word軟件的妙用

1、Word和WPS通用的文檔排版技巧！無論用Word還是wps排版文檔時難免會使用文本對齊、段落設(shè)置的功能，本文總結(jié)了Word和WPS通用的文本排版技巧，希望對大家排版的工作有所幫助。 1.單元格數(shù)字小數(shù)點對齊 選中要處理小數(shù)點對齊的數(shù)字，如果是表格內(nèi)的某行、某列一組數(shù)字的需要對齊，可選中單元格，接著在“格式”菜單下選擇“制表位”命令打開“制表位”對話框。 在“制表位位置”下輸入制表位數(shù)值，在“對齊方式”中選擇“小數(shù)點對齊”，“前導符”選擇“無”。 然后點擊“設(shè)置”按鈕，指定所設(shè)置的制表位，不需要的制表位可用“清除”或“全部清除”按鈕來刪除，確定后退出對話框。然后在該單元格輸入的數(shù)字小數(shù)點就會自

2、動對齊。 2.段落對齊 一般我們在文本每個段落的首行文字都會縮進2個字符，編寫文檔時先不處理段落格式，編寫結(jié)束后將段落全部選中點擊鼠標右鍵選擇“段落”命令，打開“段落”設(shè)置窗口，在“縮進和間距”選項卡中“縮進”中應(yīng)用“特殊格式”下的“首行縮進”效果，設(shè)置“度量值”為“2”確定即可。 如果要讓文本內(nèi)容自動適應(yīng)頁面的寬度，可以設(shè)置“常規(guī)”選項下“對齊方式”為“分散對齊”。 3.巧設(shè)“列”距 在“段落”設(shè)置中我們可以使用“間距”的“行距” 功能設(shè)置文本每行的間隔距離，但這里沒有列距的設(shè)置選項。 如果要設(shè)置列之間的間隔距離，可以在“文本”菜單下打開“頁面設(shè)置”對話框，然后在“文檔網(wǎng)絡(luò)” 選項卡的“網(wǎng)格

3、”中選擇“文字對齊字符網(wǎng)格”，再設(shè)置“字符”中每行的字符個數(shù)，例如“20”這樣就可增加文字之間的距離，變相增加列距。Word另類應(yīng)用 制作字體沒商量如果你曾在Word中使用過格式工具欄中的字體下拉菜單的話，或許會注意到兩個變化：Word 97為用戶提供了最近使用的（MRU, most recently used）字體列表，這就是人們?yōu)楹文軌蛟谧煮w列表頂部的橫線上方看到一些最近使用過的字體的緣故；其后的一個版本W(wǎng)ord 2000在此基礎(chǔ)上又增加了一種更華麗的功能，它能夠在菜單中以相應(yīng)的字體顯示字體名稱，這樣我們就可以準確地分辨哪個是宋體，哪個是仿宋了。然而，當這兩個特性伴隨著新的Word版本出現(xiàn)

4、的時候，與之相關(guān)的小問題也浮出了水面：并不是每個人都喜歡這些新功能，那么怎么才能將它們關(guān)閉呢？或許你花了許多時間去研究“工具”菜單中的“選項”，但最終卻無功而返。在“工具”“自定義”“選項”標簽頁中，有一項名為“列出字體名稱時顯示該字體的實際外觀”的復(fù)選項，除此之外，這一標簽頁上還有諸如“始終顯示整個菜單”等復(fù)選項，但這些不能幫助我們成功關(guān)閉新功能。要取消最近使用的字體列表需要一些技巧，因為Microsoft并沒有在用戶界面上提供這一功能，但這并不意味著我們不能夠關(guān)閉這項功能通過更改Windows注冊表中的一個鍵值就能控制這個特性。雖然在用戶界面中沒有內(nèi)置的程序來進行相應(yīng)的操作，但是Micro

5、soft為人們提供了一個宏來修改此類看似“遙不可及”的設(shè)置。首先用戶要在Office程序所在文件夾中名為Macros的文件夾里找到一個叫做Support.dot（或Supportn.doc,其中n是Word的版本號）的文件，如果文件夾中沒有這個文件，那么就需要找來Office安裝CD，打開Windows“控制面板”中的“添加/卸載應(yīng)用程序”功能，選中“Microsoft Office”點擊“更改”，選擇“添加或刪除功能”。在隨后出現(xiàn)的對話框中選中“選擇應(yīng)用程序的高級自定義”復(fù)選框，再點擊“下一步”按鈕。你要找的文件位置在“Microsoft Office Word”“向?qū)Ш湍０濉逼渌０媾c宏”

6、，點擊“下一步”進行添加。做完上述工作后，打開上文中提到的Support.dot文件，你就可以找到一個編輯Windows注冊表設(shè)置的宏，在多數(shù)版本中可以直接運行這個宏。你要找的的選項名為“NoFontMRUList”，如果將它的值設(shè)置為1，“MRUList”功能就被取消了。修改完畢之后，重新啟動Word就可以使新的設(shè)置生效了，除此之外，你還可以通過這個宏來設(shè)置一些其它的項目，譬如.doc的后綴，拼寫和語法檢驗中下劃曲線的顏色等。Word中巧用查找替換功能制作試卷作為教師，經(jīng)常會整理一些從網(wǎng)上下載的資料，并制作成試卷。有一次，一位朋友從網(wǎng)上另存了一個試卷的網(wǎng)頁文本，有很多手動換行符，而且有答案。

7、想把這個試卷讓學生做一遍，當然不需要答案，還要在每個選擇題的前面加上一個括號，用來讓學生填上答案。如果一個個地修改，要花費很多時間。能不能想一個辦法，快速地將這些問題都解決呢？當然有辦法了，用“查找/替換”功能。把不必要的手動換行符去掉在Word 2003中打開“查找/替換”對話框（如圖1），在“查找內(nèi)容”輸入框中輸入“l(fā)l”，當然也可以在打開【高級】按鈕后，在“特殊字符”中選“手動換行符”兩次（如圖2）；在“替換為”輸入框中輸入“p”，即在“特殊字符”中選“段落標記”（如圖3），點擊“全部替換”后，將兩個手動換行符換成了一個段落標記。 沒有Word照樣可以打開DOC文件筆者發(fā)送了一個doc文

