提升人力資源檔案管理水平的措施

1、提升人力資源檔案管理水平的措施 【摘要】在事業(yè)單位管理中，人力資源檔案管理的有效性影響單位內部管理效率，對實現(xiàn)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展，激發(fā)員工潛力發(fā)揮了重要作用。本文通過闡述當前事業(yè)單位人力資源檔案管理的重要作用，分析事業(yè)單位檔案管理存在的問題，提出提升檔案管理水平的有效措施，旨在為檔案管理工作提供一定的參考。 【關鍵詞】事業(yè)單位；人力資源；檔案管理 社會經濟的快速發(fā)展，帶動了社會各領域不斷實現(xiàn)轉型升級，從而與社會和經濟發(fā)展相適應。在當前社會市場經濟不斷完善的背景下，事業(yè)單位實現(xiàn)轉型發(fā)展是非常必要的，要求其重視人力資源檔案管理。與此同時，科技的發(fā)展為提高事業(yè)單位人力資源檔案管理信息化、標準化建設提

2、供了創(chuàng)新路徑，是提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平的重要手段。從整體來看，當前在事業(yè)單位人力資源檔案管理中仍舊普遍存在一些問題，制約管理水平的提升。因此，就相關問題進行深入探討，并采取科學有效的措施，對于促使事業(yè)單位人力資源檔案管理水平實現(xiàn)質的飛躍，為事業(yè)單位適應時代發(fā)展要求提供重要途徑具有重要意義。 一、事業(yè)單位人力資源檔案管理水平提升的作用 （一）推動事業(yè)單位走可持續(xù)發(fā)展之路。檔案管理在事業(yè)單位內部管理中占據(jù)重要地位，而其中的人力資源檔案管理又是檔案管理的重中之重，對事業(yè)單位發(fā)展水平產生直接影響。一方面，人力資源是事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展的內生動力。事業(yè)單位人力資源檔案管理的有序展開，能夠明確每一

3、位事業(yè)單位工作人員的實際情況，從而做到以人為本，為單位工作人員制定適應其發(fā)展的計劃，促進員工成長，進而為事業(yè)單位持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展提供源源不斷的內在動力。同時，通過提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平，充分發(fā)揮員工內在價值，有利于實現(xiàn)單位內部人力資源的優(yōu)化配置，提高人力資源利用率，為單位可持續(xù)發(fā)展提供動力；另一方面，隨著我國社會主義市場經濟體制不斷完善，事業(yè)單位逐漸融入市場環(huán)境中，面對激烈的市場競爭，人才是其自身競爭力的核心。加強單位人力資源檔案管理，能夠最大限度開發(fā)人力資源，提升單位市場核心競爭力，從而在激烈的市場競爭環(huán)境中站穩(wěn)腳跟，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。（二）深入挖掘工作人員內在潛力。人力資源是事業(yè)單位穩(wěn)

4、定運行的主要依據(jù)，單位管理層為有效提升單位運行效益，需要加強對人力資源的刺激，充分調動單位工作人員的積極性，同時重視提升員工綜合能力水平，從而確保單位運行的穩(wěn)定性和高效性。人力資源檔案是對員工實際情況全面而具體的綜合記錄，通過人力資源檔案，可以對員工有全面綜合的了解。而事業(yè)單位管理人員借助人力資源檔案管理，可以對單位員工進行針對性的監(jiān)督管理，不僅能夠有效激發(fā)員工內在潛力，同時也是對員工行為的一種有效約束，促使其工作規(guī)范化，為單位發(fā)展帶來更大的價值。 二、當前事業(yè)單位人力資源檔案管理的不足 （一）對人力資源檔案管理工作的重視度不足。事業(yè)單位人力資源檔案管理是單位內部基礎管理工作中的重要內容，注重

