第6章 設(shè)計(jì)報(bào)表

1、Access2010 數(shù)據(jù)庫原數(shù)據(jù)庫原 理及應(yīng)用理及應(yīng)用 第六章 設(shè)計(jì)報(bào)表 教學(xué)內(nèi)容教學(xué)內(nèi)容 使用向?qū)?chuàng)建報(bào)表 2 報(bào)表分類 3 1 在報(bào)表中計(jì)算和匯總 4 使用設(shè)計(jì)器編輯報(bào)表 3 3 這一章我們將學(xué)習(xí)到下面的知識(shí) 6.1 報(bào)表概述 報(bào)表是Access中的一個(gè)重要對(duì)象，可通過控制報(bào) 表的外觀和尺寸，按照一定的格式顯示和打印數(shù)據(jù)。 報(bào)表對(duì)象的作用如下： l 打印輸出格式化的數(shù)據(jù)； l 對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分組、計(jì)算和統(tǒng)計(jì)； l 可以打印輸出標(biāo)簽以便于郵寄或其它目的； l 可以轉(zhuǎn)換為PDF、 XPS 或其他格式的文件。 6.1 報(bào)表概述 報(bào)表用于對(duì)數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進(jìn)行汁算、分組、匯報(bào)表用于對(duì)數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進(jìn)行

2、汁算、分組、匯 總和打印?？偤痛蛴?。 如果希望按照指定的格式來打印輸出數(shù)據(jù)庫中的如果希望按照指定的格式來打印輸出數(shù)據(jù)庫中的 數(shù)據(jù)，使用報(bào)表是一種理想的方法。數(shù)據(jù)，使用報(bào)表是一種理想的方法。 6.1.1 報(bào)表的結(jié)構(gòu) 報(bào)表由節(jié)組成。默認(rèn)情況下創(chuàng)建的報(bào)表包含有 頁面頁眉、主體、頁面頁腳，此外還可以包含有報(bào) 表頁眉、組頁眉、組頁腳、報(bào)表頁腳。 6.1.1 報(bào)表的結(jié)構(gòu) （1）主體： 是報(bào)表的關(guān)鍵部分，是顯示數(shù)據(jù)的主要區(qū)域。 （2）頁面頁眉：在每頁頂端打印輸出，通常用來顯示數(shù) 據(jù)的列標(biāo)題。 （3）頁面頁腳：在每頁底端打印輸出，通常用于插入頁 碼、日期、完成本頁的匯總情況等。 （4）組頁眉：分組后才會(huì)出現(xiàn)此

3、節(jié)。 （5）組頁腳：與組頁眉對(duì)應(yīng)。 （6）報(bào)表頁眉：僅在報(bào)表的首頁打印輸出，主要用于顯 示報(bào)表封面的信息。 （7）報(bào)表頁腳：在報(bào)表結(jié)尾顯示一次。使用報(bào)表頁腳顯 示整個(gè)報(bào)表的計(jì)算匯總或其他的統(tǒng)計(jì)數(shù)字信息。 組頁眉 報(bào)表頁眉頁面頁眉 頁面頁腳 主體 6.1.2 報(bào)表視圖 在Access 2010 環(huán)境下，報(bào)表主要有4 種視圖類 型： l設(shè)計(jì)視圖：用于創(chuàng)建和編輯報(bào)表的結(jié)構(gòu) l布局視圖：用來根據(jù)實(shí)際報(bào)表數(shù)據(jù)調(diào)整布局并設(shè)置報(bào)表 布局及控件屬性 l報(bào)表視圖：用于查看報(bào)表的設(shè)計(jì)結(jié)果 l打印預(yù)覽視圖：用于查看報(bào)表的頁面數(shù)據(jù)輸出形態(tài) 6.1.2 報(bào)表視圖 可在這四種報(bào)表視圖中切換進(jìn)行不同視圖下該報(bào) 表的查看。4