8、件給朋友，但他的電腦上卻沒有安裝Word，以至于無法打開這個由Word創(chuàng)建的doc文件。其實我們也常常遇到這樣的情況，如何解決呢？方法很簡單，安裝Microsoft Word Viewer就可以。-4c10-b9a2-07591b8320df/wdviewer.exe上下載此軟件，安裝之后打開程序，可以看到此軟件界面很簡單（如圖1）。軟件要求直接選擇doc文件進行查看，選擇好文件之后點擊“打開”即可。這個軟件也有另外一種用途，大家都知道，Word的體積比較大，啟動的時候速度比較慢，對于想快速查看doc文件的用戶來說，這時就可以選用Microsoft Word Viewer對doc文件進行查看。

9、在軟件中打開doc文件后，如果想要對它進行編輯，而本機上又有Word程序的話，可以點擊主菜單中的“文件”“打開并編輯”以啟動Word程序（如圖2）。Word中查找和替換功能詳細介紹在Word中查找和替換功能很多人都會使用,最通常是用它來查找和替換文字,但實際上還可用查找和替換格式、段落標記、分頁符和其他項目,并且還可以使用通配符和代碼來擴展搜索。筆者以一些例子來說明如何將word中查找和替換功能運用地自如，或許對你有幫助。一、查找和替換文字可以自動替換文字，例如：將“ 改善”替換為“進步”1.單擊“編輯”菜單中的“替換”命令。2.在“查找內(nèi)容”框內(nèi)鍵入要查找的文字, 在“替換為”框內(nèi)輸入替換文

10、字。3.單擊“查找下一處”或“查找全部”，后單擊“替換”或者“全部替換”按鈕。二、查找和替換指定的格式例如，查找指定的單詞或詞組并更改字體顏色；或查找指定的格式（如加粗）并更改它。1.在“編輯”菜單上，單擊“查找”。2.如果看不到“格式”按鈕，請單擊“高級”按鈕。3.在“查找內(nèi)容”框中，請執(zhí)行下列操作之一：若要只搜索文字，而不考慮特定的格式，請輸入文字。若要搜索帶有特定格式的文字，請輸入文字，再單擊“格式”按鈕，然后選擇所需格式。若要只搜索特定的格式，請刪除所有文字，再單擊“格式”按鈕，然后選擇所需格式。4.單擊“全部替換”后，單擊“關(guān)閉”。三、查找和替換段落標記、分頁符和其他項目可以方便地搜

11、索和替換特殊字符和文檔元素，例如分頁符和制表符。1.單擊“編輯”菜單中的“查找”或“替換”命令。2.如果看不到“特殊字符”按鈕，請單擊“高級”按鈕。3.在“查找內(nèi)容”框中，請執(zhí)行下列操作之一：若要從列表中選擇項目，請單擊“特殊字符”按鈕，然后單擊所需項目。在“查找內(nèi)容”框中直接鍵入項目的代碼。4.如果要替換該項，請在“替換為”框輸入替換內(nèi)容。5.單擊“查找下一處”、“替換”或者“全部替換”按鈕。四、查找和替換名詞、形容詞的各種形式或動詞的各種時態(tài)您可以搜索：名詞的單數(shù)和復(fù)數(shù)形式例如，在將“apple”替換為“orange”的同時，將“apples”替換為“oranges”。所有形容詞形式例如，

12、在將“worse”替換為“better”的同時，將“worst”替換為“best”。動詞詞根的所有時態(tài)例如，在將“sit”替換為“stand”的同時，將“sat”替換為“stood”。1.單擊“編輯”菜單中的“查找”或“替換”命令。2.如果看不到“查找單詞的各種形式”復(fù)選框，請單擊“高級”按鈕。3.選中“查找單詞的各種形式”復(fù)選框。4.在“查找內(nèi)容”框中輸入要查找的文字。5.如果要替換該文字，請在“替換為”框中輸入替換文字。6.單擊“查找下一處”、“替換”或者“全部替換”按鈕。7.如果替換文字不明確，請單擊與所需含義最匹配的單詞。例如，“saw”可以是名詞也可以是動詞，單擊“saws”以替換名

13、詞；單擊“sawing”以替換動詞。其他形容詞的各種形式或動詞的各種時態(tài)替換，讀者可以動手試試。注意：替換文字時最好使用“替換”按鈕，而不要用“全部替換”按鈕，這樣可以確認每一處替換，以免發(fā)生錯誤。查找和替換文本時，應(yīng)使用相同的詞性和時態(tài)，例如，可以搜索“see”，并將其替換為“observe”（兩者都是一般現(xiàn)在時的動詞）。五、A、使用通配符查找和替換例如，可用星號 (*) 通配符搜索字符串（使用“s*d”將找到“sad”和“started”）。1.單擊“編輯”菜單中的“查找”或“替換”命令。2.如果看不到“使用通配符”復(fù)選框，請單擊“高級”按鈕。3.選中“使用通配符”復(fù)選框。4.在“查找內(nèi)容

14、”框中輸入通配符，請執(zhí)行下列操作之一：若要從列表中選擇通配符，請單擊“特殊字符”按鈕，再單擊所需通配符，然后在“查找內(nèi)容”框鍵入要查找的其他文字。在“查找內(nèi)容”框中直接鍵入通配符。5.如果要替換該項，請在“替換為”框鍵入替換內(nèi)容。6.單擊“查找下一處”、“替換”或者“全部替換”按鈕。注釋選中“使用通配符”復(fù)選框后，Word 只查找與指定文本精確匹配的文本。要查找已被定義為通配符的字符，請在該字符前鍵入反斜扛 ()，例如，要查找問號，可鍵入“？”。B、要查找和替換的項目的通配符（筆者整理）如果要查找：任意單個字符鍵入 ?例如，s?t 可查找“sat”和“set”。任意字符串鍵入 *例如，s*d

15、可查找“sad”和“started”。單詞的開頭鍵入 例如，例如，(in) 查找“in”和“within”，但不查找“interesting”。指定字符之一鍵入 例如，wion 查找“win”和“won”。指定范圍內(nèi)任意單個字符鍵入 -例如，r-tight 查找“right”和“sight”。必須用升序來表示該范圍。中括號內(nèi)指定字符范圍以外的任意單個字符鍵入 !x-z例如，t!a-mck 查找“tock”和“tuck”，但不查找“tack”和“tick”。n 個重復(fù)的前一字符或表達式鍵入 n例如，fe2d 查找“feed”，但不查找“fed”。至少 n 個前一字符或表達式鍵入 n,例如，fe1

