erporacleebsap發(fā)票管理操作手冊(cè)

1、AP發(fā)票管理-操作手冊(cè) 創(chuàng)建日期:2007.9.25確認(rèn)日期:控制編碼:當(dāng)前版本:1.0AP發(fā)票主要有以下幾種類型：庫(kù)存類（原材料、配套件）采購(gòu)發(fā)票的處理對(duì)于采購(gòu)的物料需要納入倉(cāng)庫(kù)中進(jìn)行管理的，即是庫(kù)存類采購(gòu)。由于原材料入庫(kù)與發(fā)票處理存在時(shí)間差，系統(tǒng)設(shè)置過渡科目，稱為應(yīng)計(jì)負(fù)債和材料采購(gòu)。庫(kù)存類物料在采購(gòu)接收后，系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生應(yīng)計(jì)負(fù)債信息：借：材料采購(gòu)貸：應(yīng)計(jì)負(fù)債物料入庫(kù)后，系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生以下財(cái)務(wù)信息：借：原材料貸：材料采購(gòu)?fù)瑫r(shí)，對(duì)物料的發(fā)料信息生成打印單，并生成收據(jù)批，實(shí)際收到供應(yīng)商送來的發(fā)票后，應(yīng)付會(huì)計(jì)先判斷發(fā)票是否對(duì)應(yīng)收據(jù)批，假如對(duì)應(yīng)的話，先復(fù)核收據(jù)批，系統(tǒng)自動(dòng)導(dǎo)入已匹配的發(fā)票，產(chǎn)生的財(cái)務(wù)信息

2、：借：應(yīng)計(jì)負(fù)債貸：應(yīng)付帳款借/貸：發(fā)票價(jià)格差異如果在發(fā)票價(jià)格和采購(gòu)價(jià)格之間存在差異（發(fā)票價(jià)差），則這一差異會(huì)在以上憑證形成時(shí)計(jì)入系統(tǒng)，進(jìn)行借記或貸記。費(fèi)用類采購(gòu)發(fā)票處理費(fèi)用采購(gòu)，如運(yùn)費(fèi)、廣告費(fèi)等。費(fèi)用類采購(gòu)指的是采購(gòu)的物資不需要入庫(kù)管理，如辦公用品等，從財(cái)務(wù)角度來說直接作為當(dāng)期費(fèi)用或者先作為制造費(fèi)用進(jìn)行核算。對(duì)于此類業(yè)務(wù)直接在應(yīng)付模塊錄入發(fā)票，產(chǎn)生的會(huì)計(jì)分錄為：借：相應(yīng)的費(fèi)用帳戶貸：應(yīng)付帳款錄入發(fā)票后，即可執(zhí)行對(duì)發(fā)票的付款處理。固定資產(chǎn)采購(gòu)發(fā)票處理固定資產(chǎn)采購(gòu)屬于費(fèi)用類采購(gòu)的一種，但是由于和固定資產(chǎn)模塊存在著接口，所以有著更大的特殊性。固定資產(chǎn)采購(gòu)時(shí)，其借記帳戶應(yīng)輸入資產(chǎn)模塊中設(shè)置的固定資產(chǎn)結(jié)

3、算科目（一般設(shè)置為“固定資產(chǎn)中轉(zhuǎn)”）。固定資產(chǎn)采購(gòu)付款時(shí)，直接在應(yīng)付模塊輸入采購(gòu)發(fā)票，該發(fā)票的會(huì)計(jì)分錄為：借：固定資產(chǎn)中轉(zhuǎn) （固定資產(chǎn)結(jié)算科目）貸：應(yīng)付帳款在資產(chǎn)模塊，根據(jù)發(fā)票創(chuàng)建固定資產(chǎn)成批增加時(shí)，會(huì)計(jì)分錄為：借：固定資產(chǎn)貸：固定資產(chǎn)中轉(zhuǎn)采購(gòu)發(fā)票管理第一步：建立收據(jù)批應(yīng)付發(fā)票錄入發(fā)票批發(fā)票批名：公司標(biāo)識(shí)+兩位年+兩位月+流水號(hào)日期：為當(dāng)前的系統(tǒng)日期；控制數(shù)量：發(fā)票批控制的發(fā)票數(shù)量；控制金額：發(fā)票批控制發(fā)票的總金額；發(fā)票類型：一般選擇混合。創(chuàng)建會(huì)計(jì)科目：可對(duì)發(fā)票批的所有發(fā)票一次性地創(chuàng)建會(huì)計(jì)分錄。驗(yàn)證1：可對(duì)發(fā)票批的所有發(fā)票進(jìn)行一次性的驗(yàn)證發(fā)票：點(diǎn)擊可進(jìn)入實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)票的錄入。第二步：錄入采購(gòu)發(fā)票

