。實物檔案企業(yè)在行政管理和生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的各種獎旗、獎狀、獎牌、獎杯、獎?wù)?、牌匾、紀(jì)念品和工藝品等。員工檔案基本情況材料（包括身份證、學(xué)歷證、專業(yè)技術(shù)職務(wù)及職稱證件、婚姻狀況及計劃生育情況證明等證件的復(fù)印件）、聘用材料（包括求職書、簡歷、聘用合同等）、職務(wù)職位變更材料、獎勵與處分、培訓(xùn)考核與崗位技能評定、參加社保、醫(yī)保等材料?？蛻魴n案1、客戶基本情況：包括注冊名稱、

10、地址、企業(yè)類別或性質(zhì)、經(jīng)營范圍和期限、執(zhí)照的有效期限、發(fā)證機關(guān)、制造許可證、注冊資本、法人代表、生產(chǎn)管理認(rèn)證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等。2、銷售人員信息記錄：是指企業(yè)銷售人員通過實地訪問和電話信函了解到的客戶內(nèi)部信息，包括該客戶對待各交易環(huán)節(jié)的習(xí)慣態(tài)度和做法，特別是對于貨款給付的一般做法，同時要記錄客戶的付款情況，并隨著每次交易進(jìn)行動態(tài)管理。3、同行對客戶的資信評價。4、公共管理資信記錄：主要通過司法部門、行政部門和新聞媒體而得到的客戶資信方面的內(nèi)容，具體包括在法院、工商、稅務(wù)、公安、許可證發(fā)放主管部門等國家機關(guān)和報紙、電視、網(wǎng)絡(luò)等新聞媒體形成的資信記錄。5、商業(yè)資信證明書和客戶開戶銀行資信證明書。6、

11、企業(yè)資信綜合調(diào)查報告：指委托企業(yè)資信調(diào)查中介機構(gòu)對各戶的資歷、信用等方面所做的專門調(diào)查報告。企業(yè)信用檔案1、證明企業(yè)法人資格的各類登記注冊、驗審、年檢、資質(zhì)等級、管理體系、標(biāo)準(zhǔn)達(dá)標(biāo)、資產(chǎn)、資金、資本運營評估確認(rèn)、商標(biāo)注冊、評價確認(rèn)、檢驗、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、專利申報與確認(rèn)、評優(yōu)等方面的文件及證件。2、銀行、稅務(wù)、會計信用等級與商業(yè)信用等級的申報與確定的文件及證件。3、市場行為的各類合同、協(xié)議履約狀況的文件。4、獲得各類榮譽證書。5、企業(yè)內(nèi)部審計和社會審計結(jié)論性文件材料。6、社會輿論、新聞媒體對企業(yè)評價報道的文章、照片和其他音像材料。7、其他記錄和反映企業(yè)信用狀況的文件材料等。 三、民營企業(yè)檔案管理的

12、幾種模式 民營企業(yè)檔案管理可根據(jù)需要采用集中式、分散式和寄存式等不同檔案管理模式。 所謂集中式管理,是指將本企業(yè)各類檔案實體集中統(tǒng)一管理。 所謂分散式管理,是將檔案實體按類別分散保管在有關(guān)部門,各類檔案的目錄集中統(tǒng)一保管在綜合檔案室。 所謂寄存式管理是指民營企業(yè)將自身形成的檔案寄存到地方檔案館或檔案中介機構(gòu)。民營企業(yè)檔案管理指南之三：企業(yè)管理檔案的整理方法【作者】中山市檔案局【文章來源】中山市檔案局【成文日期】2007-11-03 【點擊率】 510次 一、企業(yè)管理性文件概述 企業(yè)在進(jìn)行內(nèi)部事務(wù)及生產(chǎn)經(jīng)營管理過程中形成的文件稱為企業(yè)管理性文件,包括黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理等等

13、。它一般是以本企業(yè)或本企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的名義制發(fā),按照一定的格式和程序來制作和處理,并在本企業(yè)內(nèi)部具有現(xiàn)實約束力。 國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局于1999年以國家標(biāo)準(zhǔn)的形式發(fā)布了國家行政機關(guān)公文格式(gb/t9704-1999),國務(wù)院于2000年頒布了國家行政機關(guān)公文處理辦法,這兩個文件對文件的格式和處理程序都作了非常詳細(xì)的規(guī)定。企業(yè)可根據(jù)自身實際,參照國家標(biāo)準(zhǔn)制定出既適用又能體現(xiàn)本企業(yè)特色的文件格式和處理程序。 企業(yè)管理性文件在經(jīng)過歸檔之后即成為企業(yè)管理檔案,目前對于企業(yè)管理檔案的整理,有兩種方法可供選擇:一種是立卷歸檔整理方法,另一種是單件歸檔整理方法。立卷整理方法是一直延續(xù)下來的傳統(tǒng)檔案整理方法,它是指

14、將一些互相有關(guān)聯(lián)的文件組合成案卷并裝訂起來的一種整理方法,組卷的過程較為復(fù)雜,但是便于手工檢索利用;單件整理方法則是隨著計算機的普及應(yīng)用而出現(xiàn)的一種新的整理方法,它以計算機和檔案管理軟件的應(yīng)用為前提,保持文件形成的原貌,逐份歸檔,操作較為簡單,但是對計算機和檔案管理軟件有很強的依賴性。具體采用哪種整理方法,企業(yè)可以根據(jù)自身的實際情況來進(jìn)行選擇。 二、立卷歸檔整理方法 (一)立卷的概念 立卷:又叫組卷,是指將辦理完畢、具有保存價值的文件,按照形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系分門別類組成基本保管單位的過程。立卷的最后“產(chǎn)品”是案卷,即經(jīng)加工形成的有關(guān)某些問題或某項工作活動的系統(tǒng)的具有密切聯(lián)系的文件組合體,它是企

