實用-電子化采購管理

1、電子化采購管理電子化采購管理 n1傳統(tǒng)采購的弊端傳統(tǒng)采購的弊端 n2電子化采購的含義及流程電子化采購的含義及流程 n3電子化采購的主要優(yōu)勢電子化采購的主要優(yōu)勢 n4電子化采購的策略電子化采購的策略 n5電子化采購系統(tǒng)電子化采購系統(tǒng) n6政府電子化采購政府電子化采購 n7案例：惠普的電子化采購之道案例：惠普的電子化采購之道 n8本章小結本章小結 n9本章思考題本章思考題 在現(xiàn)有的企業(yè)管理類教科書中，很少把“采 購管理”作為獨立的章節(jié)進行詳細介紹；在企業(yè) 管理實踐中，采購工作也普遍被認為是難度較小、 員工素質要求不高的工作，在經(jīng)營管理中處于相 對次要的地位。 電子商務的發(fā)展對企業(yè)采購管理產(chǎn)生了極為

2、 深刻的影響。 1傳統(tǒng)采購的弊端傳統(tǒng)采購的弊端 n611采購成本居高不下采購成本居高不下 n612采購周期冗長采購周期冗長 n613 采購信息缺乏溝通與共享采購信息缺乏溝通與共享 n614 采購文檔處理費時費力采購文檔處理費時費力 n615 庫存積壓和物資短缺并存庫存積壓和物資短缺并存 n616 采購范圍受地理局限采購范圍受地理局限 n617 采購環(huán)節(jié)監(jiān)控困難采購環(huán)節(jié)監(jiān)控困難 n618 采購招標往往流于形式采購招標往往流于形式 11采購成本居高不下采購成本居高不下 在一般性的工業(yè)企業(yè)中，物資采購的成本占 到企業(yè)生產(chǎn)總成本的60以上，從事采購工作的 員工的數(shù)量和日常支出也極為可觀。因此，企業(yè) 的

3、采購成本水平對企業(yè)產(chǎn)品的總成本有直接的影 響，并進而影響企業(yè)產(chǎn)品的市場競爭力和企業(yè)的 盈利水平。 12采購周期冗長采購周期冗長 傳統(tǒng)的采購方式下，企業(yè)采購的周期較為冗 長，主要有兩個原因：一是企業(yè)在采購過程中選 擇合適的商品及其供應商極其不易，如果要到企 業(yè)實地考察，更要花費較長的時間；二是企業(yè)采 購是一項跨部門和組織的工作，每一個環(huán)節(jié)都有 復雜的處理程序，要保證采購的物資按時到位， 必須要求物資使用部門提前較長時間申報采購計 劃。 13 采購信息缺乏溝通與共享采購信息缺乏溝通與共享 由于各業(yè)務部門“各自為政”，導致采購信 息在企業(yè)內部不能得到及時順暢的流轉，影響采 購效率的提高。在與外部供應

4、商溝通的過程中， 采購部門一般處于主要地位，生產(chǎn)、研發(fā)部門很 少有機會與供應商直接接觸，對缺乏經(jīng)驗的采購 人員或有較高技術要求的采購物資來說，經(jīng)常會 產(chǎn)生所采購物資與實際需要不符，既造成資源浪 費，又可能耽誤生產(chǎn)經(jīng)營的正常進行。 14 采購文檔處理費時費力采購文檔處理費時費力 傳統(tǒng)的采購活動是建立在大量的紙面文件的 基礎之上的，從生產(chǎn)部門采購需求的提出、到采 購部門與供應商的各種聯(lián)系、再到交貨及資金的 結算，整個過程產(chǎn)生了大量的紙質憑證，如領導 的批示文件、合同、匯票、收貨單等等，這些單 證的制作、填寫、保存牽涉到各部門員工大量的 精力，常常會因某一單據(jù)的錯誤或遺漏而影響整 個采購工作的進行。