4、種視圖之間的切換方式是： 打開某個(gè)報(bào)表，單擊“開始”選項(xiàng)卡上的“視 圖”選項(xiàng)組中的“視圖”選項(xiàng)下的“”按鈕， 選擇要查看的視圖。除了利用導(dǎo)航窗格的視圖 命令按鈕外，打開某個(gè)報(bào)表對(duì)象后，狀態(tài)欄的 右側(cè)也有各種視圖按鈕，可以快速切換視圖按 鈕。 6.1.3 報(bào)表的分類 報(bào)表主要分為以下四種類型： l縱欄式報(bào)表 l表格式報(bào)表 l圖表報(bào)表 l標(biāo)簽報(bào)表 縱欄式報(bào)表縱欄式報(bào)表 （1）縱欄式報(bào)表：縱欄式報(bào)表以垂直的方式顯 示記錄。在主體節(jié)內(nèi)可以顯示表中的一條或多條記 錄，每行顯示一個(gè)字段，行的左側(cè)顯示字段名，行 的右側(cè)顯示字段值。 表格式報(bào)表表格式報(bào)表 （2）表格式報(bào)表是以行列的方式來顯示數(shù)據(jù)， 其中行方式

5、顯示記錄，列方式顯示字段。表格式報(bào) 表的字段名稱不是顯示在主體節(jié)中，而是放在頁面 頁眉中顯示，這樣輸出報(bào)表時(shí)各字段名稱只在報(bào)表 的每頁上方顯示一次。 圖表報(bào)表圖表報(bào)表 （3）圖表報(bào)表是以圖表的方式來顯示表或查詢 中的數(shù)據(jù)，使用它可以更直觀的反映數(shù)據(jù)之間的關(guān) 系。 標(biāo)簽報(bào)表標(biāo)簽報(bào)表 標(biāo)簽報(bào)表是一種特殊類型的報(bào)表，主要用于制 作物品標(biāo)簽、客戶標(biāo)簽等。 小結(jié)：報(bào)表和窗體的區(qū)別小結(jié)：報(bào)表和窗體的區(qū)別 報(bào)表和窗體有許多共同之處報(bào)表和窗體有許多共同之處: 它們的數(shù)據(jù)來源都是基礎(chǔ)表、查詢和它們的數(shù)據(jù)來源都是基礎(chǔ)表、查詢和SQL語句，創(chuàng)建窗體時(shí)所語句，創(chuàng)建窗體時(shí)所 用的控件基本上都可以在報(bào)表中使用，設(shè)計(jì)窗體時(shí)

6、所用到各種用的控件基本上都可以在報(bào)表中使用，設(shè)計(jì)窗體時(shí)所用到各種 控件操作也同樣可以存報(bào)表的設(shè)計(jì)過程中使用?？丶僮饕餐瑯涌梢源鎴?bào)表的設(shè)計(jì)過程中使用。 報(bào)表與窗體的區(qū)別在于用途不同：報(bào)表與窗體的區(qū)別在于用途不同： 在窗體中可以輸入數(shù)據(jù)，在報(bào)表中則不能輸入數(shù)據(jù)，報(bào)表的主在窗體中可以輸入數(shù)據(jù)，在報(bào)表中則不能輸入數(shù)據(jù)，報(bào)表的主 要用途是按照指定的格式來打印輸出數(shù)據(jù)。報(bào)表處不能進(jìn)行數(shù)要用途是按照指定的格式來打印輸出數(shù)據(jù)。報(bào)表處不能進(jìn)行數(shù) 據(jù)輸入外，可以完成窗體的所有工作，也可以把窗體保存為報(bào)據(jù)輸入外，可以完成窗體的所有工作，也可以把窗體保存為報(bào) 表，然后再報(bào)表視圖中自定義窗體控件。表，然后再報(bào)表視圖中