15、業(yè)管理檔案采用立卷方法時的基本保管單位。 (二)立卷的原則和依據(jù) 在對企業(yè)管理性文件進(jìn)行立卷操作時,應(yīng)遵守如下原則:遵循文件材料的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)分不同價值,便于保管和利用。 立卷整理方法的依據(jù)文件是文書檔案案卷格式(gb9705-88),這是由國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局1988年9月5日批準(zhǔn)發(fā)布的國家標(biāo)準(zhǔn),此標(biāo)準(zhǔn)針對的主要是國家行政機關(guān)的檔案館(室)和文書處理部門,企業(yè)可參照執(zhí)行。 (三)立卷歸檔整理方法的操作步驟 立卷整理方法的第一步就是分類,企業(yè)管理檔案的分類方法概括起來有兩種,一種是年度機構(gòu)分類法,另一種是年度問題分類法。 年度機構(gòu)分類法與年度問題分類法相比較,有兩點

16、不同:一是分類標(biāo)準(zhǔn)不同,二是適用范圍不同。機構(gòu)分類法是以企業(yè)內(nèi)部機構(gòu)的劃分為分類標(biāo)準(zhǔn),凡是同一機構(gòu)承辦的文件即歸為一類,機構(gòu)名即為屬類名,如行政部、營銷部、人事部等,適用于內(nèi)部機構(gòu)分工明確,職能沒有交叉,內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置較穩(wěn)定,一般無變化或雖有變化但不復(fù)雜的大、中型企業(yè);問題分類法則是以企業(yè)的各項工作職能劃分為分類標(biāo)準(zhǔn),無論哪個部分承辦的,所有相同內(nèi)容的文件歸為一類,根據(jù)本企業(yè)工作職能概括出來的問題名稱為屬類名,如黨群類、行政類、業(yè)務(wù)管理類等,適用于內(nèi)部組織機構(gòu)分工不是很明確,各部分職能有交叉,不能采用機構(gòu)分類法的小型企業(yè)。究竟采用哪種分類法,要根據(jù)本企業(yè)的實際情況來確定。 下面我們以年度問題分類

17、法為例,詳細(xì)介紹企業(yè)管理性文件組卷整理方法的操作過程: 1、分年度 首先將文件按不同年度區(qū)分開來。一般文件按文件落款時間(形成時間)來確定歸檔年度,但是以下幾種特殊情況不能按文件落款時間來確定歸檔年度: (1)文件的形成年度與文件內(nèi)容針對年度不一致,按文件內(nèi)容針對年度來確定歸檔年度,如計劃、總結(jié)、預(yù)算表、決算表、統(tǒng)計報表等; (2)文件內(nèi)容跨多個年度時,分類時應(yīng)歸在相應(yīng)年度,如長遠(yuǎn)規(guī)劃應(yīng)放在文件內(nèi)容針對的第一個年度,多年度的總結(jié)、報告應(yīng)放在文件內(nèi)容針對的最后一年,某年工作總結(jié)與次年工作計劃同在一份文件中時則按其主要內(nèi)容針對的年度來確定歸檔年度; (3)跨年度處理完畢的一組密不可分的文件,如跨年

18、度處理完畢的案件放在結(jié)案的一年,跨年度的會議放在會議結(jié)束的年度。 2、分問題(機構(gòu)) 將屬于同一年度內(nèi)的文件按照其內(nèi)容所反映問題的不同區(qū)分開來,相同內(nèi)容或問題的文件歸在一起,盡量做到問題單一。例如:同為行政部(辦公室)形成的文件,將所有反映財務(wù)問題的文件歸在一起,所有反映安全保衛(wèi)問題的文件歸在一起,將同一次會議形成的文件材料歸在一起,等等。 如果是采用年度機構(gòu)分類法,則在分年度之后首先分機構(gòu)。分機構(gòu)時,如是本企業(yè)制發(fā)的文件,則根據(jù)文件的發(fā)文字號、起草部門或人員判斷其所屬內(nèi)部機構(gòu),如是收到的外單位的來文,則一般根據(jù)發(fā)文字號、承辦部門或承辦人來判斷其所屬內(nèi)部機構(gòu)。分機構(gòu)之后,然后在同一個機構(gòu)內(nèi),將

19、文件按問題再區(qū)分。 如果企業(yè)本身規(guī)模較小,每年形成的文件數(shù)量不多,則不適合分機構(gòu),而應(yīng)該直接分年度之后再分問題。 3、分保管期限 將同一機構(gòu)或同一問題的文件按保管期限的不同區(qū)分開來。 根據(jù)國家檔案局1987年12月4日發(fā)布的關(guān)于機關(guān)檔案保管期限的規(guī)定,機關(guān)文書檔案的保管期限分為三種:永久、長期和短期,長期為16年至50年左右,短期為15年以下。這一規(guī)定在頒布之后執(zhí)行了很長時間,直到2006年12月18日,國家檔案局新發(fā)布了機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定。根據(jù)新規(guī)定,機關(guān)文書檔案的保管期限分為永久、定期兩種,定期一般分為30年、10年。企業(yè)檔案的保管期限均為參照機關(guān)單位檔案的保管期限