16、,d 查找“fed”和“feed”。n 到 m 個前一字符或表達式鍵入 n,m例如，101,3 查找“10”、“100”和“1000”。一個以上的前一字符或表達式鍵入 例如，lot 查找“l(fā)ot”和“l(fā)oot”。注釋可使用括號對通配符和文字進行分組，以指明處理次序，例如，可以通過鍵入“”來查找“presorted”和“prevented”?？墒褂?n 通配符搜索表達式，然后將其替換為經(jīng)過重新排列的表達式，例如，在“查找內(nèi)容”框鍵入“(Newton)(Christie)”，在“替換為”框鍵入“21”，Word 將找到“Newton Christie”并將其替換為“Christie Newton”

17、。六、A、使用代碼查找和替換1.單擊“編輯”菜單中的“查找”或“替換”命令。2.如果看不到“特殊字符”按鈕，請單擊“高級”。3.在“查找內(nèi)容”框中輸入代碼。請執(zhí)行下列操作之一：若要從列表中選擇代碼，請單擊“特殊字符”按鈕，再單擊所需字符，然后在“查找內(nèi)容”框鍵入要查找的其他文字。在“查找內(nèi)容”框中直接鍵入代碼。例如，鍵入 p 來查找段落標記。4.如果要替換該項，請在“替換為”框輸入替換內(nèi)容。5.單擊“查找下一處”、“替換”或者“全部替換”按鈕。B、要查找和替換的項目的代碼（筆者整理）一些代碼只有在選中或清除“使用通配符”選項時才能使用。可以在“查找內(nèi)容”或“替換為”框中使用的代碼若要指定：段落

18、標記 ( )鍵入 p（選中“使用通配符”復(fù)選框時在“查找內(nèi)容”框中無效）或鍵入 13制表符 ( )鍵入 t 或鍵入 9ASCII 字符鍵入 nnn，其中 nnn 是字符代碼ANSI character鍵入 0nnn，其中 nnn 是字符代碼長劃線 ( )鍵入 +短劃線 ( )鍵入 =脫字號鍵入 手動換行符 ( )鍵入 l 或鍵入 11分欄符鍵入 n 或鍵入 14分頁符或分節(jié)符鍵入 12（替換時，插入分頁符）手動分頁符鍵入 m（當選中“使用通配符”復(fù)選框時，還將查找或替換分節(jié)符）不間斷空格 ( )鍵入 s不間斷連字符 ( )鍵入 可選連字符 ( )鍵入 -只能在“查找內(nèi)容”框中使用的代碼（選中“

19、使用通配符”復(fù)選框時）圖片或圖形（僅嵌入）鍵入 g只能在“查找內(nèi)容”框中使用的代碼（清除“使用通配符”復(fù)選框時）任意字符鍵入 ?任意數(shù)字鍵入 #任意字鍵入 $Unicode 字符鍵入 Unnnn，其中“nnnn”是字符代碼圖片或圖形（僅嵌入）鍵入 1腳注標記鍵入 f 或鍵入 2尾注標記鍵入 e域鍵入 d正在打開域大括號（當域代碼可見時）鍵入 19正在關(guān)閉域大括號（當域代碼可見時）鍵入 21批注鍵入 a 或鍵入 5分節(jié)符鍵入 b全角空格 (Unicode)鍵入 u8195半角空格 (Unicode)鍵入 u8194白色空格鍵入 w（可以是常規(guī)空格、不間斷空格以及制表符的任意組合）只能在“替換為”

20、框中使用的代碼“Windows 剪貼板”的內(nèi)容鍵入 c“查找內(nèi)容”框的內(nèi)容鍵入 &通過以上的學習，想必對word 的查找和替換功能有了更深的認識。Word2007新工具“SmartArt”介紹Word2007增加了“SmartArt”工具，是指插入SmartArt圖形，用于演示流程、層次結(jié)構(gòu)、循環(huán)或關(guān)系。SmartArt圖形包括水平列表和垂直列表、組織結(jié)構(gòu)圖以及射線圖和維恩圖。熟悉這一工具，可以使你更加快捷地制作出的精美文檔。 1.在主窗口中選擇“插入”即可看到“ SmartArt”工具。2、點擊SmartArt，可看到其圖形庫，提供了80種不同類型的模板，有列表、流程、循環(huán)、層次結(jié)構(gòu)、關(guān)系、

21、矩陣、棱錐圖等七大類。在每個類別下還分為很多種。3、點擊循環(huán)結(jié)構(gòu)中的射線圖，單擊“確定”。在左邊的框中可輸入文字，字體等等格式是按照預(yù)先模板的格式顯示的，可選中文字后單擊右鍵就可調(diào)整文字的格式，也可單獨對各個區(qū)塊用鼠標調(diào)整。4、在選中SmartArt圖形時，工具欄上就會出現(xiàn)“SmartArt工具”，下面還有“設(shè)計”與“格式”兩大功能區(qū)。 在“設(shè)計”工具中，可以對圖表的層級變化、布局、色彩、樣式進行設(shè)置。 （1）設(shè)置字體格式和層次。（2）選擇布局。（3）選擇一個色彩搭配醒目的模板。（4）在“樣式”中為區(qū)塊選擇外觀風格，有簡單和三維。5、在“格式”工具區(qū)分別有“形狀”“形狀樣式”等工具供您選擇使用

22、。（1）在“形狀”中改變形狀大小、樣式。（2）形狀樣式中可進行填充、改變輪廊和效果等。（3）在“快速樣式”中還可為文本選擇一種喜歡的樣式。經(jīng)過這些的設(shè)置，應(yīng)該可以做出令你滿意的樣式。各種不同的圖型有相應(yīng)的制作方法，只要你能夠熟悉它們，然后多加練習，就一定會制作出非常精美的文檔圖型。對WORD2007我都不是很熟悉，如果有錯誤的地方，希望能夠指出。Word中插入cad圖的技巧大放送在日常的工作中，大家可能會遇到寫說明書之類的事情，像在word文件中插入我們繪制的cad圖，方法大體上有三種，但是它們達到的效果卻并不相同，有的顯得精致些，有的顯得粗糙些，根據(jù)我們寫作的目的還要進行相應(yīng)的再處理，這個過

