文件控制制度

1、文件控制制度1.目的為規(guī)范企業(yè)的文件和檔案管理，充分發(fā)揮文件和檔案在公司生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中的指導(dǎo)作用；同時(shí)促進(jìn)規(guī)章制度科學(xué)化、規(guī)范化、程序化，保證建章立制的質(zhì)量，特制定本制度。2.適用范圍適用于公司外來文件和內(nèi)部文件的管理與存檔工作。3.引用標(biāo)準(zhǔn)3.1中華人民共和國安全生產(chǎn)法3.2中華人民共和國檔案法3.3企業(yè)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化基本規(guī)范4.管理職責(zé)4.1公司辦公室負(fù)責(zé)公司所有文件的收發(fā)、分發(fā)、傳送、催辦、立卷、歸檔、銷毀等工作。4.2各職能部門要認(rèn)真貫徹落實(shí)文件精神，并指定專人管理文件，機(jī)密文件要及時(shí)歸檔。所有文件不得外傳、外泄。經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)，不適宜的文件，要及時(shí)送交辦公室統(tǒng)一銷毀，不得亂丟亂放。5

2、.內(nèi)容及要求5.1文件管理5.1.1文件的分類1）公司的紅頭文件，是指公司級(jí)文件，是公司的行政公文性的最高級(jí)文件；2）外來文件，通常指行業(yè)主管部門的發(fā)文、適于公司的法律法規(guī)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等；3）公司各職能部門的基礎(chǔ)性管理文件，簡稱基礎(chǔ)文件，包括規(guī)章制度、操作規(guī)程等管理文件。5.1.2文件的使用范圍1）紅頭文件對(duì)外：以企業(yè)的名譽(yù)，向行業(yè)主管部門請(qǐng)示、匯報(bào)、報(bào)告處理決定等。對(duì)內(nèi)：a.轉(zhuǎn)發(fā)行業(yè)主管部門文件或根據(jù)行業(yè)主管部門文件精神制定的本企業(yè)文件；b.發(fā)布公司各職能部門的基礎(chǔ)性管理文件；c.公布企業(yè)機(jī)構(gòu)設(shè)置、機(jī)構(gòu)變動(dòng)、中層以上管理人員職務(wù)變更；d.公布公司的重大開發(fā)、項(xiàng)目、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等

3、工作的決定；e.公布公司有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)；f.其他有關(guān)公司經(jīng)營的重大事項(xiàng)。2)外來文件行業(yè)主管部門發(fā)來的文件，要全面領(lǐng)會(huì)文件精神，認(rèn)真貫徹落實(shí)。獲取的規(guī)范性文件，應(yīng)做好適宜性分析，及時(shí)轉(zhuǎn)化為企業(yè)內(nèi)部的規(guī)章制度或操作規(guī)程，指導(dǎo)企業(yè)的安全生產(chǎn)生產(chǎn)和經(jīng)營。3)基礎(chǔ)文件公司依據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等規(guī)范性文件，結(jié)合公司實(shí)際情況，編制各種規(guī)章制度、操作規(guī)程等，這類文件是企業(yè)內(nèi)部的規(guī)范性文件，具有一定的強(qiáng)制性，是全體員工必須遵照?qǐng)?zhí)行的。5.1.3文件的擬定與簽發(fā)1)文件的擬定各職能部門負(fù)責(zé)根據(jù)經(jīng)營生產(chǎn)需要起草擬定文件，分管副總經(jīng)理審核后，送公司辦公室。2)文件的簽發(fā)對(duì)外發(fā)文：公司分管副總經(jīng)

4、理核準(zhǔn)、總經(jīng)理簽發(fā)，公司辦公室統(tǒng)一編號(hào)、打印、蓋章、發(fā)文、歸檔。對(duì)內(nèi)發(fā)文：分管副總經(jīng)理簽發(fā)，公司辦公室統(tǒng)一編號(hào)、打印、蓋章、發(fā)文、歸檔。5.1.4文件的傳閱1)文件的傳閱范圍，由起草文件的職能部門根據(jù)實(shí)際工作需要，確定傳閱范圍、指定到人。2) 傳閱的文件不得帶離辦公室，不得轉(zhuǎn)借他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露文件內(nèi)容。5.1.5文件立卷1)各職能部門應(yīng)按照文件的起草職能部門進(jìn)行整理歸檔。2)立卷時(shí)，要把文件原件及傳閱簽字記錄一并裝訂。3)卷首應(yīng)設(shè)置文件清單，填寫文件名稱、發(fā)布日期、閱讀范圍等項(xiàng)目。52檔案管理5.2.1公司辦公室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，每季至少一次，按立卷要求將外來文件和內(nèi)部文件、資料等，整理立卷、歸檔。5.2.2歸檔范圍1)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等規(guī)范性文件；2)行業(yè)主管部門下發(fā)的批復(fù)、通知等有關(guān)文件；3)業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、相關(guān)方資料等；4)人事檔案、干部任免通知、獎(jiǎng)罰通報(bào)等；5)各種規(guī)章制度、操作規(guī)程、會(huì)議紀(jì)要等；6)安全生產(chǎn)方面的資料，包括