5、繁雜的采購文檔，加之復雜 的采購程序，勢必導致采購活動的低效率。 15 庫存積壓和物資短缺并存庫存積壓和物資短缺并存 在消費者需求越來越追求多樣化和個性化的 今天，如果有過多的庫存成品，就必然加大銷售 的風險。過高的原材料、零部件的庫存同樣也會 給企業(yè)增加經(jīng)營負擔，產(chǎn)生較高的存貨成本，進 而提高產(chǎn)成品的成本。 16 采購范圍受地理局限采購范圍受地理局限 在傳統(tǒng)的采購業(yè)務中，采購部門選擇供應商 很大程度上受到地理位置的局限性，一方面，與 外地的供應商聯(lián)系，差旅費用、通訊費用都較高， 無形中會增加企業(yè)負擔：另一方面，與外地供應 商發(fā)生業(yè)務聯(lián)系，往往在資信、運輸?shù)确矫婕哟?風險。 17 采購環(huán)節(jié)監(jiān)控

6、困難采購環(huán)節(jié)監(jiān)控困難 傳統(tǒng)的采購活動，對采購活動的監(jiān)控有很多 困難，因為有許多權力和關系在采購過程中發(fā)揮 作用。有的企業(yè)為了加大對采購監(jiān)管的力度，建 立起一套分級采購審批程序，以防止采購費用的 過度支出以及濫用職權，但這種審批程序為本來 就低效和費時的采購工作又增添了新的枷鎖。 18 采購招標往往流于形式采購招標往往流于形式 采購招標是傳統(tǒng)采購模式中比較科學和有效 的采購方法，特別是在大額采購或貴重物品的采 購中用得很普遍。但在傳統(tǒng)的采購招標過程中， 真正達到招標目的的采購活動并不多見，不少流 于形式。 2電子化采購的含義及流程電子化采購的含義及流程 電子化采購就是通過互聯(lián)網(wǎng)絡，借助計算機 管

7、理企業(yè)的采購業(yè)務。 電子化采購從采購要求的提出、訂單的產(chǎn)生、 商品運輸以及存貨管理等方面都有了重大的改變。 網(wǎng)絡的介入使采購流程得到優(yōu)化，并在降低成本、 提高效率、增加采購透明度等方面都可使采購企 業(yè)和供應商雙方受益，實現(xiàn)“雙贏”。 電子化采購的含義及流程電子化采購的含義及流程 企業(yè)的電子化采購一般是通過應用相關的軟 件來實現(xiàn)的，不同的軟件提供了不同的解決方案。 這些解決方案各有其特點，但基本都包括如下流 程：(1)填寫訂購單 ；(2)審核訂購單；(3)聯(lián)系 供應商；(4)選擇供應商；(5)采購結算。 從上可見，在電子化采購的整個流程中，人 工參與因素越來越少，信息的傳遞基本依賴網(wǎng)絡 進行，從

8、而保證了采購過程的公正、高效，對克 服采購過程中的“黑箱操作”十分有效。 3 電子化采購的主要優(yōu)勢電子化采購的主要優(yōu)勢 n631 顯著降低采購成本顯著降低采購成本 n632 有效提高采購效率有效提高采購效率 n634 優(yōu)化采購管理優(yōu)化采購管理 n635 保證采購質量保證采購質量 n636 增加交易的透明度增加交易的透明度 n637 加強供求雙方之間的業(yè)務聯(lián)系加強供求雙方之間的業(yè)務聯(lián)系 n638 適應電子商務發(fā)展大潮適應電子商務發(fā)展大潮 31 顯著降低采購成本顯著降低采購成本 據(jù)美國全國采購管理協(xié)會稱，使用電子化采 購系統(tǒng)可以節(jié)省大量成本：采用傳統(tǒng)方式每生成 一份訂單所需要的平均費用為150美元