20、執(zhí)行。因此,根據(jù)最新規(guī)定,企業(yè)檔案的保管期限也應(yīng)該分為永久、定期兩種,定期再分為30年、10年。 在新的保管期限規(guī)定出臺之后才開始建立檔案工作的民營企業(yè),在劃分保管期限時應(yīng)按照新規(guī)定執(zhí)行,在新規(guī)定出臺之前已經(jīng)建立檔案工作的民營企業(yè),之前整理好的檔案保持不變,但在今后整理檔案時應(yīng)按照新的保管期限表執(zhí)行。 具體什么類型的文件材料應(yīng)該歸什么保管期限,民營企業(yè)應(yīng)該根據(jù)新的檔案保管期限規(guī)定,結(jié)合附錄一中的管理性文件材料歸檔范圍及保管期限表來具體確定。若企業(yè)的規(guī)模不大,產(chǎn)生的企業(yè)管理檔案數(shù)量不是很多,則將保管期限都定為長久保管即可。 4、組合立卷 將同一問題的文件按保管期限分開之后,如果同一保管期限內(nèi)的文

21、件數(shù)量已經(jīng)不是很多,則可以直接組成案卷;但是如果同一保管期限內(nèi)的文件數(shù)量還比較多,則再進(jìn)一步分小問題,如果同一小問題內(nèi)的文件數(shù)量還是很多,則再進(jìn)一步分小小問題,一直重復(fù)下去,直到同一個問題的文件數(shù)量已經(jīng)比較適合組成一個案卷了為止。 以上逐步將問題細(xì)化分解的過程,同時也是將同類文件組合直至最后確立案卷的過程。在這個分類組合的過程當(dāng)中,我們可以按照文件的內(nèi)容、名稱、責(zé)任者、形成時間等任何一個要素來進(jìn)行,也可以按照所開展工作活動內(nèi)容的不同,或是來文與復(fù)文的這種文件對應(yīng)關(guān)系來進(jìn)行。即可以將同一或相近內(nèi)容的文件組合在一起立卷,也可以將同一名稱的文件組合在一起立卷,還可以將同一次工作活動(比如同一次會議)

22、形成的文件組合在一起立卷。在很難按照以上任何一個要素進(jìn)行分類組合立卷時,我們可以綜合以上多個要素來進(jìn)行分類組合立卷?？傊?“兵無常形,文無定法”,組合立卷的過程是非常靈活的,需要我們通過不斷加深對企業(yè)各項工作的認(rèn)識,以及檔案工作的業(yè)務(wù)實踐來提高立卷的水平。 5、排列 按照一定的規(guī)律對一個案卷內(nèi)的文件進(jìn)行先后排序,可按文件的時間、內(nèi)容、處理順序等要素來進(jìn)行排列。 排列時應(yīng)遵循以下基本順序: 正本在前,定稿在后(有幾次修改稿的,定稿在前,修改稿依次排在后);主件在前,附件在后;請示與批復(fù),批復(fù)在前,請示在后;非訴訟案件組成的案卷,結(jié)論、決定性文件材料在前,依據(jù)材料在后等。 6、編頁號 對案卷內(nèi)的文

23、件進(jìn)行排列后,要通過編制頁號將排列順序固定下來。編頁號的具體要求如下: 一個案卷只有一個連續(xù)的頁號,每一個案卷均從1開始編頁號;凡是有內(nèi)容的頁面(有效頁面)均應(yīng)編頁號;頁碼的位置位于正面的右上角,背面的左上角。 為避免與文件內(nèi)容相混淆,提倡用打碼機編頁碼。 7、擬寫案卷標(biāo)題 案卷標(biāo)題是案卷的題名,是對案卷內(nèi)文件內(nèi)容的一個綜合概括,是重要的檢索項目。案卷題名的擬寫要求:題文相符,簡練準(zhǔn)確,合乎語法,結(jié)構(gòu)完整。字?jǐn)?shù)一般不要太多,控制在30個字左右,最多不超過50個字。 案卷題名的一般結(jié)構(gòu)模式:作者+時間+問題+文種,其中任何一個部分如果太多的話,則只需列出主要的三、四個即可。 例如:公司2007年

24、關(guān)于內(nèi)部管理、安全保衛(wèi)、工會工作等問題的通知、制度、辦法。如果內(nèi)容較為單一,案卷標(biāo)題還可以進(jìn)一步簡化,例如:公司2007年度董事會會議紀(jì)要。 8、案卷的排列與編號 案卷排列是按照一定的方法,確定案卷的前后位置,保持案卷之間的內(nèi)在聯(lián)系,鞏固和體現(xiàn)系統(tǒng)整理的成果。案卷的排列一般采用保管期限排列法,排列模式是:年度保管期限類別(機構(gòu)或問題)。具體步驟分為三步:首先是把同一年度形成的案卷按照保管期限的不同分開來,把相同保管期限的案卷排列在一起;然后,在同一個保管期限內(nèi),把同一個機構(gòu)或同一個問題形成的案卷排列在一起,一般先排黨群機構(gòu)或問題,再排行政機構(gòu)或問題,接著是業(yè)務(wù)機構(gòu)或問題;最后在同一個機構(gòu)或同一

25、個問題內(nèi),把綜合性、重要的問題排在前面。 為固定案卷的排列順序,需要對案卷編制順序號,即案卷號。案卷號的編制方法有三種:一是每一個保管期限分別編制案卷號;二是較長的兩種保管期限(例如永久和長期,或永久和30年)合編案卷號,較短的保管期限單獨編案卷號;三是同一年的不同保管期限合編案卷號。以上三種編法均可以每一年小流水編案卷號,也可以幾年一條大流水編案卷號。 在這里,我們推薦使用第一種案卷號的編制方法,即每年的每個保管期限分別從1開始編案卷號,有多少卷就編到多少號,同時,在同一保管期限內(nèi)最好將相同或相關(guān)問題的幾個案卷排列在一起。 如下表:年度保管期限永久30年10年200015卷110卷120卷2

