文件的管理制度

1、文件的管理制度1 目的 對(duì)與安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化有關(guān)的文件進(jìn)行控制，保證各相關(guān)場(chǎng)所使用文件為有效版本，儲(chǔ)存相關(guān)的安全管理記錄，以證實(shí)本公司職業(yè)健康安全管理處于受控狀態(tài)。 2 適用范圍 適用于本公司安全標(biāo)準(zhǔn)化管理體系有關(guān)文件的控制。 3 引用標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)文件參照文件 機(jī)械制造企業(yè)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范AQ7009-2021 4 使命 4.1 安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化管理手冊(cè)由安環(huán)部負(fù)責(zé)組織編寫，由總經(jīng)理審批。 4.2 程序文件由安環(huán)部負(fù)責(zé)組織編寫，由安全總監(jiān)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。 4.3 各職能部門負(fù)責(zé)組織編寫與職能有關(guān)的作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程、管理制度和相應(yīng)的記錄表格，由各職能部門負(fù)責(zé)人審核，由總經(jīng)理審批。 4.4 附件

2、文件由各部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)編制，由部門負(fù)責(zé)人或其指定人員負(fù)責(zé)審批。 4.5 行政人事部負(fù)責(zé)文件分發(fā)回收管理、文件正本的保管和維持文件一覽表的最新狀態(tài)。 4.6 各部門負(fù)責(zé)本部門與安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)有關(guān)的文件的收集、整理和歸檔。 5 內(nèi)容和要求 5.1 文件分類及保管 5.1.1 公司安全標(biāo)準(zhǔn)化管理體系文件分為五種，其結(jié)構(gòu)和文件類別如下： a一級(jí)文件管理手冊(cè)； b二級(jí)文件程序文件； c三級(jí)文件管理制度、作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程等； 技術(shù)圖紙等； 技術(shù)類文件，包括標(biāo)準(zhǔn)、工藝參數(shù)等； d附件文件表格、報(bào)告和記錄等； e外來文件標(biāo)準(zhǔn)、上級(jí)文件、法律法規(guī)等。 5.1.2 管理手冊(cè)、程序文件、三級(jí)文件管理制度、

3、作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程、檢驗(yàn)規(guī)范等，由人事行政部保管。 5.1.3 三級(jí)文件技術(shù)圖紙；技術(shù)類文件，包括技術(shù)圖紙、標(biāo)準(zhǔn)、工藝參數(shù)等，由人事行政部保管。 5.1.4 各種附件、記錄、表格由各相應(yīng)部門自行保管。 5.1.5 公司級(jí)行政管理類文件，如各種行政管理制度，外來的管理性文件包括政策、法規(guī)等文件由相應(yīng)職能部門負(fù)責(zé)管理。 5.2 文件的編號(hào)與編寫 文件順序號(hào) 文件的要素編號(hào) 企業(yè)代碼 安全文件 5.3 文件的編寫、審批 文件發(fā)放前應(yīng)得到批準(zhǔn)，以保證文件是適宜的； 5.3.1 安全標(biāo)準(zhǔn)化管理手冊(cè)由安全部負(fù)責(zé)組織編寫，由總經(jīng)理審批。 5.3.2 程序文件由安全部負(fù)責(zé)組織編寫，由安全總監(jiān)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)

4、。 5.3.3 三級(jí)文件由各職能部門編寫，由部門負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。 5.4 文件的受控狀況 5.4.1文損文件必需交回，由文件管理部門負(fù)責(zé)銷毀。 5.5.4 為辨認(rèn)文件最新版本狀況，以防止過時(shí)或失效文件被使用，文件管理部門應(yīng)按文件類別建立文件一覽表，并在制定、變更文件時(shí)，更新為最新內(nèi)容。 5.5.5 文件管理部門應(yīng)在每份紙質(zhì)的受控文件上加蓋紅色“受控章后分發(fā)。使用部門應(yīng)在文件發(fā)放/回收記錄表上簽收。當(dāng)文件修訂、變更或作廢時(shí)，由文件管理部門在文件發(fā)放/回收記錄表上簽收過時(shí)無效的文件。 5.6 文件的儲(chǔ)存、作廢與銷毀 5.6.1 與安全標(biāo)準(zhǔn)化體系有關(guān)的紙質(zhì)文件都必需分類存放在清潔、通風(fēng)、干燥