5、日常化、常規(guī)性管理。但是，長期以來，事業(yè)單位管理層對人力資源檔案管理工作的重要性認識不足，在管理人員設置、資金投入、技術投入等方面均具有明顯的不足，缺少專業(yè)的人力資源檔案管理人員，管理設備不能及時更新，先進技術的應用不足等，導致了人力資源檔案管理邊緣化，通常只有在進行人事調動，或者是應對檢查的時候，才對人力資源檔案進行整理利用，因而對單位內部人力資源檔案管理有序展開造成了不利影響。同時，由于單位重視度不足，導致人力資源檔案管理在制度體系方面的建設不健全。當前事業(yè)單位面臨新的經濟形勢和市場環(huán)境，其改革發(fā)展已經成為必然，并且國家在社會保障、勞動保護方面的政策法規(guī)也在不斷完善。這些都要求事業(yè)單位結合

6、新形勢、新環(huán)境，建立健全的人力資源檔案管理制度體系，做到與時俱進，充分發(fā)揮人力資源對單位發(fā)展的促進作用。由于事業(yè)單位相關管理制度體系不健全，在人力資源檔案管理中的積極性不足，導致其作用難以發(fā)揮，影響事業(yè)單位發(fā)展。（二）人力資源檔案管理基礎較為薄弱。由于事業(yè)單位人力資源檔案管理工作開展重視度不足，開展深度不夠，導致其整體管理基礎較為薄弱，沒有扎實的管理基礎。隨著時代的發(fā)展，對事業(yè)單位檔案管理有了更高的要求，并且政府也不斷出臺一些舉措和辦法，指導事業(yè)單位人力資源檔案管理。但是在實際執(zhí)行過程中，單位并沒有真正落實標準化管理要求，存在人力資源檔案建立不規(guī)范、分類不合理、信息化建設程度不足等問題，嚴重影

7、響了事業(yè)單位人力資源檔案管理標準化、信息化建設水平。（三）人力資源檔案管理人員綜合素質有待提升。人力資源檔案管理人員綜合素質直接影響檔案管理工作水平。實現(xiàn)人力資源檔案規(guī)范化、標準化管理，需要由專業(yè)能力與職業(yè)素養(yǎng)較高的工作人員來進行?，F(xiàn)階段，由于事業(yè)單位對人力資源檔案管理的重視度不足，人力資源檔案管理思想觀念存在一定的滯后性，導致單位并沒有設置專門的人力資源檔案管理人員，通常是由檔案管理人員進行統(tǒng)一管理，其專業(yè)性與專注性都存2020/11工作指導總第351期第163頁在較大的不足，不能對人力資源檔案管理工作進行深入研究。再加上單位不重視對檔案管理人員的培訓，導致難以勝任新時期對事業(yè)單位人力資源檔

8、案管理工作的要求。 三、提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平的措施 （一）提升事業(yè)單位對人力資源檔案管理的重視。思想決定行動，由于事業(yè)單位對人力資源檔案管理的重視度不足，對人力資源檔案管理工作重要性認識不足，導致其在實際工作開展中思想意識較差，管理力度不足，管理存在形式化問題。因此，提升事業(yè)單位人力資源檔案管理需要加強其重視度。首先，事業(yè)單位管理層需要正確認識人力資源檔案管理的重要性，加強對人力資源檔案管理人員的培訓，促進管理人員思想意識的提升。單位通過組織管理人員進行檔案學習，或者通過專家講座的方式加強管理人員交流溝通，從而提高其檔案學習及管理意識，正確使用檔案資源，促進人力資源檔案管理工作的有

9、效性。其次，加強對人力資源檔案管理工作的資金投入，為檔案管理工作建設與發(fā)展提供充足的資金支持。最后，加強對人力資源檔案管理部門技術及基礎設施的投入，為其實現(xiàn)現(xiàn)代化建設，加強對先進信息技術的應用提供保障。例如，重視引進先進的信息技術，提高人力資源檔案管理信息化建設水平，加快對計算機、掃描儀、監(jiān)控設備等基礎設施的投入力度，保障檔案信息化管理工作的順利開展，提高人力資源檔案管理工作效率。（二）優(yōu)化完善人力資源檔案管理制度。事業(yè)單位人力資源檔案管理工作涉及范圍非常廣泛，管理內容繁瑣復雜，增加了管理人員的工作難度。建立健全的人力資源檔案管理制度體系，是實現(xiàn)管理規(guī)范化的重要基礎。因此，提升人力資源檔案管理