26、00116卷111卷121卷200217卷112卷122卷 9、填寫目錄、案卷封面及備考表 (1)填寫卷內(nèi)文件目錄 卷內(nèi)文件目錄是檢索案卷內(nèi)文件的工具,主要項目包括順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等,表格樣式見下表。卷 內(nèi) 文 件 目 錄順序號文號責(zé)任者題 名日期頁號備注 卷內(nèi)文件目錄各項目的含義及填寫要求如下: 順序號:每本案卷內(nèi)的文件排列號,一本案卷只能編一個連續(xù)的順序號。 文號:文件制發(fā)單位的發(fā)文字號,一般由單位發(fā)文代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號三部分組成,要求照實抄錄,填寫完整齊全,沒有文號的文件此欄可不填。 責(zé)任者:對該份文件負(fù)有責(zé)任的單位或個人,即文件的署名者。責(zé)任者名稱過

27、長可填寫規(guī)范化的簡稱。 題名:文件的標(biāo)題,要求照實抄錄。文件本身沒有標(biāo)題或標(biāo)題不能說明文件內(nèi)容的,應(yīng)為其加擬或補充標(biāo)題,并將加擬或補充的標(biāo)題置于“ ”內(nèi),以區(qū)別于原來的文件標(biāo)題。若將附件標(biāo)題也一并標(biāo)注,查找利用將更加快捷、方便。 日期:文件的形成時間,即文件的落款時間,填寫時要求用八位阿拉伯?dāng)?shù)字填寫,可省略年、月、日三個字,用“.”代替。 頁號:卷內(nèi)文件所在的頁號,只填寫文件開始的頁號即可,但最后一份文件的起止頁號都要填寫。 備注:卷內(nèi)文件如有需要特殊說明的情況(如文件的密級、存檔為復(fù)印件、缺頁不全等)可在此欄填寫 卷內(nèi)文件目錄一般要求一式三份,一份裝訂時置于卷首,即案卷封皮的后面,其余兩份用

28、來做檔案目錄。 (2)填寫案卷目錄 案卷目錄是按照案卷排列順序,逐卷登記每個案卷基本情況的案卷登記表,是查找檔案的最基本的檢索工具,也是進(jìn)行檔案統(tǒng)計、移交、檢查的重要依據(jù),主要項目包括案卷號、題名、年度、頁數(shù)、期限、備注等,表格樣式見下表。案 卷 目 錄案卷號題 名年度頁數(shù)期限備注 案卷目錄各項目的含義及填寫要求如下: 案卷號:簡稱卷號,將案卷排列時確定的案卷順序號填入即可。 題名:即案卷標(biāo)題,按照所擬好的案卷標(biāo)題逐字抄錄,不得修改。 年度:填寫案卷的歸檔年度。 頁數(shù):案卷內(nèi)文件的總頁數(shù)。 期限:案卷的保管期限。 備注:說明案卷的變化情況,如銷毀、移出、殘缺、破損、發(fā)霉、字跡褪色等。 (3)填

29、寫案卷封面 案卷封面具有保護(hù)案卷內(nèi)文件并揭示案卷有關(guān)內(nèi)容的作用,一般用軟牛皮紙按照國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)格制作。填寫案卷封面時要求使用耐久材料書寫或打印,便于長期保存,字跡要端正規(guī)范、大小適中,便于查閱。封面樣式見下表。（全宗名稱）（類目名稱）（案卷題名）自 年 月至 年 月保管期限本卷共 件 頁歸 檔 號全宗號目錄號案卷號 案卷封面的欄目及填寫方法如下: 全宗名稱:填寫企業(yè)名稱的全稱或規(guī)范化的簡稱,也可以預(yù)先印制上去。 類目名稱:填寫立卷時分類的類目名稱,如按組織機構(gòu)分類的填寫組織機構(gòu)名稱,如按檔案類別分類的就填寫檔案類別的名稱,如:企業(yè)管理檔案。 案卷題名:填寫擬好的案卷標(biāo)題,字體可稍大些,排列

30、勻稱,位置適中。 時間:填寫案卷內(nèi)文件的最早時間到最晚時間。 卷內(nèi)文件數(shù)及頁數(shù):填寫案卷內(nèi)實有文件的總件數(shù)和總頁數(shù)。 保管期限:填寫立卷時劃定的保管期限。 歸檔號:部門立卷后,將案卷移交檔案室時填寫的部門登記號,未實行部門立卷的企業(yè)不用填寫。 全宗號:通常指國家綜合檔案館給立檔單位的代號,民營企業(yè)檔案一般不需進(jìn)館,所以沒有全宗號,可不填寫。也可填寫民營企業(yè)自己編定的代碼,但一般不用數(shù)字,以免與其他單位全宗號混淆。另外,民營企業(yè)集團還可借用此種形式,給所屬子公司進(jìn)行編號,以統(tǒng)籌管理。 目錄號:企業(yè)管理檔案的目錄號一般由三個部分組成,一是大類代字,企業(yè)管理檔案一般采用大寫英文字母“a”作為大類代字