23、程有一些技巧，現(xiàn)在把它寫下來，希望能給讀者朋友以啟發(fā)。比如，我們要在word文件中插入一個cad圖，可以利用下面的三種方法來實現(xiàn)：第一種，利用鍵盤上的“print screen sysrq”來抓取cad圖，再通過系統(tǒng)自帶的畫圖軟件做進一步的修剪，去掉cad剪貼圖中多余的部分，這項工作為了是能使圖片在word文件中顯示的足夠的清晰。如圖1、圖2所示：圖1圖2其實，做到這里，工作基本上已經(jīng)完成了，但是在先前還疏漏了一個地方，就是應(yīng)當在cad中將它的背景色“黑色”調(diào)成“白色”，通過點擊autocad2002中的“工具”菜單中的“選項”，打開“顯示”卡，改之。如圖3所示：圖3同時，為了顯示的更加清晰，

24、將cad圖中的標注線也更換成黑色，不然打印出的效果很淡，標注數(shù)字可以不按標準制圖中的規(guī)定，適當?shù)拇笠恍?，從而使得最終的插入圖片清晰。第二種，就是利用Autocad2002中的“文件”菜單的“輸出”命令，通過改變文件的后綴類型，從而保存圖片的格式為wmf或bmp，再導入到word文件中。如圖4所示：圖4同樣地，在做保存時候，也要將cad中的背景改為白色。第三種，就是通過第三方軟件來達到。比如BetterWMF 漢化版，它是一款可以將 AutoCAD 中的 DWG 圖形拷貝到 Word 中的軟件。它的獨特之處是在拷貝時可以自動去除那令人煩惱的黑色背景并具有自動修剪圖形的空白邊緣、自動填充顏色、自動

25、將 DWG 格式的圖形文件轉(zhuǎn)變?yōu)?WMF 圖像格式的功能，另外它還能對圖形進行縮放、旋轉(zhuǎn)，并能根據(jù)使用者的需要對線條的寬度和顏色進行設(shè)置。該軟件所支持的 AutoCAD 版本：R14，2000，2000i，2002，2004。軟件大?。?37KB軟件語言：簡體中文軟件類別：漢化補丁/共享版/CAD 圖形運行環(huán)境：Win9x/Me/NT/2000/XP下載地址： :/ 下載后，我們通過不斷點擊下一步，便可輕松的安裝完成。打開它的程序，如圖5所示：快馬加鞭，用快捷鍵設(shè)定文字字號圖5點擊確定后，它便以最小化的形式出現(xiàn)在window的任務(wù)欄中，當我們在Autocad2002中執(zhí)行復(fù)制動作時，便會出現(xiàn)了

26、“剪貼板中的數(shù)據(jù)已被BetterWMF修改（大小:9.33”*2.55”）”的提示字樣。此時，到word文件中通過粘貼，實現(xiàn)了cad圖的插入，如圖6所示：圖6是不是特別的清晰，而且通過前面的設(shè)置，它已經(jīng)將背景的黑色過濾掉了，在word文本中只出現(xiàn)了cad圖?？傮w上，通過上面的三種方法的回放，大家可能會感覺到使用第三方軟件來實現(xiàn)cad圖的插入更方便些，只需要一個前期的設(shè)置，便可輕松實現(xiàn)。巧在WORD表格中行列輕松對調(diào)在日常工作中，我們經(jīng)常會遇到將Word表格行列對調(diào)的情況，但這個看似簡單的要求在Word中卻很難實現(xiàn)，因為Word本身并不提供這樣的功能。不過，要解決這個難題也不是沒有辦法，今天筆者

27、就給大家介紹一個利用Excel輕松互換Word表格的小技巧，希望對大家能有所幫助。 【注】 本文所述技巧已于Word 2003 + Excel 2003環(huán)境下測試通過 1.打開Word軟件，選中需要進行行列對調(diào)的表格，右擊執(zhí)行“復(fù)制”命令 2.再打開Excel軟件，新建一個工作簿，用鼠標在空白單元格處右擊并選擇“粘貼”命令 3.在Excel軟件中，將剛剛粘貼下來的表格再次選中，同樣是右擊執(zhí)行“復(fù)制”命令 4.在空白單元格處再次右擊并執(zhí)行“選擇性粘貼”命令，同時勾選上“轉(zhuǎn)置”復(fù)選框后點擊“確定”按鈕 5.此時，表格中的行列內(nèi)容已經(jīng)互換，將完成后的Excel表格選中，并粘貼到Word中，基本操作即

28、告完成 6.最后，別忘了刪除掉Word中的原有表格。至此，所有工作正式完成實用技巧：Word實用技巧八則1、隱藏Office剪切板在Word XP中，按下CTRL+C組合鍵兩次，窗體右側(cè)便會出現(xiàn)剪切板任務(wù)窗格，有時候我們并不想讓它顯示出來，如何隱藏它呢？點擊剪切板任務(wù)窗格下方的“選項”按鈕，然后選中“收集而不顯示OFFICE剪切板”。每當我們在WORD中復(fù)制了文字后，任務(wù)欄處就會顯示出復(fù)制狀態(tài)，如果我們不想讓它出現(xiàn)，可以點擊“選項”按鈕，并去掉“復(fù)制時在任務(wù)欄附近顯示狀態(tài)”（如圖1）。2、在WORD中隱藏文字有時候我們不希望別人看到自己在WORD上所寫的文字，要隱藏它。方法是：選中要隱藏的文字

29、，然后點擊主菜單欄中的“格式”“字體”，在“字體”選項卡中，選中“隱藏文字”。而要查看文檔中的隱藏文字該怎么辦呢？可以點擊“常用”工具欄中的“顯示/隱藏編輯標記”按鈕。3、更改“自動恢復(fù)”文件的位置Word XP有自動恢復(fù)文件的功能，你的自動恢復(fù)文件所在的文件夾的路徑你知道嗎？點擊主菜單中的“工具”“選項”，在“選項”對話框中點擊“文件位置”選項卡，可以看到，“自動恢復(fù)”文件右側(cè)便是它所在的文件夾了；如果想更改所在文件夾的位置，先選中“自動恢復(fù)”文件，然后點擊下方的“修改”，就可以對它的路徑進行更改。4、以實際字體顯示字體列表在Word的字體列表中，我們可以讓各種字體以實際的字體樣式來顯示字體