9、，使用電 子化采購可以將這一費用降低到30美元。早在數(shù) 年前，IBM公司就已開始了由傳統(tǒng)采購方式向電 子化采購方式的轉變。電子化采購使IBM的運營 成本不斷降低，自1995年以來，平均每年節(jié)約 采購成本約20億美元。 32 有效提高采購效率有效提高采購效率 電子化采購使得以前漫長而艱難的信息收集、 認證、商務談判、資金結算等工作流程大大簡化， 采購人員可在很短的時間內得到比以前更廣泛、 更全面、更準確的采購資料，采購工作的效率必 將會大大提高。 電子化采購可使采購企業(yè)牢牢把握采購的主 動權。 34優(yōu)化采購管理優(yōu)化采購管理 電子化采購對加強、優(yōu)化企業(yè)的采購管理具 有重要意義?？梢詮膬煞矫鎭砝斫猓?/p>

10、 第一，便于對采購業(yè)務進行集中管理。 第二，提高企業(yè)存貨管理水平。 電子化采購可以逐漸使企業(yè)從高庫存生產(chǎn)向 低庫存生產(chǎn)、微庫存生產(chǎn)過渡，直至實現(xiàn)零庫存 生產(chǎn)。 35保證采購質量 電子化采購中采購商可以在很大范圍內選擇 供應商，盡可能找到質量和價格最為理想的合作 伙伴。 通過電子化采購，制造商只要直接登錄到零 部件生產(chǎn)廠家的站點，選擇所需要的零部件品種， 再在網(wǎng)上或用其他方式支付一定數(shù)量的預定金， 當廠家確認訂單后，即可為制造商安排貨源，通 過物流配送部門或設在制造商當?shù)氐纳a(chǎn)廠家的 分支機構送貨上門，即可使制造商采購到“正宗” 的零部件，并且價格更為合理。 36 增加交易的透明度增加交易的透明

11、度 在傳統(tǒng)的采購活動中，交易透明度常常因為 采購信息的不充分受到影響，有的交易是由人為 原因造成的“黑箱操作”，不僅給企業(yè)造成損失， 也使不少人犯了錯誤。電子化采購對提高交易的 透明度，減少“黑箱操作”將起到重要的作用。 第一，電子化采購可提高供應商的透明度。 第二，提高采購商品的透明度。 第三，提高采購價格的透明度。 37加強供求雙方之間加強供求雙方之間 的業(yè)務聯(lián)系的業(yè)務聯(lián)系 電子化采購將大量買方和賣方聚集在一起， 形成公平的市場交易價，供求雙方必須在公平價 格的基礎上，加強雙方的業(yè)務聯(lián)系，以保證雙方 共同的利益。 為了降低生產(chǎn)成本，采購商會邀請供應商共 同設計改造生產(chǎn)流程，開展多種形式的技

12、術合作， 幫助企業(yè)提高原材料和零部件的利用率，同時還 會要求供應商在合適的時間、合適的地點，向采 購商提供合適數(shù)量和質量的物資，使采購商做到 零庫存生產(chǎn)。電子化采購使供求雙方更好地成為 利益共同體。 38 適應電子商務適應電子商務 發(fā)展大潮發(fā)展大潮 電子化采購相對利用網(wǎng)絡開展營銷業(yè)務來說， 投入少，難度小，而見效十分明顯，并且，通過 實施電子化采購對促進企業(yè)全方位實施電子商務 有重要的意義。電子化采購順應了電子商務發(fā)展 潮流，對提高企業(yè)的市場競爭力和經(jīng)濟效益有很 大的促進作用。 64 電子化采購系統(tǒng)電子化采購系統(tǒng) n41采購申請模塊采購申請模塊 n42采購審批模塊采購審批模塊 n43 采購管理

13、模塊采購管理模塊 41采購申請模塊采購申請模塊 采購申請這一模塊主要應實現(xiàn)以下一些功能： (1)接受生產(chǎn)部門和關鍵原材料供應部門提交 的采購申請； (2)接受企業(yè)ERP系統(tǒng)自動提交的原材料采購 申請； (3)接受管理人員、后勤服務人員提出的采購 低值易耗品、電腦軟硬件或服務方面的申請等。 42采購審批模塊采購審批模塊 采購審批模塊應主要完成以下功能： (1)系統(tǒng)能根據(jù)預設的審批規(guī)則自動審核并批 準所接收到的各種申請。 (2)對接收到的采購低值易耗品的申請，直接 向倉庫管理系統(tǒng)檢查庫存，如庫存已有，立即通 知申請者領用，如庫存沒有，用E-mail通知申請 者：申請已批準，正在采購中。 (3)對于