31、;二是保管期限的代號,一般永久為“1”,長期為“2”,短期為“3”,30年為“4”,10年為“5”;三是年度,直接用4位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。例如,2007年的永久案卷,其目錄號為a1.2007。在同一個全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的目錄號。 案卷號:目錄內(nèi)案卷的順序編號,在同一個案卷目錄內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號。 (4)填寫卷內(nèi)備考表 備考表是記錄案卷構(gòu)成、變化情況以備查考的簡表,一般印在卷皮(封三)置于卷末。備考表主要包括本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間等項目,其含義及填寫要求如下: 本卷情況說明:說明本案卷內(nèi)的文件有無缺損、修復(fù)、補充、移出、銷毀等情況。有些由立卷人填寫,如文件的缺損情況,有些由

32、檔案室填寫,如文件的修復(fù)、補充、移出、銷毀等情況。要求照實填寫。 立卷人:填寫具體負(fù)責(zé)立卷的人的姓名,可用手簽,也可以用私人印章,以示對本案卷立卷情況負(fù)責(zé)。 檢查人:填寫案卷質(zhì)量審核者的姓名,如果是部門立卷,檢查人為檔案室人員,如果是檔案室立卷,檢查人也是立卷人,要求照實填寫。 立卷時間:填寫完成立卷的年、月、日。 10、封裝 (1)裝訂 為固定文件之間的排列順序,保護(hù)文件,便于保管和利用,需要將歸檔文件裝訂成冊,裝訂時的排列順序為:案卷封面卷內(nèi)文件目錄文件封底(含備考表)。 裝訂要求:去除文件上原有的金屬物;以a4大小為標(biāo)準(zhǔn),向左和向下取齊,大張的文件要折疊,殘破的文件要修補裱糊,未留裝訂線

33、的要補貼加邊;采用三孔一線的裝訂方法,裝訂文件左側(cè),要求裝訂后整齊、牢固、不影響閱讀。 (2)裝盒 按照案卷號的順序?qū)⒀b訂好的案卷依次裝入檔案盒中,裝盒時應(yīng)盡量裝滿,以充分利用盒內(nèi)空間,但不應(yīng)使檔案盒鼓脹。企業(yè)管理檔案裝盒時應(yīng)采用適用立卷整理方法的文書檔案盒,其背脊樣式見下表,主要項目有全宗名稱、年度、全宗號、目錄號、起止卷號。 其中全宗名稱為可選項,根據(jù)需要可填可不填,全宗名稱、全宗號和目錄號的填寫方法與案卷封面上的一致,年度項填寫盒內(nèi)所裝案卷的起止年度,起止卷號項填寫盒內(nèi)所裝案卷的起止案卷號。要求每一盒只能裝同一個目錄號的案卷,不同目錄號的案卷不允許裝在同一盒。 檔案盒背脊各項目可用手填寫

34、,填寫時字跡要清晰工整,字體可稍大,排列勻稱,位置適中。為使檔案盒外觀美觀,建議用字粒章(含數(shù)字和字母)粘好油墨后蓋印。 11、編制檔案目錄 檔案目錄由三部分組成:立卷說明、案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄。 立卷說明為一篇短小的文字介紹,主要包括三個部分內(nèi)容:一是本企業(yè)基本情況,說明本企業(yè)的名稱、性質(zhì)、規(guī)模、隸屬關(guān)系、主要經(jīng)營范圍、業(yè)務(wù)能力以及主要經(jīng)營概況;二是本企業(yè)內(nèi)部組織機構(gòu)設(shè)置與變化情況,以及主要領(lǐng)導(dǎo)人任職及其變化情況;三是本年度立卷情況,說明立卷工作的組織情況、文件材料的完整與否、案卷數(shù)量、保管期限、有何缺陷和問題等。立卷說明一般一年寫一次,在完成上一年度的文件立卷歸檔工作之后寫成。立卷說明的

35、主要作用在于為本年度的檔案形成提供一個大的背景情況介紹,同時也為日后編寫企業(yè)的大事記、組織機構(gòu)沿革、年鑒、廠志等材料積累素材。 為便于檢索利用,需要將立卷說明、案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄匯集起來,裝訂成書本式目錄本,裝訂時的順序為:檔案目錄封套(夾)立卷說明案卷目錄卷內(nèi)文件目錄。 檔案目錄封面和背脊均需制作標(biāo)簽,將全宗名稱、全宗號、目錄號、年度等項目標(biāo)注清楚,檔案目錄一般要求制作一式兩份,一份用于日常檢索,一份用于備份。 三、單件歸檔整理方法 (一)單件歸檔的概念 單件歸檔整理方法是將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、裝盒,使之有序化的過程。以件為單位整理,是指整理的對象與整理的結(jié)果都

36、是件,以件代替案卷作為檔案的基本管理單位。 單件歸檔整理方法的使用前提是必須應(yīng)用電腦管理,并有檔案管理軟件,不然,不主張采用單件歸檔的整理方法。 (二)件的確定 件包括六個基本含義: 1、文件的正本與定稿為一件,如果定稿過厚,也可單獨作為一件。 2、文件的正件與附件為一件,如果附件數(shù)量較多或太厚,也可各為一件。 3、正文與文件處理單為一件,文件處理單主要包括收文處理單或擬辦單、發(fā)文稿頭紙以及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等,它們真實記錄了文件的形成、辦理過程,是歸檔文件不可分割的組成部分,應(yīng)與文件作為一件。 4、原件與復(fù)制件為一件,尤其是文件原件是傳真件、鉛筆書寫件時,應(yīng)復(fù)制后與復(fù)制件作為一件一起歸檔。 5

