確保檔案管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的舉措

1、確保檔案管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的舉措 摘要：基于當(dāng)前的形勢(shì)變化， 對(duì)我國企事業(yè)單位內(nèi)部管理相應(yīng)的提出了更高的要求， 因此必須進(jìn)行相應(yīng)的改變以與新形勢(shì)相適應(yīng)， 對(duì)于日常的檔案管理工作來說， 傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)完全不符合新形勢(shì)新要求， 所以必須采取措施， 以確保其實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。筆者在本文中通過對(duì)當(dāng)前檔案管理的現(xiàn)狀及其中所存在問題的分析， 提出了檔案規(guī)范化管理的舉措， 希望能為新形勢(shì)下的檔案管理工作提供借鑒。 關(guān)鍵詞：新形勢(shì)； 檔案管理； 規(guī)范化；一、緒論毫無疑問， 對(duì)于一個(gè)有著悠久歷史的企事業(yè)單位來講， 其在幾十年的發(fā)展歷程中所產(chǎn)生的需要存檔的檔案資料不在少數(shù)， 有的甚至可以說是天量， 那么對(duì)這

2、些有價(jià)值的、天量的檔案信息如何進(jìn)行有效管理就成為迫切需要解決的問題， 尤其是在新形勢(shì)下， 此問題帶來的負(fù)面影響愈加嚴(yán)重。因此， 在當(dāng)前形勢(shì)下， 規(guī)范檔案管理具有相當(dāng)重大的現(xiàn)實(shí)意義。二、新形勢(shì)下檔案管理中所存在的問題檔案在我國各行各業(yè)的發(fā)展過程中， 呈現(xiàn)的重要性越來越明顯， 并且對(duì)檔案管理的要求越來越高。從當(dāng)前我國的檔案管理工作的情況來看， 還有許多不盡如人意之處， 主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：（1） 檔案缺失、不完整是當(dāng)前檔案管理中所存在的最顯著問題， 而且不是個(gè)別現(xiàn)象， 可以說是在絕大多數(shù)企業(yè)中都存在的普遍現(xiàn)象。究其原因， 主要是由于相關(guān)人員不重視， 工作態(tài)度不積極、檔案信息整理不及時(shí)所導(dǎo)致的，

3、 那么由于檔案本身的繁雜瑣碎， 有些又時(shí)隔已久， 相關(guān)人員畏難心理嚴(yán)重， 使得無數(shù)次的檔案整理無功而返， 最終導(dǎo)致了檔案不夠完整、破損嚴(yán)重的現(xiàn)狀。（2） 檔案管理制度不夠健全。從當(dāng)前有關(guān)檔案管理制度的制定情況來看， 并不樂觀， 有的單位制定了有關(guān)檔案管理方面的制度， 但并不是獨(dú)立的， 也不夠全面， 而是以辦公室管理制度的組成部分而存在的；還有的單位有檔案管理制度， 也是獨(dú)立的， 規(guī)定得也相當(dāng)細(xì)致， 但已經(jīng)嚴(yán)重滯后于當(dāng)前形勢(shì)；還有的單位根本沒有制定相關(guān)方面的制度， 或者沒有專門的檔案管理人員， 那么該單位的檔案管理情況可想而知。（3） 檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)普遍缺乏。人們基于對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作的

4、認(rèn)知， 認(rèn)為該工作簡(jiǎn)單易做， 只是對(duì)一些檔案信息進(jìn)行簡(jiǎn)單的整理、匯總及存檔即可， 并不需要經(jīng)過相關(guān)的專業(yè)教育或培訓(xùn)， 在一些單位中通常是由老弱病殘的職工來負(fù)責(zé)?？梢哉f， 這種錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)也在一定程度上影響了管理層對(duì)檔案管理工作的人事安排， 制約了檔案工作的有序開展， 使得此項(xiàng)工作的從業(yè)人員素質(zhì)堪憂， 檔案管理方面專業(yè)素質(zhì)更是無從談起。因此， 筆者認(rèn)為， 應(yīng)該加大對(duì)檔案管理從業(yè)人員的再教育再培訓(xùn)力度， 不斷提升其專業(yè)素質(zhì)， 學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)， 從而推動(dòng)檔案管理工作的規(guī)范化進(jìn)程。三、確保檔案管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的舉措檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化， 能夠?yàn)楦餍袠I(yè)的發(fā)展提供完整、連貫、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)資料參考， 并