30、，方法很簡單，點擊主菜單中的“工具”“自定義”，在彈出的“自定義”對話框中點擊“選項”選項卡，選中“列出字體名稱時顯示該字體的實際外觀”復(fù)選框。5、用密碼保護好你的文檔點擊主菜單中的“工具”“選項”，然后點擊“安全性”選項卡，在“打開權(quán)限密碼”處輸入密碼，然后按下回車鍵，這時彈出“確認密碼”對話框，再次輸入密碼后，點擊“確定”。這樣一來，以后一旦要打開此文件，就要先輸入密碼，否則文檔無法打開。以相同的方法設(shè)置“修改權(quán)限密碼”，修改文檔時需要輸入密碼，否則無法對此文檔進行修改。6、鼠標滾輪的特殊應(yīng)用如果你的鼠標有滾輪，在Word文檔中可以使用它來上下翻動頁面；而在按住“Ctrl”鍵的同時滑動鼠標

31、滾輪，你會看到什么呢？Word會放大和縮小頁面顯示比例。7、隱藏最近使用過的文件列表在Word的中“文件”菜單下，一般來說顯示出四個最近使用過的文檔，可能有的時候我們并不想讓它顯示出來，如何隱藏它呢？點擊主菜單中的“工具”“選項”，然后點擊“常規(guī)”選項卡，不要選中“列出最近所用文件”復(fù)選框。8、更改下拉列表的大小在Word中有好幾個下拉列表，有時候我們想調(diào)整它的大小，方法很簡單。點擊主菜單中的“工具”“自定義”，然后把鼠標移動至下拉列表框的左邊或右邊邊緣處，然后用鼠標來調(diào)整它們的大小即可。變換思路，解決頁碼設(shè)置難題在打印小冊子或編輯書籍的過程中，我們有可能會碰到這樣的一則難題：要是想把打印出來

32、的內(nèi)容裝訂成一本32開的小冊子時，我們往往只需要進入到頁面設(shè)置對話框中，將紙張屬性設(shè)置為16開、2欄打印就可以了；在這種設(shè)置狀態(tài)下，每欄都應(yīng)該在頁腳處設(shè)置有不同的頁號。不過因為兩欄內(nèi)容處于同一個頁面，要是直接在頁腳處添加頁號時，就可能使同一頁面中的兩欄頁碼完全相同，那我們有沒有辦法解決這樣的頁碼設(shè)置難題呢？其實，只要我們變換一下思路，按照下面的操作步驟來正確設(shè)置頁碼，就能輕松做到讓同一頁面中的兩欄頁腳處顯示不同的頁碼。首先啟動Word應(yīng)用程序，并打開需要打印的目標文檔；然后依次單擊文本編輯界面中的“文件”/“頁面設(shè)置”命令，進入到打印頁面設(shè)置窗口，在該窗口中將紙張屬性設(shè)置為16開、2欄打印。下

33、面，再將鼠標指針移動到已經(jīng)分為兩欄的目標文檔中的任意一張頁面，然后單擊菜單欄中的“視圖”菜單項，從彈出的下拉菜單中執(zhí)行“頁眉/頁腳”命令，打開“頁眉/頁腳”工具欄，當然我們也能直接用鼠標雙擊目標文檔任意一頁面中的“頁眉/頁腳”區(qū)域，來快速打開“頁眉/頁腳”工具欄。接下來將鼠標指針移動到“頁腳”區(qū)域處，并同時按下鍵盤上的Ctrl鍵與F9鍵，這樣的話鼠標指針所在的位置就會自動彈出一個包含有陰影的花括號“”，該括號其實就是域標志；在該域標志中我們可以直接輸入字符串“=”，然后再同時按下鍵盤上的Ctrl鍵與F9鍵，這樣我們又將看到一個包含有陰影的花括號“”（如圖1所示），在這個域標志中我們需要輸入字符

34、串“page”，以便提醒Word應(yīng)用程序此處插入的是當前頁面的域代碼。下面再將鼠標移動到內(nèi)部域標志之后，然后輸入字符串“*2-1”，這樣的話在當前頁面的頁腳處我們就能看到“=page*2-1”這樣完整的一行域代碼了。編輯好域代碼后，再將鼠標指針移動到該域代碼中，同時按下鍵盤上的Shift鍵與F9鍵，如此一來我們就能在當前頁面的左側(cè)頁腳區(qū)域處看到具體的頁腳號碼了。圖1緊接著，再依次單擊菜單欄中的“視圖”/“頁眉/頁腳”命令，然后將鼠標指針移動到當前頁面頁腳區(qū)域的右側(cè)位置；接下來同時按下鍵盤上的Ctrl鍵與F9鍵，這樣的話鼠標指針所在的位置又會自動彈出一個包含有陰影的花括號“”，在該花括號中輸入字

35、符串“=”，隨后再同時按下鍵盤上的Ctrl鍵與F9鍵，在后面出現(xiàn)的花括號中輸入字符串“page”，以便提醒Word應(yīng)用程序此處也有一個域代碼。下面將鼠標移動到內(nèi)部花括號之后，并輸入字符串“*2”，這樣的話在當前頁面的頁腳處我們就能看到“=page*2”這樣完整的一行域代碼了（如圖2所示）。編輯好右側(cè)的域代碼后，再將鼠標指針移動到該域代碼中，同時按下鍵盤上的Shift鍵與F9鍵，這樣的話我們又能在當前頁面的右側(cè)頁腳區(qū)域處看到不同的頁腳號碼了，最終我們就能實現(xiàn)在同一個頁面中插入兩個不同頁碼的目的了。圖2小技巧輕松縮短頁眉橫線長度經(jīng)常使用Word編輯文件的朋友一定都知道，當我們?yōu)橐环菸臋n設(shè)置了頁眉以