37、、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件。 6、報表、名冊、圖冊、刊物等每冊(本)為一件。 (三)單件歸檔整理方法的操作步驟 1、確定檔案整理環(huán)節(jié) 采用單件歸檔方法,可在文件辦理完畢之后即時歸檔,也可在一個年度結(jié)束之后再集中進(jìn)行整理歸檔,可由文件形成部門整理之后再移交到檔案室,也可以由各部門移交到檔案室集中進(jìn)行整理歸檔。一般規(guī)模不大的民營企業(yè)可考慮采用年度結(jié)束后集中到檔案室統(tǒng)一整理的方式。 不管采取哪種方式,都需要注意加強文件材料的收集工作,因為收集工作是文件歸檔工作的基礎(chǔ),直接影響到文件歸檔的質(zhì)量。收集時一定要齊全完整,然后準(zhǔn)確判斷哪些無需歸檔,哪些應(yīng)該歸檔,歸檔時應(yīng)該判定為哪種保管期限。具體操作時可參見附

38、錄一中的管理性文件材料歸檔范圍及保管期限表。 2、分類 現(xiàn)行常用的分類方法有兩種:一種是年度-保管期限分類法,另一種是年度-機構(gòu)-保管期限分類法。年度為文件的形成年度,機構(gòu)為文件的承辦機構(gòu),保管期限按規(guī)定分為永久、長期(或30年)和短期(或10年)。年度-保管期限分類法比較適合規(guī)模不大的民營企業(yè)使用,而對于那些內(nèi)部機構(gòu)職能明確,變化不大,且大多數(shù)內(nèi)部機構(gòu)形成的文件數(shù)量較多的大型企業(yè)可考慮采用年度-機構(gòu)-保管期限分類法。企業(yè)可根據(jù)自身的實際情況,選擇適合自己的分類方法。 如采用的是年度-機構(gòu)-保管期限分類法,則具體的分類步驟為:先區(qū)分不同年度,然后在同一年度內(nèi)區(qū)分不同的機構(gòu),最后在同一機構(gòu)內(nèi)再區(qū)

39、分不同的保管期限。 如采用的是年度-保管期限分類法,則在區(qū)分不同年度之后,只須將同一年度的文件按保管期限的不同區(qū)分開來即可。 3、排序 排序是指同一分類下的文件的先后順序。在排序時,一般按機構(gòu)或問題或文號等先后順序排列。 如條件許可,應(yīng)盡量將同一事由的文件排列在一起。因為:一是按事由排列可以客觀反映某一事由的發(fā)生、發(fā)展、結(jié)束的全過程,反映出這些文件之間的客觀聯(lián)系;二是方便檔案實體的保管和利用。如果不按事由排列,同一事由的文件存放分散,利用時就要多處抽取、歸位等,不僅繁瑣,還容易出錯。因此,當(dāng)檔案實體利用仍然作為主要利用方式時,應(yīng)盡量將同一事由的文件排列在一起。 4、蓋檔號章 采用單件歸檔整理方

40、法,每份文件均需加蓋檔號章,檔號章的位置一般蓋在文件首頁上方空白處,可稍偏左,以方便手工翻閱查找。一般采用年度-保管期限分類法所使用的檔號章樣式如下圖所示,檔號章內(nèi)各項目的填寫方法如下: (1)全宗號:與立卷整理方法中的全宗號相同。 (2)類別:填寫企業(yè)管理檔案的大類代碼,一般用大寫英文字母a表示,具體由本企業(yè)的檔案分類編號方案確定。 (3)期限:填寫為此份文件所確定的保管期限的漢字或代碼,參照我市黨政機關(guān)檔案的編碼方法,永久、長期、短期、30年、10年分別用阿拉伯?dāng)?shù)字1、2、3、4、5來表示。 (4)年度:歸檔文件的形成年度,填寫4位阿拉伯?dāng)?shù)字。 (5)件號:填寫在同一年度同一保管期限內(nèi)給此

41、份歸檔文件編制的順序號。 (6)頁數(shù):此份歸檔文件的總頁數(shù)。全宗號類別期限年度件號頁數(shù) 如果是采用年度機構(gòu)保管期限分類法,則還需要在檔號章中的“年度”和“件號”之間加多一欄“機構(gòu)”。 5、編件號 分類排序之后,在同一保管期限內(nèi)按流水編定每份文件的順序號,即為件號,將其填寫于檔號章的“件號”一欄中。每一年的每個保管期限的歸檔文件均從“1”開始編件號。 6、編頁碼 每份歸檔文件均單獨編頁碼,凡是有內(nèi)容的頁面都要編頁碼,正面編于右上角,背面編于左上角,文件本身有正確頁碼的可不用再編。提倡用打碼機來給文件編頁碼。 通過編頁碼即可統(tǒng)計出每份文件的總頁數(shù),并將其填寫于檔號章中的“頁數(shù)”一欄中。 7、裝訂

42、裝訂要求:每份文件單獨裝訂,以a4大小為標(biāo)準(zhǔn),向左和向上取齊,大張的文件要折疊,殘破的文件要修補裱糊,定為永久和長期(或30年)保管的文件必須去除易生銹的金屬物,短期(或10年)可不用去除金屬物。 裝訂方法:常見的有四種,根據(jù)需要選擇使用。 (1)衣車縫邊:用專門的小型衣車(縫紉機)將文件左側(cè)上端三分之一的長度用線縫起來,適用于較薄的單份文件。 (2)膠劑粘合:用白乳膠將文件左上角粘貼在一起,也同樣適用于不是很厚的單份文件。 (3)不銹鋼釘:用專門的不銹鋼釘將文件訂起來,永久和長期(或30年)保管的單份歸檔文件同樣適用。 (4)三孔一線裝訂:同案卷的裝訂方法相同,單份歸檔文件較厚時適用。 8、

