報銷管理制度及流程

1、報銷管理制度及流程費用報銷管理辦法 為了公司各部門、各級人員費用支出的合理化，規(guī)范財務(wù)報銷制度，特制定本辦法。 一、報銷的范圍： 指因工作必需要而發(fā)生費用： 1、部門辦公成本：資料費、快遞費、誤餐費、辦公用品耗用、耗材費、市內(nèi)車費指 無報銷額度的員工因工作必需要發(fā)生的市內(nèi)車費。 2、個人固定額度的津貼成本：通訊費、市內(nèi)交通費。 3、部門非常常性開支：除上述費用外，臨時或突發(fā)產(chǎn)生的費用。 4、特別費用：業(yè)務(wù)招待費、差旅費。 二、部門辦公成本的報銷管理辦法： 1、關(guān)于項目的辦公費用，由經(jīng)辦部門總監(jiān)簽字，報行政管理部會簽，經(jīng)公司總經(jīng)理 審批后，報銷。 2、關(guān)于部門的辦公成本費用，由必需求部門向行政管

2、理部申領(lǐng)，或填寫申購單經(jīng) 批準后，由行政管理部采購，發(fā)放至部門領(lǐng)用，月底由行政管理部統(tǒng)一報銷，經(jīng) 必需求部門總監(jiān)會簽后，總經(jīng)理審批，報財務(wù)部門。依據(jù)使用部門不同，分部門列 支。 三、通訊費報銷管理辦法： 因公司員工薪資結(jié)構(gòu)中福利補貼內(nèi)已合計對通訊費用的補貼，故除以下特別崗 位因業(yè)務(wù)必需要給予一定額度的報銷，其他員工包涵案場銷售人員不再享有 通訊費補貼。特別崗位通訊費報銷最高額度詳見下表： 手機費的支付 一般采用當事 人先行墊付，然 后由公司報銷的方式。手機費如不夠額度的按實報銷。額度內(nèi)的手機費由各部門總監(jiān)審批， 超額度部分一律不予報銷。 凡公司報銷通訊費的員工均須24小時開機以便聯(lián)系，假設(shè)兩小

3、時內(nèi)仍不能聯(lián)系者， 取消當月報銷資格。 四、市內(nèi)交通費報銷管理辦法： 1、經(jīng)審批合格的管理層以上干部按照私車公用管理制度執(zhí)行。 2、其他員工：按項目提傭的部門和個人，該部分費用包涵在所提傭金額度內(nèi) A、因公外出，公司在未能安排車輛的狀況下，可報銷員工往來辦事所必需的公 共汽車費用。 B、公司在未能安排車輛的狀況下，因事情緊急，員工須乘出租車或采用其它便 捷的交通手段時，須事先征得部門領(lǐng)導(dǎo)的同意后方能報銷。 五、業(yè)務(wù)招待費報銷管理辦法： 1、按項目提傭的部門和個人，該部分費用包涵在所提傭金額度內(nèi)。 2、以公司名義發(fā)生業(yè)務(wù)招待費的，須向總經(jīng)理申請后，再執(zhí)行，經(jīng)總經(jīng)理審批 后報銷。 3、假設(shè)跨部門須

4、由對方部門的審核人核準批準后予以報銷。 六、差旅費報銷管理辦法： 1、員工市外出差差旅費報銷規(guī)定： A、公司員工因工作必需要出差，須填報出差申請書，經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)同意，并 經(jīng)總經(jīng)理批準后方可出差。 B、出差人員來往的交通費飛機、輪船、火車、普客、住宿費按審批標準實 行實報實銷票務(wù)及住宿由行政管理部統(tǒng)一安排。關(guān)于出差人員出差期間的 差旅津貼原則上包括伙食費、通訊費等按以下標準執(zhí)行補貼： E、出差人員必需在回公司后的一周內(nèi)報銷相關(guān)差旅費用。出差人員須填寫出差 費用報銷單，并將相關(guān)費用票據(jù)附在報銷單后面，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字，行政管理 部審核，報總經(jīng)理簽字同意后方可報銷。 F、部門負責人主要審核出差事實和準

5、確的出差時間何日出差、何日回公司； 行政管理部主要核準報銷費用標準。 G、關(guān)于已執(zhí)行綜合津貼的總公司編制的員工，如公司安排到其它地方不再享 受該補貼。 2、外派來京工作人員相關(guān)費用的報銷： A、外派來京的工作人員界定：指由上?？偣九沙龅?，人事關(guān)系及工資發(fā)放均 在上海總公司的員工。 B、北京公司發(fā)放的津貼標準：北京公司對外派來京工作人員發(fā)放當?shù)亟蛸N，標 準為3000.00元/月.人。津貼的報銷原則上以各種報銷憑證填補，當?shù)馗?人所得稅由本人承當。 C 、外派來京工作人員返回原籍費用報銷的相關(guān)規(guī)定： a 對外派來京工作人員，公司準予每人每月一次返回原籍，并報銷往來的交 通費。 b 原則上回原籍時

6、間安排為雙休日。 c 公司每月只報銷一次回原籍人員往返的交通費，假設(shè)因工 作必需要當月未能回原籍者，可報銷其親屬來京的往返交通費限1人次。該 費用報銷不累計，凡未當月報銷者逾期作廢。 d 工作必需要，安排外派人員回原籍時，假設(shè)該人員利用該機會探親另行休假兩天，那么公司不再報銷當月回原籍所必需交通費。 e 利用出差或工作調(diào)動之便，事先經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準就近回家省親辦事，其繞道而增加的各項費用，視狀況經(jīng)總經(jīng)理批準后酌情處理； 對派駐除北京外異地工作所實際發(fā)生的各項費用均由業(yè)務(wù)所在地公司邀請方公司負擔，并執(zhí)行內(nèi)部結(jié)算制 七、各項費用報銷付款細則 1、填寫付款申請/報銷單 1、首先要選擇不同類型的付款申請