36、后，Word默認會在頁眉與文檔之間加上一條橫線，但卻沒有給出這條橫線的更具體設(shè)置。有時，出于排版的需要，我們可能想把這根橫線的長度縮短一點，其實借助一個小技巧，實現(xiàn)這樣的目的并不困難。 【注】 本文所述技巧已于Word 2003下測試通過 1.打開一份Word文檔，并為它設(shè)置好一個頁眉 2.在頁眉編輯狀態(tài)下，用鼠標將負責文檔左右縮進的標尺拖拽到滿意位置 3.最后，退出頁眉編輯狀態(tài)，頁眉橫線的長度便合乎我們的需要了文件結(jié)尾快速輸入多行公司信息有時，我們在編寫公司文檔時，需要在文件結(jié)尾處注上自己公司的聯(lián)系方式。但每次都要手工輸入非常麻煩，于是有不少朋友便想到將公司信息事先寫好在一份TXT文件中，然

37、后寫完文檔后再將TXT文件里的公司信息拷貝過來，雖然這樣比以前的手工輸入方便了一些，但相對來說還是比較麻煩。而另一種方法則是通過Word自帶的“自動圖文集”功能完成，但默認的自動圖文集只能輸入單行詞條，像公司聯(lián)系方式這種多行信息用默認的方法很難輸入。其實，Word的自動圖文集功能是可以支持多行信息存儲的，下面筆者就來給大家演示一下。 【注】 本文所述技巧已于Word 2003下測試通過 1.在Word中事先輸入好自己公司的聯(lián)系方式 2.將聯(lián)系方式中的文字選中，點擊“插入”菜單“自動圖文集新建”命令，為該圖文集詞條起個名字 3.此時，在文檔的需要位置輸入那個代表公司聯(lián)系方式的詞條名后回車，即可快

38、速完成公司信息的輸入了事半功倍-Office Word也玩批處理Word是辦公一族經(jīng)常需要用到的文字處理軟件，其強大的文字處理和表格編輯功能給我們的工作帶來了很多方便。如果能合理使用一些技巧，批量處理文檔，就能有效提高工作效率，達到事半功倍的目的。下面筆者就以Word 2003為例，帶領(lǐng)大家一起去領(lǐng)略Word的“批處理”能力，感受自動化辦公的樂趣。 一、批量生成信封 大家知道，通過郵局寄信需要在信封上填寫收信人的 、地址、姓名，以及寄信人的地址、姓名、 等信息，如果需要發(fā)出去的信件很多，手工填寫是一件繁鎖的事。其實，用Word 2003的“中文信封向?qū)А辈粌H可以批量生成漂亮的信封，而且可以批量

39、填寫信封上的各項內(nèi)容，實現(xiàn)信封批處理。 第一步：制作信封模板。運行Word 2003，單擊“工具/信函與郵件/中文信封向?qū)А?，系統(tǒng)會啟動“信封制作向?qū)А?。在“向?qū)А钡膸ьI(lǐng)下，首先按實際需要選擇信封規(guī)格；然后單擊“下一步”，在“生成選項”窗口中選中“打印郵政編碼邊框”和“以此信封為模板，生成多個信封”，并在“使用預(yù)定義的地址薄”一項的下拉列表中根據(jù)自己的喜好選擇地址薄文件類型(這里有三個選項可選，分別是Microsoft Word、Microsoft Excel和Microsoft Access，本文以選擇Microsoft Excel為例。)；最后單擊“完成”，向?qū)⒆詣由尚欧饽０?，同時還生

40、成一個地址薄文件，并以“中文信封地址.xls”為文件名保存在“我的文檔”中。 第二步：編輯地址薄。進入“我的文檔”，打開自動生成的地址簿文件“中文信封地址.xls”，大家會看到這是一個Excel表格文件，表頭中已經(jīng)自動填寫了收信人 、收信人地址一、收信人地址二、收信人姓名、收信人職務(wù)、發(fā)信人地址、發(fā)信人姓名和發(fā)信人 等項目，我們要做的就是在單元格中輸入收信人和發(fā)信人的相關(guān)信息即可（如圖1）。 圖1 第三步：批量生成信封。打開由“信封制作向?qū)А弊詣由傻男欧饽０逦臋n，我們會發(fā)現(xiàn)Word的程序窗口中多了一個“郵件合并”工具欄，點擊“郵件合并”工具欄上的“合并至新文檔”按鈕（如圖2），系統(tǒng)會根據(jù)模板

41、的樣式和“中文信封地址.xls”文件中的信息，批量生成信封，并在新文檔中一一列出，剩下的工作，只要聯(lián)上打印機打印就大功告成了。 圖2 小提示：如果你對生成的信封不滿意，可以在模板中對信封上文字的字體、字型、字號、顏色和位置進行調(diào)整，然后再點擊“郵件合并”工具欄上的“合并至新文檔”按鈕，系統(tǒng)會根據(jù)調(diào)整后的模板樣式再次批量生成信封。二、批量處理表格 除了編輯文字，Word還能繪制表格的功能也很強大，在繪制和編輯表格的過程中運用一些小技巧，同樣可以實現(xiàn)“批處理”，節(jié)省時間，提高效率。 實例1：自動生成表頭。當一份表格有多頁時，為了便于查閱和錄入數(shù)據(jù)，最好是每一頁都有一個相同的表頭，如果采用手工的方法

42、一頁一頁添加表頭，不僅麻煩，而且容易出錯。其實，Word有為多頁表格自動生成表頭的功能。 運行Word 2003，打開一份含有多頁表格的文檔，選中第一頁表格的表頭，然后單擊“表格”“標題行重復(fù)”(如圖3)，這樣在后面的每一頁表格的第一行就會自動生成和第一頁一樣的表頭，不僅方便查閱表格中的數(shù)據(jù)，而且錄入數(shù)據(jù)過程中也不容易發(fā)生錯誤。 圖3 實例2：插入多行多列。繪制好一份表格，有時因為數(shù)據(jù)有變動，需要在原表格中插入多行或多列，而利用“表格”菜單中的插入行或列工具一次只能插入一行或一列，有沒有辦法一次性批量插入多行或多列呢？答案是肯定的。 以一次性在表格的末尾插入5行為例，打開一份含有表格的Word