43、裝盒排架 將整理好并已將目錄信息輸入電腦的單份歸檔文件按照編號順序裝入檔案盒中并填寫檔案盒背脊、盒內(nèi)備考表。裝盒時采用的是適用單件歸檔整理的文書檔案盒,其主要項目有全宗名稱、全宗號、類別、期限、年度、起止件號,樣式見下表: 填寫方法及要求如下: (1)全宗名稱:填寫企業(yè)名稱的全稱或規(guī)范化的簡稱,也可以預(yù)先印制上去。 (2)全宗號:與立卷整理方法中的全宗號相同。 (3)類別:填寫檔案分類后的類目名稱,一般用代碼表示,如企業(yè)管理檔案一般用“a”表示。 (4)期限:填寫整理時確定的保管期限,一般永久、長期、短期、30年、10年分別用數(shù)字“1”、“2”、“3”、“4”、“5”來表示。 (5)年度:歸檔

44、文件的形成年度,填寫4位阿拉伯?dāng)?shù)字。 (6)起止件號:填寫盒內(nèi)歸檔文件的起止件號。 在裝盒時,要求每一個檔案盒只能裝同一類檔案同一個年度同一類保管期限的歸檔文件,即類別、期限、年度三個項目所填內(nèi)容均只能唯一。另外,如采用年度機構(gòu)保管期限分類法,則還需要在檔案盒背脊中加多“機構(gòu)”一欄。 檔案裝盒之后,就須上架排放。在排架時先按年度排列,年度內(nèi)再按保管期限的長短排列,即先排永久,再排長期(或30年),最后排短期(或10年)。 9、編制檔案目錄 編制檔案目錄,首先要求在整理時將歸檔文件的目錄信息(主要是用于檢索的各個項目)輸入電腦的檔案管理軟件,然后按歸檔文件目錄的格式將其打印出來,最后匯集裝訂成冊

45、即可。歸檔文件目錄的主要項目包括:全宗號、類別、期限、年度、件號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)、備注等,其樣式如下表:歸 檔 文 件 目 錄全宗號： 類別： 期限： 年度：件號文號責(zé)任者題 名日期頁數(shù)備注 在輸入電腦及填寫時可參照檔號章及卷內(nèi)文件目錄中相同項目的填寫方法。 檔案目錄的裝訂方法:歸檔文件數(shù)量較多時,一個年度內(nèi)每個保管期限裝訂一本;歸檔文件數(shù)量較少時,一個年度裝訂成一本,里面按保管期限的長短順序排列,不同保管期限之間最好用顏色鮮艷的紙隔開,方便手工檢索時區(qū)分。每年的檔案目錄之前還應(yīng)該附上一篇歸檔說明,歸檔說明的內(nèi)容參見立卷整理方法中的立卷說明。 檔案目錄封面和背脊均需制作標(biāo)簽,將

46、全宗名稱、全宗號、類別、期限、年度等項目標(biāo)注清楚,檔案目錄一般要求制作一式兩份,一份用于日常檢索,一份用于備份。民營企業(yè)檔案管理指南之四：科技檔案的整理方法【作者】中山市檔案局【文章來源】中山市檔案局【成文日期】2007-11-04 【點擊率】 535次 一、科技文件材料的形成 科技文件材料是記錄和反映本企業(yè)科技技術(shù)活動的文字、圖表、聲像等技術(shù)文件的總稱。 按照科技文件材料的形式來分,主要有文字材料、圖樣材料、目錄和表格材料、聲像材料、機讀文件等幾種基本類型。 按照科技文件材料的內(nèi)容來分,主要有基建項目、設(shè)備儀器、工業(yè)產(chǎn)品、科研課題等幾個類別。 二、科技檔案的整理方法 (一)科技檔案的分類 科

47、技文件材料在經(jīng)過歸檔之后即轉(zhuǎn)化為科技檔案,對應(yīng)科技文件材料的幾個大類,科技類檔案一般分為基建檔案(項目建設(shè)檔案)、設(shè)備儀器檔案、產(chǎn)品檔案、科研檔案等大類。大類下面還可以再分屬類,一般基建類按項目,產(chǎn)品類按品種,科研類按課題等分設(shè)二級類目。如果二級類目下檔案數(shù)量仍然很多,還可設(shè)置三級類目。但分類時類目層次不宜過多,一般民營企業(yè)的科技檔案分到二級類目就已經(jīng)可以了。 (二)整理的準(zhǔn)備工作 1、制定科技檔案立卷歸檔制度,明確每一類科技檔案的歸檔范圍、歸檔要求、歸檔時間、歸檔份數(shù)。其中歸檔范圍可參見附錄一的各類文件材料的歸檔范圍及保管期限表,科技檔案歸檔制度可參見附錄一的各類文件材料的歸檔制度。制定歸檔

48、制度的作用主要在于加強檔案的積累和收集工作,保證科技檔案的齊全完整、及時歸檔。 2、制定科技檔案分類編號方案。在本企業(yè)的檔案分類編號方案中明確每一類科技檔案的分類代碼和編號方法。檔案分類編號方案可參見附錄一。 (三)整理方法與操作步驟 1、收集文件材料,及時齊全完整。 在各類科技活動開展的過程當(dāng)中就應(yīng)該十分注意科技文件材料的形成和積累,并且有意識的進(jìn)行初步整理,將不同階段、不同項目、不同產(chǎn)品、不同課題的科技文件材料分開來存放。在整個科技活動結(jié)束之后,要及時補充收集相關(guān)材料,確保整個科技活動過程中形成的科技文件材料的齊全完整。 2、科技文件材料的組卷 組卷,是在一個大類下,對一個項目的科技文件材