5、、安全的室內(nèi)。并將其電子檔上傳于公共系統(tǒng)中。 5.6.2 各部門文件應(yīng)指定專人保管，不準(zhǔn)私自外借。 5.6.3 任何人不得在受控文件上亂涂畫改，保證文件的清楚、易于識(shí)別和檢索。 5.6.4 所有失效或作廢文件由文件管理部門及時(shí)從所有發(fā)放或使用場(chǎng)所收回，并將公共系統(tǒng)中的電子文檔刪掉，保證防止作廢文件的非預(yù)期使用。 5.6.5 原版的手冊(cè)作廢后仍由品管部?jī)?chǔ)存，儲(chǔ)存期為三年。 5.6.6 失效或作廢文件假設(shè)不必需加以儲(chǔ)存時(shí)，由文件管理部門統(tǒng)一回收后，依據(jù)文件是否具有機(jī)密性，馬上銷毀或蓋“作廢章或于文件正文上用圓珠筆或鋼筆畫大“表示作廢后再作回收利用紙張。 5.7 文件的更改 5.7.1 當(dāng)現(xiàn)行的文件

6、有內(nèi)容變更的必需求，或文件必需要廢止時(shí)，由提議人填寫文件變更申請(qǐng)單，提出變更理由、文件項(xiàng)次編號(hào)、建議變更內(nèi)容等，由權(quán)責(zé)部門審批簽字后，轉(zhuǎn)文件管理部門處理。 5.7.2 文件每次修改均應(yīng)更改修訂號(hào)，當(dāng)修訂號(hào)超過“9后，如必需再次對(duì)文件進(jìn)行修改則必需同時(shí)更改版本號(hào)；當(dāng)安全標(biāo)準(zhǔn)化體系文件進(jìn)行大幅度修改時(shí)，為方便管理，可以統(tǒng)一修訂版本/修訂號(hào)。文件更改并經(jīng)批準(zhǔn)后，原文件作廢，換發(fā)新版本/修訂號(hào)文件。 5.7.3 文件變更后，必需回收并作廢舊版文件，并發(fā)放新版文件。同時(shí)，于公共系統(tǒng)中刪減舊版文件，再上傳新版文件。 5.8 文件的借閱 5.8.1 臨時(shí)必需借閱受控文件資料的人員，經(jīng)文件管理部門負(fù)責(zé)人同意后

7、方可借閱，借閱時(shí)填寫文件借閱登記表，借閱者應(yīng)在預(yù)定的歸還日期歸還所借的文件資料。如借閱電子檔文件，由借閱人提出申請(qǐng)，經(jīng)審批后開設(shè)查看文件權(quán)限，在使用完后再取消其查看權(quán)限。 5.8.2 原版文件一律不外借，以防止原版文件丟失和損壞。 4.9 外來文件的控制 5.9.1 安全部負(fù)責(zé)收集、識(shí)別相關(guān)的國(guó)際、國(guó)家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的最新版本，以及客戶提供的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)；其它部門收集各自相關(guān)的法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等外來文件并識(shí)別其適用性。按本文4.5管理、分發(fā)。 5.9.2 外來文件必需登記外來文件接收記錄表，對(duì)合適本公司的外來文件建立文件一覽表，蓋“外來文件章，按本文5.5管理、分發(fā)。 5.9.3 當(dāng)外來文件必需要轉(zhuǎn)換成內(nèi)部文件時(shí)應(yīng)按文件編號(hào)與編寫格式規(guī)定的規(guī)定進(jìn)行控制。 5.9.3 外來文件的儲(chǔ)存、作廢與銷