7、自定義窗體控件。 報(bào)表與窗體的另一項(xiàng)區(qū)別在于計(jì)算的處理方式：窗體采用計(jì)算報(bào)表與窗體的另一項(xiàng)區(qū)別在于計(jì)算的處理方式：窗體采用計(jì)算 字段，通過窗體中的字段進(jìn)行計(jì)算；報(bào)表則以分組記錄為依據(jù)，字段，通過窗體中的字段進(jìn)行計(jì)算；報(bào)表則以分組記錄為依據(jù)， 將每頁的結(jié)果值或者整份報(bào)表的輸出結(jié)果統(tǒng)計(jì)出來。將每頁的結(jié)果值或者整份報(bào)表的輸出結(jié)果統(tǒng)計(jì)出來。 6.2 創(chuàng)建報(bào)表 Access2010 主要提供了3 種創(chuàng)建報(bào)表的方法： 空?qǐng)?bào)表、報(bào)表向?qū)?、?bào)表設(shè)計(jì)。 空?qǐng)?bào)表空?qǐng)?bào)表是采用一種所見即所得的方式創(chuàng)建報(bào)表； 利用“報(bào)表向?qū)?bào)表向?qū)А惫δ軐⒆詣?dòng)生成報(bào)表； 報(bào)表設(shè)計(jì)報(bào)表設(shè)計(jì)是在設(shè)計(jì)視圖下創(chuàng)建報(bào)表。 6.2.1 空?qǐng)?bào)表 報(bào)

8、表工具提供了最快速創(chuàng)建報(bào)表的方式，報(bào)表工具提供了最快速創(chuàng)建報(bào)表的方式， 因?yàn)樗鼤?huì)立刻生成報(bào)表，而不提示任何信息。因?yàn)樗鼤?huì)立刻生成報(bào)表，而不提示任何信息。 報(bào)表將顯示指定數(shù)據(jù)源中的所有字段。報(bào)表工報(bào)表將顯示指定數(shù)據(jù)源中的所有字段。報(bào)表工 具可能無法創(chuàng)建完美的用戶最終所需報(bào)表，但具可能無法創(chuàng)建完美的用戶最終所需報(bào)表，但 對(duì)于迅速查看數(shù)據(jù)源卻極有幫助。對(duì)于迅速查看數(shù)據(jù)源卻極有幫助。 點(diǎn)擊報(bào)表組中的空?qǐng)?bào)表按鈕可以快速建立一個(gè)點(diǎn)擊報(bào)表組中的空?qǐng)?bào)表按鈕可以快速建立一個(gè) 空白報(bào)表，表明報(bào)表的建立可從一個(gè)空白報(bào)表入手，空白報(bào)表，表明報(bào)表的建立可從一個(gè)空白報(bào)表入手， 在建立了空白報(bào)表的同時(shí)，右側(cè)出現(xiàn)字段列表，可

9、在建立了空白報(bào)表的同時(shí)，右側(cè)出現(xiàn)字段列表，可 提供空白報(bào)表的多個(gè)數(shù)據(jù)源的字段選擇，進(jìn)而使得提供空白報(bào)表的多個(gè)數(shù)據(jù)源的字段選擇，進(jìn)而使得 空白報(bào)表稱為一張滿意的報(bào)表?？瞻讏?bào)表稱為一張滿意的報(bào)表。 6.2.1 空?qǐng)?bào)表 【例6-1】通過“學(xué)生”表和“班級(jí)”表，使用 “空?qǐng)?bào)表”創(chuàng)建“學(xué)生基本信息”報(bào)表。 （1）在“創(chuàng)建”功能區(qū)的“報(bào)表”工具中選擇 “空?qǐng)?bào)表”命令。 （2）在右邊“字段列表”窗格中依次將“學(xué)生” 表中的學(xué)號(hào)、姓名、性別、出生日期等字段拖動(dòng)到 主體區(qū)中，拖動(dòng)時(shí)會(huì)出現(xiàn)十字圖標(biāo)。 （3）按相同方法將“班級(jí)”表中的字段拖動(dòng)到 報(bào)主體區(qū)中。 （4）單擊“保存”按鈕，將報(bào)表名稱存為“學(xué) 生基本信息”