7、/報銷單 A、請款單 B、現(xiàn)金報銷單 C、備用金請款單 D、支票付款憑單 2、為符合法律和檔案儲存的要求，有效的付款申請/報銷單須嚴格遵守下述的 填寫要求和附件原始憑證粘貼規(guī)定： A、請用藍色或黑色鋼筆、墨水筆、圓珠筆填寫 B、請勿涂改包括用涂改液 C、用中文填寫，字跡清楚 D、附件必需整齊粘貼在費用報銷憑證紙上 E、然后將請款單和報銷憑證紙粘貼在付款申請/報銷單后 3、結(jié)合公司實際，以下是必需由申請人填寫的要素 A、日期。應(yīng)與實際申請日期相符。 B、金額。須注明幣別：人民幣-RMB。 C、金額合計數(shù)。大小寫必需一致。 D、費用說明。 E、收款人資料。必需寫明收款人全稱。 F、費用所屬部門。

8、G、付款方式?，F(xiàn)金、貸匯憑證及支票等。 H、申請人簽名。申請人必需是費用發(fā)生的直接使用人或直接相關(guān)人，不 得由其他員工代簽。 2、費用報銷程序： 1、報銷人須在發(fā)票上注明經(jīng)辦人，假設(shè)是招待費須注明何業(yè)務(wù)、單位、人數(shù)及 時間。 2、填寫費用報銷單，交部門經(jīng)理簽字。 3、按金額交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核簽字。 4、到財務(wù)部請款。 3、付款細則 1、發(fā)票規(guī)定 A、所有發(fā)票應(yīng)為正本，有收款單位及稅務(wù)監(jiān)制章。 B、發(fā)票的抬頭一般為公司的全稱。 C、發(fā)票開票人必需與收款人一致。 D、發(fā)票內(nèi)容必需清楚列明項目、單價和數(shù)量等。 E、車費發(fā)票背后必需注明日期、起止點和事由。 F、業(yè)務(wù)招待費發(fā)票必需寫明費用的日期、目的和參加

9、者。 G、住宿發(fā)票要附酒店打印的房費清單 2、收據(jù) 收據(jù)一般不得作為正式報銷憑證。唯以下收據(jù)視同一般發(fā)票： A、國家財政部門以及公共事業(yè)部門的托收單據(jù)或行政事業(yè)單位蓋有財政 監(jiān)制章的專有正式收據(jù)。 B、國外取得的收據(jù)帳單。 3、差旅費申請表 公司人員出差須征得副總裁的書面批準。申請費用時須填寫差旅費申請表。 A、應(yīng)注明出差地點、目的、日期和天天費用預(yù)算。 B、費用預(yù)算應(yīng)依據(jù)公司的出差標準而定。 C、此表經(jīng)批準后作為申請付款的正式原始數(shù)據(jù)。 D、出差人員須在出差結(jié)束后五個工作日內(nèi)報銷實際費用，如實際費用與 預(yù)算相差超過10%時由副總裁追加簽字確認。 4、業(yè)務(wù)招待申請表 公司人員招待客戶須征得總經(jīng)

10、理的書面批準。申請費用時須填寫業(yè)務(wù)招待費申請表。 A、應(yīng)注明業(yè)務(wù)招待目的、日期和費用預(yù)算。 B、此表經(jīng)批準后作為申請付款的正式原始數(shù)據(jù)。 C、業(yè)務(wù)招待經(jīng)辦人員須在招待發(fā)生后三個工作日內(nèi)報銷實際費用，如實 際費用與預(yù)算相差超過10%時由執(zhí)行總裁追加簽字確認。 4、費用入賬 費用發(fā)生后應(yīng)及時交財務(wù)部入賬,當月發(fā)票當月報銷，超額度部分不予報 銷。年末, 各部門應(yīng)將尚未付款的發(fā)票交財務(wù)部以準確記錄公司當期費用及負 債; 在年度結(jié)束之前, 各部門還應(yīng)總結(jié)當期費用已發(fā)生但尚未收到正式發(fā)票的 項目, 將相關(guān)單據(jù), 如合同, 供應(yīng)商付款通知, 交財務(wù)部入賬。 八、現(xiàn)金報銷規(guī)定 1、原則上公司以每周五為固定報銷

11、費用時間。 2、其它狀況視時處理。 九、借支管理： 1、現(xiàn)金借支管理： 1、公司員工因公借用公司現(xiàn)金，必需填寫借款申請單，經(jīng)部門主任審核報總經(jīng)理簽 字同意后方可借支。 2、公司總經(jīng)理因公在外，不能及時簽署看法時，以 的形式報總經(jīng)理同意方可 借支，但事后應(yīng)及時辦好補簽手續(xù)。原則上超過3000元以上不予以借支現(xiàn)金。 3、?？顚Ｓ茫坏门矠樗?，借款只能用于辦理公事。 4、關(guān)于借出的現(xiàn)金，財務(wù)人員必需及時清理，原則上執(zhí)行前款未清后款不借的 借款原則。 5、因公借款，時間最多不得超出2周，有特別狀況，應(yīng)書面說明，報總經(jīng)理同 意。 2、支票借支管理： 1、超過3000元以上費用一般以支票方式支付。 2、公司