43、文檔，將光標定位到表格的最后一行，然后用鼠標選中表格中任意連續(xù)的5行，單擊“表格/插入/行(在下方)”，這樣就會在表格的末尾一次性批量插入5行，如果需要一次性插入多列，只要依樣畫葫蘆就可以了。三、批量抓取圖片 一提起批量“抓圖”，大家首先想到的也許是利用抓圖軟件來實現(xiàn)，其實讓Word和鍵盤上的“Print Screen”鍵協(xié)同工作就可以實現(xiàn)批量抓取圖片。 第一步：抓取圖片。運行Word 2003，新建一個空白文檔，然后根據(jù)實際需要用“Print Screen”鍵抓取整個屏幕，或用“Alt+Print Screen”組合鍵抓取某個活動窗口，記住每抓一次馬上切換到Word窗口，并按下“Ctrl+v

44、”鍵將抓取的畫面粘貼到Word文檔中。 第二步：保存圖片。將抓取的畫面全部粘貼到Word文檔后，單擊“文件/另存為”，在保存類型中選擇“網(wǎng)頁”(如圖4)，并選擇好保存路徑，隨意取個文件名，單擊“保存”按鈕，這樣在目標文件夾中會出現(xiàn)名“*.files”的為文件夾(*為保存文檔時所取的文件名)，其中以image001、image002、image003為文件名的圖片文件，就是剛才抓取并粘貼到Word文檔中的圖片。 圖4Word：文檔自我防衛(wèi)妙招文檔也有安全性問題，尤其對于Office文檔，為了讓您的文檔更安全，Office提供了比較完善的安全和文檔保護功能，它包括：安全級別、數(shù)字簽名、密碼設(shè)置、窗

45、體保護和批注口令。文檔的安全級別對Word文檔最大的安全隱患就是宏病毒，為了防止宏病毒W(wǎng)ord設(shè)立了安全級別的概念。您可在“工具選項“安全性”選項卡宏安全性”的“安全級”選項卡中進行設(shè)置，安全級別共分為高、中、低三擋。高級別將只運行可靠來源的宏，其它宏一律取消；中級別在打開一個宏時，您會看到一條警告，讓您選擇是否啟用；低級別就不進行宏的保護。當選擇高級別時，已安裝的模板和加載項(包括向?qū)?中的宏可能會被禁用。您只有在“工具選項安全性宏安全性”中單擊“可靠來源”選項卡，然后點擊“信任所有安裝的加載項和模板”復(fù)選框，才能讓安裝的宏不被禁用。注意：所有隨Microsoft Office XP的模板、

46、加載項和宏都經(jīng)過了Microsoft數(shù)字簽名。一旦針對這些已安裝文件中的一個安裝添加到了您的可靠來源列表中，隨后與這些文件的交互操作將不再生成消息。數(shù)字證書的保護很多文檔的來源都是不詳?shù)模园踩詿o法保證。Office可以通過數(shù)字證書來確認來源的可靠。并通過數(shù)字證書對文件或宏進行數(shù)字簽名。一般來說，數(shù)字證書是從商業(yè)證書頒發(fā)機構(gòu)和內(nèi)部安全管理員或信息技術(shù)專業(yè)人員處獲得的。普通用戶可以使用Selfcert.exe工具親自創(chuàng)建數(shù)字簽名（由于用Selfcert.exe自己創(chuàng)建的數(shù)字證書不是由正式證書頒發(fā)機構(gòu)發(fā)行的，使用這種證書添加簽名的宏方案將被認為是自簽名的方案，這樣其他用戶有可能無法運行自簽名的

47、宏）。用數(shù)字證書進行宏的簽名很簡單：打開包含要簽名的宏方案的文件，在“工具宏Visual Basic編輯器工程資源管理器”中，選擇要簽名的方案。再點擊“工具數(shù)字簽名”命令。提示：1. 一定要在宏測試完畢確認后再對宏進行簽名，因為對已簽名的宏方案的代碼進行了更改，它的數(shù)字簽名就會被刪除。如果是自簽名的證書，那么在每次保存時都會對宏方案自動重新進行簽名。2. 如果要防止用戶因意外修改宏方案而導致簽名失效，請在簽發(fā)之前鎖定宏方案。您的數(shù)字簽名只能說明您保證該方案是安全的，并不能證明是您編寫了該方案。因此鎖定宏方案不能防止其他用戶利用另一個簽名替換您的數(shù)字簽名。3. 如果您創(chuàng)建了一個可向宏方案添加代碼

48、的加載項，則代碼應(yīng)該確定下列內(nèi)容：如果方案已經(jīng)進行了數(shù)字簽名，在繼續(xù)運行之前，是否通知用戶修改簽名方案的結(jié)果。文件的密碼設(shè)置Word的文件密碼包括兩種：修改權(quán)限密碼和打開權(quán)限密碼。打開權(quán)限密碼使得Word文檔變成只讀文件，如果打開了文檔并對其進行了更改，則只能以其他的文件名保存該文檔。而修改權(quán)限密碼則允許用戶隨意修改保存。具體設(shè)置辦法：打開文件，在“工具選項安全性”選項卡中進行密碼設(shè)置。提示：若要創(chuàng)建一個長的密碼，請單擊“高級”，然后選擇RC4加密類型。防止用戶改窗體由于某些文檔需要將窗體保護起來，以便他人只能在指定的區(qū)域中輸入信息。所以O(shè)ffice提供了窗體保護功能。使用窗體保護功能時，窗體

49、域中的任何信息都將重新設(shè)置。具體方法：“工具保護文檔窗體”。若要給窗體指定密碼，以便知道密碼的用戶能解除保護并修改窗體，在“密碼（非必選項）”框中鍵入密碼。不知道密碼的用戶仍可在窗體域中輸入信息。如果要保護整個窗體，請單擊“確定”按鈕。若要只保護部分窗體，這些部分必須處于不同的節(jié)中，單擊“節(jié)”，然后清除不需要保護的節(jié)的復(fù)選框。批注口令的添加批注在審閱中是非常重要的，Office在“工具保護文檔”中進行了對批注的保護。您只需選擇需要保護的對象，將密碼鍵入到“密碼”框中，即可實現(xiàn)保護。在Word中使用超鏈接技巧三則對于Word中的超鏈接功能，大家應(yīng)該并不陌生，筆者在使用Word中的超鏈接時總結(jié)出了