10、。 6.2.2 使用“報(bào)表向?qū)А眲?chuàng)建報(bào)表 當(dāng)使用當(dāng)使用“報(bào)表向?qū)?bào)表向?qū)А眲?chuàng)建報(bào)表時(shí)，創(chuàng)建報(bào)表時(shí)，“報(bào)表向?qū)?bào)表向?qū)А?會(huì)提示指定相關(guān)的數(shù)據(jù)源、選擇字段和報(bào)表版式等。會(huì)提示指定相關(guān)的數(shù)據(jù)源、選擇字段和報(bào)表版式等。 根據(jù)向?qū)崾究梢酝瓿纱蟛糠謭?bào)表設(shè)計(jì)基本操作，根據(jù)向?qū)崾究梢酝瓿纱蟛糠謭?bào)表設(shè)計(jì)基本操作， 加快了創(chuàng)建報(bào)表的過程。加快了創(chuàng)建報(bào)表的過程。 由由“報(bào)表向?qū)?bào)表向?qū)А痹O(shè)計(jì)生成的報(bào)表，用戶還可以設(shè)計(jì)生成的報(bào)表，用戶還可以 在在“設(shè)計(jì)視圖設(shè)計(jì)視圖”中進(jìn)一步修改，得到更加完善的報(bào)中進(jìn)一步修改，得到更加完善的報(bào) 表表 。 6.2.2 使用“報(bào)表向?qū)А眲?chuàng)建報(bào)表 【例6-2】使用“報(bào)表向?qū)А眲?chuàng)建“學(xué)生

11、成績(jī)報(bào) 表”。 （1）在“創(chuàng)建”功能區(qū)的“報(bào)表”工具中選擇 “報(bào)表向?qū)А泵?，彈出“?bào)表向?qū)А泵睢?（2）在“表/查詢”下拉列表框中指定“成績(jī)” 表作為報(bào)表的數(shù)據(jù)源并選定字段。 （3）指定分組級(jí)別。 （4）選擇字段對(duì)記錄進(jìn)行排序，并進(jìn)行匯總。 （5）確定報(bào)表的布局方式 （6）為報(bào)表指定標(biāo)題，輸入“學(xué)生成績(jī)表”， 保存并預(yù)覽。 6.2.3 使用“圖表”工具創(chuàng)建圖表 報(bào)表 【例6-3】使用“圖表”工具創(chuàng)建“學(xué)生政治情 況統(tǒng)計(jì)”圖表報(bào)表。具體操作步驟如下： （1）指定數(shù)據(jù)源 （2）指定圖表的數(shù)據(jù)字段 （3）選擇圖表類型 （4）指定圖表中的布局方式 （5）指定圖表標(biāo)題 （6）保存并退出 6.2.5創(chuàng)

12、建標(biāo)簽報(bào)表 標(biāo)簽是一種可以快速查找和定位的工具，標(biāo)簽是一種可以快速查找和定位的工具， Access 中的標(biāo)簽報(bào)表完全根據(jù)標(biāo)簽紙的大小靈活中的標(biāo)簽報(bào)表完全根據(jù)標(biāo)簽紙的大小靈活 進(jìn)行布局。通過已有的數(shù)據(jù)源，利用標(biāo)簽報(bào)表的獨(dú)進(jìn)行布局。通過已有的數(shù)據(jù)源，利用標(biāo)簽報(bào)表的獨(dú) 特特性，可以方便快捷地創(chuàng)建大量標(biāo)簽式的信息報(bào)特特性，可以方便快捷地創(chuàng)建大量標(biāo)簽式的信息報(bào) 表。在制作標(biāo)簽時(shí)，一般先用標(biāo)簽向?qū)瓿沙醪街票怼Ｔ谥谱鳂?biāo)簽時(shí)，一般先用標(biāo)簽向?qū)瓿沙醪街?作，然后在作，然后在“報(bào)表設(shè)計(jì)報(bào)表設(shè)計(jì)”視圖中進(jìn)行格式布局修飾。視圖中進(jìn)行格式布局修飾。 【例6-5】使用“學(xué)生”表，創(chuàng)建標(biāo)簽報(bào)表。 6.3 在在使用設(shè)計(jì)視