5、且能夠推動(dòng)各行業(yè)各方面工作管理更加高效。結(jié)合當(dāng)前我國檔案管理的實(shí)際情況， 提高檔案管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的途徑主要從以下幾方面入手：（一） 健全和完善檔案管理制度眾所周知， 健全而完善的規(guī)章制度是確保一切工作得以順利規(guī)范進(jìn)行的保證和基礎(chǔ)， 對(duì)于檔案管理工作也不例外， 它的作用在于對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行約束和管理， 確保該工作能夠規(guī)范進(jìn)行， 是對(duì)相關(guān)人員責(zé)任的明確， 從而有效促進(jìn)相關(guān)工作的管理水平并激發(fā)相關(guān)人員的工作熱情。因此， 健全和完善檔案管理制度對(duì)于新形勢(shì)下規(guī)范檔案管理工作來說至關(guān)重要， 既是實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理的前提和保證， 也為責(zé)任追究提供了制度上的依據(jù)。（二） 重視培養(yǎng)和提高檔案管理人員的專業(yè)水平

6、為了確保新形勢(shì)下檔案管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化， 其從業(yè)人員必須具備相應(yīng)的專業(yè)素質(zhì)， 切實(shí)擔(dān)負(fù)起管理職責(zé)， 那么就要求相關(guān)人員的能力水平與崗位要求高度匹配， 才能確保工作任務(wù)圓滿完成。筆者認(rèn)為， 提高相關(guān)人員的專業(yè)素養(yǎng)和水平需要從以下幾個(gè)方面入手， 一是改變對(duì)傳統(tǒng)檔案管理相關(guān)工作方面的認(rèn)識(shí)， 重視相關(guān)人員聘用資質(zhì)的考察和把關(guān)， 以保證所招聘人員的素質(zhì)能夠滿足當(dāng)前檔案管理工作的需要；相關(guān)素質(zhì)主要包括其對(duì)當(dāng)前檔案管理工作重要性的認(rèn)知程度， 是否充分了解并切實(shí)把握當(dāng)前先進(jìn)的檔案管理模式， 是否具備相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)， 是否經(jīng)歷過相關(guān)培訓(xùn)等等。二是重視對(duì)相關(guān)從業(yè)人員的再教育再培訓(xùn)， 因?yàn)殡S著科技的進(jìn)步， 檔案管理工

7、作的模式和方法都已經(jīng)發(fā)生了很大改變， 只有重視從業(yè)人員的教育培訓(xùn)， 才能確保其及時(shí)了解和掌握先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和管理方法， 做到與時(shí)俱進(jìn)， 不斷提高檔案管理工作水平， 確保檔案管理工作的規(guī)范化。（三） 重視高科技手段的引入隨著計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用和普及， 世界已經(jīng)發(fā)生了翻天覆地的改變。那么針對(duì)當(dāng)前新形勢(shì)下對(duì)檔案管理工作規(guī)范化所提出的要求， 若一味按照傳統(tǒng)的檔案管理方法是很難實(shí)現(xiàn)的。若能夠?qū)⒂?jì)算機(jī)等高科技手段融入到檔案管理工作當(dāng)中， 先做好之前紙質(zhì)檔案的整理及電腦錄入工作， 對(duì)今后所產(chǎn)生的檔案一律實(shí)行無紙化管理， 則會(huì)大大降低相關(guān)人員的工作強(qiáng)度， 收到事半功倍的效果。四、結(jié)語綜上可知， 對(duì)檔案信息實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理并非易事， 首先要健全和完善相關(guān)管理制度及切實(shí)提升從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)和管理水平， 同時(shí)引入計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代科技手段， 才能確保檔案信息管理工作規(guī)范化進(jìn)行。參考文獻(xiàn)1向瑋瑤。新形勢(shì)下檔案管理工作規(guī)范化與電子化探討J.城建檔案， 2017 （12） :98-99.2李穎。淺析新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化電子化J.人力資源管理， 2016 （08） :245-246.3楊立君。新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化A.中國武漢決策信息研究開發(fā)中心、決策與信息雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院?！皼Q策論壇-企業(yè)行政管理與創(chuàng)新學(xué)術(shù)研討會(huì)”論文集 （上） C.中國武漢決策信息研究開發(fā)中心