49、料進(jìn)行分類、組合的過程,也就是把一個項目的全部文件材料,分成一個或多個案卷的過程?？萍紮n案組卷整理時,最重要的就是根據(jù)其成套性的特點,結(jié)合考慮科技文件材料的種類,采用靈活適當(dāng)?shù)姆椒?最終來確定案卷。 最常見的組卷方法有以下幾種: (1)按結(jié)構(gòu)組卷:產(chǎn)品、設(shè)備按組件或部件組卷,基建項目按分項工程組卷。如機床可按動力部件、支承部件、輸送部件、控制部件和輔助部件等分開進(jìn)行組卷;大型基建項目可按地基與基礎(chǔ)工程、主體結(jié)構(gòu)工程、建筑給排水及采暖工程、通風(fēng)與空調(diào)工程、電梯安裝工程、外墻裝飾工程等分開進(jìn)行組卷,如果分項工程的文件材料仍然很多,還可對分項工程進(jìn)一步細(xì)分; (2)按程序或階段組卷:即按生產(chǎn)程序或工

50、作階段來進(jìn)行組卷。如工業(yè)產(chǎn)品的工藝、工序文件,或科研課題研究過程中產(chǎn)生的文件材料,均可按其產(chǎn)生形成的順序組卷。 (3)按專業(yè)組卷:即按生產(chǎn)產(chǎn)品或基建項目的專業(yè)性組卷,如基建項目的圖紙可按建筑圖、結(jié)構(gòu)圖、水、電系統(tǒng)圖等專業(yè)的不同分開來組卷。 (4)按問題組卷:就是按照科技文件材料所反映的問題立卷。一般用于文字材料的組卷當(dāng)中。 另外在對科技文件材料進(jìn)行組卷時,還應(yīng)該注意以下幾點: (1)直接針對具體項目的管理性科技文件材料放入所針對的項目里組卷。 (2)引進(jìn)項目中的成套科技文件材料可不拆散組卷。 (3)一個單位保存了一套相關(guān)的通用圖、標(biāo)準(zhǔn)圖并已單獨組卷的,在采用了這些通用圖、標(biāo)準(zhǔn)圖的項目中,其科技

51、文件材料組卷時可在卷內(nèi)備考表中說明并標(biāo)注標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖的圖號。 (4)底圖以張為單位單獨保存和管理。 (5)產(chǎn)品更新?lián)Q代或更換零部件時,保留新形成的科技文件材料并單獨組卷排列在產(chǎn)品案卷之后。 (6)設(shè)備維修中形成的科技文件材料單獨組卷。外購設(shè)備中的隨機科技文件材料單獨組卷。 3、卷內(nèi)科技文件材料的排列 卷內(nèi)科技文件材料的排列,一般分情況按以下順序排列: (1)基建類案卷按項目依據(jù)性材料(項目報建、審批、紅線圖、拆遷協(xié)議等)、基礎(chǔ)性材料(含地質(zhì)勘探報告等)、工程設(shè)計(含初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、施工設(shè)計等)、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗收等順序排列。另外,由于基建項目的文字性材料不多,一般集中將其放

52、在本項目基建檔案的首卷。 (2)設(shè)備類案卷按設(shè)備依據(jù)性材料、外購設(shè)備開箱驗收(自制設(shè)備的設(shè)計、制造、驗收)、設(shè)備安裝調(diào)試、隨機文件材料、設(shè)備運行、設(shè)備維護(hù)等順序排列。一般隨機圖樣單獨組卷,但與同一臺套設(shè)備的其他材料一起編號、排架。另外,一些與基建項目同時進(jìn)行安裝、調(diào)試的大型設(shè)備,一般放入基建檔案中。 (3)產(chǎn)品類案卷按產(chǎn)品前期調(diào)研(含市場調(diào)查、合同、協(xié)議等)、開發(fā)設(shè)計(含初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計)、工藝、工裝、加工制造、生產(chǎn)定型等工作程序,或按其產(chǎn)品系列、結(jié)構(gòu)排列。 (4)科研類案卷按課題準(zhǔn)備立項階段、研究實驗階段、總結(jié)鑒定階段、成果申報獎勵和推廣應(yīng)用等階段排列。但為了方便查找和突出重點,也可將課題

53、鑒定和獲獎證書等材料放在首卷。 (5)工程(項目)建設(shè)類,如計算機軟件系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計、大型企業(yè)技術(shù)改造項目等。一般按項目工作階段的次序排列,如準(zhǔn)備階段、實施階段、總結(jié)驗收階段等。 (6)案卷內(nèi)管理性科技文件材料按問題、時間或重要程度排列。 (7)案卷內(nèi)科技文件材料排列文字在前,圖樣在后。有譯文的外文資料譯文在前,原文在后。 4、卷內(nèi)科技文件材料的整理 (1)編頁號 裝訂的案卷每卷均從1開始編流水頁號,凡是有內(nèi)容的頁面均要編頁號,頁號位置正面編于右下角,背面編于左下角,圖紙編于標(biāo)題欄右上角。成本成冊且本身已有正確頁碼的文件可不用再編頁號,直接置于本卷最后。編頁號時建議采用打碼機。 不裝訂的案卷要求每份文件單獨裝訂,單