10、水平需要事業(yè)單位不斷優(yōu)化完善人力資源檔案管理制度。首先，結合事業(yè)單位自身實際，制定相應的管理制度，要求管理人員能夠對人力資源檔案進行針對性的管理，對所有檔案信息的收集、整理、移交以及使用等各個環(huán)節(jié)的操作都有相應的制度依據(jù)，確保管理工作穩(wěn)定有序展開。其次，進一步優(yōu)化完善管理人員考核制度，通過對人力資源檔案管理人員進行定期或不定期的考核，對其業(yè)務能力和職業(yè)素養(yǎng)進行綜合評定。通過考核制度提高管理人員工作的積極性，提升工作效率。最后，建立健全激勵獎懲制度，對人力資源檔案管理人員工作進行不定期審查，包括檔案管理登記情況，是否存在丟失或者擅自修改檔案的情況等，根據(jù)管理人員工作成果給予相應的激勵獎勵，對工作

11、失誤人員追究一定的責任，確保檔案管理工作有序展開。（三）提高人力資源檔案管理人員的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)。作為實施人力資源檔案管理的重要主體，提高管理人員專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)，是提升事業(yè)單位人力資源檔案管理工作水平的重要措施。首先，端正人力資源檔案管理人員工作態(tài)度，加強其對管理工作的認同感，提高其對人力資源檔案管理工作重要性的認知，充分發(fā)揮其主觀能動性開展檔案管理工作。同時，對檔案管理人員進行針對性的職業(yè)專業(yè)能力培訓，深入挖掘管理人才，提高管理工作專業(yè)化。其次，加強對檔案管理人員的思想政治教育，提高管理人員的政治素養(yǎng)，使其在實際工作中，保持優(yōu)良作風，提升其職業(yè)素養(yǎng)，保證人力資源檔案管理工作有效實施。

12、最后，事業(yè)單位應當根據(jù)自身實際情況，進行人力資源檔案管理人員的優(yōu)化配置，構建高素質、層次性、專業(yè)化、針對性的檔案管理隊伍，充分發(fā)揮各崗位職責，提高管理人員責任心和使命感，積極投入管理工作中。（四）提升人力資源檔案管理信息化建設水平。現(xiàn)階段，雖然大部分事業(yè)單位已經實現(xiàn)了檔案管理的信息化，但是受到各方面因素影響，其信息化建設水平不高，極大影響了單位人力資源檔案管理工作效率。因此，需要提升人力資源檔案管理信息化建設水平，加強對當前先進信息技術的應用。具體來說，需要加強人力資源檔案信息化體系建設，建立完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫，并提高其綜合管理利用率。一方面，事業(yè)單位需要建立適應自身實際需求的電子信息化數(shù)據(jù)

13、庫系統(tǒng)，通過不斷完善人力資源檔案信息，根據(jù)檔案管理要求，在數(shù)據(jù)庫中進行分類建檔，實施全面動態(tài)化管理，及時補充完善各類數(shù)據(jù)。同時，利用大數(shù)據(jù)技術等先進技術對數(shù)據(jù)信息進行深入挖掘，總結規(guī)律，提高人力資源檔案管理質量與效率。另一方面，加強對人力資源檔案信息數(shù)據(jù)庫安全管理，制定并執(zhí)行嚴格的借閱制度，明確安全管理標準，落實安全管理職責。同時，建立相應的備份機制和數(shù)據(jù)庫恢復機制；在系統(tǒng)內設置各級檔案管理權限；實施檔案信息存儲動態(tài)管理等，確保人力資源檔案信息數(shù)據(jù)庫的安全性，為檔案管理綜合水平的提升提供保障。 四、結語 綜上所述，事業(yè)單位人力資源檔案管理對于促進事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展，充分挖掘員工內在潛力方面發(fā)揮著重要作用。同時，隨著時代的發(fā)展，新形勢下對事業(yè)單位人力資源檔案管理提出了更高的要求。為有效應對當前事業(yè)單位人力資源檔案管理中存在的不足，則需要通過提高重視、完善制度、提升工作人員綜合素質、加強信息化建設等多項措施，不斷提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平，充分發(fā)揮其綜合利用價值，為事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展保駕護航。 【參考文獻】 1赫連雅馨.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案工作的挑戰(zhàn)及策略分析J.蘭臺內外,2020(01):71-72.