14、被自動審批未獲通過的申請 ，立即通 知或郵件通知申請者：申請由于何種原因未獲批 準，請修改申請或重新申請。 采購審批模塊采購審批模塊 (4)通過自動審批無法確定是否批準或否決的 申請，郵件通知申請者的主管領導，由領導登錄 采購系統(tǒng)，審批申請。 (5)對于已通過的采購申請，郵件通知申請者， 并提交給采購管理模塊。 43 采購管理模塊采購管理模塊 采購管理模塊的主要功能有： (1)接受采購管理部門制訂年度或月份采購計 劃，制訂供應商評估等業(yè)務規(guī)則。 (2)對所接受的采購申請，依據(jù)設定規(guī)則確定 是立即采購或是累積批量采購。 (3)對已生成的訂單，依據(jù)設定規(guī)則決定是立 即發(fā)給供應商，或者是留待采購管理

15、部門再次審 核修改。 采購管理模塊采購管理模塊 (4)所有訂單，依據(jù)預設的發(fā)送途徑向供應商發(fā) 出。 (5)自動接受供應商或承運商提交的產(chǎn)品運輸信 息和到貨信息。 (6)訂購產(chǎn)品入庫或服務完成后，系統(tǒng)自動郵件 通知或采購管理部門電話通知申請者申請已執(zhí)行 完畢。 采購管理模塊采購管理模塊 (7)訂購物資入庫或服務完成后，系統(tǒng)自動生 成憑證向財務管理部門提交有關單據(jù)。 (8)依據(jù)設定規(guī)則，系統(tǒng)在發(fā)出訂單時或者產(chǎn) 品驗收入庫后，自動向供應商付款，或者采購管 理部門依據(jù)有關收貨單據(jù)人工通知財務部門對供 應商付款。 5 電子化采購策略電子化采購策略 n651 逐步實現(xiàn)企業(yè)內部的信息化逐步實現(xiàn)企業(yè)內部的信息

16、化 n652 設計開發(fā)符合企業(yè)自身特點的電子化設計開發(fā)符合企業(yè)自身特點的電子化 采購軟件采購軟件 n6，53 加強采購管理人員培訓加強采購管理人員培訓 n654 堅定不移地推進電子化采購的實施堅定不移地推進電子化采購的實施 51 逐步實現(xiàn)企業(yè)逐步實現(xiàn)企業(yè) 內部的信息化內部的信息化 加快企業(yè)內部信息化建設已成為當務之急， 通過建設企業(yè)內聯(lián)網(wǎng)，應用ERP(企業(yè)資源計劃) 管理系統(tǒng)，把企業(yè)進貨、銷貨、存貨、生產(chǎn)以及 財務、計劃等各個環(huán)節(jié)通過網(wǎng)絡連接起來，再把 網(wǎng)絡延伸到企業(yè)外部，與電子化采購系統(tǒng)對接， 這樣才能成為電子化采購的真正受益者。 52 設計開發(fā)符合企設計開發(fā)符合企 業(yè)自身特點的電子化采購軟

17、件業(yè)自身特點的電子化采購軟件 企業(yè)開展電子化采購，要求把采購請求形成、 請購單填寫、采購審批、訂單下達等各項采購工 作都可通過網(wǎng)絡并借助計算機軟件來實現(xiàn)。因此， 電子化采購軟件的作用顯得十分重要。 當然，除購成品軟件外，企業(yè)也可委托軟件 公司或企業(yè)計算機專業(yè)人員專門開發(fā)，真正設計 出符合企業(yè)需要的采購軟件，為企業(yè)更好地開展 采購業(yè)務服務。 53 加強采購加強采購 管理人員培訓管理人員培訓 電子化采購的有效實施離不開高素質的管理 人員，他們應掌握專業(yè)的采購管理知識，同時還 必須有較高的計算機和網(wǎng)絡應用的知識，懂得電 子商務的運作，能夠充分利用網(wǎng)絡這一先進工具 為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動服務。這樣的人才