13、圖創(chuàng)建報(bào)表 6.3.1 創(chuàng)建簡(jiǎn)單報(bào)表創(chuàng)建簡(jiǎn)單報(bào)表 例例6-6：通過設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建：通過設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建“學(xué)生課程成績(jī)學(xué)生課程成績(jī)”報(bào)報(bào) 表，以行的形式顯示表，以行的形式顯示“學(xué)號(hào)學(xué)號(hào)”、“姓名姓名”、“課程課程 名稱名稱”、“成績(jī)成績(jī)”等數(shù)據(jù)。（等數(shù)據(jù)。（P103） 6.3.2 報(bào)表的排序、分組和計(jì)算 排序與分組功能可以在創(chuàng)建報(bào)表時(shí)，對(duì)報(bào)表數(shù)據(jù) 分類匯總。 1.排序記錄 例6-7：將例6-6學(xué)生課程成績(jī)進(jìn)行排序。（P104 ） 2.分組記錄 例6-8：將例6-6按學(xué)號(hào)進(jìn)行分組（P105） 3.在報(bào)表中實(shí)現(xiàn)計(jì)算 例6-9：將例6-6再統(tǒng)計(jì)出每個(gè)學(xué)生的平均成績(jī)和 總成績(jī)。（P106） Sum（成績(jī)） A

14、vg（成績(jī)） 4.報(bào)表常用函數(shù)（P107的表6-1） 6.3.3創(chuàng)建主創(chuàng)建主/子報(bào)表子報(bào)表 例6-10：創(chuàng)建學(xué)生信息主報(bào)表，根據(jù)學(xué)生信息查 詢學(xué)生成績(jī)的子報(bào)表。（P107） 步驟： 1）創(chuàng)建學(xué)生信息主報(bào)表 2）“設(shè)計(jì)”控件組“子窗體/子報(bào)表” 主體區(qū)域單擊 3）選擇字段 4）確定主報(bào)表與子報(bào)表連接字段 5）切換到瀏覽視圖 6.3.4 創(chuàng)建多列報(bào)表 6.3.4 創(chuàng)建多列報(bào)表 【例6-11】使用“教師”表，創(chuàng)建多列報(bào)表。 （1）使用“報(bào)表向?qū)А泵?，?chuàng)建一個(gè)單列的 “教師”報(bào)表。 （2）選擇“報(bào)表設(shè)計(jì)工具”中的“頁面設(shè)置” 命令，打開“頁面設(shè)置”對(duì)話框，將“列”選項(xiàng)卡 中的“列數(shù)”設(shè)置為2。 注意

15、： 如列寬空間不夠?qū)⒉荒芏嗔酗@示。 6.4打印報(bào)表打印報(bào)表 1.頁面設(shè)置 2.在報(bào)表中添加日期和時(shí)間 3.在報(bào)表中添加頁碼 4.打印報(bào)表 ACCESS提供了多種預(yù)定義報(bào)表格式，這些格式提供了多種預(yù)定義報(bào)表格式，這些格式 可以統(tǒng)一地更改報(bào)表中所有文本的字體、字號(hào)及線可以統(tǒng)一地更改報(bào)表中所有文本的字體、字號(hào)及線 條粗細(xì)等外觀屬性。條粗細(xì)等外觀屬性。 6.4 打印報(bào)表打印報(bào)表 6.4.1 設(shè)置報(bào)表格式 6.4.2添加日期和時(shí)間 添加日期和時(shí)間添加日期和時(shí)間 在報(bào)表中添加日期和時(shí)間、頁碼和分頁符對(duì)在報(bào)表中添加日期和時(shí)間、頁碼和分頁符對(duì)ACCESS 2010來說是很容易的事。在來說是很容易的事。在ACCESS 2010有其專門控件來有其專門控件來 完成。完成。 6.4.3 添加分頁符和頁碼 Page 和Pages 是內(nèi)置變量，Page代表當(dāng)前 頁號(hào)，Pages代表總頁數(shù)。 6.4.5 使用節(jié) 報(bào)表中的內(nèi)容是以節(jié)劃分的。每一個(gè)節(jié)都有其特 定的目的，而且按照一定的順序輸出在頁面