4、稅額：不啟用系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)稅，需手工輸入發(fā)票的真實(shí)稅額，保存后在發(fā)票的分配行會(huì)自動(dòng)生成一稅行。第三步：與采購(gòu)訂單匹配點(diǎn)擊“匹配”按鈕，輸入或選擇采購(gòu)訂單號(hào)，點(diǎn)擊“確定”，打印單的明細(xì)會(huì)顯示在匹配欄。核對(duì)實(shí)際發(fā)票的不含稅金額與分配總額是否一致，或差異是否在允許范圍之內(nèi)，無誤后點(diǎn)擊“匹配”。打印單號(hào)：供應(yīng)商開具發(fā)票結(jié)算時(shí)所附的打印單號(hào)碼匹配價(jià)格：根據(jù)交貨日期或接收的PO編號(hào)取得的“一攬子采購(gòu)協(xié)議”價(jià)新價(jià)格：需要修改結(jié)算價(jià)時(shí)，手工輸入的價(jià)格價(jià)差：新價(jià)格與采購(gòu)訂單價(jià)的差異第三步：分配如實(shí)際發(fā)票的不含稅金額與分配總額的差異在允許范圍內(nèi)，需要對(duì)此差異金額手工分配“材料成本差異發(fā)票價(jià)差”科目，如差異較大則需查找

5、差異原因，進(jìn)行退票處理。如果輸入打印單以后，分配總額與發(fā)票的實(shí)際金額差異較大，可先進(jìn)行匹配，再到發(fā)票錄入界面進(jìn)行匯總查詢，查找差異原因。點(diǎn)擊“匯總”如需要退票，可點(diǎn)擊“活動(dòng)”，選擇“取消”，將發(fā)票取消掉。第四步：發(fā)票的驗(yàn)證與創(chuàng)建會(huì)計(jì)科目由于材料采購(gòu)發(fā)票業(yè)務(wù)量較大，通常進(jìn)行成批驗(yàn)證和創(chuàng)建會(huì)計(jì)分錄 費(fèi)用發(fā)票管理費(fèi)用發(fā)票的錄入與材料發(fā)票錄入大致一樣，所不同的有以下幾點(diǎn)：l 發(fā)票類型一般選擇“費(fèi)用報(bào)表”，不是“標(biāo)準(zhǔn)”或“混合”l 費(fèi)用發(fā)票一般沒有采購(gòu)訂單匹配，多是人工分配。點(diǎn)擊“分配”l 發(fā)票編號(hào)一般為兩位月+出納流水號(hào)l 費(fèi)用發(fā)票的分配行錄入時(shí)的“項(xiàng)”所對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)分錄一般為費(fèi)用類會(huì)計(jì)科目，注意輸入成

6、本中心。第一步：錄入發(fā)票頭信息第二步：分配費(fèi)用帳戶第三步：驗(yàn)證發(fā)票、創(chuàng)建會(huì)計(jì)科目發(fā)票驗(yàn)證：點(diǎn)擊發(fā)票界面中的“活動(dòng)”，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)地彈出一個(gè)發(fā)票驗(yàn)證的窗口，點(diǎn)擊“驗(yàn)證”，系統(tǒng)會(huì)驗(yàn)證發(fā)票是否符合系統(tǒng)的要求，如果全部符合，發(fā)票狀態(tài)會(huì)出現(xiàn)“已驗(yàn)證”。創(chuàng)建會(huì)計(jì)科目：發(fā)票發(fā)票狀態(tài)為“已驗(yàn)證”的，點(diǎn)擊“創(chuàng)建會(huì)計(jì)科目”后，可查看該發(fā)票的會(huì)計(jì)科目信息。路徑：工具查看會(huì)計(jì)科目.點(diǎn)擊“T型帳戶”，可以看到T型帳戶。第四步：發(fā)票的支付對(duì)于費(fèi)用發(fā)票，付款條件是立即，可以直接點(diǎn)擊“完全支付”，對(duì)發(fā)票進(jìn)行支付的操作點(diǎn)擊此處進(jìn)行支付完全支付時(shí)系統(tǒng)會(huì)將付款類型默認(rèn)為“快速”，只需選擇付款的“銀行帳戶”，“付款額”、“供應(yīng)商”、“供應(yīng)商編號(hào)”系統(tǒng)將自動(dòng)帶出，保存后支付完成。保存后系統(tǒng)自動(dòng)帶出所支付的發(fā)票資產(chǎn)發(fā)票管理資產(chǎn)發(fā)票的錄入與材料發(fā)票的錄入也大致一樣，所不同的有點(diǎn)：l 發(fā)票類型一般選擇“標(biāo)準(zhǔn)”l 資產(chǎn)發(fā)票一般沒有采購(gòu)訂單匹配，多是人工分配；l 資產(chǎn)發(fā)票分配時(shí)的“項(xiàng)”所對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)分錄一般為資產(chǎn)類中轉(zhuǎn)會(huì)計(jì)科目，如“固定資產(chǎn)中轉(zhuǎn)”、“在建工程中轉(zhuǎn)”等。第一步：錄入發(fā)票頭信息第二步：分配科目第三步：將資產(chǎn)采購(gòu)發(fā)票引入固定資產(chǎn)模塊注意：只有先過到總帳，才能將資產(chǎn)發(fā)票引入到資產(chǎn)模塊