18、，在國 內的傳統(tǒng)企業(yè)中是十分缺乏的。因此，加強人員 培訓，提高現(xiàn)有管理人員的素質是一項十分重要 的任務。 54 堅定不移地堅定不移地 推進電子化采購的實施推進電子化采購的實施 電子化采購作為企業(yè)電子商務發(fā)展的基本應 用，是企業(yè)電子商務實施的重要組成部分，也是 對傳統(tǒng)采購方式的一次革命。 作為企業(yè)領導和采購管理人員，必須認清電 子化采購的發(fā)展趨勢，認識到其在降低成本、提 高效率，進而提升企業(yè)競爭力中的重要作用，堅 定不移地推動企業(yè)電子化采購的實施。 6政府電子化采購政府電子化采購 n661政府電子化采購的戰(zhàn)略意義政府電子化采購的戰(zhàn)略意義 n662 政府電子化采購系統(tǒng)的組成政府電子化采購系統(tǒng)的組成

19、 61政府電子化采購政府電子化采購 的戰(zhàn)略意義的戰(zhàn)略意義 實行政府電子化采購對規(guī)范政府行為、促進 國民經(jīng)濟發(fā)展意義十分重大。 1節(jié)約政府開支，提高采購效率 2.推動企業(yè)電子商務實施，促進市場經(jīng)濟健康 發(fā)展 3加快政府信息化進程，加快電子政務進程 4規(guī)范政府采購行為，密切政府與企業(yè)的交 流和溝通 62 政府電子化采購政府電子化采購 系統(tǒng)的組成系統(tǒng)的組成 我們以政府電子化采購較為成功的珠海市政 府采購中心的電子化采購系統(tǒng)為例，分析電子化 采購系統(tǒng)的組成。珠海市政府采購中心的電子化 采購系統(tǒng)由以下四個分系統(tǒng)組成： 1采購中心內部OA系統(tǒng) 2銀行卡管理系統(tǒng) 3電子化采購招投標系統(tǒng) 4政府采購網(wǎng)站系統(tǒng)

20、7 案例：惠普的電子化案例：惠普的電子化 采購之道采購之道 位于美國加利福尼亞外的帕羅阿爾托 惠普公司歷來 都是商務史上的革新者。他們有種離經(jīng)叛道的典型做法， 就是成立許多完全獨立的子公司，并讓它們任意做它們 想做的事(只要其針對總公司的主導產(chǎn)品設計出來的附屬 產(chǎn)品能夠在市場上賣得出去并賺到錢就行了)。這種做法 使得惠普公司極迅速地發(fā)展，幾十年來一直在他們所處 的領域內獨領風騷，其他的競爭對手們遠遠拋在后面。 不過近幾年來，惠普的發(fā)展速度有所減緩，似乎開始在 人們暗示：廉頗老矣。 惠普公司“分而治之”的經(jīng)營戰(zhàn)略的確有其隱含的不 利因素，其中較明顯的一點就是于各部門分頭采購，使 得他們進來的辦公

21、設備、文具用品以及各項服務都是驚 人 案例案例 地昂貴，此公司每年在這些項目上的開銷都是一 個天文數(shù)字。到1999年底，惠普花在這些項目 上總金額就高達20億美元。 惠普對這個問題早有察覺，并于1998年進行 過調查。調查發(fā)現(xiàn)，自己公司的集團購買為過于 分散，過于隨便，缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃與控制?！霸S 多雇員自己跑到附近的一家電腦與公用品商店去 隨意采購東西拿回來報銷，而不是到與我們有供 應協(xié)議的供貨商那里去采購，這樣做的結果當然 是要多花很多冤枉錢?！惫厩安少徶魅握f。 案例案例 因此惠普公司立即著手探討建立一個基于網(wǎng)絡的采購 系統(tǒng)，旨在促使總數(shù)為84000多的普員工隊伍全都從指 定的供應商那里取