50、一些經(jīng)驗，現(xiàn)在寫出來供大家參考。 1.使用“屏幕提示” 我們在瀏覽網(wǎng)頁時，如果把鼠標指針懸停在某個超鏈接上面，有時就會出現(xiàn)這個超鏈接的內(nèi)容介紹。其實這很容易用Word的超鏈接功能實現(xiàn)。方法如下：在要添加屏幕提示的文字或圖片超鏈接上面點擊右鍵，選擇“編輯超鏈接”，然后點擊“屏幕提示”，在“屏幕提示文字”中輸入要顯示的文字，然后點擊“確定”即可。 2.單擊鼠標左鍵跟蹤超鏈接 安裝好Word后，軟件默認跟蹤超鏈接的方式是在按下CTRL鍵的同時按下鼠標左鍵，對于想快速訪問超鏈接的用戶來說這就有點兒慢了，如何單擊鼠標左鍵就可以跟蹤超鏈接呢？點擊主菜單中的“工具”“選項”，然后點擊“編輯”選項卡，清除“用

51、Ctrl+單擊跟蹤超鏈接”復(fù)選框。 3.關(guān)閉自動設(shè)置超鏈接功能選項 當我們在使用Word的時候，如果輸入網(wǎng)址或電子郵件地址，軟件就會自動把它們設(shè)置為超鏈接，而有時我們并不想讓它們成為超鏈接，如何關(guān)閉自動設(shè)置超鏈接功能呢？點擊菜單欄中的“工具”“自動更正選項”，然后點擊“鍵入時自動套用格式”選項卡，清除“Internet及網(wǎng)絡(luò)路徑替換為超鏈接”復(fù)選框。 分節(jié)符在長篇文檔排版中的妙用在上一篇文章里，我們介紹了樣式與格式在長篇文檔排版中的妙用。其實，除此之外在Word中還有好多功能也可以大幅度地提高長篇排版時的工作效率，今天介紹的“分節(jié)符”就是其中一例。妙用一. 輕松打印超寬圖片 相信好多朋友都遇到

52、過編排文檔時忽然發(fā)現(xiàn)插入的圖片大于紙寬的情況，以往要想將圖片完整打印出來就要先將圖片拷貝到一篇新文檔中，然后再將該文檔的紙型設(shè)為橫向，等圖片文檔和原文檔全部打印完成時，再手工插入到一起。雖然也達到了想要的目的，但是一來步驟繁瑣，二來也不便于文檔的后期管理。 其實，如果使用了Word的分節(jié)符功能，這個難題就能夠迎刃而解了。 1. 首先將光標定位于超寬圖片的上方 2. 點擊“插入”菜單“分隔符”命令，在彈出的窗口中選擇分節(jié)符類型中的“下一頁”，點擊“確定”按鈕插入第一個分節(jié)符。如圖2所示3. 然后再將光標定位于圖片下方，重復(fù)上面的操作，插入第二個“下一頁”分節(jié)符4. 此時，超寬圖片便自己占據(jù)了一個

53、頁面，將光標定位于這個頁面中，點擊“文件”菜單“頁面設(shè)置”命令，在彈出的“頁面設(shè)置”窗口中將“紙張方面”改為“橫向”，同時將應(yīng)用范圍選擇為“本節(jié)”后確定即可。如圖3所示這樣，我們就輕松地解決了如何打印超寬圖片這個難題。如圖4所示便是該文檔的打印預(yù)覽圖妙用二. 巧用分節(jié)符避免重復(fù)排版 分節(jié)符除了能夠分隔文檔以外，也能夠起到避免重復(fù)排版的作用。相信好多朋友都打印過那種帶封面的文件，不知大家都用什么方法將封面的標題與第二頁分開的，不過我相信大多數(shù)朋友都是習慣于直接在標題后面打上一串回車來達到如圖5所示的效果。其實，這種方法如果能夠保證文章不再調(diào)整的話，也說不上有什么不好，可一旦我們在封面上加字或者刪

54、字，就肯定會讓第二頁文字產(chǎn)生錯位，從而導致重復(fù)排版。其實，和上例一樣，如果我們使用了分節(jié)符功能，那么也能輕易地解決掉這個難題了。 使用方法很簡單，只需先將光標定位于第二頁正文區(qū)的最前面，再重復(fù)上面的方法插入一個“下一頁”分節(jié)符即可。這時，無論我們怎樣在封面里添字刪字，也都不會影響到正文區(qū)的版面了。妙用三. 讓當前章節(jié)的標題顯示在頁眉處 不知大家在翻閱一些計算機書籍時注意過沒有，有些圖書的頁眉處總是顯示著當前章節(jié)的標題，而并不像我們平時使用的頁眉那樣只有一個樣子，這其實也是分節(jié)符的功勞。不過，和上述兩例不同的是，要想真正實現(xiàn)這樣的效果，還得使用上篇文章介紹的“樣式與格式”功能與之配合方才生效。

55、1. 首先，我們要事先對文檔中的各級標題套用上相應(yīng)的樣式 2. 再將光標定位于每一章節(jié)文字的前面，點擊“插入”菜單“分隔符”命令，插入一個“下一頁”分節(jié)符（每一章節(jié)均按此操作） 3. 接下來，再點擊“視圖”菜單“頁眉與頁腳”命令進入頁眉頁腳編輯模式 4. 點擊“插入”菜單“域”命令，在彈出的“域”窗口中單擊“StyleRef”這個域名，再從右窗格中找到一個合適的樣式（在筆者的文檔中，章節(jié)標題使用了“標題2”樣式，所以這里也要選擇“標題2”），點擊“確定”按鈕完成插入5. 此時，本章節(jié)的標題便自動顯示到了頁眉位置。大家再翻動到其他章節(jié)看看，就會發(fā)現(xiàn)無論顯示到哪個章節(jié)，頁眉的內(nèi)容也總是正確的章節(jié)標題了。如圖7所示寫在最后 當然，和樣式與格式一樣，今天這篇文件也僅僅是列舉了分節(jié)符在長篇排版中的幾個用法，而在實際工作過程中，我們可能會遇到更多不同的難題。所以，還是希望大家看過這篇文章后，舉一反三細致研究一下分節(jié)符的更多用法，只有事先熟練掌握它的用法，遇到問題時才能夠快速地迎刃而解?！皹邮脚c格式”在排版中的妙用相信好多朋友都見到過Word的“樣式與格式”功能，如圖