22、得諸如鉛筆、臺歷和電腦這樣的辦公 用品，鏟除“闊少爺買東西”的陋習，全面實現(xiàn)采購的 決策與實施過程無紙化。作為這個過程的一個副產(chǎn)品， 惠普得以對他們龐大的供應商數(shù)據(jù)庫中的十萬個供貨點 進行篩選，只留下最可靠最效的能夠進行網(wǎng)上交易的少 數(shù)大型供應商。 在各種各樣的軟件選擇方案中，公司的電子采購組最 終選定了Ariba采購系統(tǒng)，并于1999年9月正式啟動。在 4個多月的試運行時間里，這套系統(tǒng)先后接待了一百多個 用戶。運行的結果使惠普官員們確信：Ariba網(wǎng)上采購方 案將能夠讓公司每年在MRO維護 、修理與運行項目上的 支 案例案例 出減少6000萬到1億美元。 事實上，效果比原先估計的更好。在惠普

23、實行采購 電子化的過程中，發(fā)生了一件很有意思的事情。盡管公 司對試運行的結果十分滿意，但他們實際上并不想親自 駕馭這只龐然大物。照公司的慣常做法，電子采購組從 總公司剝離了出來，成立了一個完全獨立的贏利性的商 服務公司。商業(yè)服務領域正好是目前方興未艾的一個全 新的BSP概念，而專業(yè)化的電子采購又是這個領域中填 補空白的一種服務項目。電子商務的業(yè)內分析家對此都 極為關注,認為它將在未來幾年內得到無比迅速的發(fā)展。 最早關于電子化采購的想法是由買主來管理其采購 網(wǎng)站，吸引供應商到自己的站點上來，但真正實行起來 案例案例 卻往往很難，因為許多供應商沒有自己的網(wǎng)上產(chǎn)品目錄， 或者根本就不想?yún)⒓淤I主的站點

24、。因此，一個獨立的公 開對外服務的專業(yè)采購網(wǎng)站就更有可能把賣主與買主拉 到一起。 現(xiàn)在惠普的員工需要買什么東西都上Alliente的網(wǎng)站 去訂購，而不是在公司自己的內部網(wǎng)尋找自己的采購部。 網(wǎng)站對所有的交易都有詳細的記錄，以方便日后的維修 與保養(yǎng)?？傎Y產(chǎn)達四百七十億美元的惠普公司從此能夠 與其一百個供應商進行更加快捷的交易與聯(lián)系。過去需 要 案例案例 兩個星期的采購過程，現(xiàn)在只需要不到兩天就可以完成 了。對于供應商來說，過去所有的開票、調貨和信用卡 問題需要占用60的工作時間，而現(xiàn)在這些時間僅僅占 30左右。將來有一天，惠普的員工都不必為購買紙張 或打印墨盒而操心，因為系統(tǒng)能夠自動算出某臺打印機 需要換墨盒的時間并及時提醒他們。 8 小結小結 采購是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的起點，也是企業(yè)業(yè)務流程 運作的發(fā)端，在企業(yè)經(jīng)營管理中具有重要地位。傳統(tǒng)采 購的弊端有： (1)采購成本居高不下； (2)采購周期冗長； (3)采購信息缺乏溝通與共享； (4)采購文檔處理費時費力； (5)庫存積壓和物資短缺并存； (6)采購范圍受地理局限； (7)采購環(huán)節(jié)監(jiān)控困難； (8)采購招標往往流于形式。 小結小結 電子化采購就是通過互聯(lián)網(wǎng)絡，借助計算機管理企業(yè)的 采購業(yè)務。流程包括： (1)填寫訂購單； (2)審核訂購單；